Z jakimi korzyściami dla klientów BCC (aktualnie All for One Poland) wiąże się fakt, że metodyka wdrożeniowa BCC jest zgodna z ISO? Co konkretnie oznacza uregulowanie metodyki w ramach Systemu Zapewnienia Jakości (SZJ)?
 

BCC (aktualnie All for One Poland) jest firmą usługową, specjalizującą się we wdrożeniach systemu SAP. Proces obsługi klientów – opisany w metodyce, stosowanej w każdym realizowanym przez BCC wdrożeniu systemu SAP, jest regulowany przez System Zapewnienia Jakości. Obowiązujący w BCC SZJ posiada certyfikat ISO 9001.

Zastanówmy się, co to konkretnie oznacza dla firm, w których BCC wdraża system SAP?

Czy każda firma, wdrażająca systemy ERP, posiada metodykę wdrożeniową?

Rzeczywiście, prawie każda firma wdrożeniowa informuje, że korzysta z własnej metodyki wdrożenia systemu.

To, co różni nas od innych, to że nasza metodyka wdrożeniowa spełnia wymagania normy ISO 9001 oraz że niejako musimy w przypadku każdego klienta tę metodykę stosować. Nie możemy pójść na skróty i w zależności od sytuacji np. pewne elementy metodyki pominąć. Sytuacja taka spowodowałaby, że firma certyfikująca nasz SZJ natychmiast cofnęłaby przyznany nam certyfikat.

Dzięki temu każdy klient otrzymuje gwarancję, że wdrożenie realizowane u niego będzie prowadzone według takich samych zasad jak wszystkie pozostałe zakończone sukcesem wdrożenia.

Czy tego typu gwarancja ma znaczenie dla klientów?

Taka gwarancja to bardzo dużo, ponieważ na początku wdrożenia klient nie zna dobrze metodyki, poza tym nie jest w stanie obiektywnie sam ocenić czy jest ona prawidłowa. Dzięki certyfikatowi nasz sposób wdrażania wzbudza zaufanie co do powtarzalności metody i osiąganych rezultatów.

Jak wygląda w praktyce System Zapewnienia Jakości – na przykładzie BCC?

Oczywiście SZJ to nie tylko gwarancja i zaufanie, to przede wszystkim zbiór procedur regulujących proces wdrożenia systemu SAP.

Procedury te opisują działania wdrożeniowe, określają dane wejściowe do wdrożenia, określają produkty i wyniki poszczególnych działań, regulują kto dane działania wykonuje     i kto jest odpowiedzialny za ich wykonanie, mówią     o kwalifikacjach wykonujących je osób, precyzują sposób dokumentowania wszystkich prac i tworzenia zapisów.

Myślę, że najlepszym przykładem pozwalającym ocenić naszą metodykę, jest reakcja jednego z naszych klientów, który po zapoznaniu się z przygotowanym Regulaminem wdrożenia stwierdził: „to zupełnie tak samo, jak w naszym ISO".

Metodyka, procedury, dane wejściowe… Czy taki System Zapewnienia Jakości nie jest zbyteczną formalizacją, czy nie jest wręcz kulą u nogi dla firmy?

Ktoś z zewnątrz mógłby zakwestionować sens formalizacji procesu wdrożenia systemu ERP. Ale mogłaby zrobić to tylko osoba, która nie brała czynnego udziału w przedsięwzięciu, które angażuje kilkadziesiąt osób z kilku firm, często trwa kilkanaście miesięcy i ma decydujący wpływ na przebieg procesów gospodarczych i sposób działania przedsiębiorstwa  wdrażającego taki system. W wielu przypadkach dochodzą do tego poważne zmiany organizacyjne w całym przedsiębiorstwie.

Co może więc spowodować brak uregulowań zawartych w SZJ?

Brak właściwego raportowania i śledzenia statusu prac, brak dokumentowania podejmowanych działań, brak nadzoru nad definicją projektu wdrożeniowego (budżet, harmonogram, zakres prac) spowodowałyby, że prawdopodobieństwo osiągnięcia zakładanych celów przedsięwzięcia byłoby znikome, bardziej zależne od przypadku niż od podejmowanych działań.

Jakie jest znaczenie właściwej komunikacji między zespołami i koordynacji ich prac?

Wdrożenie systemu obejmującego większość działów przedsiębiorstwa wymaga dużej koordynacji prac poszczególnych zespołów, właściwej wymiany informacji oraz sprawnej komunikacji.

Brak uregulowania tych spraw powoduje, że firma wdrożeniowa może przestać panować nad przedsięwzięciem, a wynik końcowy to niespójne rozwiązania tworzone dla potrzeb pojedynczych działów klienta, a nie całego przedsiębiorstwa.

Dlaczego w metodyce wdrożeniowej BCC i w Systemie Zapewnienia Jakości kładzie się tak duży nacisk na konieczność przekazania klientowi pełnej i rzetelnej dokumentacji wdrożeniowej?

Produkt nieudokumentowany jest właściwie niepełny. Nie pozwala klientowi stać się jego „właścicielem" ponieważ opis rozwiązania jest tak naprawdę zawarty tylko w „głowach konsultantów". Otrzymuje wtedy rozwiązanie nie spełniające jego wymagań.

Czy zdarza się, że napotykane trudności prowadzą do rezygnacji klienta z dokończenia wdrożenia systemu ERP?

Niestety, jak pokazuje praktyka, zdarza się, że gdy kolejne etapy wdrożenia kończą się znacznie później niż było to uzgodnione z klientem, i to przy kosztach wyższych niż planowane, wdrożenie systemu zostaje zarzucone. Czas i środki poświęcone przez pracowników przedsiębiorstwa – wszystko idzie na marne a firma powraca do punktu wyjścia.

Na szczęście my w BCC (aktualnie All for One Poland) takie projekty znamy tylko z opisów i literatury, dotychczas wszystkie projekty zakończyliśmy w ustalonym z klientem zakresie, budżecie i terminie, oddając zintegrowany na poziomie całej firmy produkt, właściwie opisany i udokumentowany.