BeeOffice Zasoby | All for One Poland

BeeOffice

Efektywnie wykorzystuj zasoby i wyposażenie

Uporządkuj ewidencję posiadanego sprzętu. Udostępnij pracownikom możliwość rezerwacji współdzielonych zasobów. Prowadź listę licencji i uprawnień przypisanych do poszczególnych osób. Kontroluj wydatki poprzez elektroniczne wnioski zakupowe.

Zakupy

Kontrola kosztów dzięki e-wnioskom zakupowym

Pracownik wnioskuje, przełożony akceptuje lub… nie. Kto wnioskował, kto zatwierdził, jakie zakupy w toku? To wszystko w BeeOffice.

Moduł Zakupy pozwala na pełną obsługę procesu składania i akceptacji zapotrzebowań.

BeeOffice informuje decydenta – którego zna ze struktury organizacyjnej – o pojawieniu się nowego zapotrzebowania wymagającego podjęcia decyzji: akceptacji, bądź odrzucenia. W każdej chwili możliwy jest wgląd w aktualny status oraz sprawdzenie dla dowolnego zapotrzebowania, kto i kiedy je złożył, kto wykonał kolejne kroki na ścieżce akceptacji.

Czy wiesz, że… 500 tyle zakupów (biurowych, administracyjnych na potrzeby własne pracowników) dokonuje miesięcznie przeciętna firma ze 100 pracownikami biurowymi

  • Złożenie zapotrzebowania w formie elektronicznej, bez potrzeby wysyłania e-maili czy składania papierowych dokumentów
  • Automatyczne przekierowanie wniosku o akceptację do odpowiedniej osoby – na podstawie struktury organizacyjnej
  • Przełożony zostaje poinformowany e-mailowo o czekającym na decyzję zapotrzebowaniu
  • Wspólne dla różnego rodzaju wniosków (zapotrzebowania, delegacje, urlopy) miejsce, w którym BeeOffice prezentuje elementy oczekujące na działanie
  • Możliwość składania zapotrzebowań dla innych osób
  • Interfejs do systemów księgowych
  • W dowolnej chwili decydent widzi listę wszystkich zapotrzebowań, które czekają na jego decyzję
  • Pełen przegląd historycznych i bieżących zapotrzebowań z możliwością wyświetlenia według osób zamawiających, elementów struktury organizacyjnej bądź statusów
  • Prosta informacja o wartości zapotrzebowań za dany okres lub dla danego zespołu/osoby w PLN również dla zapotrzebowań wprowadzanych w walutach – automatyczne przeliczanie kursów walut
  • Zapotrzebowania na licencje – w celu uproszczenia wyboru predefiniowanie licencji możliwych do zamówienia  – na podstawie licencji zdefiniowanych w module licencji IT
  • Możliwość dodawania załączników z dodatkowymi informacjami
  • Eksport informacji do Excela do dalszej szczegółowej analizy
  • Usprawnienie procesu obsługi zapotrzebowań
  • Automatyczne przeliczanie zapotrzebowań w walucie na złotówki
  • Szybki i łatwy wgląd w listę czekających na akceptację zapotrzebowań
  • Prosty dostęp do danych historycznych – szybka informacja o wartości zapotrzebowań za dany okres
  • Skrócenie czasu obsługi zapotrzebowań – akceptacja jednym kliknięciem w BeeOffice
  • Objęcie procesem akceptacji zapotrzebowań licencji IT
  • Predefiniowana lista licencji porządkująca zarządzanie licencjami IT w firmie
  • Automatyczne informowanie e-mailowe o nowych i oczekujących zapotrzebowaniach
  • Wyświetlanie informacji o zapotrzebowaniach po różnych kryteriach
  • Ułatwiona szczegółowa analiza z wykorzystaniem danych wyeksportowanych do pliku Excel

Jak to działa?

Rezerwacje

Zarządzanie współdzielonymi zasobami firmowymi

Salki, rzutniki, auta i inne wspólne zasoby… W BeeOffice rezerwujecie je na dni lub godziny. Nareszcie wiadomo, kto i na kiedy dokonał rezerwacji danego dobra.

Rezerwacje to sprawne zarządzanie zasobami używanymi przez pracowników: salkami szkoleniowymi, rzutnikami, zestawami GPS itp. W każdej chwili wiecie, jaki zasób jest wolny, kto dokonał rezerwacji oraz jak wyglądało jego wykorzystanie w przeszłości.

Moduł Rezerwacje pozwala nie tylko rezerwować zasoby firmowe imieniu własnym bądź współpracowników, ale również daje możliwość oceny, w jaki sposób konkretne zasoby czy urządzenia są wykorzystane w firmie. Szybko dowiesz się, np. ile dni w roku korzystano z rzutnika, ale też czy opłaca się utrzymywać mieszkanie firmowe, czy może biorąc pod uwagę jego zajętość, tańsze byłoby korzystanie z hoteli.

Sam decydujesz, czy dany zasób pozwalasz rezerwować na godziny, doby a może – jak w przypadku mieszkań – na noce. Wszyscy pracownicy w każdej chwili mają dostęp do informacji o wolnych zasobach, a jeśli ich potrzebują, to mogą je rezerwować nawet będąc w domu, 24 godz. przez 7 dni w tygodniu.

 

Czy wiesz, że… 10%:  średnio tyle czasu przeznaczonego na spotkanie biznesowe zajmują kwestie organizacyjne (np. znalezienie i przygotowanie odpowiedniej sali, zlokalizowanie i podłączenie rzutnika itp.)

Jak to działa?

Urządzenia

Ewidencja zasobów powierzonych pracownikom

Pełen rejestr sprzętów przekazanych na stałe pracownikom. Telefony, komputery, meble… Wiemy, co kto ma, ile czego mamy na stanie. Wraz z pełnymi danymi historycznymi.

BeeOffice gromadzi w jednym miejscu pełną informację o urządzeniach wykorzystywanych przez pracowników, historii  ich wydań i zwrotów. Dodatkowo daje możliwość generowania i drukowania dedykowanych dokumentów wydania i zwrotu konkretnych urządzeń.

Moduł Urządzenia pozwala na obsługę procesu zarządzania firmowym sprzętem przekazywanym użytkownikom, np. laptopami, telefonami, kartami wejściowymi. To funkcjonalność bardzo przydatna w każdej firmie, która chce panować nad posiadanymi urządzeniami i znać ich historię – od zakupu, przez wydanie użytkownikowi, aż po sprzedaż lub zniszczenie.

Czy wiesz, że… 1000: średnio tyle sztuk różnych urządzeń i istotnych elementów wyposażenia posiada firma ze 100 pracownikami biurowymi. Wśród nich są m.in. telefony, komputery, karty wejściowe, specjalistyczne narzędzia i sprzęty

  • Automatyzacja procesu przekazywania, zdawania lub formalnego potwierdzenia zniszczenia urządzeń
  • Dostęp online do bieżących informacji o statusie urządzenia, jego aktualnym i wcześniejszym przypisaniu oraz innych właściwościach
  • Uporządkowanie zarządzania urządzeniami przez korzystanie z jednoznacznych definicji typów urządzeń
  • Możliwość wydruku protokołów przekazania, zwrotu lub zniszczenia urządzenia
  • Natychmiastowa informacja o urządzeniach nieprzypisanych do pracowników, czyli takich, które powinny znajdować się w magazynie
  • Definiowanie własnych cech urządzeń w celu dodatkowej kategoryzacji
  • Eksport informacji o urządzeniach do plików Excel do dalszych szczegółowych analiz
  • Natychmiastowy dostęp do informacji o sprzęcie – za pomocą kilku kliknięć dowiesz się, ile urządzeń znajduje się u pracowników, a ile jest niewykorzystanych
  • Wyświetlenie danych o urządzeniach zakupionych w podanym okresie – przydatne do planowania potrzeb zakupowych w kolejnych okresach
  • Od ręki dowiadujesz się, kto i kiedy wydał sprzęt pracownikowi, a także gdzie się on znajduje w danej chwili
  • Możesz wyszukać urządzenie pełnotekstowo, wprowadzając tylko część jego nazwy bądź numer seryjny
  • Wydane użytkownikowi urządzenia natychmiast widzisz we właściwościach użytkownika w liście pracowników – w każdej chwili wiesz, jakie urządzenia są przypisane do danego użytkownika

Jak to działa?

Licencje IT

Rejestr licencji IT, uprawnień i pozwoleń

Lista posiadanych licencji, dane historyczne o zakupach, wydaniach i zwrotach. Łatwiej zadbać o legalność oprogramowania i… oszczędzić na zakupach licencji.

Ile licencji na oprogramowanie posiadamy w firmie? Kiedy którą kupiliśmy, kto z jakiej korzysta? W tym miejscu otrzymacie także wydruki wewnętrznych dokumentów wydania i zwrotu licencji oraz pełną informację o ich historii – możesz być spokojny, że na wypadek kontroli będziesz od ręki wiedział wszystko o losach poszczególnych licencji IT!

Moduł Licencje IT w BeeOffice to proste rozwiązanie Twoich problemów z zarządzaniem licencjami na oprogramowanie. Definiujesz listę dostępnych licencji, rejestrujesz zakupy, wydania i zwroty, a dzięki temu w każdej chwili możesz sprawdzić, kto daną licencję posiada, kto ją wydał oraz ile i jakich licencji IT w firmie posiadasz. Zatrudniając nowego pracownika, łatwo ocenisz, czy aby wyposażyć jego stanowisko pracy, musisz dokonywać nowych zakupów licencji, czy masz możliwość skorzystania z już wcześniej zakupionych, otrzymanych w ramach partnerstwa lub przypisanych do komputera. Raz definiując licencję, masz ją także do dyspozycji w module Zapotrzebowania.

Czy wiesz, że… 500: średnio tyle licencji na oprogramowanie IT ma firma  z 100 stanowiskami komputerowymi

  • Prosta i szybka definicja nowych licencji IT
  • Możliwość wykorzystania listy licencji w zapotrzebowaniach na licencje
  • Natychmiastowy podgląd stanu licencji w organizacji – rodzaj, liczba wydanych oraz dostępnych
  • Rejestracja zakupów, wydań i wycofań licencji
  • Wydruki dokumentów dla poszczególnych operacji
  • Dostępne różne typy licencji: zakupione, własne, z komputerem
  • Dostępna od ręki scalona informacja o liczbach i rodzajach licencji w Twojej organizacji
  • Łatwo możesz sprawdzić, jakie licencje IT zostały wydane konkretnemu pracownikowi
  • Wydane pracownikowi licencje automatycznie zostają do niego przypisane i są widoczne w definicji pracownika
  • Porządkujesz i standaryzujesz proces zarządzania licencjami w firmie
  • W prosty sposób, za pomocą drukowanych certyfikatów, udzielasz pracownikom zgody na korzystanie z określonego oprogramowania
  • W razie kontroli legalności oprogramowania masz natychmiast dostępną informację o aktualnej liczbie posiadanych licencji na oprogramowanie

Jak to działa?

Nagrania, case studies i poradniki

Dowiedz się więcej na temat zarządzania majątkiem w Twojej firmie na podstawie naszych webinarów, poradników oraz case studies.

Poradniki

Case studies

Ankieta potrzeb BeeOffice

Jakie funkcje BeeOffice Państwa zainteresowały? Prosimy o kilka informacji, które pozwolą nam przygotować ofertę dla Państwa firmy.

Napisz do nas Zadzwoń Wyślij email






    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest All for One Poland sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: iod@all-for-one.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy All for One Poland sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. All for One Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    61 827 70 00

    Biuro jest czynne
    od poniedziałku do piątku
    w godz. 8:00 – 16:00 (CET)

    Kontakt ogólny do firmy
    office.pl@all-for-one.com

    Pytania o produkty i usługi
    info.pl@all-for-one.com

    Pytania na temat pracy i staży
    kariera@all-for-one.com

    This site is registered on wpml.org as a development site. Switch to a production site key to remove this banner.