W dużych przedsiębiorstwach jednego dnia w systemie potrafi wystąpić wiele zdarzeń, o których powinni pozostać poinformowani inni użytkownicy lub osoby nie mające dostępu do systemu SAP HR. Zazwyczaj osoby odpowiedzialne za daną akcję, po dokonaniu zmian w SAP przechodzą do programu pocztowego lub telefonicznie informują np. przełożonego o zaistniałych operacjach. Pojawia się więc pytanie jak usprawnić ten proces i odciążyć użytkownika od powtarzalnych, prostych zadań.
 

Najczęściej wykorzystywanym rozwiązaniem jest oprogramowanie powyższych operacji lub wykorzystanie mechanizmu Workflow. Sposoby te spełniają swoją rolę, natomiast mają jedną istotną wadę – są skomplikowane i pracochłonne. Istnieje dużo prostsza metoda, która bazuje na podstawowych filarach: szablonie tekstu wiadomości email, liście dystrybucyjnej, zdarzeniu dynamicznym.

Szablon tekstu email

Załóżmy, że wymagane jest informowanie kilku osób, na wybranych stanowiskach np: analityka finansowego, specjalistę ds. płac i menedżera ds. personalnych o zmianach, które dotyczą wynagrodzenia zasadniczego pracownika. W pierwszej kolejności należałoby przygotować szablon wiadomości przy pomocy transakcji SO10.

Lista dystrybucyjna

Jeżeli mamy już szkic wiadomości email, należałoby wskazać adresatów tej wiadomości. W tym celu skorzystamy z programu Business Workplace. Tworzymy dzieloną listę dystrybucyjną, określamy jej nazwę i tytuł. Następnie w zakładce „Zawar. listy dystr.” określamy adresatów naszej wiadomości. Mogą tą być zarówno użytkownicy systemu SAP jak i zewnętrzne adresy e-mail.

Cecha M

Po opracowaniu szablonu wiadomości oraz listy adresatów, należy uzupełnić konfigurację dedykowanej cechy. Możliwe jest opracowanie cechy klienckiej np. M0004 na podstawie cechy M0001. W ustawieniach cechy podawany jest szablon tekstu wiadomości, lista dystrybucyjna odbiorców oraz infotyp, przy edycji którego cecha będzie aktywowana.

Zdarzenie dynamiczne

Ostatnim krokiem jest określenie warunków, które wyzwolą automatyczne wysłanie wiadomości. W tym celu należy utworzyć proste zdarzenie dynamiczne.

Wiadomość e-mail

Dzięki powyższym ustawieniom w przypadku zmian lub tworzenia IT0008, wspomniani na początku adresaci otrzymają automatyczną wiadomość e-mail na swoją skrzynkę mailową i/lub w programie SAP Business Workplace.