SAP Enterprise Portal – „ludzka” strona systemu

Czym jest SAP EP?

Ideą portalu, należącego do rodziny rozwiązań SAP NetWeaver, jest integracja w jednym prostym narzędziu informatycznym informacji pochodzących z różnych systemów, w oparciu o elastyczny system ról. Użytkownicy portalu otrzymują wygodny dostęp do różnych aplikacji (SAP i nie-SAP), w obszarze zgodnym z ich zadaniami.

Dzięki temu, że SAP Enterprise Portal wykorzystuje interfejs www, zapewnia jedno spójne i ergonomiczne środowisko pracy, stanowiące pojedynczy punkt dostępu dla najważniejszych operacji, wykonywanych przez pracownika.

Wybrane funkcje korporacyjnego SAP EP można udostępnić pracownikom zewnętrznych podmiotów. Za pośrednictwem portalu dostawcy mogą sprawdzać informacje o zapasach ich surowców czy towarów w magazynie odbiorcy, a stali klienci – np. dokonywać zamówień bezpośrednio w systemie SAP swojego kooperanta.

Dlaczego portal?

Platforma portalowa SAP to rezultat zmian postrzegania aspektów ludzkich w funkcjonowaniu systemów IT oraz przywiązania istotnej wagi takich elementów jak komunikacja, ergonomia, wymiana i składowanie informacji. Celem opracowania SAP EP było zapewnienie ergonomii i wydajności operacji dokonywanych przez ludzi.

Ponadto, powstanie tego rozwiązania było także poparte motywacją czysto „techniczną” – chęcią zmniejszenia problemów, związanych ze złożonością infrastruktury IT, która często rozwija się w sposób nieuporządkowany.

Zapewnienie jednego punktu styku – portalu zintegrowanego z pozostałymi komponentami platformy SAP, obniża znacząco koszty budowy i administracji systemów IT. Dodatkowo, ze względu na homogeniczność platformy SAP NetWeaver (oraz samodzielnych rozwiązań SAP), SAP EP pozwala na efektywne wykorzystanie i rozwijanie już posiadanego potencjału technologicznego firmy.

„Ludzka” strona systemu

Perspektywa SAP Enterprise Portal to punkt widzenia roli człowieka, który korzysta z tego narzędzia, a więc na zbiór wykonywanych przez niego codziennych operacji. Portal zapewnia jedno miejsce, z którego możliwe jest wykonanie zasadniczej części codziennych prac – niezależnie od tego, czy jest to przejrzenie bieżących zamówień, wprowadzenie czasu pracy, akceptacja działań podwładnych, czy weryfikacja tygodniowego raportu z hurtowni danych SAP BW.

Co więcej, SAP EP nie skupia się wyłącznie na roli pojedynczej osoby, ale dostrzega także jej istnienie w kontekście zespołu, jednostki organizacyjnej, a także całej firmy. Dlatego zawiera rozwiązania pozwalające na organizację komunikacji, wymiany poglądów, dokonywania ustaleń, a także narzędzia umożliwiające budowę środowiska zarządzania wiedzą w organizacji.

Docenienie roli jednostki w zespole, jak i potrzeby wykorzystania i usystematyzowania wiedzy w niej zgromadzonej, pozwala w konsekwencji budować silny, spójny zespół pracowników.

Co można lepiej?

Pracować za pośrednictwem SAP EP może każdy użytkownik systemu informatycznego w firmie. Poniżej przedstawiamy tylko przykłady, jakie funkcje i czynności można wspierać portalem:

• Samoobsługa pracownicza (ESS – Employee Self Service) to rozwiązania pozwalające pracownikom bez udziału innych (np. działu kadr) przeglądać i wprowadzać wybrane dane dotyczące własnej osoby. Przykładami takich informacji może być rejestracja czasu pracy, wprowadzanie wniosków delegacyjnych czy urlopowych, zmiana podstawowych danych osobowych – np. numerów kontaktowych, danych bankowych. ESS pozwala skrócić czas realizacji niektórych procesów związanych z kadrami, i zredukować ich koszty (zarówno koszty pracy działu kadr, jak i koszty obiegu dokumentów).
• Samoobsługa menedżerska (MSS – Manager Self Service) – zestaw narzędzi dla menedżerów kierujących zespołami. Dzięki MSS kierownicy mają dostęp do informacji o podległych pracownikach. Poprzez portal mogą np. administrować nieobecnościami, wnioskami urlopowymi, delegacjami podwładnych. W oparciu o dane o ich kompetencjach i przebytych szkoleniach mogą planować rozwój pracowników i przydzielać im zadania.
• Dostęp do raportów analitycznych SAP BW. Jednym z najszerszych zastosowań SAP EP jest prezentacja raportów z hurtowni danych SAP BW. Skala rozwiązań rozciąga się od najprostszego – przedstawiania użytkownikom istniejących już raportów, aż po wprowadzanie skomplikowanych mechanizmów wymiany danych między poszczególnymi elementami składowymi różnych raportów.
• Zarządzanie wiedza (Knowledge Management) to zestaw narzędzi, którego zadaniem jest zapewnienie środowiska dla składowania, przepływu i wykorzystania wiedzy poszczególnych pracowników. Portal stymuluje naturalne procesy organizowania poszczególnych zespołów i samoistny proces uczenia się pracowników. Łatwe mechanizmy wyszukiwania sprawiają, że zgromadzona wiedza uzyskuje najważniejszą cechę – łatwość ponownego użycia. Dodając do tego możliwość integracji SAP EP ze rozwiązaniami e-Learning, uzyskujemy całościową platformę szkoleniowo-edukacyjną, której zorganizowane i planowe wykorzystanie zmniejsza koszty szkolenia personelu.

Portal tworzyć (prawie) każdy może

Rozwiązań portalowych w firmie nie trzeba tworzyć „od zera”. SAP dostarcza zestaw narzędzi, które znacznie ograniczają trud i koszty uruchomienia SAP EP. Mowa tu zwłaszcza o narzędziach dostępnych za pomocą serwisu www.iviewstudio.com, z którego mogą korzystać wszyscy zarejestrowani użytkownicy z firm użytkujących SAP, a także specjaliści z firm wdrożeniowych.

www.iviewstudio.com to portal umożliwiający dostęp do narzędzi, służących do budowy rozwiązań portalowych z gotowych „klocków”. Aktualnie w serwisie dostępnych jest prawie 10 000 komponentów funkcjonalnych, zgrupowanych w kilkuset pakietach podzielonych na kilkanaście kategorii, co pozwala praktycznie każdej firmie znaleźć gotowe do natychmiastowego wykorzystania aplikacje portalowe.

Nie tylko dla programistów

Przyjęte w SAP Enterprise Portal rozwiązania technologiczne sprawiają, że w budowę i rozbudowę funkcjonalności portalowych mogą się zaangażować nie tylko najbardziej zaawansowani programiści z wieloletnim doświadczeniem.

Dostarczane przez SAP narzędzia budowy są dostosowane do trzech najczęściej spotykanych ról, pełnionych przez pracowników, lub też obszarów ich zainteresowań:

• umiejętności administracyjne. W celu wykorzystania pakietów portalowych, np. pozyskanych ze stron www.iviewstudio.com, wystarczą umiejętności administracyjne opiekuna platformy portalowej oraz znajomość pejzażu systemów IT wykorzystywanych w firmie. W standardzie oferowanym przez SAP EP 6.0 znajduje się ponad 30 typów możliwych iView – komponentów funkcjonalnych portalu, umożliwiających zestawienie elementów środowiska pracy użytkownika
• znajomość procesów biznesowych i pejzażu systemów IT. Dla bardziej zaawansowanych użytkowników SAP dostarcza narzędzie Visual Composer, które uwalniając od prac stricte programistycznych pozwalają na budowanie bardziej zaawansowanych rozwiązań, np. na bazie obecnie wykorzystywanych funkcji. Zapewnienie takiej pośredniej warstwy zwiększa możliwości rozwoju aplikacji dostarczanych przez platformę portalową. Ponadto pozwala na lepszą organizację współpracy między pracownikami odpowiedzialnymi za stronę biznesową a programistami realizującymi zadania najbardziej zaawansowane.
• programiści. Dla tej najbardziej zaawansowanej grupy przygotowane zostały możliwości wpisane w globalne środowisko rozwoju platformy SAP NetWeaver, a więc SAP NetWeaver Developer Studio. Środowisko to pozwala na budowę dowolnie skomplikowanych rozwiązań (niezależnie od tego, czy bazują one na SAPowej technologii WebDynpro, czy na otwartych usługach WebService). Co więcej, fakt wykorzystania platformy Java, jako podstawy do tworzenia rozwiązań w SAP EP, daje praktycznie nieograniczone możliwości integracji z powszechnie wdrażanymi standardami, sprawiając, że droga do budowy dowolnych aplikacji portalowych jest otwarta dla wszystkich osób znających tę technologię.

Decydując się na wykorzystanie SAP EP, firma otwiera sobie szerokie możliwości lepszej organizacji pracy każdego użytkownika z osobna i pracy zespołowej. Praca ludzi staje się bardziej efektywna, a korzystanie z różnych elementów infrastruktury informatycznej – znacznie bardziej komfortowe.