Wyznaczać cele, rozwijać kompetencje, uczyć

Dlaczego e-learning?

Konkurencyjność każdej firmy w dużej mierze zależy od właściwego zdefiniowania celów i zakresu obowiązków pracowników, a także od czasu integracji nowych pracowników i dokształcania pozostałych. Jak bardzo jako organizacja jesteśmy w stanie skutecznie i efektywnie przekazywać nowym i nie tylko nowym pracownikom wiedzę przedsiębiorstwa?

Łatwy dostęp i korzystanie z różnych źródeł know-how, zarówno zakupionego na zewnątrz, jak i wypracowanego podczas wielu lat istnienia firmy, jest jednym z głównych mechanizmów, dzięki którym rozwijamy się.

E-learning pozwala szkolić duże, rozproszone grupy w zindywidualizowanym czasie i tempie. Pracownicy szkolą się w czasie, który jest dla nich najodpowiedniejszy, nie odrywając się od swoich stanowisk pracy.

Zwiększa to efektywność wykorzystania czasu pracowników, a także rodzi w nich motywację do samorozwoju i samokształcenia.

Szkolenia e-learningowe redukują w istotny sposób koszty organizacji procesu nauczania. Eliminują koszty wynajmu sal szkoleniowych, transportu czy zakwaterowania. Dają łatwy i stały dostęp do wszystkich zgromadzonych materiałów bez zbędnych ograniczeń. Przeglądając szkolenie dotyczące czynności wykonywanej okresowo (np. zamykanie miesiąca czy roku obrachunkowego), pracownik może przypomnieć sobie działania, jakie należy wykonać w ramach takiej czynności.

Szkolenia przyszłości

Potrzeba nauki w modelu just-in-time zaowocowała powstaniem nowego rodzaju szkoleń. Szkolenia te łączą w sobie tradycyjne metody nauczania z najnowocześniejszymi rozwiązaniami technologicznymi, czyli e-learningiem. Takim właśnie podejściem charakteryzuje się SAP Learning Solution, który pomaga przełamać ograniczenia wynikające z tradycyjnego postrzegania procesu kształcenia.

SAP LSO stanowi rozszerzenie funkcjonalne systemu Zarządzania Szkoleniami, obecnego od dawna w mySAP HR/mySAP HCM. Zintegrowanie części szkoleniowej z obszarem HR ułatwia elastyczne kształtowanie polityki kadrowej. Dane o wymaganiach na danym stanowisku pracy, dane osobowe, czy przypisania kosztowe są pobierane wprost z systemu HR.

SAP Learning Solution wspiera światowy standard e-learningowy SCORM (Sharable Content Object Reference Model). SCORM zbiera wszystkie dobre praktyki związane ze szkoleniami elektronicznymi, budując powszechnie akceptowany standard tworzenia, obsługi i dystrybucji szkoleń.

W SAP LSO firma może wybrać odpowiednią drogę kształcenia w zależności od potrzeb uczących się. Poza tradycyjnymi szkoleniami stacjonarnymi mamy do wyboru kursy internetowe, testy online, jak również szkolenia zewnętrzne.

SAP LSO zapewnia rozwiązanie dla komunikacji i wymiany informacji z przedsiębiorstwami zewnętrznymi, które dostarczają treść (kontent) szkoleń. Aby skorzystać z kursu zewnętrznego, nie trzeba mieć go na własnym serwerze. Jest on odtwarzany z serwera kontentu dostawcy szkoleń zewnętrznych.

Specjalny rodzaj kursu stanowi curriculum, czyli program szkoleń. Jest to zbiór szkoleń, dostępnych w postaci ścieżki szkoleniowej, wyznaczającej kolejne etapy rozwoju kompetencji pracownika.

Zaliczenie zarówno programu szkoleń czy pojedynczego szkolenia wiąże się z nabyciem zbioru powiązanych kwalifikacji. Zarówno szkolenia stacjonarne jak i internetowe mogą być łączone w ścieżki szkoleniowe. Takie podejście pozwala na kompleksowe łączenie profilu kompetencji, przypisanego do stanowiska, z przeprowadzeniem szkoleń dla pracownika, który je obejmuje.

Elementy SAP LSO

Na platformę SAP LSO składają się komponenty:

• portal szkoleniowy: w ramach portalu pracownik ma dostęp do wszystkich działań związanych z procesem szkolenia się,
• zarządzanie szkoleniami: zarządza procesem nauczania, identyfikuje potrzeby szkoleniowe, rozlicza koszty szkoleń,
• content player: komponent odpowiedzialny za odtwarzanie treści szkoleniowej z serwera kontent,u zgodnie z wybraną przez uczącego się strategią nauczania,
• środowisko autorskie: służy do przygotowania własnej propozycji szkoleniowej,
• offline player: umożliwia odtwarzanie kursów lokalnie.

Na miarę różnych potrzeb

SAP LSO pozwala dostosować portal szkoleniowy do potrzeb pracowników i organizacji. Dzięki możliwości określenia własnej, indywidualnej strategii nauczania, uczestnik dopasowuje zakres, intensywność oraz poziom kursu do swoich wymagań.

Rozwiązanie dostarcza przejrzystego podglądu działań szkoleniowych. Wyświetla informacje o aktualnych, trwających i zakończonych szkoleniach, a co szczególnie ważne: szkoleniach obowiązkowych bądź podnoszących kompetencje, które przypisane do pracownika/stanowiska, są na poziomie zaawansowania niższym niż wymagany.

Pracownicy dokonują rezerwacji na szkolenia za pomocą portalu szkoleniowego. Natomiast przełożony lub administrator szkoleń (osoba z działu HR) może zarezerwować kursy z poziomu modułu zarządzania szkoleniami.

W trakcie rezerwacji system sprawdza wymagania wstępne rezerwacji kursu. Jeżeli uczestnik nie spełnia wymagań wstępnych, system wskaże szkolenia, które pozwolą mu uzupełnić brakujące kwalifikacje. Umożliwia również porównanie kwalifikacji danej osoby z wymaganiami na danym stanowisku.

Wśród typów szkoleń dostępnych w środowisku można wyróżnić kursy, które są szczególnie ważne z punktu widzenia zarządzania kosztami. Są to szkolenia wymagające potwierdzenia, tzn., gdy pracownik chce zarezerwować taki kurs, to musi najpierw uzyskać potwierdzenie swojego przełożonego i dopiero po jego akceptacji może je zarezerwować.

Jeżeli pracownik chce zarezerwować szkolenie, jednak nie odpowiada mu jego termin, język lub lokalizacja, to może dokonać wstępnej rezerwacji tego kursu. Polega ona na złożeniu własnej propozycji szkoleniowej, która charakteryzuje się dedykowanymi danymi. W momencie utworzenia żądanego kursu, uczestnik jest o tym fakcie informowany za pośrednictwem portalu szkoleniowego.

Po zatwierdzeniu przez system rezerwacji, uczestnik może otrzymać automatyczną korespondencję w postaci wydruku, e-maila, SMS-a, fax-u, czy też bezpośrednio informacji na portalu szkoleniowym z opisem zarezerwowanego szkolenia.

SAP LSO zapewnia sprawną komunikację między osobami zaangażowanymi w proces kształcenia, poprzez wysyłanie zawiadomień na różne zdarzenia szkoleniowe, np. rezerwację, odwołanie, potwierdzenie uczestnictwa, zmianę rezerwacji zasobów.

Kiedy szkolenie zostanie zakończone, możliwe są następujące scenariusze działań: transfer odpowiednich kwalifikacji, ocena oraz rozliczenie kosztów szkolenia. Gdy kurs dobiegł końca i pracownik zdobył wymaganą wiedzę, to jego profil kompetencji w mySAP HR ulega automatycznie zmianie.

Autor skonstruuje testy

W skład środowiska autorskiego SAP LSO wchodzi narzędzie autora testu. To rozwiązanie pozwala konstruować własne testy weryfikujące wiedzę oraz umiejętności. Testy są zróżnicowane i różnie wpływają na przebieg szkolenia, którego są częścią.

Test kwalifikacyjny, sprawdzający czy uczestnikowi potrzebny jest dane szkolenie, czy też posiada już wiedzę, która jest w nim zawarta, jest umieszczany na początku modułu nauczania. Kiedy uczestnik zaliczy test kwalifikacyjny, to jednocześnie zaliczy cały kurs. Nie musi uczestniczyć w dalszej części szkolenia.

Test samosprawdzający nie wpływa na przebieg procesu kształcenia. Celem ćwiczenia jest monitorowanie procesu nauczania w dowolnym momencie kursu. Dopiero pozytywne ukończenie tego testu pozwala przejść do kolejnej lekcji. Test końcowy służy do sprawdzenia wiedzy nabytej w trakcie kursu. W przypadku niezaliczenia testu końcowego, całe szkolenie jest niezaliczone i nie następuje transfer kompetencji do mySAP HR.

Konstruując strukturę testu mamy do dyspozycji szablony pytań jedno- i wielokrotnego wyboru, pytania „prawda i fałsz” oraz pytania otwarte. Istotną zaletą wykorzystania autora testu jest obecność dużej liczby atrybutów wyznaczających charakter testu. Wśród nich najważniejsze to: losowość pytań i odpowiedzi, czas trwania testu, progi zaliczeniowe, model kalkulacji wyników oraz poziom informacji zwrotnej.

Elastyczność i prostota tego narzędzia uniezależnia firmę od zewnętrznych dostawców w zakresie pisania testów, przy równoczesnym dopełnieniu możliwości środowiska do tworzenia treści szkoleniowych.

Zarządzanie zawartością

Z poziomu środowiska autorskiego mamy dostęp do systemu zarządzania zawartością (CMS- Content Management System). W SAP LSO istnieje koncepcja dwóch repozytoriów: centralnego i lokalnego. To drugie instalowane jest lokalnie dla każdego autora treści szkoleniowej i stanowi jego obszar roboczy.

Gdy autor tworzy własną treść szkoleniową, to jest ona zapisywana w jego własnym repozytorium. Dopiero po opublikowaniu modułu nauczania jest on dostępny w centralnym repozytorium. W ten sposób uproszczona zostaje wymiana danych. Ponadto zapewniamy niezależność konstruowania treści szkoleniowej dla każdego autora. Eliminuje się w ten sposób obecność zbędnych, tworzonych w celach testowych, szkoleń w globalnym repozytorium, co zwiększa wydajność i efektywność przepływu danych.

Aktualizacja szkoleń

Każda zmiana w opublikowanej treści szkoleniowej powoduje powstanie jego nowej wersji. Rozwiązanie SAP LSO umożliwia zdefiniowanie reakcji systemu na wprowadzone zmiany w szkoleniu na poziomie autora, administratora oraz uczestnika kursu.

Dzięki wersjonowaniu, w momencie pojawienia się nowej wersji kursu można określić następujące działania: automatyczną aktualizację zmodyfikowanego szkolenia, usunięcie postępów w nauce odnoszących się do starej wersji szkolenia, płatność za nową wersję szkolenia. Można także zdefiniować, iż uczestnik, który przerwał odtwarzanie szkolenia, będzie mógł je kontynuować w wersji, w której je rozpoczął, mimo że w międzyczasie pojawiła się nowa wersja.

Integracja z innymi rozwiązaniami

SAP LSO nie jest tylko platformą e-learningową, gdzie można odtwarzać szkolenia. Jego wielką zaletą jest możliwość integracji wiedzy i nauczania z innymi systemami SAP.

Zarządzanie procesem nauczania wiąże się potrzebą obiektywnej oceny drogi kształcenia. Dzięki integracji z hurtownią danych SAP BW, SAP LSO zapewnia duże możliwości raportowania. Dostępnych jest wiele raportów, które można sklasyfikować w trzy główne grupy: szkoleń, uczestnictwa i zdarzeń. Cały proces nauczania może być w ten sposób stale monitorowany. Przełożeni mogą w łatwo kontrolować postępy pracowników i stopień zbieżności ich kwalifikacji w powiązaniu z odbytymi bądź brakującymi szkoleniami.

Integracja z SAP NetWeaver Portal umożliwia korzystanie z funkcjonalności collaboration. Można bowiem zintegrować działania szkoleniowe z pokojami współpracy, które dostarczają funkcji chat i współdzielenia aplikacji. Dzięki temu mamy możliwość dyskusji z instruktorem lub innymi uczącymi się, co gwarantuje efektywniejszą drogę przekazywania wiedzy, łatwiejszy jej transfer oraz szybsze rozwiązywanie problemów.

Dzięki tym i innym rozwiązaniom SAP LSO firma może znacznie przybliżyć się do modelu organizacji permanentnie uczącej się.

Wyznaczać cele, rozwijać kompetencje, uczyć…

Dział HR w dużej firmie aktywnie uczestniczy w kształtowaniu wartości firmy poprzez rozwój potencjału pracowników. Takie zagadnienia jak zarządzanie przez cele (MBO – Management by Objective), zarządzanie kompetencjami, e-szkolenia są fragmentami całości, która powinna tworzyć kompleksowe rozwiązanie.

Za wyznaczaniem celów w ramach MBO musi iść świadomość, jakie elementy wpływają na ich realizację i jakie mogą podlegać miękkim procesom zarządzania. Wyznaczanie celów nie może być oderwane od budowy profilu kompetencji, wymaganych na danym stanowisku. Kompetencje powinny mieć ścisły związek z możliwościami ich wykorzystania do realizacji celów. Zarządzanie wiedzą pracowników przekłada się m.in. na język dostępnych bądź wymaganych szkoleń.

Spójności tych elementów powinni być świadomi zarówno pracownicy, przełożeni, jak i dział HR. Jeżeli do tych składowych dodamy systemy samoobsługowe (ESS – Employee Self Service, MSS – Manager Self Service), które uzupełniają istniejące procesy, a nie są narzędziami oderwanymi od rzeczywistej użyteczności, to uzyskujemy w ten sposób pętlę sprzężenia zwrotnego. Pętlę, która ma cenną właściwość samoregulacji i która nie musi być zarządzana 24 godziny na dobę.