Czy do rejestracji czasu pracy (RCP) lepiej wykorzystać wyspecjalizowaną aplikację, czy użyć do tego ten sam system HR, który obsługuje inne procesy kadrowo-płacowe? Z doświadczeń Makro wynika, że drugi wariant jest korzystniejszy.

Najpierw autonomiczna aplikacja

Przed wdrożeniem mySAP HR przetwarzanie danych o czasie pracy odbywało się w Makro w autonomicznym systemie (RCP), zinterfejsowanym z wcześniej używanym programem kadrowo-płacowym. Dlatego początkowo Makro zdecydowało się na powielenie dotychczasowego modelu – czyli na połączenie „starej” aplikacji RCP z „nowym” mySAP HR.

Zmianie uległ sposób planowania czasu pracy. Zamiast wykorzystania arkusza MS Excel użytkownik  przez przeglądarkę www zapisywał dane bezpośrednio w mySAP HR. Aby to było możliwe, konieczne było opracowanie interfejsów komunikacyjnych pomiędzy RCP a mySAP HR. Z mySAP HR należało przesyłać do RCP: podstawowe dane nowych pracowników, zmodyfikowane dane pracowników dotychczas zatrudnionych, plan pracy wszystkich pracowników oraz zarejestrowane nieobecności. Z RCP należało pobrać dane o ilości godzin pracy, za które należało naliczyć wynagrodzenie, oraz rodzaj oraz ilości godzin dodatków.

Rozwiązanie to podczas eksploatacji szybko ujawniło swoje słabe strony. Po pierwsze, zachodziła konieczność częstego transferu danych pomiędzy systemami przy korygowaniu błędów (np. w przypadku wykrycia w trakcie oceny czasu pracy błędnie zaplanowanego dnia należało dokonać korekty w mySAP HR, przetransferować skorygowane dane do RCP, powtórnie wycenić czas pracy). Ponieważ ocena czasu pracy jest wykonywana codziennie, było to duże utrudnienie.

Po drugie, obsługiwanie dwóch znacznie różniących się środowisk było dość kłopotliwe dla pracowników działu personalnego. Ponadto, obsługa RCP była ograniczona wyłącznie do jednego stanowiska pracy – komputera na którym był zainstalowany system RCP. Po trzecie, ze względów technicznych niedogodne było utrzymywanie wielu interfejsów pomiędzy systemami, pracującymi według znacznie różniącej się logiki.

Wymienione wyżej słabe strony tego rozwiązania, a także konieczność funkcjonalnej rozbudowy aplikacji RCP, wykraczająca poza jej możliwości, skłoniła Makro do podjęcia działań zmierzających do wymiany aplikacji rozliczającej czas pracy. Rozważane były dwie wersje: zakup bardziej zaawansowanej, ale również autonomicznej aplikacji RCP z zachowaniem dotychczasowych interfejsów – lub wdrożenie oceny czasu pracy bezpośrednio w mySAP HR.

Słabe strony dotychczasowego rozwiązania przemawiały za drugim wariantem. W listopadzie 2002 roku Makro, korzystając ze wsparcia BCC (od 2018 SNP Poland), uruchomiło RCP w ramach mySAP HR.

Zalety RCP w mySAP HR

Po ponad rocznej eksploatacji RCP w mySAP HR można zauważyć całą masę korzyści – od ujednolicenia zasad rozliczania czasu pracy w całej firmie, po ułatwienia w codziennej pracy specjalistów personalnych.

System umożliwia raportowanie danych o czasie pracy w ramach całej firmy (dla wszystkich lokalizacji), według jednolitych kryteriów i z jednoznaczną interpretacją.

Iwona Kubzdela, Menedżer Koordynator Pionu Personalnego Makro, ocenia: „Nareszcie mamy narzędzie pozwalające zarządzać, a nie tylko rozliczać czas pracy. Dostarczyliśmy kierownikom możliwość sprawowania bieżącej kontroli nad czasem pracy podległych im pracowników. Możemy również rozliczać czas pracy jednolicie dla wszystkich pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy.”

Poprzez odpowiednie profile uprawnień wyznaczone osoby mogą wykonywać samodzielnie zestawienia zbiorcze ze wszystkich hal, zamiast dotychczasowego oczekiwania na raporty cząstkowe, a następnie żmudnego scalania w jeden raport. Znacząco wzrosły przez to możliwości szybkich analiz i kontroli.

Nie ma już dwóch aplikacji wymieniających ze sobą dane, więc nanoszenie korekt odbywa się szybciej i sprawniej. Wyniki oceny czasu pracy są automatycznie uwzględniane w liście płac, włączając w to korekty wsteczne. Zmiany w harmonogramach pracy, wprowadzane poprzez przeglądarkę www przez bezpośrednich przełożonych, są natychmiastowo (on-line) odwzorowane w mySAP HR.

Iwona Kubzdela za szczególnie cenną uznaje funkcję kontroli poprawności planowania czasu pracy, która jest przeprowadzana już na etapie wprowadzania danych: „System nie dopuści do zaplanowania czasu pracy pracownika, który byłby niezgodny z przepisami. A przecież trzeba uwzględnić tu mnóstwo czynników – kontrolować normy dobowe, tygodniowe, miesięczne, kolejne pracujące niedziele i uzyskane za nie dni wolne. Dzięki wsparciu systemu informatycznego udało się nam zminimalizować operacje ręczne oraz w dużym stopniu wyeliminować ludzkie błędy wykonywane przy planowaniu i rozliczaniu czasu pracy.”

Istotne są udogodnienia w obsłudze programu, w tym możliwość pracy na wielu stanowiskach. W tym samym czasie wielu pracowników działu personalnego ma możliwość realizowania oceny czasu pracy dla podległych pracowników. Robią to w jednym środowisku mySAP HR – odpada konieczność szkoleń użytkowników w obsłudze dwóch różnych programów.

Cenny jest również fakt, że uwzględnienie nowych uregulowań prawnych, podobnie jak korekta zauważonych błędów, są do wykonania tylko w jednym systemie informatycznym, a rezultaty zmian są natychmiast widoczne we wszystkich lokalizacjach Makro.

Korzyści odczuwają także służby informatyczne. Mniej interfejsów między systemami informatycznymi oznacza łatwiejszą administrację aplikacjami i dogodniejsze warunki do ich rozwoju w ramach jednego środowiska technologicznego.

Makro Cash & Carry to sieć nowoczesnych centrów zaopatrzenia dla firm i osób prowadzących działalność gospodarczą oraz instytucji. Makro Cash & Carry Polska SA jest największą siecią handlu hurtowego w Polsce. Firma jest obecna w naszym kraju od 1994 roku. Obecnie Makro w Polsce prowadzi 21 obiektów handlowych, zatrudnia około 7000 pracowników. Od 1998 roku Makro Cash & Carry Polska jest częścią Grupy Metro AG, największego w Europie koncernu handlowego.