Wiele firm przeprowadza upgrade’y systemu SAP siłami własnych specjalistów lub konsultantów z centrali korporacji. W takim wypadku zaangażowanie zewnętrznej firmy do audytu prac projektowych pozwoli zidentyfikować obszary wymagające lepszego przygotowania, zwiększając bezpieczeństwo przedsięwzięcia.

Dla bezpieczeństwa projektu

Upgrade systemu SAP do wyższej wersji jest operacją złożoną. W najprostszym ujęciu można wyodrębnić dwa obszary takiego projektu. Pierwszy to upgrade techniczny, w którym realizuje się podniesienie wersji SAP oraz często podniesienie wersji systemu operacyjnego i bazy danych. Drugi to upgrade aplikacyjny, w którym zapewnia się zgodność funkcjonalną procesów biznesowych z nową wersją systemu SAP.

Nowocześnie zarządzane działy IT często decydują się na realizację upgrade’u systemu SAP przez kilka niezależnych zespołów projektowych. Jako pierwszy do akcji wkracza zespół odpowiedzialny za upgrade techniczny. Analogiczny model przyjęto także w DHL.

W firmie DHL Express za upgrade techniczny systemu SAP ERP z wersji R/3 4.72 Enterprise do wersji 6.0 był odpowiedzialny zespół wewnętrznych specjalistów Basis koncernu z Pragi. Zespół ten odpowiedzialny jest również za codzienne prace związane z utrzymaniem serwerów oraz systemu od strony Basis. Pozostałe prace związane z rozwojem, konfiguracją, supportem części aplikacyjnej systemu należą do lokalnego, wewnętrznego, polskiego zespołu DHL. Ten zespół  w czasie projektu upgrade’u SAP do nowej wersji był również odpowiedzialny za naprawę zidentyfikowanych podczas testów błędów części aplikacyjnej SAP DHL.

Mając na uwadze bezpieczeństwo projektu, DHL zlecił BCC wykonanie audytu upgrade’u technicznego systemu SAP. Konsultanci BCC (aktualnie All for One Poland) wspierali także upgrade aplikacyjny w ramach tego projektu.

Ważne, by firma audytująca posiadała sprawdzoną metodykę prowadzenia upgrade’ów technicznych i aplikacyjnych, opartą na bogatym doświadczeniu z licznych projektów tego typu

 

Audyty upgrade’ów systemu SAP wymagają dużego doświadczenia w realizacji tego typu projektów. Ważne, by firma audytująca posiadała sprawdzoną metodykę prowadzenia upgrade’ów technicznych i aplikacyjnych, opartą na bogatym doświadczeniu z licznych projektów tego typu. Metodyka BCC została przetestowana przy realizacji kilkudziesięciu projektów upgrade’ów o różnej skali, dotyczących instalacji SAP na różnych platformach IT. Kluczowym elementem upgrade’ów realizowanych przez konsultantów BCC jest testowy upgrade kopii systemu produkcyjnego SAP.

Podczas jego wykonywania tworzony jest dedykowany, szczegółowy podręcznik upgrade’u, który zawiera wskazówki, scenariusze przebiegu oraz identyfikuje problemy, które mogą wystąpić w czasie upgrade’u systemu produkcyjnego. Dzięki takiemu podejściu część problemów, które mogą wystąpić przy upgradzie produkcji, można proaktywnie wyeliminować w trakcie upgrade’u kopii produkcji.

Co pod lupą

Audyt upgrade’u technicznego SAP powinien realizować dwa podstawowe cele. Pierwszy z nich to transfer wiedzy do pracowników klienta, podczas którego są oni szczegółowo zapoznawani z przebiegiem upgrade’u technicznego SAP, jakie zagrożenia może on spowodować dla systemu i w jaki sposób można się przed nimi ustrzec. Transfer wiedzy jest zazwyczaj realizowany poprzez szkolenia standardowe z katalogu szkoleń SAP, warsztaty autorskie BCC lub konsultacje.

Drugim ważnym celem audytu jest dostarczenie wniosków z kontroli wykonania upgrade’u technicznego systemu SAP zapewnienia jakości. Wnioski są podsumowywane w raporcie z audytu. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości raport kontrolny zawiera stosowne uwagi oraz instrukcje prawidłowego wykonania poszczególnych faz upgrade’u systemu SAP.

W DHL audyt został poprzedzony konsultacjami BCC, w czasie których pracownicy DHL zapoznawali się z planowanym przebiegiem projektu, możliwymi scenariuszami wykonania upgrade’u oraz z newralgicznymi punktami, na które należy zwrócić szczególną uwagę. Omówiono również techniczny przebieg upgrade’u oraz usługi standardowe wsparcia całego procesu, które są dostępne w SAP Service Marketplace, w ramach standardowego maintenance’u.

Zgodnie z metodyką upgrade’ów BCC (aktualnie All for One Poland) podstawowym materiałem, który został poddany audytowi w DHL Express, były logi szczegółowe, które powstają w trakcie trwania upgrade’u. Również wersje i ustawienia systemu operacyjnego, bazy danych i systemu SAP zostały wnikliwie skontrolowane w celu ustalenia ich zgodności z wersją systemu SAP, do której jest wykonywany upgrade.

Pejzaż systemów SAP w firmie DHL jest zbudowany z trzech systemów: rozwojowego (DEV), zapewnienia jakości (QAS) i produkcyjnego (PRD). Jako pierwszy podniesiono do wyższej wersji system rozwojowy, a następnie system zapewnienia jakości. Należy zauważyć, największym zagrożeniem, jakie może spowodować błędnie wykonany upgrade techniczny systemu SAP, jest utrata danych konfiguracyjnych lub aplikacyjnych w systemie. Jeżeli dostosowania słownika danych SPDD w fazie ACT_700 upgrade’u zostaną wykonane niewłaściwie, wówczas takie zagrożenie staje się realne.

Dostosowania SPDD to najbardziej newralgiczne punkty upgrade’u i powinny być one szczegółowo dokumentowane przez konsultantów Basis wykonujących upgrade techniczny. Kontrola dostosowań SPDD wykonana w trakcie audytu upgrade’u kopii systemu produkcyjnego SAP wykryje ewentualne błędy mogące powodować utratę danych. Audytor zaleci wówczas w raporcie sposób wykonania dostosowań SPDD w fazie ACT_700 upgrade’u.

Audyt upgrade’u technicznego w DHL wykazał zgodność jego wykonania z zaleceniami SAP AG

Raport z audytu

Konsultanci BCC zaudytowali wyniki upgrade’u technicznego systemu zapewnienia jakości, przeprowadzonego przez pracowników zespołu Basis DHL. Audyt wykazał zgodność wykonania upgrade’u z zaleceniami SAP AG. W raporcie z audytu upgrade’u w DHL Express zawarto omówienie stanu przygotowania systemu SAP do wykonania tego projektu oraz w formie tabeli przekazano instrukcje oraz zalecenia wykonania poszczególnych faz upgrade’u. Ogólnie wysoko oceniono stan przygotowania do wdrożenia wyższej wersji systemu w DHL. Wyszczególniono także kilka obszarów, w których konieczne są zmiany i wprowadzenie działań naprawczych. Na przykład wskazano na brak ekwiwalentności poprawek w ramach wersji narodowej HR-CEE. Nota SAP nr 776926 zaleca, aby poziom poprawki dołączonej do upgrade’u był taki sam lub wyższy od poprawki przed upgradem.

Brak powyższej ekwiwalentności może skutkować utratą danych po upgradzie. Zalecono dowiązanie do upgrade’u poprawki HR-CEE o poziomie zgodnym z poziomem tej poprawki przed upgradem. Raport wykazał też brak dołączenia po upgradzie najnowszej poprawki SPAM/SAINT, która jest wymagana do poprawnego przebiegu dowiązania poprawek SAP do upgrade’u. Zalecono dołączenie najnowszej poprawki SPAM/SAINT.

Wykryto też niewielkie błędy w fazie aktywacji, których obsługę pominięto. Zalecono ponowną weryfikację, czy istotnie błędy aktywacji można pominąć i nie będzie to skutkowało utratą danych.

Upgrade pod kontrolą

Projekt upgrade’u systemu SAP ERP musiał być tak zorganizowany, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo jego przeprowadzenia, bez narażania się na straty wynikłe na przykład z braku możliwości korzystania z systemu SAP ERP po weekendzie upgrade’owym. Z tego powodu po pierwsze zdecydowaliśmy się na zrobienie trzytygodniowej przerwy między upgradem systemu integracyjnego a produkcyjnego, aby mieć czas na naprawę błędów części aplikacyjnej. Po drugie zdecydowaliśmy się na wykonanie audytu jeszcze przed ostatecznym wykonaniem upgrade’u systemu produkcyjnego SAP ERP. Wybierając firmę audytującą, kierowaliśmy się przede wszystkim jej doświadczeniem z podobnych projektów. Chcieliśmy mieć niezależną, fachową opinię, która potwierdzi nam prawidłowość wykonanych do tej pory operacji. Wyniki kontroli z raportu przedstawionego przez BCC pokazały, że jesteśmy gotowi do bezbłędnego wykonania upgrade’u systemu produkcyjnego SAP ERP. Zakończenie projektu sukcesem, w założonym budżecie i harmonogramie utwierdziło nas w przekonaniu o słuszności naszego podejścia, które można zawrzeć w prostych słowach: działaj i kontroluj.
Emilia Marciniak, SAP R/3 Competence Center Manager, DHL Express Polska

Wykorzystanie instrukcji przekazanych w raporcie z audytu przyczyniło się do bezbłędnego i zoptymalizowanego czasowo wykonania upgrade’u systemu produkcyjnego SAP ERP 6.0. Zgodnie z planem, użytkownicy systemu SAP w DHL Express rozpoczęli użytkowanie systemu w nowej wersji od 19 maja 2008 r.

DHL Express (Poland) sp. z o.o., lider na polskim rynku ekspresowych usług kurierskich, świadczy kompleksowe usługi w zakresie krajowej i międzynarodowej spedycji przesyłek ekspresowych dla firm i instytucji. Jest częścią międzynarodowej grupy DHL, należącej do Deutsche Post World Net, największego na świecie koncernu oferującego usługi logistyczne, pocztowe i finansowe. Na sieć logistyczną DHL Express w Polsce składają się cztery nowoczesne sortownie i 47 terminali krajowych, sześć terminali lotniczych, 49 punktów obsługi klienta, trzy samoloty oraz flota ponad 2200 samochodów dostawczych. Firmę tworzy zespół ponad  4100 pracowników i współpracowników.