Menedżer IT, który decyduje się na outsourcing systemów archiwalnych w profesjonalnym centrum przetwarzania danych, pozbywa się problemu z przestarzałą platformą sprzętowo-programową i dostępem do specjalistycznych, często trudno dostępnych kompetencji. Musi jednak zaakceptować ryzyko wynikające z braku wsparcia producenta oprogramowania, który nierzadko nie wspiera już starego rozwiązania lub zmigrować dane do innego wspieranego systemu. W konsekwencji może skupić się na rozwoju bieżących systemów IT i lepszym reagowaniu na aktualne potrzeby biznesu.
 

Pod pojęciem systemu archiwalnego w świecie IT rozumiemy system informatyczny, w którym przechowujemy dane na potrzeby dostępu do danych historycznych. W takim systemie nie ewidencjonujemy i nie przetwarzamy bieżących operacji gospodarczych, ale dostęp do nich jest nadal istotny ze względów podatkowych, raportowych itp. Najczęściej dane takie są w trybie read-only (tylko do odczytu). Wymagany czas przechowywania – nawet 50 lat – rodzi wiele problemów w zarządzaniu architekturą IT. Rozwiązaniem może być oddanie archiwum systemów w outsourcing.

Po co nam systemy archiwalne

Systemy archiwalne powstają z biegiem lat, najczęściej poprzez wdrożenie nowego oprogramowania, które wypiera z bieżącego użytkowania obecnie wykorzystywane. Nowsze oprogramowanie w lepszy sposób adresuje wymagania, jakie stawiamy systemom informatycznym, w sposób bardziej przemyślany i efektywniejszy dla użytkownika odzwierciedla bieżące wprowadzanie i zarządzanie danymi.

Wymiana systemu często następuje z powodu zmian właścicielskich przedsiębiorstwa lub rolloutu korporacyjnych rozwiązań do kolejnych oddziałów. Wraz z wprowadzaniem nowych systemów informatycznych najczęściej nie przenosi się wszystkich danych ze starego systemu, ale jedynie niezbędną cześć, która pozwala na rozpoczęcie korzystania z nowego rozwiązania. W efekcie starsze dane pozostają w poprzednich systemach – teraz już archiwalnych. Z biegiem lat takich systemów może powstać kilka, np. dla różnych obszarów biznesowych, jeden zawierający starsze dane kadrowo-płacowe, inny dane finansowe. Dochodzi nam utrzymywanie takich systemów, co nie zawsze jest zadaniem prostym.

Jak długo i jak utrzymywać stare systemy IT

W wielu przypadkach czas przechowywania danych historycznych jest określony przez ustawodawcę. W zależności od ich kategorii, dane należy przechowywać od 5 (dane finansowe) do 50 lat (dane pracownicze).

Obecnie w większości firm takie dane są już przechowywane w systemach informatycznych. Parametry dostępności dla takich systemów zazwyczaj nie są krytyczne, bo nie rejestrujemy w nich bieżących danych, tylko zwykle sprawdzamy interesujące nas dane z przeszłości. W efekcie systemy archiwalne mogą być dostępne tylko na żądanie użytkownika i uruchamiane na pewien  czas.

Najczęściej dla takich systemów nie utrzymujemy wsparcia producenta oprogramowania, nie aktualizujemy go na bieżąco. Między innymi z tego powodu z biegiem lat napotykamy na coraz więcej barier dotyczących kompatybilności oprogramowania powiązanego z konkretną platformą fizyczną. Awaria takiego systemu nie jest problemem, który wpływa na bieżącą działalność, ale może nam przysporzyć dużo pracy i stresu, bo możemy mieć problem z uruchomieniem czy odtworzeniem systemu po awarii.

Jednym z pomysłów na uniezależnienie się od warstwy sprzętowej jest wirtualizacja systemu, jednak nie zawsze jest to możliwe. Cały czas pozostaje problem braku wsparcia producentów oprogramowania. W tym zakresie mamy dwa wyjścia:

  • świadomie akceptujemy ryzyko wystąpienia awarii i związanych z tym konsekwencji,
  • utrzymujemy wsparcie producenta oprogramowania czy platformy sprzętowej i dokonujemy niezbędnych aktualizacji, aby takie wsparcie utrzymać – wiąże się to jednak z ponoszeniem kosztów opłat serwisowych,
  • migrujemy wszystkie dane do aktualnych systemów (co nie jest dobrą praktyką).

Oprócz samych zależności sprzętowo-programowych możemy też spotkać się z problemem braku kompetencji (czyli specjalistów IT) dla danego rozwiązania, szczególnie jeśli dotyczy to technologii, które z biegiem lat tracą na popularności. Nie ma tutaj prostych rozwiązań, które gwarantują dostęp do danych przez wiele lat. Z reguły, co naturalne, firma nie chce inwestować w system, który nie jest jej już potrzebny do bieżącej działalności, z drugiej strony bez ponoszenia kosztów nie ma gwarancji, że będzie możliwość dotarcia do tych danych, kiedy będzie taka potrzeba. Ważne jest, czy zdajemy sobie z tego sprawę i świadomie akceptujemy takie ryzyko?

Archiwum w outsourcingu

Jedną z możliwości częściowego pozbycia się problemu utrzymywania systemów archiwalnych jest przekazanie ich do centrum outsourcingowego.

Centra outsourcingowe obsługują wielu klientów i wiele technologii, więc problem kompetencji nierzadko jest już rozwiązany. W centrach kompetencyjnych pracownik, który specjalizuje się w technologiach schodzących z rynku, może obsługiwać platformy wielu klientów, co w efekcie realnie obniży koszty obsługi dla pojedynczego klienta.

Jeśli chodzi o warstwę sprzętową, naturalnym pomysłem, jak wspomniałem wcześniej, jest wirtualizacja. Jednak jeśli ktoś korzysta z architektury np. procesorów PA-RISC czy Ultra SPARCK, to wirtualizacja do architektury Intel może okazać się złożonym projektem, bo konieczna będzie migracja danych. Może wręcz okazać się niemożliwa, jeśli producent nie wspiera swojego oprogramowania w obecnej w wersji w architekturze Intel. W takim przypadku konieczne może być wsparcie producenta oprogramowania, a tego nierzadko klient już nie posiada. Efekt końcowy jest taki, że niektóre systemy muszą być utrzymywane w architekturze, jaką przewidział producent, ale wiąże się to z pewnymi ograniczeniami i akceptacją ryzyka.

Kluczowe jest, aby w momencie przekazywania systemów do centrum outsourcingowego realistycznie ustalić parametry SLA, tak aby dostawca mógł się z nich wywiązać w przypadku np. awarii sprzętu, na który nie obowiązują już kontrakty serwisowe i jednym rozwiązaniem problemu może być zakup komponentów na rynku wtórnym. W skrajnym przypadku może się to okazać już niemożliwe. Z drugiej strony warto pamiętać, że wygórowany pułap wymagań na pewno wpływa na cenę usługi, a autentyczna weryfikacja dostawcy będzie miała miejsce przy poważnej awarii. Efekty wydają się łatwe do przewidzenia.

Systemy archiwalne w All for One Data Centers

All for One Data Centers ma wieloletnie doświadczenia w zaawansowanych środowiskach na różnych platformach sprzętowo-programowych. Dysponuje licznym zespołem wysoko wykwalifikowanych specjalistów IT z zakresu wszystkich popularnych technologii. Usługi są realizowane w oparciu o kontrakty SLA, które precyzyjne określają parametry wydajności i dostępności powierzonych systemów. Wysokie parametry bezpieczeństwa systemów klientów gwarantują wdrożone normy bezpieczeństwa: System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z ISO 27001 oraz System Zarządzania Usługami IT zgodny z ISO 20000 i standardami ITIL. W konsekwencji All for One Data Centers świadczy kompleksowe usługi outsourcingu i zarządzanego hostingu IT na najwyższym światowym poziomie. Jednym z elementów bogatej oferty jest utrzymywanie systemów archiwalnych na różnych platformach sprzętowo-programowych.