HR rezerwatem działań non-profit? Coraz mniej jest firm, w których nie ma świadomości, że obszar zarządzania zasobami ludzkimi wymaga kompleksowego wsparcia informatycznego. Nadal jednak jest powszechne przekonanie, że wdrożenie systemu HR nie przekłada się na korzyści, które można by wyrazić w pieniądzu. Inwestycję w system HR traktuje się raczej jako konieczność, nie wiążąc z nią nadziei na zwiększenie efektywności działania.
 

Dlatego też firmy zazwyczaj poprzestają na wdrożeniu takich funkcjonalności HR, w których wsparcie systemu IT jest po prostu niezbędne (administracja kadrami, płace), nie szukając obszarów HR, w których informatyzacja mogłaby przynieść pieniądze, np. w formie wymiernych oszczędności. 

Czy to oznacza, że zarządzanie zasobami ludzkimi jest swego rodzaju enklawą w firmie, w której nie ma zastosowania standardowe podejście do wyceny efektywności inwestycji w system IT (ROI – Return of Investment)? Czy pytanie decydentów o przełożenie tej inwestycji na zysk firmy musi pozostać bez odpowiedzi?

Jak przedstawimy na trzech prostych przykładach, tak wcale nie musi być. Są takie obszary HR, w których automatyzacja procesów ma jednoznaczne przełożenie na oszczędności. W dodatku ich wartość można łatwo obliczyć, dostarczając argumentów co do zasadności uruchomienia danych funkcji systemu IT wspomagającego HR.

Samoobsługa pracownicza

W przypadku zarządzania zasobami ludzkimi często najłatwiej posługiwać się czasem jako podstawowym (ale nie jedynym!) miernikiem wyceny korzyści biznesowych. Skoro czas wysoko wykwalifikowanej kadry kosztuje, właśnie tutaj należy szukać oszczędności.

Dobrym przykładem jest tu automatyzacja procesu przetwarzania wniosków urlopowych przez wprowadzenie systemu samoobsługi pracowniczej (ESS – Employee Self-Service) i elementów Workflow (automatyzacji obiegu pracy i dokumentów).

Tradycyjny proces (bez ESS) przebiega często według schematu, w którym ujęto koszty pracy związane z przetwarzaniem wniosków urlopowych (założenia: średnia stawka godzinowa pracownika to 15 zł; dla specjalisty HR – 25 zł; dla menedżera: 50 zł; zatrudnienie: 1000 osób; liczba wniosków urlopowych: 2000 rocznie).

Tradycyjny proces (bez ESS) przebiega często według schematu przedstawionego w tabeli, w której ujęto koszty pracy związane z przetwarzaniem wniosków urlopowych (założenia: średnia stawka godzinowa pracownika to 15 zł; dla specjalisty HR – 25 zł; dla menedżera: 50 zł; zatrudnienie: 1000 osób; liczba wniosków urlopowych: 2000 rocznie).

Opisany proces samoobsługowy pozwala na zaoszczędzenie czasu wszystkich zaangażowanych stron, co ma konkretny wymiar finansowy (koszty pracy). Dla przykładowej firmy osiągnięte oszczędności to rząd 43 000 złotych rocznie.

Zdalne szkolenia: e-learning

Wyobraźmy sobie firmę, która zamierza przeprowadzić w ciągu roku serię szkoleń w zakresie nowych funkcji systemu informatycznego dla doświadczonych użytkowników. Jest to firma rozproszona geograficznie – szkolenia odbędą się w jednej lokalizacji. Na koszt szkolenia będą się składać między innymi koszty przejazdów, koszty noclegów oraz koszt czasu zewnętrznego instruktora.

Przedsiębiorstwo chce przeszkolić 20 osób w cyklu trzech dwudniowych szkoleń. Przyjmując tradycyjną metodę szkolenia, podzieliliśmy uczestników na dwie 10-osobowe grupy.

Koszty te można zmniejszyć, jeśli przyjmiemy, że szkolenia zostaną przeprowadzone zdalnie za pomocą np. oprogramowania SAP Tutor (oprogramowanie z rodziny narzędzi e-learningu). Użytkownicy, nie ruszając się z miejsca, mogą uczestniczyć w interaktywnym szkoleniu, z ćwiczeniami, testami i instruktażem.

Zastosowanie e-learningu dało w naszym przykładzie oszczędności rzędu 54 000 zł – tylko dla tego jednego cyklu szkoleniowego.

Rozliczanie podróży służbowych

Analogicznie jak przy wnioskach urlopowych można systemem informatycznym wesprzeć procesy wnioskowania, zatwierdzania i rozliczenia delegacji służbowych. Tradycyjny proces (bez ESS) przebiega często według schematu przedstawionego w tabeli, w której ujęto koszty pracy związane z przetwarzaniem delegacji (założenia: średnia stawka godzinowa pracownika to 15 zł; dla specjalisty z działu FI – 25 zł; dla menedżera: 50 zł; liczba delegacji: 2000 rocznie). Jeśli wesprzeć proces przez samoobsługę pracowniczą, Workflow oraz zastosować funkcjonalność Zarządzania podróżami służbowymi w SAP, przy powziętych założeniach oszczędności roczne mogą sięgać 40 000 zł.

Opisany proces samoobsługowy pozwala na zaoszczędzenie czasu wszystkich zaangażowanych stron, co ma konkretny wymiar finansowy (koszty pracy). Dla przykładowej firmy osiągnięte oszczędności to rząd 43 000 złotych rocznie.
Zdalne szkolenia: e-learning
Wyobraźmy sobie firmę, która zamierza przeprowadzić w ciągu roku serię szkoleń w zakresie nowych funkcji systemu informatycznego dla doświadczonych użytkowników. Jest to firma rozproszona geograficznie – szkolenia odbędą się w jednej lokalizacji. Na koszt szkolenia będą się składać między innymi koszty przejazdów, koszty noclegów oraz koszt czasu zewnętrznego instruktora.
Przedsiębiorstwo chce przeszkolić 20 osób w cyklu trzech dwudniowych szkoleń. Przyjmując tradycyjną metodę szkole-nia, podzieliliśmy uczestników na dwie 10-osobowe grupy:

Jak przedstawimy na trzech prostych przykładach, tak wcale nie musi być. Są takie obszary HR, w których automatyzacja procesów ma jednoznaczne przełożenie na oszczędności. W dodatku ich wartość można łatwo obliczyć, dostarczając argumentów co do zasadności uruchomienia danych funkcji systemu IT wspomagającego HR. HR rezerwatem działań non-profit? Coraz mniej jest firm, w których nie ma świadomości, że obszar zarządzania zasobami ludzkimi wymaga kompleksowego wsparcia informatycznego. Nadal jednak jest powszechne przekonanie, że wdrożenie systemu HR nie przekłada się na korzyści, które można by wyrazić w pieniądzu. Inwestycję w system HR traktuje się raczej jako konieczność, nie wiążąc z nią nadziei na zwiększenie efektywności działania.

Dlatego też firmy zazwyczaj poprzestają na wdrożeniu takich funkcjonalności HR, w których wsparcie systemu IT jest po prostu niezbędne (administracja kadrami, płace), nie szukając obszarów HR, w których informatyzacja mogłaby przynieść pieniądze, np. w formie wymiernych oszczędności.

Czy to oznacza, że zarządzanie zasobami ludzkimi jest swego rodzaju enklawą w firmie, w której nie ma zastosowania standardowe podejście do wyceny efektywności inwestycji w system IT (ROI – Return of Investment)? Czy pytanie decydentów o przełożenie tej inwestycji na zysk firmy musi pozostać bez odpowiedzi?

Jak przedstawimy na trzech prostych przykładach, tak wcale nie musi być. Są takie obszary HR, w których automatyzacja procesów ma jednoznaczne przełożenie na oszczędności. W dodatku ich wartość można łatwo obliczyć, dostarczając argumentów co do zasadności uruchomienia danych funkcji systemu.

HR rezerwatem działań non-profit?

Coraz mniej jest firm, w których nie ma świadomości, że obszar zarządzania zasobami ludzkimi wymaga kompleksowego wsparcia informatycznego. Nadal jednak jest powszechne przekonanie, że wdrożenie systemu HR nie przekłada się na korzyści, które można by wyrazić w pieniądzu. Inwestycję w system HR traktuje się raczej jako konieczność, nie wiążąc z nią nadziei na zwiększenie efektywności działania.

Dlatego też firmy zazwyczaj poprzestają na wdrożeniu takich funkcjonalności HR, w których wsparcie systemu IT jest po prostu niezbędne (administracja kadrami, płace), nie szukając obszarów HR, w których informatyzacja mogłaby przynieść pieniądze, np. w formie wymiernych oszczędności.

Czy to oznacza, że zarządzanie zasobami ludzkimi jest swego rodzaju enklawą w firmie, w której nie ma zastosowania standardowe podejście do wyceny efektywności inwestycji w system IT (ROI – Return of Investment)? Czy pytanie decydentów o przełożenie tej inwestycji na zysk firmy musi pozostać bez odpowiedzi?

Jak przedstawimy na trzech prostych przykładach, tak wcale nie musi być. Są takie obszary HR, w których automatyzacja procesów ma jednoznaczne przełożenie na oszczędności. W dodatku ich wartość można łatwo obliczyć, dostarczając argumentów co do zasadności uruchomienia danych funkcji systemu IT wspomagającego HR. HR rezerwatem działań non-profit?

Coraz mniej jest firm, w których nie ma świadomości, że obszar zarządzania zasobami ludzkimi wymaga kompleksowego wsparcia informatycznego. Nadal jednak jest powszechne przekonanie, że wdrożenie systemu HR nie przekłada się na korzyści, które można by wyrazić w pieniądzu. Inwestycję w system HR traktuje się raczej jako konieczność, nie wiążąc z nią nadziei na zwiększenie efektywności działania.

Dlatego też firmy zazwyczaj poprzestają na wdrożeniu takich funkcjonalności HR, w których wsparcie systemu IT jest po prostu niezbędne (administracja kadrami, płace), nie szukając obszarów HR, w których informatyzacja mogłaby przynieść pieniądze, np. w formie wymiernych oszczędności.

Czy to oznacza, że zarządzanie zasobami ludzkimi jest swego rodzaju enklawą w firmie, w której nie ma zastosowania standardowe podejście do wyceny efektywności inwestycji w system IT (ROI – Return of Investment)? Czy pytanie decydentów o przełożenie tej inwestycji na zysk firmy musi pozostać bez odpowiedzi?

Jak przedstawimy na trzech prostych przykładach, tak wcale nie musi być. Są takie obszary HR, w których automatyzacja procesów ma jednoznaczne przełożenie na oszczędności. W dodatku ich wartość można łatwo obliczyć, dostarczając argumentów co do zasadności uruchomienia danych funkcji systemu IT wspomagającego HR.

Podobne analizy można przeprowadzić dla wielu innych procesów HR, m.in. dla rekrutacji czy planowania wynagrodzeń. Tutaj skupiliśmy się tylko na wybranych elementach kosztowych, chcąc podkreślić wymierny charakter zmian, które wnosi system HR.