Polskie prawo vs. SAP

System SAP obsługuje wiele języków. Polska wersja językowa jest również standardowo dostępna. Oznacza to, że każda firma na świecie może korzystać z polskiej wersji SAP. Jednak od języka obsługi o wiele ważniejsze jest dostosowanie procesów do specyficznych dla Polski przepisów prawa. Wybrane funkcjonalności SAP muszą być skonfigurowane (wprowadzone) zgodnie z tymi przepisami.

To wymaga świadomości, że taka konieczność istnieje. Ponadto we wdrożenie powinny być zaangażowane osoby, które wiedzą, jak odwzorować lokalną specyfikę w systemie SAP. Konsultanci z centrali korporacji zwykle nie posiadają takiej wiedzy, ponieważ przygotowują rozwiązania korporacyjne, a następnie wprowadzają je w różnych krajach. Dodatkowo międzynarodowe firmy często dążą do ujednolicenia procesów w korporacyjnym wzorcu. Niestety, nie zawsze jest to możliwe.

Oczywiście w każdym kraju istnieją specyficzne przepisy lokalne. Jednak polski system prawno-podatkowy jest jednym z najbardziej skomplikowanych, z dużą liczbą specyficznych regulacji dotyczących raportowania do instytucji administracji państwowej. Różnice dotyczą nie tylko przepisów podatkowych. Wiele typowych tylko dla Polski przypisów mamy także w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim oraz w kilku innych, mniej oczywistych obszarach.

Jednym z przykładów polskiej specyfiki prawnej jest Jednolity Plik Kontrolny (Standard Audit File). Podobny obowiązek raportowy funkcjonuje w wielu krajach, jednak ze względu na różnice w przepisach podatkowych nie da się przenieść do Polski rozwiązań działających w centralnym systemie SAP korporacji. Polski oddział, jako spółka działająca na mocy lokalnego prawa, musi raportować zgodnie ze strukturami wymaganymi przez polskie Ministerstwo Finansów.

Samo wprowadzenie w 2016 r. obowiązku wysyłania JPK dobrze obrazuje, jak czasami – mimo szczerych chęci – trudno być w zgodzie z legislacją. MF dało firmom zaledwie trzy miesiące na przygotowanie się do obowiązku generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego. Zegar zaczął tykać, a firmy poszukiwać rozwiązań, które pomogą dostosować firmowe systemy zintegrowane, także SAP, do nowych wymogów. Wyzwanie było duże, a sprawy nie ułatwiał fakt, że ostateczne formaty plików zostały opublikowane w ostatniej chwili.

Sytuacja powtórzyła się na początku 2020 r., gdy ministerstwo zapowiedziało daleko idące zmiany w strukturze JPK, a następnie, po ogłoszeniu ostatecznej wersji schematów dla JPK_VAT pozostawiło firmom niespełna dwa miesiące na finalizację prac. Ostatecznie przez epidemię COVID-19 data wejścia nowego schematu została przełożona, ale i tak czasu było mało.

W 2024 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło dodatkowy obowiązek rocznego raportowania JPK z wykorzystaniem nowych struktur JPK CIT (JPK_PD): JPK_KR_PD i JPK_ST_KR. Można się spodziewać, że to nie ostatnie zmiany w JPK. I każda z nich wymaga dostosowań w systemie SAP.

Podobną sytuację mamy obecnie z wprowadzaniem faktury elektronicznej i Krajowego Systemu e-Faktur. W tym wypadku fiskus już kilka razy odraczał datę obowiązku KSeF. W pierwszej wersji miało to być w 2023 r., obecnie obowiązują daty 1 lutego 2026 r. dla firm, których wartość sprzedaży przekroczy w 2025 r. 200 mln zł, oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorstw. Równocześnie cały czas do KSeF wprowadzane są zmiany, dostosowania, nowe struktury logiczne.

Ta niepewność nie sprzyja stabilności biznesu, a dodatkowo prawie za każdym razem, gdy zmieniają się obowiązki raportowe przedsiębiorstw, konieczne są zmiany w konfiguracji systemu SAP.

JPK i KSeF to tylko dwa z długiej listy specyficznych dla Polski wymogów prawnych, które należy uwzględnić w systemie SAP dla polskiego oddziału korporacji. W All For One Poland zidentyfikowaliśmy ponad 50 koniecznych zmian i dostosowań w systemie w czterech głównych obszarach: finansów, sprzedaży i dystrybucji, gospodarki materiałowej oraz HR.

W wielu tych procesach wspieramy naszych klientów w dostosowaniu korporacyjnych systemów SAP do polskiej specyfiki prawnej w danym zakresie. Szczegółowy zakres adaptacji ustalamy podczas analizy z naszymi ekspertami. W analizie uwzględnimy indywidualne potrzeby organizacji.

Ponadto posiadamy szeroką ofertę dodatków All for One SAP Add-ons. Są to gotowe dodatki do systemu SAP, które pozwalają na dostosowanie korporacyjnego systemu SAP do aktualnych regulacji prawnych w Polsce.

Wśród ponad 40 rozwiązań z tej oferty są także produkty All for One JPK oraz All for One KSeF, które są odpowiedzą na opisane powyżej wyzwania w zakresie raportowania i e-faktury. Inne produkty z obszaru finansów to np. All for One Partner Checker (biała lista podatników VAT) i All for One Split Payment. W zarządzaniu kapitałem ludzkim oferujemy m.in. All for One E-Deklaracje (generowanie dokumentów wysyłanych elektronicznie do ministerstwa finansów), Rockawork E-Teczki i All for One PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe).

Dzięki tym rozwiązaniom nasi klienci mogą się szybciej dostosować do wymagań raportowych i mają gwarancję, że zmodyfikowane procesy są zgodne z legislacją i dobrze zintegrowane z korporacyjnym standardem SAP. Dodatkowo w ramach usług serwisowych, które świadczymy dla większości produktów, zapewniamy aktualizacje uwzględniające wszystkie zmiany i nowe wymagania prawne.

Od marca 2025 r. także SAP dostarcza rozwiązanie SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC), które pomaga firmom zarządzać dostosowaniami i przestrzegać globalnych wymogów dotyczących fakturowania elektronicznego i sprawozdawczości ustawowej.

Umożliwia ono tworzenie, przetwarzanie i zarządzanie dokumentami elektronicznymi, zapewniając zgodność z wymogami prawnymi i regulacyjnymi. SAP DRC integruje się z systemami SAP takimi jak ECC i S/4HANA, umożliwiając wymianę danych i automatyzację.

Rozwiązanie wspiera obsługę KSeF (dla wersji systemu SAP ECC i S/4HANA) oraz JPK (tylko dla S/4HANA).

Dla JPK rozwiązanie obsługuje trzy raporty:

• JPK_VAT,
• JPK_KR_PD,
• JPK_ST_KR.

Pozostałe raporty mają być dostarczone w ciągu tego roku [2025], podobnie jak opcja ich wysyłki do Ministerstwa Finansów. Obecnie rozwiązanie wymaga konfiguracji w oparciu o SAP Best Practices.

All for One Poland wspiera polskie oddziały międzynarodowych firm wykorzystujących SAP w dostosowywaniu swoich systemów do polskich wymagań prawnych. W firmach, które dopiero planują rollouty swoich systemów do polskich spółek, świadomość stopnia skomplikowania naszego prawa i tego, jak ważna jest poprawna implementacja tych przepisów w SAP, jest bardzo ważna.

Jednak uwzględnienie lokalnej specyfiki prawnej w SAP nie wystarczy. Aby praca użytkowników w systemie SAP była efektywna, trzeba zapewnić im szkolenia i dokumentację w lokalnym języku. Ważne jest także wsparcie w codziennej obsłudze systemu. Zaangażowanie do rolloutu SAP w Polsce lokalnej firmy pomoże rozwiązać te problemy. W zależności od potrzeb, wsparcie może dotyczyć następujących obszarów:

• analiza fit & gap,
• zarządzanie projektem,
• realizacja całości lub wybranego zakresu prac wdrożeniowych,
• zapewnienie zgodności SAP z lokalnymi przepisami prawnymi,
• koordynacja współpracy wszystkich zaangażowanych stron, w tym podwykonawców,
• szkolenia SAP.

W międzynarodowym projekcie SAP, jakim jest rollout z zagranicznej centrali do Polski, tłumaczenia dotyczą nie tylko języka polskiego i języka korporacji (zwykle angielski lub niemiecki). W grę wchodzą także język systemu SAP oraz język biznesu. Biznesu, który lokalnie działa w zupełnie innym otoczeniu prawnym.