Użytkownicy systemu SAP pracujący w obszarze Administracji kadrami zajmując się wprowadzaniem i przetwarzaniem danych pracowników, muszą często wprowadzać lub zmieniać wiele typów informacji jednocześnie (na przykład w momencie zatrudniania nowego pracownika, zwiększania wynagrodzenia pracownika itd.). Wiąże się to z koniecznością wywoływania i uzupełniania w Systemie rekordów kilku infotypów naraz. Zadania te można usprawnić tworząc „Zdarzenia kadrowe”, po wywołaniu których system sam proponuje odpowiednie, ustalone przez użytkownika, infotypy do przetwarzania.
 

Funkcje Przewodnika Wdrożenia (IMG) umożliwiają tworzenie oraz zmianę struktury i opcji menu typów informacji. Wykonywanie zdarzeń kadrowych powoduje zmiany w transakcji PA40 oraz może powodować zmiany w infotypach Zdarzenia Dodatkowe 0302 i Zdarzenia 0000.

Z tworzeniem zdarzeń kadrowych związane jest pojęcie Grupa informacji, które określa, jakie typy informacji, w jakiej kolejności i za pomocą jakiej operacji (kopiowanie, tworzenie, ograniczanie, itd.) będą przetwarzane w czasie wykonywania zdarzenia.

Sposób utworzenia menu typu informacji

Polecenie: Stworzyć zdarzenie o nazwie „Dodatek dla rodziny”. Po wybraniu zdarzenia do wykonania mają wyświetlić się kolejno Infotypy: Dane osobowe (0002) oraz podtyp Zasiłek porodowy (M3V2) należący do infotypu Dodatkowe płatności (0015). Zdarzenie ma być zależne od grupy użytkowników 77 (tzn. ma być wyświetlane tylko dla grupy użytkowników 77).

Rozwiązanie

Należy wybrać w Menu SAP opcję Opracowanie projektu (SPRO).
1. Po przejściu do projektu IMG, na którym chcemy pracować, należy wybrać ścieżkę: Gospodarka kadrowa -> Administracja kadrami -> Ustawianie procedur -> Zdarzenia -> Definiowanie grup informacji.

Ad. 1.1.  Zależność grup użytkowników od menu i grup informacji:

Należy wprowadzić nowy wpis do tabeli określając numer i identyfikator (nazwę) tworzonego zdarzenia kadrowego. W kolumnie Zal. uż. określamy, że menu ma być widoczne tylko dla wybranej grupy użytkowników. Można określić grupę referencyjną (tu: grupa użytkowników 46), która posłuży do stworzenia menu, gdy na przykład w systemie nie zostanie określona wartość parametru UGR odpowiadającego za grupę użytkowników.

Ad. 1.3. Grupa informacji

Należy wybrać jako obszar roboczy numer tworzonego zdarzenia kadrowego (tu: M0). Po zatwierdzeniu wyboru wprowadzamy w tabeli nowe wpisy, określając:

  • Grupę użytkowników, dla której tworzymy menu.
  • Modyfikator grup informacji – używany aby określić, czy grupa informacji ma być zależna od informacji kontrolnych pracownika (np.: kodu kraju, obszaru kadrowego pracownika, itd.). Za zdefiniowanie tej zależności odpowiedzialna jest cecha IGMOD, której drzewo ustala się w wybierając opcję 1.2. Modyfikator grup informacji. Jeśli wartość cechy wynosi ” ”, to grupa informacji jest niezależna od informacji kontrolnych pracownika.
  • Infotypy, które mają być przetwarzane w czasie wykonywania zdarzenia.
  • Kolejność przetwarzania infotypów.

2. W strukturze IMG należy wybrać ścieżkę: Gospodarka kadrowa -> … -> Zdarzenia -> Definiowanie rodzajów zdarzeń kadrowych.

Ad. 2.2. Rodzaje zdarzeń kadrowych

Wprowadzamy w tabeli nowe wpisy, określając:

  • ID rodzaju tworzonego zdarzenia (Rodzaj Zdarzenia),
  • Nazwę zdarzenia (Oznaczenie rodzaju zdarzenia),
  • Oznaczenie charakteru zdarzenia (np. ‘1’- dla zdarzenia pierwszego zatrudnienia pracownika, ‘7’- dla zdarzenia pierwszego zatrudnienia połączonego z transferem danych z Rekrutacji, …, ‘0’- dla pozostałych zdarzeń), (CF),
  • Ustawienia wartości domyślnej statusów dla zdarzeń kadrowych (status wg klienta – Wg klienta, status zatrudnienia – Zatrudni., status płatność specjalna – Pł. spec.). W czasie zatrudniania pracownika system automatycznie uzupełni pola statusów. Statusy wg klienta można samodzielnie zdefiniować w IMG (funkcja: Tworzenie statusu specyficznego dla klienta),
  • Cechę do kontroli kolejności zdarzeń (Kontr.). Istnieją cechy, które sprawdzają, czy wykonywane przez nas zdarzenie pasuje do poprzednich zdarzeń dla danego pracownika (np.: cecha MSN32 dla zdarzenia wcześniejszej emerytury/ emerytury sprawdza, czy pracownik miał status pracownika aktywnego, ponieważ tylko pracownik aktywny może przejść na wcześniejszą emeryturę/ emeryturę),
  • Możliwość wprowadzania danych lub tylko ich odczytu w obszarze przypisania organizacyjnego w transakcji PA40 lub w infotypie Zdarzenie (0000). Dotyczy to pól: Stanowisko (P), Obszar kadrowy (PK), Grupa pracowni-ków (GP), Podgrupa pracowników (PP). Jeśli dane pole nie zostało aktywowane, w czasie wykonywania zdarzenia będzie ono polem tylko do odczytu,
  • Numer grupy informacji (GI),
  • Moment (datę), od którego tworzone rekordy stają się ważne (Sterowanie datami). Jeżeli wartość pola wynosi ” ”, to data wprowadzona jako data początkowa przy wykonywaniu zdarzenia jest datą początkową dla tworzonego rekordu. Jeżeli wartość pola wynosi ”1”, to data wprowadzona jako data początkowa przy wykonywaniu zdarzenia jest datą końcową starego rekordu,
  • Aktualizację infotypu Zdarzenia (0000) podczas wykonywania zdarzenia (A0000). Po aktywowaniu pola typ zdarzenia kadrowego jest przechowywany w infotypie 0000. W infotypie 0000 wskazane jest logowanie zdarzeń, które zmieniają status pracownika. Dodatkowo w infotypie tym można logować tylko jeden typ zdarzenia kadrowego tego samego dnia,
  • Aktualizację infotypu Zdarzenia dodatkowe (0302) podczas wykonywania zdarzenia (A0302). Po aktywowaniu pola wszystkie typy zdarzeń kadrowych będą automatycznie logowane w infotypie 0302. W tym infotypie można logować zdarzenia, które nie zmieniają statusu pracownika. Dodatkowo można tu logować w tym samym dniu wiele typów zdarzeń,
  • Czy zdarzenie połączone jest ze zmianą kraju (Zmiana kraju). Po aktywacji tego pola system w czasie wykonywania zdarzenia przeprowadzi w pojedynczym kroku zdarzenie zatrudnienia z nowym numerem pracownika i rozwiązanie umowy dla poprzedniego numeru pracownika.

3. W strukturze IMG należy wybrać ścieżkę: Gospodarka kadrowa -> … -> Zdarzenia -> Tworzenie powodów rodzajów zdarzeń kadrowych.

4. W strukturze IMG należy wybrać ścieżkę: Gospodarka kadrowa -> … -> Zdarzenia -> Zmiana menu zdarzeń.

2.1. Zależność grup użytkowników

Należy znać obszar roboczy, do którego ma należeć tworzone menu zdarzeń. Jeśli zdarzenie ma być widoczne w obszarze Administracji kadrami, to obszarem roboczym jest menu Zdarzenia (01). Dla wybranego obszaru roboczego należy sprawdzić, czy zaznaczona jest opcja zależności menu od grupy użytkowników. Można określić dla menu referencyjną grupę użytkowników, która posłuży do stworzenia menu zdarzeń, gdy np. w systemie nie zostanie określona grupa użytkowników (czyli nie zostanie zdefiniowana dla użytkownika wartość parametru UGR).

2.2. Menu typów informacji

Należy wybrać obszar roboczy, do którego ma należeć tworzone menu zdarzeń. Tworzymy nowy wpis, przypisując „na-szej” grupie użytkowników (77) tworzone zdarzenie (A0). Możemy zaznaczyć i skopiować zdarzenia już istniejące, utworzone dla innych grup użytkowników (Kopiuj jako), przypisując im numer grupy, dla której mają być wyświetlane w transakcji PA40 lub w infotypie Zdarzenia (0000).

W ten sposób menu zdarzeń A0 zostało umieszczone w zbiorze menu dotyczących Administracji kadrami (transakcja PA40).

Po wykonaniu powyższych kroków zostanie utworzone zdarzenie kadrowe „Dodatek dla rodziny”  widoczne dla grupy użytkowników 77. Grupę użytkowników określa się dla danego użytkownika definiując wartość parametru UGR (transakcja SU01 lub ścieżka w Menu SAP:  System -> Profil użytkownika -> Parametry użytkownika -> Zakładka Parametr).