Wizja zmian
Rynek energetyczny, na jakim działa Grupa EWE Polska, charakteryzuje się specyfiką wynikającą m.in. z uwarunkowań prawnych. To oraz wiele typowych dla dużych, międzynarodowych korporacji regulacji wewnętrznych tworzy swoiste ramy, którymi ograniczone są lokalne spółki. W naturalny sposób przekłada się to z kolei na funkcjonowanie systemów IT i w konsekwencji wymaga wyboru pomiędzy korzyściami wynikającymi z centralizacji środowiska na poziomie korporacyjnym (spójne standardy), a korzyściami, jakie zapewnia lokalne zarządzanie systemami (większa elastyczność i możliwość lepszego dostosowania środowiska pracy).
EWE Polska, po kilkunastu latach działania w scentralizowanym korporacyjnym modelu IT, wraz ze wzrostem skali biznesu, w 2012 r. podjęło strategiczną decyzję o konieczności rozpoznania modelu alternatywnego, czyli większej autonomii w obszarze IT. Nadrzędnym celem rozważanej zmiany miało być usprawnienie obsługi klientów oraz procesów wewnętrznych, przy zachowaniu dotychczasowych, bardzo wysokich koncernowych standardów zarządzania systemami i bezpieczeństwa informacji oraz zagwarantowaniu długofalowej efektywności kosztowej.
BCC zostało partnerem EWE przy realizacji tego złożonego przedsięwzięcia już na etapie koncepcji.
Koncepcja
Faza opracowania koncepcji rozpoczęła się w październiku 2012 r. W ciągu następnego roku zespół złożony z pracowników Grupy EWE Polska, niemieckich spółek Grupy EWE AG oraz konsultantów BCC przeprowadził wnikliwą analizę stosowanych narzędzi IT w polskich spółkach EWE.
Wśród najważniejszych założeń koncepcji uwzględniono m.in.:
- zwiększenie roli Działu IT w EWE Polska jako wewnętrznego partnera i doradcy w wyborze najlepszych rozwiązań dla biznesu;
- dominującą funkcję outsourcingu w zakresie utrzymania systemów i usług teleinformatycznych wydzielonych ze struktur koncernu;
- optymalizację procesów biznesowych dzięki zastosowaniu nowych, dopasowanych narzędzi IT;
- maksymalizację dostępności systemów i zachowanie ciągłości biznesu w trakcie projektu;
- zachowanie najwyższych wymagań bezpieczeństwa obowiązujących w koncernie.
Pierwszy etap prac był bardzo szczegółowym audytem technicznym, który miał na celu inwentaryzację stosowanych systemów IT i wzajemnych zależności między nimi oraz ustalenie ich ważności z punktu widzenia biznesu.
W drugim etapie nakreślono możliwe architektury środowiska docelowego dla każdego z obszarów, zachowując jednakże – tam, gdzie było to uzasadnione – dwa lub trzy warianty alternatywne do wyboru w późniejszym czasie.
Ostatnim etapem fazy koncepcji było zaplanowanie scenariuszy migracji ze stanu bieżącego do zaproponowanego stanu docelowego, z uwzględnieniem budżetu oraz harmonogramu prac.
Efektem wielomiesięcznej pracy kilkunastoosobowego zespołu była bardzo wnikliwa merytoryczna analiza istniejącego środowiska IT oraz studium wykonalności projektu separacji, poparte pozytywną opinią ekspertów niemieckich i polskich w zakresie technicznej możliwości jego realizacji. Dojście do spójnego, całościowego projektu wymagało przeanalizowania wielu potencjalnych wariantów alternatywnych i wprowadzenia wielu zmian.
Tak opracowany i dopracowany dokument został następnie poddany szczegółowej weryfikacji przez zarządzających zarówno po stronie EWE AG, jak i EWE Polska. Koncepcja w ostatecznym kształcie została zatwierdzona do realizacji w grudniu 2013 r., co dało początek unikatowemu w historii koncernu EWE zadaniu wydzielenia środowiska IT.
Realizacja – działania równoległe
Warunki, w jakich toczył się projekt, powodowały, że faza realizacji musiała być wykonana w zaledwie cztery miesiące. Dostosowany do tego ograniczenia harmonogram wymuszał równoległe prowadzenie prac wdrożeniowych i pozostawiał minimalną rezerwę czasu na radzenie sobie ze skutkami zdarzeń nieprzewidzianych.
Zgodnie z planem, zachowanie ciągłości biznesu wymagało działania na zdublowanej infrastrukturze sieciowej przez okres transformacji oraz płynnego przenoszenia poszczególnych systemów i grup użytkowników do środowiska docelowego.
Pierwszym i podstawowym elementem, który był warunkiem realizacji prac w innych obszarach, było zapewnienie infrastruktury komunikacyjnej – wewnętrznej sieci komputerowej LAN we wszystkich sześciu biurach EWE Polska; łączy międzyoddziałowych; połączeń z EWE AG; łącza do data center oraz dostępu do Internetu. Zadanie wykonane zostało w całości przez konsultantów BCC, z wykorzystaniem włókien światłowodowych EWE Polska, jak i łączy dzierżawionych dostarczonych przez operatorów telekomunikacyjnych. Skorzystano z rozwiązań sieciowych Juniper Networks.
Jednocześnie zespół wdrożeniowy odpowiedzialny za obszar Microsoft Active Directory zbudował środowisko testowe, pozwalające na przygotowanie m.in. wzorcowych polityk bezpieczeństwa, grup domenowych i uprawnień do zasobów sieciowych. Prowadzone prace konfiguracyjne z jednej strony nawiązywały do dotychczasowego modelu stosowanego w koncernie, a z drugiej – pozwoliły na uelastycznienie struktury i dopasowanie jej do wymagań EWE Polska. Ścisła współpraca pomiędzy Działem IT EWE Polska a konsultantami BCC pozwoliła przełożyć przedstawione opisowo potrzeby biznesowe na konkretne ustawienia w konfiguracji systemów. Rozwiązania wdrożone w środowisku testowo-rozwojowym przeniesiono następnie na docelowe systemy produkcyjne.
Równolegle przygotowano i przetestowano wzorcowe obrazy stacji roboczych, które w dalszym etapie projektu posłużyły jako szablony do reinstalacji środowiska pracy na dotychczas eksploatowanych komputerach. Połączenie kilku różnych typów sprzętu i kilkunastu zestawów aplikacji (dostosowanych do wymagań poszczególnych stanowisk pracy) pokazuje złożoność i pracochłonność potrzebną do zbudowania i weryfikacji wzorcowego obrazu. Szczególny nacisk położono przy tym na kwestie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w EWE i zapobieżenia ich wyciekowi. Zmieniono także ustawienia drukarek i skanerów, integrując ją z nowym środowiskiem stacji roboczych.
Stacje robocze, telefonia, wideokonferencje
Obszar stacji roboczych był jednym z elementów całego projektu separacji, które w największym stopniu dotykały pracowników EWE Polska. Całkowitej zmianie uległ interfejs – przede wszystkim język systemu operacyjnego (polski, zamiast niemieckiego), ale także sama wersja systemu Windows – separacja była bowiem doskonałą okazją do jednoczesnego przeprowadzenia jego aktualizacji do nowszej wersji. Dołożono przy tym starań, aby sposób korzystania z poszczególnych aplikacji i narzędzi IT (obsługa poczty elektronicznej, dostęp do zasobów sieciowych czy specjalistycznych systemów) pozostał jak najbardziej zbliżony do dotychczasowego.
Jednym z elementów projektu było odpowiednie komunikowanie pracownikom zmian, a także przeprowadzenie szkoleń stanowiskowych dla użytkowników. Ich celem było ułatwienie pracy w nowym otoczeniu IT. W efekcie zmiany – mimo że znaczne – zostały szybko zaakceptowane przez pracowników EWE Polska.
Z powodu niezależności od pozostałych obszarów projektu w tle toczył się proces wdrożenia nowego systemu telefonii oraz wideokonferencji. Dotychczas usługi te były całkowicie obsługiwane przez pracowników koncernu, a w ramach projektu separacji zdecydowano o przeniesieniu ich do zewnętrznych usługodawców. Pozwoliło to w szczególności na uelastycznienie zarządzania usługami telekomunikacyjnymi, lepsze dopasowanie rozwiązań do specyficznych potrzeb EWE Polska, a przy tym na istotne obniżenie kosztów utrzymania. W kontekście technologicznym warto odnotować rezygnację z tradycyjnych central telefonicznych na rzecz rozwiązania wirtualnego – VPBX.
Po ponad dwóch miesiącach intensywnych prac przygotowawczych, niewpływających bezpośrednio na bieżące funkcjonowanie organizacji, zainstalowane, skonfigurowane i gotowe było nowe środowisko systemów produkcyjnych. Wraz z zakończeniem testów wzorcowych stacji roboczych rozpoczęto etap przejściowy, w którym stopniowo wymieniano komputery użytkowników w taki sposób, aby – z użyciem technologii zdalnej pracy – zapewnić ciągły dostęp pracowników z Polski do systemów centralnych, wciąż działających po stronie niemieckiej. Przy pełnym zaangażowaniu po stronie EWE Polska zadanie zmiany stacji roboczych wszystkich pracowników we wszystkich oddziałach zrealizowano w rekordowym czasie niecałych 2 tygodni, a średni czas niedostępności komputera na stanowisku pracy wynosił zaledwie ok. 1,5 godziny.
Start produkcyjny
Kulminacyjnym punktem projektu był weekend, podczas którego następowało finalne wydzielenie infrastruktury. Celem prac wykonywanych w tych dniach było fizyczne przeniesienie danych z Niemiec do Polski. Zostały one rozplanowane z dokładnością do minuty, a większość z wymaganych czynności została testowo przeprowadzona już wcześniej, aby zidentyfikować ewentualne trudności i określić, jak najdokładniej czasy ich trwania. Samo potwierdzenie gotowości do przeprowadzenia migracji danych wymagało potwierdzenia przez stronę polską i niemiecką listy kontrolnej składającej się z kilkudziesięciu pozycji.
Import danych, który został w dużej mierze zautomatyzowany, jak również „przełączenie” EWE Polska na nowe, „polskie” systemy produkcyjne, przebiegły sprawniej niż zaplanowano. Przerwy w dostępności krytycznych systemów liczone były w minutach, natomiast przerwy dla systemów niezbędnych tylko w godzinach pracy biur zawężono do dni wolnych od pracy.
Poniedziałek po „weekendzie startowym” – 14 tygodni po rozpoczęciu fazy realizacji – był pierwszym dniem pracy EWE Polska w wydzielonym z koncernu środowisku IT. Zarówno ze strony Działu IT EWE, jak i zespołu BCC (aktualnie All for One Poland) zapewnione było pełne wsparcie i gotowość do reagowania na mogące pojawić się problemy. Minimalna liczba zgłoszeń stanowiła najlepsze potwierdzenie poprawnie zrealizowanej migracji. W kolejnych dniach wykonano dodatkowo niewielkie zmiany optymalizujące funkcjonowanie systemów, działających już pod pełnym obciążeniem.
Uzupełnieniem projektu i istotną nowością dla Grupy EWE Polska było także przeniesienie wybranych wewnętrznych procesów biznesowych organizacji na platformę BeeOffice. Ten innowacyjny system, dostępny w modelu Software as a Service, porządkuje i usprawnia m.in. zarządzanie licencjami IT, rezerwację zasobów firmowych, ewidencję sprzętu i zapotrzebowania pracowników.
Jak podkreśla Mariusz Radosh, Dyrektor IT & TK w EWE Polska: „Standard BeeOffice dostarcza nam bogatej funkcjonalności, którą można elastycznie dostosować do różnych potrzeb i procesów. Dodatkową wartością jest możliwość uruchomienia zupełnie nowych funkcji. Specjalnie dla nas zostało przygotowane rozwiązanie do zarządzania grafikami czasu pracy”.
Ostatnie tygodnie trwania projektu przeznaczono na likwidację elementów dotychczas eksploatowanej infrastruktury oraz wygaszenie wsparcia służb IT koncernu na rzecz Grupy EWE Polska.
Elastyczniejsza infrastruktura IT
O wyborze firmy BCC, jako wykonawcy projektu, zdecydował przebieg dotychczasowej współpracy obejmującej hosting i administrację kluczowych systemów IT do obsługi klientów, w tym systemu telemetrii gazowej oraz systemu bilingowego. Podczas tej współpracy przekonaliśmy się, że BCC gwarantuje wysoki poziom realizacji usług oraz restrykcyjną politykę bezpieczeństwa w obszarze zapewnienia poufności danych.Największym wyzwaniem w projekcie były różnice kulturowe oraz bezwzględność stosowania procedur i polityk bezpieczeństwa przez koncern. Coś, co z punktu widzenia technologii wydawało się proste w realizacji, urastało do wielkiego problemu przez konieczność postępowania zgodnego z zasadami koncernowymi. To mocno komplikowało projekt oraz stwarzało wyzwania w miejscach, których się zupełnie tego nie spodziewaliśmy.
Wielopłaszczyznowość projektu, który obejmował zarówno zagadnienia sieciowe LAN/WAN, serwerowe, stacji roboczych, aplikacyjne, jak i obszar telefonów i wideokonferencji, sprawiał, że jego koordynacja po stronie koncernu w Niemczech wymagała zaangażowania różnych specjalistów ze spółek wewnętrznych, jak również firm zewnętrznych. W tak dużym koncernie było to naprawdę wielkie wyzwanie. Ale zakończyło się sukcesem!
Zarządzanie strukturą IT w Polsce stało się obecnie znacznie elastyczniejsze – nie jesteśmy już małą częścią olbrzymiego, a przez to bezwładnego organizmu, jakim jest koncernowy system IT, ale staliśmy się jednostką samodzielną. Jest to wynik intensywnych dążeń polskiego zarządu EWE, aby uzyskać większą przewagę konkurencyjną na polskim rynku. Przed nami nowe możliwości wdrożeń polskich aplikacji, co też skrzętnie wykorzystujemy. Otwarcie się rynku gazu i prądu stanowią dla EWE duży potencjał do rozwoju na polskim rynku i IT chce aktywnie wspierać tę działalność.W naszej rozproszonej terytorialnie strukturze, przy wciąż polepszającej się dostępności przepustowych łączy hosting, administracja i helpdesk w modelu outsourcingowym jest najbardziej optymalnym rozwiązaniem. Służby wewnętrzne IT mogą koncentrować się na bezpośrednich potrzebach biznesu w kwestii IT, natomiast administrację infrastrukturą centralną oddają w dobre ręce. Pozwala to optymalizować koszty i zwiększać efektywność IT. W małym zespole IT trudno zgromadzić fachową wiedzę w tak szerokim spektrum potrzeb współczesnej technologii. Outsourcing to tak naprawdę jedyne rozwiązanie!
Najbardziej odczuwaną korzyścią reorganizacji IT dla użytkownika jest zwiększenie elastyczności i szybkości reagowania służb IT na potrzeby biznesu. Wnioski nie wędrują już do centrali IT w Niemczech, ale są realizowane przez miejscowe służby IT we współpracy z BCC. Zdecydowanie skrócił się czas reakcji na potrzeby, komputer stał się przyjaźniejszym narzędziem pracy, a nowe, wdrażane aplikacje usprawnią obsługę naszych klientów, na czym nam najbardziej zależy.
Mariusz Radosh, Dyrektor IT & TK w EWE Polska
Hosting, helpdesk, prywatna chmura
Zrealizowany projekt stanowił istotne wyzwanie organizacyjne zarówno dla EWE, jak i dla BCC. Końcowy sukces to zasługa bardzo dużego zaangażowania strony polskiej i niemieckiej oraz partnerskiej współpracy wszystkich zespołów zadaniowych, których ekspercka wiedza pozwoliła najpierw szczegółowo zaplanować, a następnie przeprowadzić wszystkie zaplanowane zmiany. Mimo wysokiej złożoności, projekt został zrealizowany zgodnie z przewidzianym w koncepcji harmonogramem i budżetem, a korzyści biznesowe, które znalazły się wśród pierwotnych założeń, są już odczuwalne przez EWE.
Grupa EWE Polska, po zakończeniu projektu separacji IT, rozszerzyła dotychczasową współpracę z All for One Data Centers o hosting i zarządzanie centralnymi systemami IT. W ramach dostarczonej przez BCC chmury prywatnej EWE dysponuje pulą zwirtualizowanych zasobów sprzętowych, dającą możliwość elastycznej konfiguracji i wprowadzania zmian odpowiadających bieżącym potrzebom biznesu. Wśród najważniejszych systemów Grupy EWE Polska utrzymywanych w tej architekturze znajdują się m.in. systemy biurowe, platforma pracy grupowej, portal obsługi zgłoszeń wewnętrznych, ale także krytyczne systemy związane z eksploatacją sieci gazowej – bilingowy i telemetryczny.
Dodatkowo, w ramach kontraktu, Centrum Outsourcingowe BCC świadczy także usługi zarządzania infrastrukturą sieciową oraz zapewnia drugą linię wsparcia (helpdesk IT) dla użytkowników EWE Polska.
BeeOffice w EWE – „przyjemna” samoobsługa pracownicza
Reorganizacja w firmie jest dobrym momentem do rozważania, w jaki sposób można usprawnić planowane bądź już działające procesy biznesowe. Taka sytuacja miała miejsce w EWE, które podjęło decyzję o automatyzacji części procesów, aby narzędzia IT mogły jak najlepiej odpowiadać potrzebom osób zarządzających i pracowników. Pomysł wykorzystania BeeOffice wziął się z realnej potrzeby obsłużenia obszaru zarządzania licencjami IT, w kolejnych krokach uruchamiane były inne moduły systemu, m.in. rozliczanie delegacji, wnioski urlopowe, zarządzanie samochodami służbowymi, zarządzanie urządzeniami.
Wspólną, charakterystyczną dla wszystkich wdrożeń BeeOffice cechą, jest skrócenie dystansu pomiędzy użytkownikami końcowymi a systemami IT, oddanie do dyspozycji pracowników części funkcji dotychczas realizowanych wyłącznie za pośrednictwem specjalistów z danej dziedziny. Tę zaletę najlepiej widać w obszarze wniosków urlopowych: pracownicy mogą w każdej chwili sprawdzić dostępne limity urlopowe i złożyć wniosek urlopowy, nawet będąc w domu i używając smartfona, bez potrzeby angażowania pracownika działu kadr. Przełożony o nowym wniosku informowany jest elektronicznie i może go zaakceptować, również nie będąc w siedzibie firmy. Działy kadr otrzymują informacje o zatwierdzonych przez przełożonych wnioskach urlopowych natychmiast, a nie dopiero, gdy ich papierowe wersje dotrą z oddziałów firmy, jak bywało wcześniej.
Zwykle oszczędności czasu i kosztów działania firmy kojarzą się z ograniczeniami „przyjemnych” aspektów pracy, za to z większą liczbą zadań dla poszczególnych osób. Jednak nowoczesne rozwiązania samoobsługowe wspierające codzienną pracę są doceniane zarówno przez poszczególnych pracowników, specjalistów finansów i HR, jak i menedżerów. Oszczędzają czas wszystkich tych osób, dają wgląd w aktualną i precyzyjną informację, a w efekcie zmniejszają koszty firmy.
Jakub Żurek, Manager Sprzedaży, All for One Poland