Payroll Auditor pomaga w odnajdywaniu odchyleń na listach płacowych, na podstawie filtrów kontrolnych, zdefiniowanych przez użytkownika. Efektem jest raport prezentujący listę przypadków, które warto zweryfikować jeszcze przed zamknięciem listy. Pomyłki w listach płac zdarzają się niezależnie od wielkości firmy, a konsekwencje błędów odczuwają zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Za wysokie lub zbyt niskie kwoty przelewane na konta mogą powodować frustrację, a czasem nieodwracalne następstwa (odejście pracownika, straty finansowe).
Payroll Auditor stworzony przez BCC to pomocne narzędzie, opracowane z myślą o pracownikach odpowiedzialnych za poprawność naliczania składników płacowych. Na podstawie wyświetlanej w raporcie listy nietypowych przypadków, specjalista płacowy ma możliwość ich weryfikacji i korekty ewentualnego błędu.
Szybsza weryfikacja, mniejsze ryzyko błędów
W Hochland Polska, wśród różnych czynności kontrolnych w liście płac, są też takie, których wykonanie za pomocą standardowych raportów jest niezwykle czasochłonne. All for One Payroll Auditor przyspiesza weryfikację wyników listy płac i radykalnie zmniejsza ryzyko błędów.
Wśród funkcji, które są realizowane za pomocą Payroll Auditora w Hochland, warto wymienić:
- wyszukiwanie wyników rozliczeń poniżej minimalnej płacy,
- wyszukiwanie składników płac korygowanych na minus,
- wyszukiwanie pracowników z liczbą nadgodzin 100% i 50% powyżej założonej wartości na osobę,
- kontrolę wartości wybranych składników (w tym potrąceń) z zewnętrznymi plikami źródłowymi,
- kontrolę przypisań składników premiowych do pracowników z wybranych podobszarów kadrowych,
- wyszukiwanie przypadków, w których wypłata znacznie przekracza średnią dla tych pracowników liczoną z ostatnich 3 miesięcy.
Filtry i konfiguracja
Zdefiniowane filtry kontrolne działają niezależnie, istnieje możliwość utworzenia dowolnej ich liczby. Użytkownik może zapisać kryteria selekcji oraz filtry jako wariant wykonania raportu. Pracownicy, których wyniki rozliczenia listy płac nie spełniają wymogów zdefiniowanej kontroli, oznaczani są na liście wynikowej raportu. Dzięki możliwości cyklicznego uruchamiania aplikacji w tle i wysyłania wyników raportu na określone adresy e-mail tylko z negatywnymi wynikami kontroli, czas wymagany na analizę rozbieżności sprowadzany jest do minimum.
Kontrola podstawowa działa na zasadzie określania minimalnej i maksymalnej wartości, jakie mogą wystąpić w danej grupie pracowników dla określonych składników płacowych.
Analiza średnich opiera się na obliczeniu średnich wartości rozliczonych składników listy płac na przestrzeni określonych przez użytkownika miesięcy. Wartość średnia porównywana jest z wartością aktualną. Wynik kontroli jest negatywny, jeżeli rozbieżności są większe niż określony procent.
Kryteria raportu mogą określić, czy kontrola zostanie wykonana dla całej listy płac, czy też dla wybranej grupy pracowników. Dzięki elastycznej konfiguracji Payroll Auditor możne być również używany jako szczegółowy raport wyników rozliczenia listy płac. Oprócz podstawowych danych o pracowniku raport dostarcza informacje o taryfikatorze, szczegółach rozliczenia listy płac oraz właściwościach składników płacowych.
Agnieszka Czekalska, Kierownik Działu Administracji Personalnej w Hochland Polska podkreśla: „Trudno przecenić pomoc Payroll Auditora w rozliczaniu list płac. Narzędzie ułatwia nam wyszukiwanie nietypowych kwot w wypłatach i zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędnych przelewów. Payroll Auditora wykorzystujemy również do raportowania wyników list płac – uzyskujemy zestawienia, których nie moglibyśmy wygenerować automatycznie za pomocą standardowych raportów SAP HR. Narzędzie zwiększa nasz komfort w trakcie przygotowywania wypłaty – mamy teraz pewność, że nic nie umknęło naszej uwadze przed wygenerowaniem przelewów”.
Bez anomalii w płacach
Firmy używające modułu płacowego w SAP HR w różny sposób radzą sobie z audytem i weryfikacją płac. W organizacjach zatrudniających kilkaset i więcej pracowników kontrola wyników rozliczeń staje się przedsięwzięciem trudnym i czasochłonnym. Błędnie wprowadzona liczba nadgodzin, wybrany niewłaściwy sposób wypłaty pożyczki (w liście płac zamiast poza listą) czy premia przypisana do osoby, która nie powinna być objęta premiowaniem – takie przypadki można szybko wykryć przy użyciu specjalizowanego narzędzia, jakim jest Payroll Auditor, które potrafi porównać obecną wypłatę ze średnią dla danej osoby z poprzednich miesięcy.
Poszukiwanie podobnych anomalii „na piechotę” dla dużej populacji pracowników rozliczanych w listach płac, bez wsparcia automatu, jest niezwykle trudne i czasochłonne. Niewielkim kosztem i w ciągu zaledwie kilku dni można uruchomić Payroll Auditora i zwiększyć efektywność kontroli płacowych. Payroll Auditor jest produktem gotowym do działania – wymaga jedynie wgrania pliku z transportem na system SAP HR. Po zdefiniowaniu filtrów kontrolnych można już korzystać z narzędzia.