Komponent Project Management dostępny w SAP Solution Managerze służy do scentralizowanego zarządzania cyklem życia implementowanego rozwiązania SAP – od tworzenia koncepcji, po utrzymanie i optymalizację. Jego największe zalety to pełna integracja z systemami SAP, których dotyczy prowadzony projekt, kompletna dokumentacja dostępna w jednym systemie oraz możliwość wykorzystania innych narzędzi dostępnych w SAP Solution Managerze, np. do monitorowania procesów biznesowych i zarządzania zmianą w procesach.
 

Rozwiązanie SAP Solution Manager używane jest w instalacjach SAP jako platforma wspomagająca zarządzanie oraz administrację systemów. W większości implementacji SAP Solution Manager jest wykorzystywany jako system wspomagający pracę administratorów SAP. Jest pomocny w szczególności w trakcie monitoringów proaktywnych i reaktywnych, jest też niezbędnym narzędziem do przygotowania oraz pobierania poprawek w trakcie projektów upgrade’u systemów oraz implementacji aktualizacji poszczególnych komponentów systemu.

Wraz z nowymi wersjami SAP Solution Manager został wzbogacony o rozwiązania, które umożliwiają wspieranie również działów aplikacyjnych w codziennej pracy oraz w trakcie wdrożenia nowych narzędzi. Przykładowymi rozwiązaniami, które zostały zaimplementowane w ramach nowych wersji systemu SAP Solution Manager, są: Project Management, Change Management, Root Couse Analyzer, Business Process Change Analyzer, Solution Documentation Assistant, Business Process Monitoring, Issue Management, Incident Management, Central Job Management.

W tym artykule skupimy się na rozwiązaniu przeznaczonym do zarządzania projektami, które umożliwia scentralizowane zarządzanie cyklem życia produktu (np. komponentu systemu SAP, rozszerzenia), od momentu projektowania, poprzez implementację, do utrzymania danego rozwiązania.

Zgodnie z metodologią wdrożeniową firmy SAP, życie produktu składa się z sześciu faz:

  • określenie wymagań,
  • projektowanie,
  • implementacja i testy,
  • wdrożenie produkcyjne,
  • utrzymanie,
  • optymalizacja.

SAP Solution Manager w ramach rozwiązania Project Management posiada narzędzia, które wspomagają obsługę produktów na każdym z etapów ich życia. Poniżej przedstawiamy najważniejsze komponenty pakietu Project Management oraz ich główne cechy.

Szablon projektu

Narzędzie wykorzystywane jest przez menedżerów projektów do przygotowywania szablonu projektu, zdefiniowania ram czasowych, określenia zespołu projektowego, zdefiniowania metodologii ASAP oraz road mapy, za pomocą której projekt będzie prowadzony.

W trakcie opracowania szablonu projektu mamy możliwość określenia kamieni milowych wraz z określeniem czasu ich realizacji, definiowania statusów obowiązujących w dalszych etapach projektu, zdefiniowania systemów, które dany projekt będzie obejmował.

W scenariuszu prowadzenia projektu z wykorzystaniem rozwiązania SAP Solution Manager do zarządzania zmianą aktywacja mechanizmu zarządzania zmianą jest wykonywana w trakcie opracowania szablonu projektu.

Przygotowanie koncepcji biznesowej

Rozwiązanie jest wykorzystywane do przygotowania koncepcji biznesowej, z wyszczególnieniem scenariuszy biznesowych, procesów oraz poszczególnych kroków projektowych. W ramach prac nad koncepcją biznesową istnieje możliwość określenia transakcji, programów itp., za pomocą których zostaną wykonane dalsze etapy projektu.

W przypadku zdefiniowania template na poziomie szablonu projektu poszczególne scenariusze projektów, procesy biznesowe itp. są uzupełnione automatycznie, zgodnie z definicją template. Funkcjonalność jest również wykorzystywana do centralnego opracowywania i składowania dokumentacji projektowej. Dokumenty mogą być przechowywane w dowolnym formacie, w zależności od potrzeb zespołu projektowego. Konfiguracja typów dokumentów jest wykonywana na poziomie szablonu projektu.

Ważną częścią koncepcji biznesowej jest opracowanie harmonogramu projektu wraz z przypisaniem członków zespołu do zdefiniowanego zadania. Moduł zarządzający projektami w SAP Solution Manager posiada odpowiedni mechanizm pozwalający spełnić powyższe wymaganie.

Wdrożenie produktu

Ten komponent jest używany do wykonania wdrożenia rozwiązania na podstawie przygotowanej koncepcji biznesowej. Funkcjonalność wdrożenia produktu jest dodatkowo wyposażona w zakładki pozwalające na szczegółowe odnotowywanie dodatkowych kroków konfiguracyjnych oraz przygotowanych rozszerzeń programowych w ramach danego kroku konfiguracyjnego. Zgromadzone w ten sposób informacje są bardzo wartościowym źródłem wiedzy dla zespołów, które będą odpowiedzialne za dalsze utrzymanie rozwiązania, pozwalając szybko znaleźć odpowiedź na pytania, kto, kiedy i w jaki sposób zaimplementował dany mechanizm.

W ramach prowadzonych prac implementacyjnych mamy również możliwość scentralizowanego przygotowania dodatkowych kroków testowych oraz materiałów szkoleniowych.

Z uwagi na fakt pełnej integralności modułu do zarządzania projektami z systemami, w których dane rozwiązanie jest implementowane, wszystkie czynności projektowe wykonywane są z poziomu SAP Solution Managera, co oznacza, że wykonanie transakcji, np. zdefiniowanej na poziomie opracowania koncepcji biznesowej, powoduje wywołanie danej transakcji w systemie zdalnym, bez potrzeby dodatkowego logowania.

Wykonanie testów

SAP Solution Manager w ramach modułu zarządzania projektami posiada mechanizm pozwalający na przygotowanie scenariuszy testowych na bazie koncepcji biznesowej oraz informacji z fazy implementacyjnej. W obrębie scenariuszy testowych budowane są pakiety testowe, zawierające zbiór transakcji, programów, skryptów , które w przejrzysty sposób umożliwiają przeprowadzenie testów w obrębie wdrażanego rozwiązania.

Moduł testowania rozwiązań w SAP Solution Manager wyposażony jest w mechanizm przypisywania użytkowników testujących do wcześniej stworzonych pakietów testowych oraz monitorowania statusów poszczególnych kroków testowych. Posiada też dodatkowe zakładki umożliwiające składowanie dokumentacji testowej lub umieszczenie szerszego opisu dla poszczególnego kroku testowego.

Zarządzanie materiałami szkoleniowymi

Ważną częścią każdego projektu jest aspekt przeprowadzenia szkoleń dla osób, które będą wykorzystywały wdrażane rozwiązanie w swojej codziennej pracy. SAP Solution Manager dostarcza rozwiązanie, które służy do przygotowania materiałów szkoleniowych w postaci e-learningów, dostępnych za pomocą przeglądarki internetowej. Osoby opracowujące szkolenia mogą skorzystać z materiałów przygotowanych w trakcie fazy wdrożenia projektu.

System raportowy

W ramach rozwiązania Project Management dostępny jest system raportowy, ułatwiający monitorowanie statusów w poszczególnych etapach projektu. System raportowy w głównej mierze jest wykorzystywany przez osoby zarządzające w projekcie do oceny sytuacji oraz w trakcie przechodzenia do kolejnych faz projektowych.

Monitorowanie i analiza zmian

Z uwagi na integralność rozwiązań zaimplementowanych w SAP Solution Managerze dane, które zostały zgromadzone w trakcie trwania projektu, mogą zostać wykorzystane do opracowania mechanizmów monitorowania zaimplementowanych rozwiązań. Dobrym przykładem jest implementacja Business Process Monitoringu, na bazie którego w przejrzysty sposób można ocenić poprawność działania danego procesu biznesowego. Mechanizm ten jest bardzo pomocny w trakcie analizy problemów w złożonych procesach biznesowych, które działają w obrębie kilku systemów SAP.

Kolejnym modułem SAP Solution Managera, który możemy wdrożyć na bazie informacji uzyskanych w trakcie przeprowadzonego projektu, jest rozwiązanie Business Process Change Analyzer. Narzędzie to służy do analizy systemu pod kątem przenoszenia zmian. Za pomocą tego narzędzia w prosty sposób możemy zweryfikować, jakie programy mogą zmienić sposób działania po imporcie np. danego transportu czy poprawki SAP. Na podstawie wykonanej analizy możemy przygotować pakiety testowe, które pozwolą na wykonanie testów tylko tych obszarów, na które ma wpływ wprowadzona zmiana.

Pełna integracja

SAP Solution Manager Project Management jest rozwiązaniem, które z pewnością ułatwi zarządzanie prowadzonymi projektami wdrożeniowymi i rozwojowymi SAP, dzięki pełnej integracji z systemami, w których dany projekt jest realizowany. Wszystkie czynności związane z przeprowadzeniem projektu są wykonywane z poziomu SAP Solution Managera, jako centralnego systemu do zarządzania infrastrukturą.

Dużym atutem wykorzystania tego rozwiązania jest fakt, że kompletna dokumentacja przeprowadzonego projektu jest dostępna w jednym systemie. To z pewnością docenią osoby, które będą wspierały eksploatację danego rozwiązania. Dzięki temu uzyskają przejrzysty i kompletny obraz wdrożenia, łącznie z dokumentacją oraz wynikami testów poszczególnych transakcji.

Kolejnym atutem SAP Solution Manager Project Management jest możliwość konfiguracji narzędzi wspomagających administrację danej funkcjonalności na bazie informacji zgromadzonych w projekcie, takich jak np. Business Process Monitoring, Business Process Change Analyzer.

Platforma komunikacji projektowej
Prosta i efektywna komunikacja to podstawa sukcesu każdego przedsięwzięcia. Niezależnie od skali, typu (wdrożenie, projekt rozwojowy) czy podejścia (np. klasyczne lub agile) w każdym projekcie niezbędne są narzędzia wspierające wymianę informacji między uczestnikami projektu. Takie narzędzia powinny przede wszystkim być intuicyjne, dostępne dla wszystkich uczestników oraz wspierać wymianę projektowych dokumentów (np. dokument koncepcji czy rejestr wymagań SCRUM).
Kompletna dokumentacja projektowa, noty, kolejne wersje dokumentów wraz z informacją, kto i kiedy dokonywał zmian, informacje o statusie i postępach prac, raporty – wszystko zebrane w jednym miejscu – to niezbędnik nie tylko dla kierownika projektu, ale dla wszystkich jego uczestników.
Tego typu narzędzia znajdują zastosowanie w dużych firmach, z rozbudowanym pejzażem systemów, które prowadzą równocześnie wiele projektów, a nawet programów IT, angażujących wielu pracowników oraz firmy zewnętrzne. Mniejsze organizacje najczęściej wykorzystują mniej złożone rozwiązania lub posiłkują się rozwiązaniami oferowanymi przez partnerów wdrożeniowych.
Także w BCC (aktualnie All for One Poland) korzystanie z platformy komunikacji projektowej jest standardem. To jeden z elementów akcentowanych w naszej autorskiej metodyce Go Forward. Uczestnicy prowadzonych przez nas projektów – zarówno konsultanci i kierownicy projektów z BCC, jaki i pracownicy firmy klienta, korzystają z portalu projektowego, który tworzy wspólne środowisko pracy.
Michał Jasiński, Kierownik Biura Projektów, All for One Poland