Dokumenty zakupowe w SAP
i migracja danych do S/4

Wykorzystując pełną funkcjonalność narzędzia CrystalBridge Transformation Cockpit, jesteśmy w stanie ingerować w konkretne dane i dokonać implementacji zmian wartości pól w tabeli za pomocą poprawnie zaprojektowanej tabeli mapującej.

Najczęściej występującymi mappingami pól w dotychczas zrealizowanych projektach są:

• zmiana typu dokumentu (Document Type, field BSART),
• międzynarodowe reguły handlu (Incoterm, field INCO1 & INCO2),
• konta dostawcy (Supplier, field LINFR),
• procedury (Procedure, field KALSM),
• grupy zakupowe (Purchasing Group, field EKGRP),
• wskaźnik wydania dokumentu (Release Indicator, field FRGKE).

Wszystkie te mapowania (zmiany) zawartości pól możliwe są poprzez dostosowanie tabeli mapującej do reguły importowej, w której za pomocą kodu ABAP definiujemy regułę mapującą, czyli co ma być zmienione, kiedy oraz w jakich przypadkach. Interfejs ma dostęp do wartości wejściowej i na podstawie reguły generuje wartość wyjściową. Po uruchomieniu importu możemy obserwować efekt końcowy na systemie docelowym, czyli zmienione wartości dla wszystkich pól z odpowiedniej domeny, np. dla kilkuset tysięcy dokumentów sprzedażowych.

Bardzo powszechną operacją jest również przenumerowanie dokumentów zgodnie z wolą klienta. W tym celu stosujemy funkcję „number_get_next” zawartą w obiekcie przygotowawczym (Forerunner), który tworzy mapowanie zawierające stare numery (z systemu źródłowego) oraz nowe, kolejno z ustalonego zakresu numerów. Nowe numery są uzupełniane w odpowiednich polach na etapie importu tabel na systemie docelowym. Dzięki takiemu zabiegowi możliwe jest uporządkowanie numeracji na nowym systemie przy jednoczesnym przeniesieniu tylko najbardziej potrzebnych dla biznesu dokumentów z wyłączeniem tych, które zaśmiecają archiwa.

W przypadku konwersji wersji systemu SAP S/4HANA dane związane z zamówieniami są przechowywane w specjalnie przygotowanym do tego obiekcie. Służy on do migracji danych ze źródłowego systemu ECC do S/4HANA. W trakcie tego procesu konwertuje się wpisy z tabeli KONV do dodatkowej PRCD_ELEMENTS (KONV), zgodnie z notą uproszczającą 2267442. Dodatkowe tabele, których używamy, są narzędziem w procesie zapisów historii zamówień na dodatkowe waluty.

Przy przechodzeniu na S/4HANA konwersja księgi materiałowej jest obowiązkowa i wykonujemy ją za pomocą specjalnie dostosowanego narzędzia Cockpit z platformy CrystalBridge, co w przypadku zamówień zakupowych dotyczy między innymi tabel:

• MLWERE (Conversion Table between Purchasing and Material Ledger),
• MLBE (Material Ledger FS Item Table for GR/IR relevant transaction),
• MLBEH (Material Ledger FS Item Table for GR/IR relevant transaction),
• MLBECR (Material Ledger Currency Table for GR/IR relevant transaction).

Migracja gospodarki materiałowej wymaga dokładnej analizy systemu i ściśle określonych kroków, które należy wykonać, aby przebiegła pomyślnie. Przygotowując obiekty migracyjne, należy zwrócić uwagę na wszystkie reguły ustawione na poszczególnych tabelach. Omówienie reguł, do których należą wymienione wyżej selekcje, mapowania i przenumerowania, to główny temat w trakcie dyskusji z klientem i z pewnością nie powinno się tej dyskusji pomijać. Udana konwersja do systemu S/4HANA nastąpi wówczas, gdy testowanie zakończy się sukcesem.

Dotychczas przeprowadziliśmy ponad sto trzydzieści projektów transformacyjnych, w których zakupy były jednym z głównych zagadnień. Z zebranymi doświadczeniami w gospodarce materiałowej jesteśmy otwarci na nowe wyzwania, które czekają nas w już trwających i zaplanowanych projektach.

Trzy lata – jeszcze tylko tak długo, a raczej krótko klienci mają zapewnione wsparcie dla systemów SAP ERP/ECC. Każdy, kto kiedykolwiek uczestniczył w projekcie wdrożenia czy rozwoju SAP, doskonale zdaje sobie sprawę, jak mało czasu pozostało na zaplanowanie i przeprowadzenie migracji do SAP S/4HANA.

Dział Digital Transformation Center w All for One Poland pracuje pełną parą, realizując kolejne projekty transformacyjne w dużych środowiskach SAP naszych międzynarodowych klientów. Na koncie mamy już ponad 70 ukończonych migracji do S/4.

Jeden z większych projektów, który ukończyliśmy na początku tego roku, realizowaliśmy dla dużej instytucji edukacyjnej z Bliskiego Wschodu. Projekt polegał na kompleksowej migracji rozbudowanego środowiska SAP do S/4HANA w oparciu o podejście Bluefield. Obejmował konwersję i harmonizację danych. Wykorzystaliśmy CrystalBridge – platformę transformacji danych automatyzującą działania migracyjne, która dała nam duże możliwości selekcji danych i pozwoliła utrzymać niemal zerowe przestoje systemu. Zakres tego projektu był bardzo szeroki, co w połączeniu z napiętym harmonogramem stanowiło największe wyzwanie dla zespołu.

Obserwujemy, że po latach wyczekiwania także polskie firmy wpisują projekty migracyjne do swoich budżetów. O ich zainteresowaniu świadczy też duża frekwencja na spotkaniach, które organizujemy dla klientów, i coraz bardziej konkretne pytania, jakie nam zadają.

Krzysztof Siwiec, Dyrektor Digital Transformation Center, All for One Poland