Funkcjonalność Rozliczania podróży służbowych (SAP HR-TV) wspiera działania specjalistów płacowych i finansowych - użytkowników modułów HR i FI systemu SAP.
 

Z punktu widzenia specjalistów płacowych istotna jest ewidencja i automatyzacja rozliczeń wydatków, ryczałtów i zaliczek związanych z delegacjami pracowników, specjalistę finansowego interesuje przede wszystkim księgowanie tych składników.

Poniżej wymieniono najważniejsze funkcje modułu Rozliczania podróży służbowych HR-TV:

  • Rejestracja wszystkich niezbędnych dla Firmy informacji o podróży służbowej. Ewidencja kolejnych podróży jest ułatwiona przez funkcję kopiowania delegacji.
  • Możliwość implementacji schematu etapowego zatwierdzania danych podróży – informacje możliwość delegacji może zarejestrować np. pracownik możliwość zatwierdzać specjalista FI.
  • Możliwość wprowadzania korekt dla nieprawidłowo wypełnionych danych delegacji przed ich zaksięgowaniem w systemie SAP. Wydatki związane z delegacją mogą być również wystornowane, zmodyfikowane i powtórnie zaksięgowane.
  • Wydatki, zaliczki, diety i ryczałty mogą być automatycznie rozliczone w liście płac (moduł Rozliczania podróży służbowych może działać z lub bez integracji z modułem listy płac).
  • Delegacje pracowników mogą być zatwierdzane i księgowane zbiorczo.
  • Księgowanie wydatków podróży służbowej (integracja z modułem FI i CO) jest AUTOMATYCZNE.
  • Diety i koszty przejazdu (w zależności od pojemności silnika) są obliczane AUTOMATYCZNIE.

Zapewniony jest łatwy i szybki dostęp do danych historycznych (dla grup i pojedynczych pracowników). System oferuje pakiet zestawień dla wybranych rodzajów wydatków dla zadanych grup pracowników w celach analitycznych.

Przejdźmy teraz do możliwości funkcjonalnych rozwiązania HR-TV.

Dane podstawowe pracownika

Podstawowe dane istotne dla rozliczenia podróży służbowych są przechowywane w typie informacji 0017 (Przywileje związane z podróżami). Podobnie jak w przypadku pozostałych typów informacji istotny jest okres ważności. Przedział czasowy wskazuje, w jakim czasie dane są obowiązujące, aktualne i ważne. Interpretacja ważności typu informacji może być następująca:

  • w czasie od 01.01.2000 – 31.05.2000 pracownik jeździ samochodem prywatnym do klientów;
  • w czasie od 01.06.2000 – 31.12.9999 pracownik jeździ samochodem służbowym.

Okresy ważności dla dwóch rekordów nie mogą się pokrywać, czyli (w odniesieniu do w/w przykładu) w tym samym czasie pracownik nie może jeździć samochodem prywatnym i służbowym.

Mogą oczywiście zdarzać się sytuacje losowe, np. samochód służbowy trafia do serwisu (naprawa). W tym czasie pracownik korzysta z samochodu prywatnego. Informacja o okresie używania samochodu prywatnego będzie musiała być wprowadzona. W przeciwnym wypadku system nie rozliczy przejazdów samochodem prywatnym w podróży służbowej.

W typie informacji 0017 należy zatem rejestrować informacje na temat posiadanego samochodu prywatnego wykorzystywanego w podróżach służbowych (pole Rodzaj samochodu – wpisy: o pojemności <= 900 cm3 lub o pojemności > 900). Uzupełnienie tego pola dla pracownika pozwoli później poprawnie rozliczać „kilometrówkę” w zależności od posiadanego pojazdu.

W typie informacji 0017 można również zarejestrować miejsce powstawania kosztów, które będzie proponowane jako domyślne podczas rejestracji podróży służbowej.

Rozliczanie podróży służbowych

System oferuje kilka wglądów służących rejestracji wydatków i zaliczek związanych z podróżą służbową:

  • wprowadzanie pojedyncze (wprowadzenie dotyczy jednej podróży służbowej). Możliwe jest kopiowanie pojedynczej podroży służbowej – z opcji Menadżera podróży. Po wyborze podróży służbowej (wzorzec) należy wybrać opcję kopiowania, a następnie uzupełnić przedział czasowy dla nowej podróży służbowej; wszystkie wydatki będą skopiowane ze wzorca,
  • raport tygodniowy – umożliwia wprowadzanie delegacji we wglądzie tygodniowym. (Standardowo system podpowiada wgląd bieżącego tygodnia, ale istnieje możliwość odwołania się do poprzedniego czy następnego tygodnia). Po wskazaniu np. daty 07.11.2002 system wyświetli tydzień, w którym zawarta jest ta data, czyli w przykładzie od: 04.11.2002 – 10.11.2002,
  • kalendarz podróży – użytkownik rejestruje dane podróży w formie tabelarycznej na dowolny okres.

Liczba kroków w procesie rejestracji i rozliczania podróży zależy od przyjętego przez klienta scenariusza. Kolejne etapy przetwarzania danych delegacji zależą od stosowanych statusów podróży służbowej. W najprostszym przypadku, po zarejestrowaniu podróż ma 2 statusy:

  • status zatwierdzenia: podróż zakończona,
  • status rozliczenia: do rozliczenia.

Specjalista FI może zatwierdzić podróż (pojedynczo lub grupowo: wiele delegacji), co spowoduje zmianę statusu zatwierdzenia na ‚Podróż zatwierdzona’. Następnie podróż może zostać rozliczona (pojedynczo lub grupowo) a status rozliczenia ‚Rozliczono’ umożliwia jej zaksięgowanie i automatyczne rozliczenie w liście płac.

Każda zmiana statusu podróży jest rejestrowana. W szczególności są to informacje:

  • Kto zmienił (nazwa użytkownika),
  • Data / godzina zmiany statusu,
  • Status delegacji po zmianie dla: zatwierdzenia, rozliczenia, formularza.

Standardowo rejestrowane dane, opisujące podróż służbową, to:

  • Dane ogólne delegacji: dla kogo rejestrowana jest delegacja (numer osobowy pracownika z modułu HR); czas ramowy trwania delegacji (data od, godzina od; data do, godzina do); powód; miejsce; kraj;  opcjonalny opis delegacji.
  • Rachunki: rodzaj wydatku np.: taksówki, hotel, przejazd PKP (można zdefiniować różne rodzaje wydatków); kwota dla rodzaju wydatku oraz waluta dla kwoty; kurs dla waluty i data kursu; krótka informacja dla rodzaju wydatku
  • Wykaz kilometrów w podróży służbowej samochodu prywatnego: ilość przejechanych kilometrów; numer rejestracyjny samochodu; marka samochodu; rodzaj pojazdu (pojemność <= lub > 900 cm3, informacja pobierana z danych podstawowych pracownika).
  • Zaliczki na podróż służbową: kwota zaliczki; waluta zaliczki; kurs zaliczki; data pobrania zaliczki; typ zaliczki (czy pobrana w kasie).

Z poziomu Menedżera kosztów podróży można opracowywać poszczególne delegacje. Szczególnie przydatna jest funkcja rejestracji delegacji poprzez kopiowanie już istniejącej.

Delegacje zagraniczne

Delegacje zagraniczne są rozliczane według waluty kraju docelowego. W szczególności zaliczki są rozliczane według kursu z dnia, kiedy udzielono zaliczki (data ta jest wprowadzona w danych delegacji).

Rozliczanie delegacji w liście płac

Po rozliczeniu delegacji w module Podróży służbowych (zmiana statusu podróży na ‚Rozliczono’) jest ona automatycznie interpretowana przez listę płac. Zatem zaliczki, ryczałty, diety i wydatki mogą być rozliczone bezpośrednio w liście regularnej (i ewentualnie księgowane razem ze składnikami listy płac). Istotna jest możliwość automatycznych rozliczeń wstecznych w przypadku zmian danych delegacji w przeszłości w stosunku do bieżącej listy.

Formularze

Po rozliczeniu delegacji możliwe jest wydrukowanie formularza rozliczenia. W standardowym formularzu dostępne są następujące bloki tematyczne i pola:

Formularze rozliczeniowe można zapisywać w drzewie raportów.

  • Identyfikacja dokumentu: imię, nazwisko pracownika, numer osobowy, numer podróży służbowej.
  • Blok Przebieg podróży: powód, miejsce, kraj dla delegacji, data / godzina początkowe dla delegacji, data / godzina zakończenia dla delegacji.
  • Blok Rozliczenie diet / ryczałtów – Wyżywienie (diety) pola: data/ godzina od, data/ godzina do , kraj, Kwota za dietę (automatycznie obliczana), Kwota do zwrotu.
  • Blok Rozliczenie diet / ryczałtów – Koszty przejazdu (samochód prywatny) pola: data, stawka za kilometr, ilość kilometrów, Kwota do zwrotu.
  • Blok Rozliczenie diet / ryczałtów – Wyżywienie (diety) pola: data/ godzina od, data/ godzina do, kraj, Kwota za dietę (automatycznie obliczana), Kwota do zwrotu.
  • Blok Wykaz jednostkowy – data, rodzaj rachunku (TAXI, przelot, inne), Kwota, Waluta, Kurs, Kwota w PLN
  • Łączne kwoty: suma kwot do zwrotu (PLN).
  • Zaliczka: data zaliczki, kwota, waluta, kurs, kwota w PLN.
  • Rozliczenie: kwota zwrotu (z punktu f) – kwota zaliczki w PLN, kwota spłaty w PLN (+/-).
  • Przypisanie kosztów: suma kosztów, jednostka gospodarcza, MPK.

Księgowanie

Koszty delegacji mogą być automatycznie księgowane z poziomu modułu Podróży służbowych i/lub Rozliczania listy płac. Dostępne są funkcje stornowania przebiegów księgowych i powtórnego księgowania po modyfikacji danych.