Z badań, przeprowadzonych przez BCC (aktualnie All for One Poland) wśród polskich przedsiębiorstw o rocznych przychodach rzędu 80-300 mln zł wynika, że 50% z nich nie stosuje żadnego systemu ERP. Jakie mogą być negatywne konsekwencje dla przedsiębiorstwa, którego zarząd nie może korzystać z informacji, jakie dostarcza system? Czy można oszacować wielkość ponoszonych strat i utraconych korzyści? Jak można oszacować kwotę, którą warto zainwestować w ERP?
 

System informatyczny a cele zarządu

Celem zarządu jest optymalizacja zysku firmy i wzrost jej wartości. Realizacja tych celów zależy m.in. od takich kwestii jak dobry system obsługi klientów, wysoka rentowność produkcji i sprzedaży, efektywne zarządzanie środkami pieniężnymi.

System informatyczny dostarcza narzędzia wsparciaw decyzjach i działaniach, mających wpływ na wyniki ekonomiczne firmy. Z drugiej strony, ERP nie gwarantuje uniknięcia problemów w wymienionych obszarach. Podobnie, brak systemu zintegrowanego nie oznacza 100% pewności, że klienci będą lepiej obsługiwani, że firma będzie produkować taniej a kondycja finansowa firmy będzie doskonała.

Dlatego też, by odpowiedzieć na pytanie, jaką sumę warto zainwestować w ERP, należy oszacować wartość negatywnych konsekwencji (strat i utraconych szans), jakie mogą wystąpić ze względu na brak systemu, a następnie oszacować prawdopodobieństwowystąpienia tych konsekwencji.

Zanim to nastąpi, zastanówmy się, co grozi firmie, która nie stosuje systemu zintegrowanego…

Klienci firmy przechodzą do konkurentów…

Zacznijmy od klientów, którzy kontaktują się z działem sprzedaży. Pracownicy działu sprzedaży nie mają aktualnej informacji o stanie zapasów, nie potrafią odpowiedzieć wiążąco na zapytania o terminy dostaw. Działy sprzedaży, zaopatrzenia i produkcji mówią różnymi językami, a czas realizacji zamówienia wydłuża się coraz bardziej.

Klienci odchodzą do konkurentów, gwarantujących szybki czas dostawy i przekazujących zawsze rzetelną informację o dostępności towarów. Niektórzy konkurenci oferują zmniejszenie kosztów współpracy dzięki elektronicznej wymianie danych pomiędzy systemami dostawcy i odbiorcy.

W takiej sytuacji również zdobywanie nowych klientów może być bardzo utrudnione. Produkty firmy są niekonkurencyjne, tracimy pojawiające się szanse rynkowe…

Jak zarząd ma zarządzać kosztami, gdy nie zna ich struktury, ich miejsc powstawania? Tylko rzetelne dane, gromadzone na kluczowych poziomach działalności operacyjnej firmy, pozwalają zwiększać efektywność przedsiębiorstwa – eliminować nierentowne produkty, rozwijać najbardziej zyskowne kierunki działalności, czy też umożliwiają znalezienie źródła zmniejszenia kosztów zaopatrzenia i produkcji.

Brak tychże informacji kosztowych prowadzi do tego, że oferowany klientowi produkt jest droższy niż u konkurencji. Jednocześnie firma traci nie pojawiające się szanse rynkowe, które pozwoliłyby zwiększyć sprzedaż.

Pogarsza się kondycja finansowa…

Oprócz wyższych kosztów, na bieżącą kondycję finansową wpływają też inne czynniki, jak np. okres spływu należności od odbiorców.

Gdy brakuje narzędzia kontroli należności i systemu monitowania, okres spływu pieniędzy do firmy wydłuża się, a działu sprzedaży nic nie powstrzymuje przed dostawami na rzecz nierzetelnych dłużników. Jednocześnie, brak możliwości prognozowania przyszłych wpływów i wypływów gotówki uniemożliwia efektywne zarządzanie płynnością pieniężną.

Nie znając przyszłego zapotrzebowania firmy na dodatkowe środki obrotowe, nie można w porę wynegocjować z bankami korzystnych warunków finansowania (wyższe koszty finansowe). Nie sposób też efektywnie planować lokowania nadwyżek finansowych, w sytuacji braku precyzyjnych prognoz co do przyszłych przepływów.

Oszacujmy wysokość i prawdopodobieństwo strat…

Z wymienionymi negatywnymi konsekwencjami wiąże się utracony zysk, którego wysokość można oszacować w pieniądzu.

Kolejnym krokiem jest oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia konsekwencji, wyrażone w procentach. Prawdopodobieństwo zależy od naszej oceny wpływu niestosowania ERP na wystąpienie negatywnych konsekwencji.

Sumę kwot, uzyskanych w wyniku przemnożenia szacowanych wartości i prawdopodobieństwa w poszczególnych obszarach, można traktować jako wartość utraconego zysku z tytułu nieużytkowania ERP.

Oszacujmy kwotę, jaką warto zainwestować w system…

Uzyskana wartość może nam posłużyć do oszacowania kwoty, jaką warto zainwestować w ERP.

Zakładając trzyletni okres użytkowania systemu informatycznego, otrzymujemy wartość inwestycji. W tym przypadku będzie to kwota: (szacowana roczna wartość utraconego zysku) x 3 = 3,6 mln zł

Porównanie tej wartości z kosztami zakupu, wdrożenia i trzyletniego użytkowania dostępnych na rynku rozwiązań, pozwala nam odpowiedzieć na ważne pytanie: czy w naszej firmie istnieje ekonomiczne uzasadnienie wdrożenia ERP?