Decyzja o utworzeniu Centrum Usług Wspólnych została podjęta w Animexie w 2009 roku. Co było jej przyczyną?
Andrzej Abramowicz: Tak naprawdę przyczyn było wiele, a decyzja była raczej procesem niż zdarzeniem. Motywacji tej decyzji należy szukać przede wszystkim w rosnących oczekiwaniach zarówno właścicieli, jak i klientów firmy. Właściciel oczekuje wzrostu rentowności prowadzonego biznesu, natomiast klienci oczekują coraz lepszych produktów w konkurencyjnych cenach. Animex, tak jak wiele innych firm, aby sprostać rosnącym oczekiwaniom rynkowym, optymalizuje swoje procesy w różnych obszarach prowadzonej działalności. Do 2009 roku, z racji profilu swojej działalności, Animex koncentrował się przede wszystkim na optymalizacji procesów produkcyjnych i procesów powiązanych z produkcyjnymi . Decyzja o utworzeniu CUW zainicjowała działania usprawniające funkcjonowanie firmy w obszarach tzw. back office. To właśnie potrzeba usprawnienia organizacji w tym „zapominanym” obszarze wielu firm produkcyjnych, przyczyniła się do podjęcia decyzji o utworzeniu CUW obsługującego wszystkie zakłady grupy Animex.
Duży wpływ na utworzenie CUW miała również podjęta wcześniej decyzja o wdrożeniu systemu SAP ERP w centrali i zakładach produkcyjnych Animexu. Wspierana przez BCC (aktualnie All for One Poland) implementacja jednolitego modelu SAP w całej grupie wymagała wielu zmian organizacyjnych w każdym zakładzie. Zmiany organizacyjne były niezbędne również w pionach finansowych wszystkich jednostek organizacyjnych, w konsekwencji czego zarząd Animexu podjął decyzję, iż znacznie efektywniejsza będzie obsługa wielu procesów finansowych wszystkich zakładów w jednym miejscu.
Jakie usługi były brane pod uwagę do realizacji w ramach CUW?
A.A.: W pierwszej wersji miały być tylko klasyczne usługi księgowe, takie jak: księgowanie faktur zakupowych i wyciągów bankowych, prowadzenie ewidencji księgi głównej i ksiąg pomocniczych (środki trwałe, rozrachunki i inne), a także sporządzanie obligatoryjnych sprawozdań oraz deklaracji podatkowych. Wraz z rozwojem sytuacji oczekiwania dotyczące zakresu usług świadczonych przez CUW zaczęły wzrastać i obecnie zakres usług świadczonych przez nas obejmuje również windykację należności, kontrolę kredytową, rozliczenia i raportowanie kontrolingowe, archiwizację elektroniczną i papierową faktur oraz umów, zarządzanie bazą danych podstawowych SAP oraz koordynacja współpracy z klientami w zakresie EDI. W niedalekiej przyszłości planujemy dalsze zwiększenie zakresu usług świadczonych przez Centrum.
Utworzenie CUW wiąże się dla firmy z dużymi zmianami organizacyjnymi. Powstaje nowa jednostka, która ma przejąć ważne aspekty funkcjonowania firmy. Jak Państwo przygotowywali się do tego?
A.A.: Analiza stanu faktycznego oraz właściwa identyfikacja koniecznych zmian organizacyjnych związanych z migracją procesów do Centrum Usług Wspólnych, obsługiwanych dotychczas przez zakłady produkcyjne, to kluczowe działania etapu przygotowawczego w procesie tworzenia naszego CUW.
Zaczęliśmy od identyfikacji wszystkich procesów, które obsługiwane były w pionach finansowych zakładów grupy Animex. Następnie odpowiednio udokumentowaliśmy przebieg każdego procesu, wyodrębniając jego poszczególne etapy oraz realizowane czynności. W kolejnej fazie zadecydowaliśmy, które procesy i w jakim zakresie będziemy obsługiwać w CUW. Bardzo ważnym elementem było ustalenie powiązań procesów przejmowanych do CUW z procesami, które docelowo miały być obsługiwane w zakładach. Właśnie te powiązania determinują większość zmian organizacyjnych, jakie musieliśmy przeprowadzić w zakładach w związku z utworzeniem Centrum Usług Wspólnych.
Istotne również było ustalenie pracochłonności czynności wykonywanych w ramach danego procesu. Był to bardzo trudny element analizy, tym bardziej, że mogliśmy oszacować pracochłonność poszczególnych czynności realizowanych z wykorzystaniem zupełnie innych narzędzi i systemów IT, niż te, które zamierzaliśmy wykorzystywać w CUW. Odpowiednie zaś oszacowanie pracochłonności poszczególnych działań w CUW było niezbędne do optymalnego zaprojektowania struktury organizacyjnej, ustalenia zakresów obowiązków poszczególnych stanowisk oraz oszacowania odpowiedniej ilości osób zatrudnionych na danym stanowisku.
Samo utworzenie CUW z perspektywy doświadczeń Animexu, nie byłoby tak trudnym zadaniem, gdyby jego realizacja nie zbiegła się w czasie z wdrożeniem sześciu zintegrowanych modułów SAP ERP, a także SAP Workflow oraz zewnętrznego systemu workflow zintegrowanego z SAP ERP. Podjęliśmy ryzykowną decyzję o równoczesnym uruchomieniu CUW i starcie SAP ERP, ponieważ takie rozwiązanie było optymalne pod względem kosztów, jak i czasu niezbędnego na realizację zmian. Dobre zaplanowanie i koordynacja działań pozwoliła nam opanować wiele trudności organizacyjnych związanych z realizacją tak trudnego projektu.
Andrzej Abramowicz, Dyrektor Zarządzający Centrum Usług Wspólnych, Animex
Jak wpłynął ten proces na kontakty z kontrahentami i klientami od strony organizacyjnej i handlowej?
A.A.: Z całą pewnością mogę powiedzieć, że uruchomienie CUW nie wpływa istotnie na kontakty z klientami czy dostawcami firmy. Właściwa identyfikacja działań związanych z obsługą klientów i współpracą z dostawcami pozwoliła na odpowiednie przeprowadzenie i komunikację zmian, które w większości dotyczyły zmiany miejsc kontaktu z firmą Animex.
Znacznie większy wpływ na współpracę z naszymi partnerami biznesowymi miało wdrożenie SAP ERP w zakładach Animexu, np. księgowanie faktur zakupowych w referencji do zamówień wystawianych w systemie SAP wymaga, aby dostawcy umieszczali numer naszego zamówienia na fakturach dokumentujących dostawy realizowane w ramach danego zamówienia. Oczywiście w odpowiednim momencie dostawcy zostali poinformowani o tej zmianie, niemniej pełna jej realizacja wymagała czasu i konsekwentnych działań.
Wdrożenie SAP ERP w danym zakładzie Animexu wymagało również jednorazowego wstrzymania sprzedaży danego zakładu na okres 2-3 dni, co krótkookresowo wpłynęło również na współpracę z naszymi klientami, którzy musieli odpowiednio wcześniej zaopatrzyć się w nasze produkty, aby zapewnić ich ciągłą dostępność na półkach sklepowych.
Jaka jest skala CUW – ilu pracowników, ile dokumentów księgowych rocznie, ile zakładów jest obsługiwanych?
A.A.: Obecnie pełen zakres dostępnych usług CUW realizujemy dla czterech oddziałów zlokalizowanych w Morlinach, Iławie i Ełku. W najbliższym czasie planujemy przejąć obsługę procesów finansowo-księgowych z dwóch kolejnych zakładów. Aktualnie w CUW zatrudnione są 54 osoby, docelowo tj. kiedy będziemy świadczyć pełen zakres usług dla wszystkich 11 oddziałów Animex, będziemy zatrudniać ok. 70 osób. Szacujemy, iż wówczas rocznie będziemy księgować ponad 130 tysięcy faktur zakupu, które będą obsługiwane przez 24- osobowy zespół.
Jakie korzyści osiągnęła Grupa Animex z utworzenia CUW?
A.A.: Utworzenie CUW, a raczej przejęcie obsługi procesów finansowo-księgowych z zakładów Animexu do CUW, „odciąża” pracowników zakładów produkcyjnych od czynności niezwiązanych z podstawową działalnością zakładów, tym samym stwarza możliwość koncentracji zakładów na działalności podstawowej Animexu, czyli efektywnej produkcji wyrobów mięsnych wysokiej jakości.
Przeniesienie obsługi wielu procesów z kilkunastu zakładów do jednej jednostki biznesowej stworzyło doskonałe warunki do optymalizacji tych procesów, przede wszystkim ze względu na wzrost skali realizowanych czynności, możliwość zastosowania efektywnych rozwiązań, dedykowanych do czynności masowych. Dodatkowo, rejestracja wielu informacji finansowych w jednym miejscu powoduje m.in. to, że wszystkie koszty zakładów podlegają identycznym zasadom klasyfikacji. Wystandaryzowane operacje przetwarzania danych i przygotowywanie raportów biznesowych według identycznych reguł, zapewnia lepszą porównywalności danych, a tym samym umożliwia bardziej obiektywną ocenę efektywności funkcjonowania poszczególnych jednostek biznesowych.
Nie bez znaczenia są też istotnie mniejsze koszty obsługi procesów finansowo-księgowych w jednej jednostce biznesowej, w porównaniu z kosztami obsługi tych samych procesów rozproszonych w kilkunastu zakładach. Ilość pracowników zajmujących się pracami księgowymi zmniejszy się o ponad 40%. Poza uzyskaniem tzw. efektu skali, korzystne jest również to, iż wiedzy eksperckiej z zakresu księgowości, podatków czy pewnych obszarów prawa potrzebujemy w jednej lokalizacji, co jest efektywniejsze kosztowo i pozwala zbudować lepsze kompetencje takich działów.
Ponadto masowość i standaryzacja wielu procesów umożliwiła bezpieczniejszy organizacyjnie podział kompetencji poszczególnych stanowisk finansowo-księgowych, co pozwala na skuteczne zarządzanie ryzykiem, wyeliminowanie nieefektywnych działań czy ewentualnych nadużyć.
Jaką wartość wnosi SAP do codziennej pracy CUW, jakie usprawnienia?
A.A.: Każde nowoczesne Centrum Usług Wspólnych, aby działało, musi wykorzystywać narzędzia informatyczne wspomagające realizację podstawowych działań, np. takich jak księgowanie faktur , raportowanie etc. Szczęśliwie tworząc Centrum Usług Wspólnych, w tym samym czasie wdrażaliśmy system SAP ERP, obejmujący swym obszarem nie tylko moduły finansowo-księgowe, ale również obszary związane z logistyką. Pozwoliło to na taką konfigurację systemu, aby pozwalał nie tylko na rejestrację poszczególnych dokumentów w systemie, ale robił to w sposób spójny i przejrzysty w wielozakładowej strukturze .
Dodatkową korzyścią jest zastosowanie, przy wielu procesach, mechanizmów elektronicznego przetwarzania danych EDI, które w automatyczny sposób odzwierciedlają niektóre procesy biznesowe. Doskonałym przykładem tego mogą być procesy Intracompany czy procesy związane ze sprzedażą . W procesach tych zamówienia i faktury są wysyłane w drogą elektroniczną, co znacząco redukuje czas potrzebny na ich przetwarzanie, a rolą CUW jest w tym momencie głównie kontrola poprawności księgowań i przygotowanie odpowiednich raportów. System ERP ułatwił zamykanie miesiąca oraz przygotowanie raportów skonsolidowanych na podstawie rzeczywistych danych. Nie bez znaczenia w strukturze rozproszonej jest możliwość korzystania z narzędzi Workflow (zarówno w SAP jak i poza), pozwalające na akceptację dokumentów faktur bez fizycznego ich wysyłania, co wpływa na czas od momentu zarejestrowania do zapłacenia dostawcy.
W CUW wykorzystują Państwo możliwości SAP Workflow. W jakich obszarach?
A.A.: SAP Workflow wykorzystujemy w procesach zakładania i modyfikacji danych podstawowych kartotek indeksów, kartotek dostawców i odbiorców oraz w procesach zatwierdzania zamówień.
Jak ocenia Pan korzyści w wdrożenia SAP Workflow?
A.A.: Proces zakładania nowego indeksu materiałowego w SAP wymaga wypełnienia wielu wglądów danych podstawowych danego indeksu. Poszczególne wglądy uzupełniane są przez pracowników posiadających odpowiednią wiedzę i kompetencje. Pracują oni w różnych miejscach organizacji. SAP Workflow umożliwia realizację zadań w odpowiedniej kolejności, kierując zadanie do odpowiedniego uczestnika, w zależności od etapu procesu. Generalnie we wszystkich procesach, wspieranych przez SAP Workflow, system wymusza automatyczny i przejrzysty przepływ zadań, dokumentów czy informacji w odpowiedniej kolejności, w ustalonym czasie, w wymaganej formie, w odpowiednie miejsce i do odpowiedniej osoby w organizacji. Zaletą jest również to, że dla pewnych procesów mamy jeden kanał komunikacji i pełną dokumentację procesu. To są wystarczające zalety tej funkcjonalności SAP, które przekonały nas do implementacji tych funkcjonalności.
Rozmawiała: Monika Kanigowska