Na rynku, na którym to pracownik dyktuje warunki pracodawcy, pozyskanie nowego talentu to zaledwie połowa sukcesu. Warto zadbać, by już z chwilą zaakceptowania oferty przez kandydata rozpoczęła się jego adaptacja w nowej firmie. Moduł Onboarding w SAP SuccessFactors wspiera ten proces, płynnie „przeprowadzając” pracownika przez wszystkie etapy – od powitania przez przełożonego, poprzez odnalezienie się w firmowych procedurach, aż do nawiązania dobrych relacji ze współpracownikami.
 

Analitycy i specjaliści do spraw polskiego rynku pracy coraz częściej opisują bieżące trendy za pomocą hasła-klucza: rynek pracownika. Jakie argumenty przemawiają za takim określeniem? Według jednego z badań aż 85% zatrudnionych Polaków nie miała problemów ze znalezieniem pierwszej pracy, 76% pracowników nie obawia się utraty zatrudnienia, a ponad połowa jest przekonana, że będzie w stanie znaleźć nowe zatrudnienie w ciągu trzech miesięcy (zob. Barometr Rynku Pracy Work Service – IV edycja).

Dzisiejszy pracownik czuje się pewniej na rynku pracy i bardziej optymistycznie patrzy w swoją zawodową przyszłość. A co za tym idzie, staje się dużo bardziej wymagający wobec pracodawcy, widząc dla siebie alternatywne ścieżki w innych organizacjach w przypadku rozczarowania obecnym stanowiskiem.

Jak rynek pracownika prezentuje się z punktu widzenia pracodawców? Pracodawcy zaczynają odczuwać większe trudności w pozyskaniu odpowiednich talentów do swoich organizacji (szczególnie, jeśli chodzi o osoby o specyficznych kompetencjach). A kiedy już uda się zrekrutować dobrych kandydatów, okazuje się, że to dopiero połowa sukcesu. Aż ponad 80% pracowników podejmuje decyzję o pozostaniu lub odejściu z firmy podczas pierwszych sześciu miesięcy zatrudnienia (zob. M. Laurano, A new look at new hires. Aberdeen Group 2013). Często bagatelizowany jest fakt, że akceptując naszą ofertę, kandydat ma w zanadrzu alternatywne propozycje bądź nadal bierze udział w innych procesach rekrutacyjnych, które rozstrzygną się dopiero po rozpoczęciu nowej pracy. Można zatem powiedzieć, że samo zaakceptowanie oferty przez kandydata nie daje nam jeszcze żadnej gwarancji, że proces rekrutacyjny został zakończony. Co więcej, rozpoczyna ono szczególnie istotny etap w cyklu życia pracownika w organizacji, a mianowicie proces adaptacji.

Czym jest proces adaptacji i kiedy powinien być zainicjowany? Angielski termin onboarding nieco precyzyjniej oddaje charakter czynności związanych z całym procesem. Mamy tu bowiem do czynienia z wszystkimi aktywnościami (formalnymi, prawnymi, proceduralnymi, ale także przystosowawczymi), które zmierzają do powitania i przyjęcia „na pokład” nowego członka załogi.

Nasuwa się w tym miejscu analogia do podróży samolotem, w ramach której onboarding pasażera zawierałby nie tylko samo wejście do samolotu, ale również:

  • odprawę z nadaniem bagażu,
  • potwierdzenie dokumentów podróży,
  • kontrolę bezpieczeństwa,
  • przyjęcie na pokład samolotu na podstawie sprawdzonej karty pokładowej,
  • zajęcie odpowiedniego miejsca,
  • zapięcie pasów i przejście podstawowego przeszkolenia z zasad bezpieczeństwa,
  • pełen pakiet informacji o przebiegu lotu i wpierającej go załodze.

W bardzo podobny, kompleksowy sposób można podejść do procesu adaptacji pracownika w organizacji. Ale kiedy dokładnie należy rozpocząć takie działania? Analogia lotnicza podpowiada, że już podczas weryfikacji podróżnego – w tym przypadku przyszłego pracownika, czyli na etapie rekrutacj.

Powszechnie uważa się, że wprowadzenie nowego pracownika do organizacji rozpoczyna się w pierwszym dniu jego zatrudnienia. Nic bardziej złudnego. Oczekując na koniec okresu wypowiedzenia u obecnego pracodawcy przez miesiąc, dwa lub dłużej, nowy talent jest pełen pozytywnej energii i silnej motywacji. Od sprawnego procesu adaptacji zależy, czy będzie to trwały budulec do nawiązania więzi i identyfikacji z naszą organizacją, czy może wsparcie konkurencji i oddanie cennego kandydata w ręce innego pracodawcy. Kandydat zawsze może zmienić zdanie i podjąć inną pracę, mimo że czekamy na niego z otwartymi ramionami. Co konkretnie zrobić, by zaangażować nowo odkryty talent jak najwcześniej?

Z pomocą przychodzi SAP SuccessFactors – narzędzie, które wspiera szeroko zakrojone procesy HR, a wśród nich także proces adaptacji. W ramach modułu Onboarding klienci korzystają z dedykowanego portalu dla przyszłych pracowników, na którym umieszczane są niezbędne podstawowe informacje na temat firmy i pierwszych dni w jej murach. Może się tam znaleźć na przykład:

  • wiadomość powitalna dla nowych pracowników,
  • agenda pierwszych dni w organizacji (zwykle składa się ona z podstawowych szkoleń wprowadzających i czasu na poznanie współpracowników),
  • informacje na temat świadczeń dodatkowych (tzw. benefitów),
  • wewnętrzne polityki i procedury firmy,
  • plan biura,
  • dokumentacja, którą przyszły pracownik powinien uzupełnić online lub złożyć w wersji papierowej w dziale HR w pierwszym dniu pracy.

Przykładowa strona główna SAP SuccessFactors dla nowego pracownika

Dzięki portalowi przyszły pracownik może w łatwy i przyjazny sposób odnaleźć wszystkie niezbędne informacje, a także dowiedzieć się więcej na temat środowiska, w jakim będzie się poruszał w niedalekiej przyszłości.

Ponadto uzupełnieniem może być zaproszenie przyszłego pracownika do grupy adaptacyjnej utworzonej w ramach platformy społecznościowej SAP SuccessFactors Jam. Nie tylko dostarcza ona wiedzy o organizacji, ale przede wszystkim wspiera poczucie przynależności do społeczności pracowników poprzez funkcjonalności forum, możliwość komentowania i „polubienia” udostępnionych przez pracowników materiałów, możliwość wspólnego planowania działań (np. poprzez narzędzia sondażowe, kalendarz) i wymiany informacji.

Przykładowa grupa Jam dla nowych pracowników wspierająca proces adaptacji w organizacji

Portal wymiany wiedzy to nie tylko narzędzie angażujące przyszłego pracownika, ale także ogromne wsparcie w poznawaniu organizacji od środka, już po przekroczeniu jej progu. Pierwsze dni pracy mogą przyprawiać czasem o zawrót głowy. Poza obowiązkowymi szkoleniami takimi jak BHP i spotkaniami wprowadzającymi w tajniki wewnętrznych procedur, nowy pracownik często zderza się z masą nowych pojęć, skrótów i wiadomości, które brzmią obco. W takich chwilach możliwość łatwego wyszukania informacji i odnalezienia osoby, która może wyjaśnić szczegóły niezależnie od lokalizacji w jakiej się znajduje, jest nieoceniona.

SAP SuccessFactors Jam ułatwia komunikację pomiędzy pracownikami, przenosząc tradycyjną wymianę zdań poprzez e-maile na wyższy poziom, na miarę epoki mediów społecznościowych. Aplikacje mobilne na telefon komórkowy i tablet umożliwiają korzystanie z platformy w dowolnym miejscu o dowolnej porze – dokładnie wtedy, kiedy pojawi się potrzeba odnalezienia informacji lub podzielenia się jakąś wiadomością ze współpracownikami.

Badania pokazują, że większość nowo zatrudnionych nie jest w stanie zrealizować pierwszego celu biznesowego w wyznaczonym terminie (M. Laurano, A new look at new hires). Tymczasem nowoczesne, łatwe w obsłudze narzędzia pomagają w szybki sposób uporać się z kwestiami administracyjnymi, dzięki czemu nowy pracownik może poświęcić całą swoją uwagę czynnościom związanym z poznawaniem specyfiki swojego nowego stanowiska. SAP SuccessFactors pomaga znacznie skrócić czas osiągania pełnej efektywności, dzięki wspieraniu procesów zarządzania wiedzą w organizacji i udostępnieniu platformy komunikacyjnej, która zachęca do współpracy i angażuje wszystkich pracowników.

Proces adaptacji zazwyczaj wymaga również udziału bezpośredniego przełożonego, który powinien zadbać nie tylko o stanowisko pracy nowego pracownika, ale przede wszystkim o odpowiedni transfer wiedzy i nawiązanie relacji z kluczowymi osobami w organizacji. SAP SuccessFactors jest w tym przypadku szczególnie pomocny, gdyż prowadzi menadżerów przez niezbędne kroki w procesie adaptacji nowego pracownika. Przełożony może napisać wiadomość powitalną, polecić linki do ważnych stron internetowych, zaplanować spotkanie z nowym pracownikiem (integracja z Outlookiem zapewnia spójność kalendarza), przypisać i polecić osoby, z którymi nowy pracownik powinien nawiązać kontakt, oraz posłużyć się własną listą kontrolną, aby pamiętać o zorganizowaniu sprzętu i stanowiska pracy. A wszystkie te funkcjonalności dostępne również poprzez aplikacje na urządzaniach mobilnych.

Obsługa procesu adaptacji nowego pracownika z perspektywy menedżera – przykładowy ekran

Pełna integracja z pozostałymi modułami SAP SuccessFactors oraz SAP HCM on-premise sprawia, że w płynny sposób możemy przechodzić od procesu rekrutacji przez onboarding, zatrudnienie, aż po zaawansowane procesy planowania szkoleń, rozwoju i sukcesji. Dzięki prostemu i przystępnemu interfejsowi pracownicy chętniej korzystają z narzędzia i doceniają wsparcie, jakie dostarcza ono w realizacji codziennych zadań biznesowych. Ponadto szereg dobrych praktyk, na których opiera się system, wyznacza standardy dla działań w organizacji i zachęca do innowacyjnych form współpracy. Onboarding to kolejny moduł, który udowadnia, że SAP SuccessFactors jest systemem z ludzką twarzą, bo przecież sukces jest rzeczą ludzką.