Warunkiem sprawnego zarządzania tak złożonym, wielozakładowym organizmem gospodarczym, jakim jest Zachem, jest dostęp zarządu i innych kluczowych osób do pełnej, rzetelnej i aktualnej informacji o procesach zachodzących wewnątrz firmy. Takie właśnie były oczekiwania zarządu przedsiębiorstwa wobec przyszłego systemu informatycznego.

Równocześnie integracja procesów biznesowych, łącząca się z wdrożeniem systemu, nie powinna łączyć się z ograniczeniem samodzielności poszczególnych zakładów.

„Dzięki standardom pracy w SAP, nie ograniczając samodzielności zakładów, będziemy stopniowo uzyskiwać taką operatywność i integrację procesów biznesowych, która pozwoli nam pozyskiwać nowych klientów i lepiej zaspokajać ich potrzeby. A o to przecież przede wszystkim chodzi” – powiedział Krzysztof Banaszewski, kierownik wdrożenia SAP ze strony Zachemu

Dlaczego SAP i BCC?

Proces przygotowania wdrożenia i wyboru systemu ERP trwał około roku. W tym czasie zrealizowano wdrożenie SAP w ówczesnej Petrochemii Płockiej. Równocześnie postępowały wdrożenia w innych przedsiębiorstwach branży chemicznej w Polsce, w tym wśród konkurentów Zachemu. Wszystko to potwierdzało, że wdrożenie najlepszych rozwiązań klasy ERP jest dla firmy koniecznością.

Za najważniejsze zalety SAP uznano jego zintegrowanie i szeroką funkcjonalność. W przypadku SAP istniała pewność, że system sprosta rozwojowi firmy. Decyzja o wyborze SAP zapadła w końcu 1998 roku.

„Podstawowym warunkiem stawianym systemom ERP było sprawdzenie ich funkcjonowania w branży chemicznej. Już na tym polu zauważyliśmy przewagę systemu SAP. Zbieraliśmy oczywiście opinie o produktach innych firm, lecz okazało się, że nie przewyższają one swoją funkcjonalnością czy możliwościami systemu SAP. Zadecydowało, zatem doświadczenie i niezwykle przychylne opinie o SAP w branży chemicznej” – mówi Krzysztof Banaszewski

Najważniejszym kryterium wyboru firmy, która zajmie się wdrożeniem, było doświadczenie w polskich wdrożeniach SAP, wielkość zespołu konsultantów specjalizujących się w SAP, a także zawarte w kontrakcie gwarancje powodzenia projektu w określonym czasie i budżecie. Zarząd Zachemu wybrał BCC (aktualnie All for One Poland). Dodatkowym argumentem był certyfikat ISO 9001 – BCC było jedyną firmą wdrożeniową w Polsce, posiadającą certyfikat w zakresie usług wdrożeniowych SAP.

Przebieg wdrożenia

Prace wdrożeniowe rozpoczęły się w lutym 1999 roku. Do usprawnienia prac wdrożeniowych przyczyniło się zaangażowanie członków Zarządu Zachemu w osobach Dyrektora ds. Produkcji i Handlu Tadeusza Wilusza i Dyrektora ds. Finansowych Jerzego Porczyka, którzy na bieżąco podejmowali nierzadko trudne decyzje o zmianach organizacyjnych w przedsiębiorstwie, przydzielali zasoby oraz nadzorowali status prac projektu.

W przedsięwzięcie zostało włączonych ponad 70 osób, członków zespołów wdrożeniowych – reprezentanci wszystkich zakładów Zachemu. Koordynacja tak wielkiego zadania, które obejmowało swym zasięgiem 8 oddzielnie zaimplementowanych jednostek gospodarczych wymagała powołania rozbudowanego zespołu zarządzania projektem, złożonego z pracowników Zachemu i konsultantów BCC.

W styczniu 2000 roku uruchomiono moduły SAP: FI (rachunkowość finansowa), FI-AA (księgowość majątku trwałego) i CO-OM/PC (kontroling kosztów pośrednich z elementami kontrolingu produkcji). Uruchomiono też część funkcjonalności MM (gospodarka materiałowa) i SD (sprzedaż i dystrybucja). W kolejnych miesiącach uruchomiono funkcjonalności CO-PA i pozostałe planowane funkcje modułów MM i SD.

Odpowiadając na specyficzne potrzeby i wymagania Zachemu specjaliści BCC opracowali także szereg rozwiązań poszerzających standardową funkcjonalność systemu SAP i integrujących go z innymi systemami informatycznymi w przedsiębiorstwie.

"To, co wyróżnia nasze wdrożenie, to modelowa współpraca między nami a wdrażającą system firmą BCC (aktualnie All for One Poland). Dzięki sprawnej organizacji pracy zespołów wdrożeniowych i dużej aktywności pracowników Zachemu obniżyliśmy koszty wdrożenia. Poprawiliśmy koordynację pomiędzy wszystkimi jednostkami, ujednoliciliśmy procedury. Zbudowaliśmy pełną infrastrukturę informatyczną – wydajną i bezpieczną. W jej budowie BCC wspierało nas również wtedy, gdy nie było to bezpośrednio związane z instalacją SAP" – powiedział Tadeusz Wilusz, Dyrektor ds. Produkcji i Handlu Zachemu.

Korzyści z SAP

Wdrożenie SAP oznacza dla Zachemu dostępność on-line, w jednym zintegrowanym systemie informatycznym, aktualnych informacji o procesach zachodzących we wszystkich zakładach przedsiębiorstwa. SAP integruje poszczególne jednostki gospodarcze w jedną całość, jednocześnie pozwalając im prowadzić autonomiczną politykę zaopatrzeniową, marketingową i handlową.

Dzięki istnieniu jednego obiegu informacji we wszystkich zakładach, rachunkowość wewnętrzna i zewnętrzna są rzetelne, zgodne i wzajemnie się zazębiają. Procesy są ściśle kontrolowane już od początku cyklu produkcyjnego, a więc w obszarze zaopatrzenia.

Każdy zakup materiałów i surowców wymaga akceptacji osoby odpowiedzialność, dostępne dane pozwalają na analizę cenową zakupów oraz kwalifikację dostawców. Każda operacja w obszarze logistyki (zaopatrzenie, produkcja, sprzedaż) wywołuje automatyczne księgowanie. Każde księgowanie w module rachunkowości finansowej znajduje natychmiast swoje odzwierciedlenie w module kontrolingu, gdzie zostaje ono zinterpretowane w takich kategoriach jak miejsce powstawania kosztów, produkt lub obiekt wynikowy w module CO.

Dostarczane przez SAP informacje o miejscach i strukturze powstawania kosztów stanowią podstawę do usprawnienia i poprawy efektywności planowania kosztów – w krótszym czasie, większym zakresie i w prostszy sposób niż było to możliwe w poprzednich systemach.

W stosunku do użytkowanych wcześniej systemów, istotnie zwiększyła się dostępność informacji o kosztach produkcji. Obecnie w Zachemie kontrolowane są koszty jednostkowe produkcji każdego wyrobu lub grupy wyrobów. Analiza technicznego kosztu wytworzenia jest możliwa do poziomu pojedynczych elementów kosztów, np. kosztu zużytych surowców, materiałów pomocniczych, kosztów wynagrodzeń. Dostępne są analizy odchyleń kosztów rzeczywistych od planowanych.

Dzięki pracy z SAP zwiększyła się świadomość pracowników, co do ich wpływu na generowanie kosztów przedsiębiorstwa.

Działy marketingu i sprzedaży korzystają z raportów, umożliwiających analizę wyróżnionych segmentów rynku w przekroju produktów lub usług, klientów, kanałów dystrybucji, obszarów geograficznych. Wyniki analiz służą do alokacji zasobów, polityki cen, zaniechania produkcji nierentownych produktów lub świadczonych usług oraz większej koncentracji na najbardziej rentownych produktach i usługach.

Dotychczasowy, tradycyjny przepływ informacji w przedsiębiorstwie zajmującym obszar 13 km2 zajmował sporo czasu. Obecnie informacja jest dostępna dla uprawnionych osób już w trakcie jej tworzenia.

Zarząd Zachemu ocenia, że sama praca zespołów wdrożeniowych, złożonych z pracowników przedsiębiorstwa i konsultantów BCC, wniosła wiele w kulturę zarządzania firmy. Doświadczenia wyniesione z pracy nad budową systemu są wykorzystywane w innych dziedzinach działalności przedsiębiorstwa.

Zastosowane rozwiązania konfiguracyjne i sprzętowe wpływają na zwiększenie szybkości i bezpieczeństwa pracy użytkowników systemu. Platforma sprzętowa, oparta na klastrze dwóch serwerów HP, gwarantuje bezpieczeństwo i stabilność działania systemu. Dzięki najlepszemu sprzętowi i optymalnej konfiguracji systemu czas reakcji systemu na działania użytkownika nie przekracza 0,1 sekundy.

Dzięki wdrożeniu systemu SAP Zachem jest odbierany przez rynek jako przedsiębiorstwo zarządzane nowocześnie, przy udziale najnowszych technik informatycznych. Wdrożenie SAP można traktować jako jedną z dróg podniesienia wartości firmy.

„Jeśli chcemy być konkurencyjni, musimy skorzystać z rozwiązań sprawdzonych, na najwyższym poziomie światowym. System SAP daje nam taką możliwość” – podsumował Tadeusz Wilusz, Dyrektor ds. Produkcji i Handlu Zachemu

Zakłady Chemiczne Zachem w Bydgoszczy są największym zakładem syntezy organicznej i nieorganicznej w Polsce. Zachem to przedsiębiorstwo o strukturze holdingowej, składające się z odrębnych jednostek gospodarczych. Pięć zakładów produkcyjnych – Barwników, Pianek PUR, Syntezy, Tworzyw Sztucznych oraz Epichlorohydryny – prowadzi samodzielnie księgowość, handel, marketing i ograniczoną politykę kadrową. Zakłady produkcyjne i zakłady pomocnicze zatrudniają w sumie ponad 2000 pracowników.