Harmonizacja planu kont w SAP | All for One Poland

Case study: Harmonizacja planu kont w SAP

Centrum usług wspólnych w grupie kapitałowej

Udostępnij
Drukuj:
Celem centrów usług wspólnych jest ograniczenie kosztów poprzez wyeliminowanie powielania procesów i czynności przez pracowników rozproszonych jednostek i świadczenie ich z jednego, centralnego miejsca. Warunkiem jego osiągnięcia jest zaawansowany system transakcyjny SAP oraz daleko posunięte ujednolicenie procesów biznesowych poszczególnych podmiotów, w tym korzystanie z jednego, grupowego planu kont. Projekty harmonizacji planów kont nie należą do łatwych. Dlatego kluczowy jest doświadczony partner i sprawdzone narzędzie transformacyjne SAP Landscape Transformation.

Harmonizacje

Harmonizacje systemów mogą być wykonywane w przypadku, gdy w przedsiębiorstwie wymagana jest reorganizacja obiektów kontrolingowych, połączenie jednostek gospodarczych, przeniesienie zakładów, zmiana planu kont itp. Są one często wymuszane zmianą uwarunkowań prawnych w kraju, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza, albo chęcią uporządkowania danych w celu zwiększenia efektywności raportowania. Mogą też służyć jako przygotowanie przed inną dużą zmianą systemową.

Harmonizacje systemów SAP cechują się wysokim stopniem skomplikowania procesu. Dotyczą one zazwyczaj czynności wykonywanych w obrębie jednego, istniejącego już systemu. Zakładają uporządkowanie danych względem określonych reguł, wykonywanych w odpowiedniej, ściśle zdefiniowanej sekwencji.

Rozwiązanie

W jednym z międzynarodowych koncernów SNP Poland przeprowadziło projekt harmonizacji planu kont (ang. Chart of Accounts) dla kilkunastu spółek, których procesy finansowo-księgowe są realizowane w Shared Service Center. Celem konwersji kilku planów kont do jednego było ujednolicenie procesów oraz uproszczenie analizy sprawozdań finansowych dla spółek w regionie.

W realizacji projektu wykorzystano narzędzia transformacyjne SAP Landscape Transformation (SAP LT).

Wykorzystanie narzędzia SAP LT wiązało się z szeregiem korzyści:

  • harmonizacja planów kont obejmująca: konwersję planów kont, konta Księgi Głównej, wtórne rodzaje kosztów, grupy, warianty transakcji, programy,
  • unifikacja procesów finansowo-księgowych oraz uproszczenie analizy sprawozdań finansowych,
  • krótki czas niedostępności systemu produkcyjnego,
  • harmonizacja przeprowadzona w jeden weekend,
  • realizacja projektu na czas, w ramach budżetu oraz uzgodnionego zakresu.

SAP LT (Landscape Transformation)

Przebieg konwersji

Pierwsze spotkania projektowe konsultantów SNP i pracowników klienta zostały poświęcone zebraniu podstawowych wymagań odnośnie do realizacji prac. Zadania projektowe podzielono na fazy. W czasie trwania projektu, po każdej z zakończonych faz testów migracyjnych szczegółowy plan zadań był na bieżąco konsultowany i dostosowywany do realiów.

Fazy projektu:

Część I:

  • przygotowanie projektu;
  • plan biznesowy;

Część II:

  • realizacja (a) – dostosowanie konfiguracji systemu SAP, interfejsów i programów ABAP (praca na kopii systemu SAP) – zaplanowane i wykonane przez klienta;
  • realizacja (b) – konfiguracja i przygotowanie narzędzia SAP LT;
  • testy migracyjne (test jednostkowy + testy przygotowawcze);
  • produktywna konwersja systemu;
  • hypercare (+ wsparcie po zakończeniu okresu rozliczeniowego).

Jednym z kluczowych elementów poprawnej harmonizacji jest mapowanie kont – przypisanie do starego konta źródłowego nowego docelowego konta z grupowego planu kont. Przy operacji mapowania należało uwzględnić parametry sterujące kont na poziomie tzw. segmentu A (tabele SKA1, CSKA) i segmentu B (tabele SKB1, CSKB). Na etapie analizy powstała potrzeba utworzenia dodatkowych programów wspomagających analizę w czasie rzeczywistym.

W celu realizacji wymagań klienta zespół transformacyjny SNP przygotował następujące programy wspomagające przygotowanie transformacji:

  • program przeszukujący kod kliencki w celu wyszukania ciągów zakodowanych na stałe (np. numery kont);
  • program analizujący mapowanie kont względem parametrów sterujących dla danego konta (dane podstawowe kont oraz składniki kosztów);
  • program porównujący wcześniej wyodrębnione dane podstawowe. Porównuje dane, które zostały przypisane do tego samego „konta docelowego” na podstawie konfiguracji.

Dzięki wykorzystaniu dodatkowych programów wykrywających niespójności mapowania kont możliwe było poprawne zmapowanie tysięcy kont źródłowych na właściwe konta docelowe.

Proces mapowania kont wiąże się z dużym zaangażowaniem pracowników po stronie klienta. Dlatego dobrą praktyką projektową jest zaplanowanie cyklicznych spotkań służących ustaleniu szczegółów, np. odnośnie do kont Księgi Głównej (ang. G/L account) oraz wtórnych rodzajów kosztów (ang. secondary cost elements).

Narzędzie transformacyjne sprawdza spójność mapowania planów kont:

  • istnienie starej wartości konta;
  • wielokrotne wprowadzenie tej samej starej wartości konta;
  • rzeczywiste przypisanie wprowadzonej jednostki gospodarczej do odpowiedniego planu kont.

Dodatkowo sprawdza kompletność mapowania i pozwala odpowiedzieć na pytania:

  • czy wszystkie konta Księgi Głównej i wtórne rodzaje kosztów są uwzględnione w mapowaniu jako wartości oryginalne?
  • czy wszystkie konta Księgi Głównej używane w jednostce gospodarczej są uwzględnione w mapowaniu jako wartości oryginalne?
  • czy wszystkie wtórne rodzaje kosztów, które są używane w uczestniczących obszarach kontrolnych, znajdują się w mapowaniu jako wartości oryginalne?

Dostarczony przez firmę SNP Poland program pozwalał na szybkie weryfikowanie spójności oraz kompletności mapowania na etapie każdej fazy testowej. Łącznie zmapowano kilkanaście tysięcy kont Księgi Głównej.

Konwersja planów kont

Ze względu na znaczną ilość konwertowanych danych w projektach harmonizacji obejmujących dużą liczbę kont, podmiotów i jednostek gospodarczych dużym wyzwaniem procesu konwersji jest zwykle czas niedostępności systemów dla harmonizacji produktywnej. W tym wypadku szacowany czas konwersji przy użyciu SAP LT w kroku runtime estimation (oszacowanie wykonania) wykazał, że transformacja powinna zakończyć się w czasie do 48 godzin. Tak też został zaplanowany czas przestoju systemu produktywnego. Wykorzystanie przez konsultantów SNP dodatkowych faz testowych do  optymalizacji procesu konwersji pozwoliło na jej skrócenie. Ostatecznie cały proces konwersji planów kont zamknął się w 23 godzinach weekendu migracyjnego. Do tego sukcesu przyczynił się szczegółowy harmonogram zadań, a także ścisła współpraca zespołu migracyjnego. Warto podkreślić, że prace odbywały się zdalnie.

Projekty transformacji/harmonizacji planów kont (ang. Chart of Accounts) cechują się wysokim stopniem złożoności procesu. Sama transformacja zależy w dużym stopniu od poprawności mapowania kont/rodzajów kosztów, co przy ich dużej liczbie oraz dużej liczbie jednostek gospodarczych może stwarzać trudności.

Po zakończonej migracji konsultanci SNP byli do dyspozycji klienta w okresie wsparcia. W tym czasie aktywnie rozwiązywane były zgłoszenia błędów. Konsultanci brali także udział w zamknięciu miesiąca rozliczeniowego – to prawdziwy test poprawności wykonania konwersji.

W wyniku projektu uzyskano jeden grupowy plan kont, wraz z dostępem do danych historycznych (historia danych została dostosowana tak, jakby firma od zawsze wykorzystywała jeden spójny zespół kont, po starych planach kont ślad został jedynie w systemie archiwalnym).

Lepszy Biznes

magazyn klientów All for One

baza artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}
Napisz do nas Zadzwoń Wyślij email






    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest All for One Poland sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@all-for-one.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy All for One Poland sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. All for One Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    61 827 70 00

    Biuro jest czynne
    od poniedziałku do piątku
    w godz. 8:00 – 17:00

    Kontakt ogólny do firmy
    office.pl@all-for-one.com

    Pytania o produkty i usługi
    info.pl@all-for-one.com

    Pytania na temat pracy i staży
    kariera@all-for-one.com