SAP Analytics Cloud jest obecnie podstawowym dostępnym w portfolio SAP narzędziem umożliwiającym raportowanie, planowanie i predykcję danych. Jednak skoro planowanie może odbywać się bezpośrednio w systemie transakcyjnym SAP lub innym, a także w narzędziach takich jak MS Excel, to do czego potrzebujemy SAP Analytics Cloud? W tym artykule w skrócie opiszemy możliwości tego narzędzia w zakresie wprowadzania danych, automatyzacji oraz zarządzania uprawnieniami w przebiegu procesu planowania.
 

Wprowadzanie danych

SAP Analytics Cloud pozwala nie tylko na bezpośrednią edycję poszczególnych komórek formatki planistycznej. Oprócz kopiowania komórek, blokowania wierszy i kolumn udostępnia także mechanizmy dystrybucji danych, masowego wprowadzania danych oraz współpracy z Excelem. Możliwe jest definiowanie formuł, zasad konwersji waluty oraz wykorzystanie przydatnych skrótów klawiszowych umożliwiających szybką modyfikację planu.

Dystrybucja danych

Funkcjonalność dystrybucji danych umożliwia automatyczne rozbicie zagregowanej wartości planu na wielkości szczegółowe według przyjętego klucza. Na przykład planowany roczny przychód można podzielić na poszczególne kwartały równo, względem przypisanych wag, wartości czy proporcjonalnie do już wprowadzonych wielkości. Przy czym szczegółowe wartości mogą być zarówno nadpisywane, jak i dołączane do istniejących.

Uzupełnianie danych podstawowych

Warto zwrócić uwagę, że w SAP Analytics Cloud już z poziomu formatki planistycznej, a więc przez planistę/użytkownika końcowego, możliwe jest wprowadzenie nowych danych podstawowych. A zatem uwzględnienie w planie nieistniejącej dotychczas grupy materiałowej czy działu sprzedaży jest wyjątkowo proste i całkowicie elastyczne.

Formuły

Nie wszystkie wielkości w planie muszą być wprowadzane ręcznie. SAC umożliwia definiowane formuł, które mogą znacznie przyspieszyć sam proces planowania. Tym samym na podstawie planowanej ceny produktu, kosztu jego wytworzenia i ilości sprzedaży automatycznie zostaną wyliczone planowane przychody ze sprzedaży czy marże. Możliwe jest również wprowadzanie bardziej skomplikowanych formuł poprzez zdefiniowane skrypty.

Drzewo nośników wartości

Drzewo nośników wartości stanowi graficzną reprezentację wprowadzanych w procesie planowania wskaźników i zastosowanych formuł. Jest ono przydatne w szczególności w procesie symulacji i umożliwia weryfikację, jak zmiana jednej wartości wejściowej wpływa na wskaźniki finalne. Wprowadzone wartości mogą być również zapamiętane jako wersja planu.

Masowe wprowadzenie danych

Modyfikowanie dużej liczby komórek może zostać przyspieszone dzięki opcji masowego wprowadzania danych. Jej wykorzystanie powoduje, że wszystkie przeliczenia, dystrybucje czy alokacje wprowadzonych wartości zostaną wykonane później – po wpisaniu już wszystkich wartości.

Współpraca z MS Excel

Niewymagający dodatkowych licencji dodatek SAC w MS Excel umożliwia wprowadzanie i przeglądanie wartości planowanych z poziomu arkusza kalkulacyjnego.

Przydatne skróty

Na koniec tej części nie sposób nie zwrócić uwagi na możliwość stosowania zapisów typu „+10%” lub „+-1000” zwiększających już wprowadzoną wartość planu o 10% lub zmniejszających o 1000.

Integracja z systemami zewnętrznymi

Rzeczywiste wartości mogą być zaczytywane do SAP Analytics Cloud zarówno z plików, zewnętrznych systemów czy baz danych. Po stronie SAC mogą być one wykorzystywane zarówno do raportowania porównawczego pomiędzy planem a wykonaniem jak i jako podstawa do tworzenia samych planów. Wartości planowane mogą być z kolei eksportowane do wybranych systemów i tam dalej zarządzane.

Import danych

W przypadku modeli planistycznych możliwe jest zaimportowanie aktualnych danych do SAC z takich systemów jak:

  • SAP: BW, BW/4HANA, S/4HANA, SuccessFactors,
  • Bazy danych: SAP HANA, SQL,
  • Usługi OData,
  • Dyski Google i inne.

Eksport danych

Wprowadzone w formatkach planistycznych po stronie SAC dane mogą być eksportowane zarówno do plików, jak i systemów zewnętrznych, gdzie mogą być one dalej zarządzane i przetwarzane. Eksport danych z SAC jest możliwy w przypadku korzystania z:

  • SAP BPC,
  • Usług OData,
  • SAP Integrated Business Planning,
  • SAP S/4HANA.

SAP Analytics Cloud – przydatne funkcje

Uprawnienia

Uprawnienia w SAP Analytics Cloud mogą być przypisywane do folderów, poszczególnych obiektów, takich jak raporty czy modele planistyczne, ale także na poziomie wymiarów. Możliwe jest definiowanie uprawnień zarówno dla konkretnych użytkowników, jak i ich grup.

Uprawnienia do analizy

W modelu planistycznym możliwe jest włączenie kontroli uprawnień dla poszczególnych wymiarów. W łatwy sposób można zdefiniować np., jaki użytkownik lub grupa może wprowadzać plan dla danego działu sprzedaży, a kto tylko go przeglądać. W ten sposób jest możliwe utworzenie jednej wspólnej formatki planistycznej dla wszystkich działów sprzedaży, lecz zakres prezentowanych na niej danych będzie ściśle uzależniony od posiadanych przez użytkownika uprawnień.

Walidacja danych

Tematem po części związanym z uprawnieniami jest walidacja wprowadzanych danych. W modelu planistycznym możliwe jest zdefiniowane reguł, które umożliwią, np. zablokowanie użytkownikowi możliwości wprowadzenia planu dla miejsca powstawania kosztów w dziale gospodarczym, do którego dany MPK nie jest przypisany.

Audyt danych

Na koniec tej części opisu możliwości warto zaznaczyć, że dla danego modelu planistycznego możliwe jest włączenie śledzenia dokonywanych zmian. W ten sposób administrator SAC jest w stanie zweryfikować przez kogo, kiedy i jak dany plan został zmodyfikowany.

Zarządzanie procesem planowania

Proces planowania w organizacji najczęściej obejmuje nie tylko potrzebę istnienia odpowiedniej formatki umożliwiającej wprowadzenie danych. Często konieczna jest obsługa kilku współistniejących wersji planu, ich porównywanie czy przypisywanie zadań planistycznych do osób odpowiedzialnych oraz wyznaczanie czasu ich realizacji. Ponadto przydatna może się okazać możliwość komunikacji pomiędzy uczestnikami procesu planowania. Tego typu zadania są również możliwe do realizacji w SAP Analytics Cloud.

Workflow

SAP Analytics Cloud pozwala na przypisanie do poszczególnych zadań czy procesów osób lub grup odpowiedzialnych za wprowadzenie planu jak i jego zatwierdzenie. Zadania można ograniczać czasowo, a przypomnienia o zbliżającym się terminie ich realizacji mogą być wysyłane mailowo do osób zaangażowanych w proces. Dodatkowo pomiędzy zadaniami można definiować zależności o charakterze sekwencyjnym, gdy jedno z nich musi być poprzedzone innym lub uzależniać wykonanie poszczególnych czynności od odrzucenia lub potwierdzenia zadań poprzednich.

Wersje

W SAC możliwe jest tworzenie wersji prywatnych i publicznych planu oraz wyświetlanie porównujących je raportów. Wersje prywatne są widoczne tylko dla użytkownika wprowadzającego plan oraz osób, którym zostaną one przez niego udostępnione. Wersje publiczne są dostępne dla wszystkich posiadających odpowiednie uprawnienia. Każdą nową wersję można utworzyć na podstawie innej – już istniejącej. Ponadto na zestawieniu porównawczym pomiędzy wersjami planu czy wartościami aktualnymi użytkownik może wprowadzić kalkulacje ad-hoc pozwalające m.in. na obliczenie różnicy bezwzględnej lub procentowej pomiędzy danymi. Zastosowanie miniwykresów pozwoli zaprezentować w tabeli graficznie wyliczone różnice.

Blokowanie danych

Wprowadzane wartości planowane mogą być zablokowane do zmiany, tak by nie można ich był więcej edytować. Dane mogą zostać zablokowane ręcznie przez osobę odpowiedzialną oraz automatycznie, np. dla planów historycznych lub po upłynięciu terminu przewidzianego na zakończenie procesu planowania.

Komentarze

W formatkach planistycznych użytkownicy mogą wprowadzać komentarze zarówno dla całego planu, jak i dla poszczególnych jego wartości. W ten sposób zapewniona zostaje wymiana informacji pomiędzy uczestnikami procesu planowania.

Automatyzacja procesu planowania

Nie wszystkie czynności związane z procesem planowania użytkownik końcowy musi wykonywać ręcznie. W szczególności nie ma potrzeby, by nowa wersja planu była tworzona od podstaw, a zadania workflow za każdym razem ponownie ustawiane. Jednocześnie część dodatkowych przeliczeń może odbywać się w tle, w stałych odstępach czasu lub być uruchamiana ręcznie w razie konieczności

Predykcja w procesie planowania

Oprócz planowania SAP Analytics Cloud umożliwia predykcję danych na podstawie m.in. szeregów czasowych lub funkcji regresji. W ten sposób na podstawie danych historycznych możliwe jest automatyczne wykonanie prognozy, która może być podstawą do utworzenia nowej wersji planu.

Data actions

Data actions umożliwiają definiowanie zadań związanych z kopiowaniem planu pomiędzy wersjami bądź modelami planistycznymi, konwersję waluty, alokację wartości czy wykonywanie mniej lub bardziej skomplikowanych przeliczeń. W przypadku zadania kopiowania możliwe jest np. utworzenie wersji planu na kolejny rok na podstawie wartości rzeczywistych z roku poprzedniego przemnożonych przez dowolną wartość. Wszystkie zadania tego typu mogą być uruchomiane ręcznie, za pomocą odpowiedniego przycisku dostępny na formatce planowania, lub zaplanowane do wykonania automatycznie, np. każdego pierwszego dnia miesiąca.

Cykliczne wykonywanie zadań

Nie tylko data actions mogą wykonywać się cyklicznie co stałą, zdefiniowaną jednostkę czasu. Wykorzystując aplikację kalendarz można także w pełni zautomatyzować proces workflow opisany powyżej, tak by uruchamiał się on np. każdego roku na początku września.

Interfejs użytkownika

Na koniec warto wspomnieć, że planowanie w SAP Analytics Cloud to nie tylko wprowadzanie danych i analizowanie ich w przygotowanych w tym celu formatkach tabelarycznych. Dostępnych jest szereg elementów graficznych: wykresów, map czy wizualizacji w języku R, które mogą być wykorzystane do prezentacji wprowadzonych danych. Ponadto tworzone aplikacje planistyczne mogą zawierać przyciski obsługujące poszczególne funkcje czy listy rozwijane, radiobuttony i checkboxy, które umożliwią wygodne filtrowanie wyświetlanych danych.

Nie bez znaczenia jest również fakt, że SAP udostępnia szereg predefiniowanych modeli i formatek planistycznych, które mogą stanowić punkt wyjścia przy wdrażaniu procesu planowania w SAP Analytics Cloud.

W dużym skrócie przedstawiliśmy najważniejsze możliwości SAP Analytics Cloud w zakresie planowania. Szczególną uwagę warto zwrócić na elastyczny i prosty sposób konfigurowania uprawnień, procesów workflow, zarządzanie wersjami czy graficzną prezentację danych. Nie bez znaczenia jest też współpraca z MS Excel czy możliwość wykorzystania modeli prognostycznych do tworzenia wersji planów. Wszystko to świadczy o niewątpliwej atrakcyjności SAP Analytics Cloud jako narzędzia do planowania przychodów i kosztów w przedsiębiorstwie. Zwłaszcza przy rozbudowanych procesach planistycznych w firmie warto wziąć SAC pod uwagę.