Czy technologie informatyczne (IT) stanowią cel sam w sobie, czy też są jedynie narzędziem, które pomaga w osiąganiu celów biznesowych? Dlaczego zarząd firmy powinien się zaangażować w wybór systemu informatycznego? Jak przygotować firmę do wdrożenia?
 

Systemy informatyczne tylko dla informatyków?

Istnieje opinia, że inwestycjami w informatykę zainteresowani są głównie informatycy. Często oni właśnie są inicjatorami przedsięwzięć informatycznych w firmie – a zarząd nie angażuje się w sprawy związane z informatyką, uznając, że nie przynoszą one bezpośrednich korzyści biznesowych.

W czasach recesji gospodarczej, kiedy sprzedaż spada a walka konkurencyjna nasila się, wszędzie poszukuje się możliwości zmniejszenia kosztów. Informatyka bywa postrzegana przez zarządy jako obszar, gdzie poprzez ograniczenie wydatków można osiągnąć doraźną poprawę wyniku finansowego firmy. Czy nie jest to jednak krótkowzroczna polityka?

Rozwiązania informatyczne mają przecież sprawić, że kierownictwo będzie miało podstawy do podejmowania trafnych decyzji. Decyzji, które pozwolą zmniejszyć koszty zaopatrzenia czy produkcji, usprawnić obsługę klienta, a w konsekwencji, wpłyną na zwiększenie sprzedaży.

Co dzieje się, gdy system ERP nie jest na liście priorytetów zarządu?

Bez dostępności aktualnej i rzetelnej informacji niemożliwe jest podejmowanie trafnych decyzji. System informatyczny – integrujący wszystkie istotne funkcje w firmie (finanse, zaopatrzenie i gospodarka materiałowa, produkcja, sprzedaż i dystrybucja, kadry i płace…) zapewnia taką informację.

W firmie, która nie użytkuje zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP i odkłada (np. z powodu oszczędności) wdrożenie systemu, możliwości skutecznego zarządzania są  znacznie ograniczone.

Kilka przykładów:

  • brak rzetelnej informacji kosztowej uniemożliwia identyfikację potencjalnych źródeł oszczędności;
  • brak informacji o rentowności nie pozwala trafnie decydować o koncentracji na wybranych (najbardziej rentownych) produktach i odbiorcach;
  • brak rzetelnych danych o prognozowanych wpływach i wypływach nie pozwala wykorzystać dostępnych zasobów pieniężnych w optymalny sposób;
  • nie można optymalizować gospodarki zapasami (np. skrócić czas rotacji zapasów), gdy informacja o ilościach w magazynach nie jest powiązana z informacją o wartościach zapasów;
  • nie można spełnić wymagań klientów (np. co do skrócenia czasu realizacji  zamówienia), gdy w dziale sprzedaży nie są dostępne aktualne dane  o zapasach produktów.

Czy taka sytuacja podnosi konkurencyjność firmy? Czy w takiej sytuacji możliwe jest ograniczenie kosztów i wzrost sprzedaży?

Dlaczego system ERP konieczny właśnie teraz?

Z recesją gospodarczą mamy do czynienia w Polsce w większości branż. Odczuwają ją zarówno duże, restrukturyzujące się firmy, które walczą o utrzymanie pozycji rynkowej, jak i rozwijające się przedsiębiorstwa, które napotykają silne bariery wzrostu.

Aby przetrwać, jedni i drudzy muszą szukać źródeł zwiększenia konkurencyjności. Właśnie teraz, gdy jest trudno, jest czas, aby szczegółowo przeanalizować strukturę kosztów, uporządkować procesy zaopatrzenia, sprzedaży. Jeśli to nie nastąpi, to za rok może firmy już nie być.

To, że trzeba ciąć koszty, wszyscy wiedzą – ale gdzie? To, że trzeba koncentrować się na najbardziej rentownych produktach, też wiedzą wszyscy – ale które są najbardziej rentowne? Bez rzetelnej, aktualnej i kompleksowej informacji zarządczej prawdopodobieństwo podjęcia złych decyzji jest znacznie większe.

Dlatego właśnie obecny, trudny czas jest najbardziej odpowiedni, aby skorzystać z możliwości, jakie daje zintegrowany system informatyczny. Wprowadzenie tego narzędzia może być warunkiem przetrwania i dalszego rozwoju przedsiębiorstwa.

Co system ERP daje w prowadzeniu biznesu?

ERP to nie kolejna inwestycja w komputery, oprogramowanie biurowe czy okablowanie i serwery. W każdym obszarze firmy wdrożenie systemu ERP wymusza jednoznaczne zdefiniowanie miejsc odpowiedzialności. Wymusza także standaryzację i uproszczenie procesów biznesowych – tam gdzie były one nieustandaryzowane, skomplikowane, a przez to nieefektywne i kosztowne.

Wprowadzenie zintegrowanego systemu wnosi do przedsiębiorstwa zupełnie nową jakość zarządzania – co najważniejsze, daje zarządowi możliwość panowania nad całością procesów zachodzących w firmie.

Jak podejść do inwestycji w system ERP, by nie wyrzucić pieniędzy w błoto?

Warunkiem uzyskania realnych korzyści biznesowych z systemu jest właściwe przygotowanie firmy do przedsięwzięcia, w tym zdefiniowanie jasnych celów biznesowych (np.: zmniejszenie średniego stanu zapasów o 30%, skrócenie średniego czasu dostaw do 4 dni). Kolejnymi krokami jest dokonanie właściwych wyborów: wyboru konkretnego systemu, wyboru dostawcy (firmy wdrożeniowej) i wreszcie – sprawne przeprowadzenie wdrożenia.