Im większa liczba klientów i faktur, tym więcej można zyskać dzięki fakturom elektronicznym i systemom e-billingowym. Zyskujemy, oszczędzając czas pracy ludzi i eliminując obieg papierowych dokumentów. Do tego dochodzi redukcja wskaźnika cyklu regulowania należności (ang. days sales outstanding – DSO), czyli czasu, jaki upływa między sprzedażą a płatnością.
 

Przejście na „elektroniczną stronę mocy” daje przedsiębiorstwom realną oszczędność czasu, a jak wiadomo czas to pieniądz. Mając to na uwadze i jednocześnie odpowiadając na potrzeby i problemy, z którymi mierzyli się nasi klienci, stworzono autorskie rozwiązanie All for One E-Billing Portal. Do czego służy i w jaki sposób przyspiesza i usprawnia ono procesy związane z fakturowaniem i regulacją należności?

All for One E-Billing Portal w pigułce

Kluczową funkcjonalnością All for One E-Billing Portalu jest masowe generowanie i dystrybucja faktur elektronicznych na podstawie danych przekazywanych z systemu finansowo-księgowego przedsiębiorstwa. Udostępnianie dokumentów może być realizowane drogą mailową lub w portalu, z logowaniem lub bez. Użytkownicy mają dostęp do bezpiecznego archiwum dokumentów, które można przeszukiwać za pomocą wielu filtrów.

All for One E-Billing Portal dostarcza informacji o rozliczeniach oraz precyzyjnie rejestruje i udostępnia uprawnionym użytkownikom dane na temat wszystkich istotnych zdarzeń w systemie (w szczególności o otwarciu faktury przez klienta).

Rozwiązanie dostępne jest w modelu on premise lub SaaS w infrastrukturze All for One Data Centers i gwarantuje najwyższe standardy bezpieczeństwa systemów i danych potwierdzone certyfikatami (m.in. ISO 27018 – przetwarzanie danych osobowych w chmurze).

Ponadto All for One E-Billing Portal został zaprojektowany tak, aby wydajnościowo radzić sobie nawet w najbardziej ekstremalnych warunkach, dzięki czemu szybko i sprawnie przebiega obsługa nawet milionów dokumentów, również takich zawierających kilkadziesiąt tysięcy pozycji.

Wewnętrzne źródła oszczędności czasu

Wyniki badania „Portfel należności polskich przedsiębiorstw” przeprowadzonego po I kwartale 2018 roku przez Krajowy Rejestr Długów i Konferencję Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce wykazały, że wartość Indeksu Należności Polskich (INP tj. wskaźnika, który w syntetyczny sposób ukazuje sytuację w obszarze należności polskich firm) znacząco spadła, osiągając wartość 89,9 punktu, czyli poziom najniższy od połowy 2015 roku. Z badania wynika, że na pogorszenie wskazań INP szczególnie istotny wpływ miało wydłużenie przeciętnego okresu oczekiwania na opóźnione należności, a koszty generowane przez nieterminowe regulowanie płatności wzrosły. W tym kontekście tym bardziej wartościowe stają się zautomatyzowane narzędzia udostępniane przez E-Billing Portal służące do raportowania oraz monitorowania statusów wystawionych faktur. Dzięki jasnemu określeniu, kto i kiedy otrzymał, przeczytał lub zapłacił faktury, można szybciej i skuteczniej zidentyfikować, gdzie występują istotne opóźnienia i podjąć odpowiednie kroki, zanim zaległości w płatnościach odbiją się negatywnie na płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Ponadto wśród bezpośrednich korzyści płynących z przejścia na elektroniczną dystrybucję faktur należy wymienić oszczędności związane z redukcją czasu poświęcanego na ich wystawianie. W All for One E-Billing Portalu dokumenty są generowane automatycznie, w wyniku czego nie trzeba przejmować się takimi zadaniami, jak drukowanie czy umieszczanie faktur w kopertach. Odciąża to pracowników, którzy zaoszczędzony w ten sposób czas mogą poświęcić na realizację bardziej rentownych zadań.

Warto też zauważyć, że automatyzacja procesów fakturowania w obrębie wewnętrznych systemów finansowych poprawia ramy czasowe, nie tylko przez redukcję pracochłonności, ale też przez ograniczenie ludzkich błędów i poprawę dokładności fakturowania.

Zewnętrzne źródła oszczędności

W All for One E-Billing Portalu elektroniczne faktury są generowane i przekazywane do odbiorców od razu po otrzymaniu danych z systemu finansowo-księgowego. Skraca to o kilka dni proces dostarczania dokumentów do kontrahentów, co przekłada się na redukcję czasu uiszczenia należności. W klasycznym scenariuszu odbiorca dokumentu otrzymuje od razu po przekazaniu dokumentu powiadomienie e-mail z załączoną e-fakturą i/lub linkiem do niej w E-Billing Portalu. Ponadto dzięki dostępowi do przejrzystego webowego interfejsu użytkownika, zarówno strona wystawiająca fakturę, jak i jej odbiorca mają wgląd w całościowy status płatności oraz mogą pobrać raport z dostosowanym do swoich potrzeb zestawieniem zbiorczym, co pozwala szybciej wychwycić i wyeliminować źródła zaległości.

Warto też zwrócić uwagę na fakt, że już po wdrożeniu All for One E-Billing Portalu, który oparty jest o uniwersalną platformę Edistrada, łatwiej jest uruchomić dalszą, bezpośrednią integrację EDI z kontrahentami bez angażowania w ten zwykle złożony proces całego zespołu technicznego.

Realne oszczędności

Szybszy proces fakturowania, redukcja błędów dzięki automatyzacji, odciążenie pracowników oraz skuteczniejszy monitoring i raportowanie to główne źródła oszczędności zasobów przedsiębiorstwa wynikające z uruchomienia rozwiązania All for One E-Billing Portal. Korzyści odczuwają również klienci, co może stanowić solidne podwaliny do usprawnienia i przedłużenia współpracy. Jak widać, zalet rozwiązania jest wiele, a argumenty można wyliczać, jednak najlepszym dowodem na to, że All for One E-Billing Portal daje realne oszczędności czasowe, a co za tym idzie – finansowe, są firmy takie jak Idea Getin Leasing czy DHL Parcel, którym E-Billing Portal pozwolił już zaoszczędzić wiele cennych dni.