Według badań Gartnera firmy, które dokładnie prognozują popyt, znacznie zmniejszają swoje stany magazynowe, uzyskują lepsze wskaźniki zamówień i o ponad jedną trzecią szybciej obracają gotówką. Czy trzeba lepszego dowodu, że wysoka jakość prognoz to prosta droga do większych zysków? EasyDemandPlanner to oparte na środowisku SAP APO (Advanced Planning & Optimization) narzędzie do planowania popytu w przedsiębiorstwach produkcyjnych.
 

Prognozowanie popytu w firmach produkcyjnych odbywa się na podstawie wielu kryteriów, związanych z analizą danych historycznych, dostępnych w systemach informatycznych, analiz i prognoz marketingowych, danych o trendach rynkowych pozyskiwanych od wyspecjalizowanych agencji czy wywiadowni gospodarczych, dostawców, partnerów i samych klientów. Zwykle w kalkulacjach uwzględniane jest też doświadczenie – większe lub mniejsze – planistów i specjalistów do marketingu.

Jednak coraz więcej firm uważa, że dotychczas stosowane sposoby planowania nie sprawdzają się przy obecnym tempie zmian gospodarczych. Dzisiejsza rzeczywistość rynkowa charakteryzuje się zmiennym popytem, zwiększającą się liczbą produktów o coraz krótszym cyklu życia, silną globalną konkurencją produktową i cenową oraz znacznym obniżeniem lojalności klientów.

Planowanie popytu – wyzwania

Wymagania związane z planowaniem popytu są coraz wyższe, a sam proces planowania jest obarczony dużym ryzykiem dla całej organizacji. Działania marketingowe, promocje produktów są poddawane ścisłej kontroli i badaniu efektywności w kontekście ponoszonych nakładów i korzyści. Nietrafiona prognoza może spowodować niekorzystne dla organizacji nadwyżki zapasów, czego konsekwencją będą wysokie koszty magazynowania oraz zamrożenie znacznej części aktywów przedsiębiorstwa. Z kolei niedoszacowanie popytu wiąże się z niedotrzymaniem ustalonych terminów dostaw, zawyżaniem kosztów transportu i w konsekwencji nawet utratą klientów i rynków.

Im trudniej jest przygotować dobre, trafione prognozy popytu, tym potrzeba ich tworzenia staje się bardziej paląca.

Proces prognozowania wiąże się z wieloma wyzwaniami dla organizacji. Duży nakład pracy, z jakim wiąże się gromadzenie i weryfikacja danych stanowiących podstawę planów, oraz niemały wysiłek włożony w tworzenie wielowymiarowych prognoz (np. w odniesieniu do produktu, grupy produktów i klientów, regionu, kanału dystrybucji) nie zawsze przekładają się na ich wysoką jakość.

Dzieje się tak z powodu ograniczonych możliwości wprowadzania zmian do przyjętych zasad prognozowania (nie mam możliwości zmiany reguł podczas gry), ograniczonego dostępu do raportów na żądanie i niepewności co do wiarygodności czynników wypływających na jakość prognozy. Z powodu pewnej bezwładności, w dużych organizacjach z rozbudowaną strukturą organizacyjną dynamiczne reagowanie na zmiany zachodzące na rynku nastręcza też wiele trudności.

Choć większość podmiotów gospodarczych gromadzi dane o klientach, produktach i wielkości popytu w systemach informatycznych klasy ERP, to często nie posiadają one narzędzi umożliwiających ich optymalne wykorzystanie.

Skuteczne przewidywanie wielkości popytu to:

  • Dynamiczne dostosowywanie poziomu zapasów,
  • Oszczędności w systemie składowania,
  • Zwiększenie obrotów towarów rotujących przez uwolnienie działań marketingowych,
  • Redukcja kosztów działalności,
  • Uwolnienie dodatkowych środków finansowych i ich większa płynność.

Prognozy w łańcuchu dostaw

Prognozowanie popytu bazuje na przekazie danych w kierunku odwrotnym do przepływu dóbr w łańcuchu dostaw. Produkty przechodzą od dostawcy poprzez producenta i dystrybutora do konsumenta. Planowanie popytu rozpoczyna się zazwyczaj od planowania popytu konsumenta i przetwarzane jest wstecz łańcucha dostaw, wpływając ostatecznie na zamówienia towarów od dostawców.

Prognozowanie popytu ma wpływ na trafność zamówień do dostawców, produkcji i wykorzystania przestrzeni magazynowej i jest bezpośrednio powiązane z generowaniem przepływów pieniężnych.

Dla firm, które w zarządzaniu łańcuchem dostaw korzystają z SAP ERP, rozwiązaniem wspierającym nowoczesne prognozowanie, zarządzanie popytem i optymalizację łańcucha dostaw jest rodzina produktów SAP Advanced Planning & Optimization (APO).

W jej skład wchodzi m.in. narzędzie do planowania popytu SAP Demand Planning (APO-DP). Narzędzie to jest podstawowym elementem produktu All for One EasyDemandPlanner.

All for One EasyDemandPlanner

Przygotowane przez BCC (aktualnie All for One Poland) w ramach oferty All for One SAP Add-ons rozwiązanie All for One EasyDemandPlanner to oparte na środowisku SAP APO narzędzie do planowania popytu w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Rozwiązanie BCC powstało na podstawie unikalnych doświadczeń i wiedzy zdobytych w trakcie kilkudziesięciu projektów informatycznych i biznesowych, związanych z planowaniem produkcji i planowaniem popytu oraz w odpowiedzi na zapotrzebowanie klientów.

All for One EasyDemandPlanner został opracowany w ramach projektu badawczo-rozwojowego zrealizowanego przez BCC przy współfinansowaniu Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

Podstawowe funkcje tego produktu to wspomaganie zaawansowanego procesu prognozowania poprzez wykorzystanie prekonfigurowanych elementów na potrzeby planowania popytu przedsiębiorstw produkcyjnych, produkujących w oparciu o przewidywania popytu. Mocną stroną narzędzia jest szybkie i sprawne prognozowanie w wielu wymiarach jednocześnie, na podstawie zgromadzonych danych historycznych dzięki wykorzystaniu dostępnych w SAP narzędzi analitycznych – hurtowni danych SAP BI i rozwiązania przyspieszającego obliczenia w pamięci LiveCache.

Narzędzie All for One EasyDemandPlanner jest przydatne dla każdej złożonej organizacji, korzystającej z SAP ERP, pragnącej zwiększyć dokładność i zautomatyzować proces planowania popytu.

All for One EasyDemandPlanner przyspiesza i automatyzuje zbieranie i weryfikowanie danych służących za podstawę do prognozowania. Narzędzie znacznie zmniejsza nakład pracy planistów podczas tworzenia wielowymiarowych prognoz (w wymiarach produkt, grupa produktów, klient, region), dzięki czemu pozwala szybko reagować na zmiany zachodzące na rynku. Efektem zastosowania produktu jest większa skuteczność prognozy, a co za tym idzie – redukcja poziomu potrzebnych zapasów oraz zwiększenie zadowolenia klientów z obsługi zamówień w terminie.

Narzędzie ma przyjazny interfejs użytkownika, który pozwala na jednym ekranie analizować prognozy, zmieniać modele prognostyczne, grupy produktów czy produkty, za które odpowiedzialny jest planista. Na jednym ekranie prezentowane są zarówno dane historyczne, jak i wielowymiarowe prognozy.

Użytkownik ma do dyspozycji narzędzia wspierające planowanie popytu zależnego i planowanie promocji. System generuje dla planisty alarmy informujące go o sytuacjach wymagających ręcznej ingerencji w proces planowania.

Automatyczne sprawdzanie błędów odchyleń prognoz pozwala szacować dokładność prognozowania i dostosowywać model prognozy do potrzeb rynku. Przyjazne narzędzie raportowania pozwala planiście na korzystanie z raportów standardowych i budowanie własnych raportów ad hoc.

EasyDemandPlanner sprawia, że dane planowania popytu są zgromadzone w jednej scentralizowanej bazie danych historycznych prognozowanych i rzeczywistych. Wysoki nacisk na efektywność obliczeniową pozwala na przetwarzanie online bardzo dużej liczby danych w celu weryfikacji różnych scenariuszy biznesowych.

Narzędzie składa się z dwóch warstw systemowych. Warstwa przechowywania danych i ich analizowania jest oparta na hurtowni danych SAP BW, z kolei warstwa realizująca prognozowanie popytu i zapewniająca podstawowy interfejs planisty opiera się na narzędziu SAP APO-DP.

Konfiguracja All for One EasyDemandPlanner zapewnia szybką implementację obu warstw w przedsiębiorstwie klienta, z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych branż.

Księga planisty

Podstawowym interfejsem pracy planisty jest tak zwana Księga Planisty (Planning Book). Jest to uniwersalna transakcja stanowiąca centralne narzędzie do analizowania danych historycznych, prognozowania i weryfikacji wykonania prognoz.

Transakcja umożliwia łatwą selekcję grup produktów bądź poszczególnych produktów, za które odpowiada planista. Pozwala na wybór modelu prognozy i uruchomienie przebiegu prognozowania. Daje możliwość przeglądu wartości prognozy względem danych historycznych i późniejszego wykonania. Umożliwia także uruchomienie raportów analitycznych wspomagających pracę planisty. Dzięki transakcji możliwe jest przejście do ekranów danych wpływających na prognozę, np. danych promocji. Po wcześniejszym skonfigurowaniu w transakcji mogą być wyświetlane także przeróżne ostrzeżenia o sytuacjach nieprawidłowych w planowaniu. Dzięki skupieniu szeregu funkcji w jednym, przyjaznym dla użytkownika interfejsie praca planisty staje się prostsza i wydajniejsza, a prawdopodobieństwo popełniania błędu mniejsze.

Na podstawie uzyskanych prognoz i danych historycznych system wylicza automatycznie błędy prognoz. Zdefiniowane komunikaty ostrzeżeń informują planistę, jeśli uzyskane wartości prognozy są niezgodne z przyjętymi wartościami granicznymi. Do dyspozycji planisty jest narzędzie porównujące przyjęte modele prognozy i porównanie błędów prognozy dla tego samego produktu.

All for One EasyDemandPlanner w ofercie All for One SAP Add-ons

All for One EasyDemandPlanner został przygotowany w ramach oferty All for One SAP Add-ons jako pakiet zawierający gotowe funkcjonalności oraz usługi związane z uruchomieniem rozwiązania. Dzięki temu możliwe jest szybkie rozpoczęcie korzystania z narzędzia. W skład pakietu oprócz funkcjonalności wchodzą: bezterminowa licencja, instrukcje użytkowników, dokumentacja techniczna, wsparcie instalacji rozwiązania, warsztat prezentujący możliwości konfiguracji i wykorzystania rozwiązania oraz konsultacje związane z dostosowaniem do wymagań klienta. Rozwiązanie All for One EasyDemandPlanner powstało w ramach jednego z trzech projektów projektu badawczo-rozwojowych zrealizowanych przez BCC przy współfinansowaniu Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

Narzędzie pomaga w wybraniu modelu prognozy najbardziej odpowiedniego do charakteru prowadzonego biznesu i przyjętej strategii sprzedaży. Analiza trafności prognoz pomaga szybko reagować w przypadku, gdy charakterystyka popytu ulega zmianom. Do dyspozycji planisty są zarówno raporty predefiniowane, jak i elastyczne narzędzie oparte na hurtowni danych umożliwiające samodzielne budowanie analiz w przyjaznym dla użytkownika interfejsie.

Sprawniejsze planowanie, dokładniejsze prognozy

Podstawowe korzyści z wdrożenia All for One EasyDeamandPlanner można podzielić na trzy grupy: korzyści techniczne, ułatwienia w pracy planisty oraz – najważniejsze – korzyści biznesowe dla organizacji.

Od strony technicznej ważną cechą jest jedna baza danych, gromadząca informacje o danych historycznych, prognozowanych oraz rzeczywistych w całej organizacji. Dzięki temu nie ma konieczności utrzymywania i uzgadniania danych przechowywanych w oddzielnych systemach informatycznych.

Automatyzacja ekstrakcji danych o wykonaniu sprzedaży i portfolio produktów przez narzędzie All for One EasyDemandPlanner (procesy ETL) pozwala zapomnieć o ręcznym przenoszeniu danych pomiędzy systemami.

Zastosowanie hurtowni danych (narzędzia OLAP), jak i przetwarzania w pamięci daje gwarancję optymalizacji wydajności i rzetelności procesu prognozowania danych. Z kolei rozbudowane mechanizmy autoryzacji danych (zarządzania rolami i profilami użytkowników) pozwalają nadawać uprawnienia tylko do tych elementów procesu prognozowania i danych biznesowych, za które odpowiada dany planista, zgodnie z rolą, jaką pełni on w planowaniu.

All for One EasyDemandPlanner jest przejrzysty i intuicyjny interfejs Księgi Planisty. Dostęp z jednego miejsca do wszystkich danych niezbędnych w jego pracy, to jest produktów, za które odpowiada, danych historycznych, przyjętych prognoz, danych rzeczywistych, wskaźników trafności prognozy, planów i wykonania promocji, symulacji prognoz, raportowania, itp., znacznie zwiększa wydajność pracy planisty.

Bezpośrednio z Księgi Planisty łatwo można przejść do niezbędnych narzędzi dodatkowych, co podnosi efektywność i jakość pracy planisty. Wybrane narzędzia dodatkowe dostępne do wywołania bezpośrednio z ekranu Księgi Planisty to:

  • narzędzia wyznaczające modele prognozy,
  • narzędzia prezentujące błędy prognozy, w tym alerty,
  • narzędzia wspomagające zarządzanie promocjami,
  • narzędzia wspomagające prognozowanie w tle,
  • narzędzia umożliwiające opracowywanie strategii sprzedaży dla nowych produktów na bazie produktów historycznych,
  • narzędzia wspomagające kontrolę realizacji prognozy – raportowanie.

Jednak najważniejsze korzyści z wdrożenia All for One EasyDemandPlanner dotyczą organizacji jako całości. Narzędzie pozwala zoptymalizować łańcuch dostaw od strony zakupów. Dzięki precyzyjnej prognozie sprzedaży łatwiej dokładnie prognozować zakupy, a co za tym idzie – zoptymalizować i obniżyć koszty posiadania zasobów.

Większa dokładność prognozy sprzedaży w efekcie przekłada się na możliwość utrzymywania mniejszych zapasów produktów. Trafne przewidywania, uzyskiwane z dużym wyprzedzeniem czasowym, pozwalają utrzymywać lepsze relacje z dostawcami, elastyczniej reagować na potrzeby rynku i lepiej odpowiadać na potrzeby klientów.

Rozwiązanie All for One EasyDemandPlanner jest oparte na bezpiecznej i sprawdzonej platformie SAP APO. Zostało przygotowane i było testowane z myślą o przedsiębiorstwach produkcyjnych, które pracują z systemem SAP w zarządzaniu łańcuchem dostaw i chcą wykorzystać możliwości, jakie daje SAP APO. Dzięki wdrożeniu gotowego narzędzia, opracowanego przez BCC (aktualnie All for One Poland) przy współpracy z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego, znacznie zmniejsza się koszt posiadania rozwiązania niż przy konwencjonalnym wdrożeniu SAP APO.