SAP Invoice Management by OpenText (VIM) to kompleksowe rozwiązanie automatyzujące obieg faktur zakupowych. Jest dedykowane dla dużych przedsiębiorstw oraz centrów usług wspólnych w grupach kapitałowych, gdzie liczba obsługiwanych dokumentów finansowych sięga dziesiątek tysięcy miesięcznie. Integracja topowych narzędzi SAP i rozwiązań firmy OpenText jest gwarancją kompleksowego i transparentnego przebiegu obiegu faktur – od rejestracji, poprzez księgowanie, aż po archiwizację. Najważniejsze korzyści to szybsza obsługa płatności i niższe koszty obsługi procesu.
 

Strategiczna umowa partnerska pomiędzy firmą SAP a największym dostawcą rozwiązań klasy EIM (Enterprise Information Management), kanadyjską firmą OpenText zaowocowała włączeniem do oferty SAP narzędzi uzupełniających transakcyjny system ERP o rozwiązania do zarządzania informacją w przedsiębiorstwie.

SAP Invoice Management by OpenText

Flagowym produktem OpenText w ofercie SAP jest rozwiązanie do automatyzacji obsługi faktur zakupowych – SAP Invoice Management by OpenText (w skrócie VIM).

Certyfikowany i w pełni zintegrowany dodatek do systemu SAP obsługuje kanały faktur przychodzących, począwszy od faksów, skanów, EDI, PI/XI, po elektroniczne biura podawcze (e-mail), a także samoobsługowe systemy typu SAP SRM.

Zaimplementowane matryce zarządzania obsługą wyjątków pozwalają w łatwy sposób wyeliminować 99% pojawiających się problemów z obsługą faktur przychodzących, zarówno tych w referencji do zamówienia, jak i bez.

System z założenia ma przyjąć fakturę i automatycznie ją zaksięgować, chyba że na etapie przetwarzania znajdzie wyjątek. W tym momencie przystępuje do jego rozpatrzenia, zgodnie z konfiguracją wykonaną na podstawie procesów biznesowych firmy przez doświadczonych konsultantów SAP.

Rozwiązanie integruje się z certyfikowanymi przez SAP narzędziami do archiwizacji dokumentów, a także najpopularniejszymi narzędziami do rozpoznawania tekstu OCR i ekstrakcji danych z dokumentów skanowanych i PDF.

Na podstawie doświadczeń BCC (aktualnie All for One Poland) z przeprowadzonych wdrożeń u klientów rekomendujemy wybór następującego kompletu narzędzi OpenText: SAP Document Access (ADA – archiwum dokumentów) i SAP Business Capture Center (SNP – platforma do ekstrakcji danych z OCR).

W dedykowanych transakcjach SAP Invoice Management by OpenText można obsługiwać z poziomu gotowych (konfigurowalnych) ekranów w SAP GUI, SAP Fiori i/lub SAP Portal.

SAP Invoice Management by OpenText to rozwiązanie przeznaczone dla dużych firm skoncentrowanych na prowadzeniu core businessu i zainteresowanych skróceniem czasu obsługi dokumentów finansowych do wymaganego minimum. Świetnie sprawdzi się także w centrach usług wspólnych funkcjonujących w ramach grup kapitałowych. Może służyć do sprawnego rozliczania faktur zakupowych – wykorzystanie funkcjonalności SAP MM/SRM pozwoli na pełną automatyzację obsługi faktur.

W SAP VIM wykorzystano platformę SAP HANA do obsługi procesów i raportów z systemu, co korzystnie wpływa na czas przetwarzania i wydajność.

Od rejestracji do archiwizacji

SAP Invoice Management by OpenText wykorzystuje gotowe mechanizmy SAP Workflow oraz jest w pełni zintegrowany z modułami SAP SRM/MM i FI/CO. Współpracuje także z systemami OCR oraz jest zintegrowany z certyfikowanymi archiwami (zgodnymi z SAP ArchiveLink).

Do jego podstawowych funkcji w procesie obiegu faktur należy:

  • rejestracja dokumentów finansowych,
  • zarejestrowanie dokumentu w procesie,
  • automatyczne zaksięgowanie dokumentów z zamówieniem.

Rozwiązanie ponadto zapewnia obsługę aż 88 zdefiniowanych wyjątków w procesie obsługi faktur z zamówieniem i bez.

Przygotowane narzędzia raportowe dają dostęp do kompletu zestawień finansowych generowanych w oparciu o zarejestrowane dane w systemie. Dodatkowo dostępny jest bogaty zestaw raportów analitycznych dotyczących procesów obsługi i KPI (wartość dodana dla centrów usług wspólnych CUW/SSC).

Szerokie możliwości zarządzanie archiwum dokumentów pozwalają np. na definiowanie czasu przechowywania dokumentów przez okres wymagany prawem (po upływie określonego czasu dokument zostanie automatycznie usunięty).

Rozwiązanie zapewnia wsparcie akceptacji faktur z poziomu: SAP GUI, SAP Portal oraz SAP Fiori.

W SAP VIM wykorzystano platformę SAP HANA do obsługi procesów i raportów z systemu, co korzystnie wpływa na czas przetwarzania i wydajność. Uproszczenie procesów, szczególnie w obszarze obsługi dostawców, osiągnięto dzięki włączeniu do rozwiązania funkcjonalności platformy SAP Ariba.

Zastosowane rozwiązania pozwalają na pełen audyt działań w systemie, a co za tym idzie, gwarantują transparentność procesu od zamówienia aż po płatność.

Narzędzia raportowe dają dostęp do kompletu zestawień finansowych generowanych w oparciu o zarejestrowane w systemie dane. Dostępne są raporty analityczne dotyczące procesów obsługi i KPI.

Szybciej, efektywniej, taniej

Szybsza obsługa płatności i ograniczenie kosztów obsługi procesu obiegu faktur to najlepiej mierzalne, ale niejedyne korzyści z wdrożenia rozwiązania SAP VIM.

Uzyskanie wyższego poziomu efektywności procesu obsługi faktur odbywa się poprzez eliminację papierowego obiegu dokumentów i wprowadzenie automatyzacji tego procesu, wraz z obsługą wyjątków występujących w obsłudze faktur.

Wymagane konfiguracją systemu ustanowienie i przestrzeganie reguł obiegu dokumentów finansowych (workflow, eskalacje, zastępstwa, czasy reakcji itp.) przyczynia się do przejrzystości procesu i uzyskania pełnej kontroli nad obiegiem dokumentów finansowych w firmie.

Dostępna analityka najczęściej występujących „wąskich gardeł” pozwala na typowanie faktur najbardziej czasochłonnych w procesie.

W rezultacie uporządkowanie obiegu i zatwierdzania dokumentów finansowych przyczynia się do efektywniejszego wykorzystania cennych zasobów księgowych (odciążenie z pracochłonnej pracy przepisywania dokumentów do systemu) i eliminuje zatory płatnicze spowodowane nieterminowym zadekretowaniem dokumentów. Nie bez znaczenia dla efektywności firmy jest także poprawa współpracy pomiędzy działem finansowo-księgowym a działem zakupów i dostawcami.