Typowe problemy

Zarządzanie danymi podstawowymi w SAP to proces kluczowy dla efektywnej pracy z systemem. Dane podstawowe łącznie z danymi konfiguracyjnymi są bowiem „motorem” wszystkich transakcji służących do ewidencji zdarzeń gospodarczych w SAP. Nie byłoby możliwe tworzenie zamówień, gdyby w systemie nie były zdefiniowane rekordy indeksów materiałowych reprezentujących kupowane surowce oraz rekordy dostawców; podobnie nie byłaby możliwa sprzedaż wyrobów gotowych realizowana w oparciu o zlecenia sprzedaży, gdyby nie było rekordów indeksów materiałowych reprezentujących owe wyroby oraz rekordów odbiorców. We wszystkich modułach i obszarach funkcjonalnych SAP dane podstawowe pełnią zasadniczą rolę.

Dlaczego zatem nie poświęca się im należytej uwagi, zwłaszcza podczas projektu wdrożeniowego? Zagadnienie zarządzania danymi podstawowymi podczas projektów wdrożeniowych jest często spychane na margines, ważniejsze są wszak procesy operacyjne, księgowania itd. Rezultat: dane podstawowe nie są opracowane na czas, co powoduje niechciane przestoje, lub są opracowane, ale błędnie, co skutkuje koniecznością stornowania dokumentów i wprowadzenia ich po raz drugi. Mając prawidłowo opracowane dane podstawowe, można uniknąć wielu kłopotów i niepotrzebnej frustracji podczas pracy z systemem. Prawidłowe opracowanie danych podstawowych wymaga jednak po pierwsze odpowiedniego modelu procesu zarządzania danymi podstawowymi, a po drugie – właściwego narzędzia wspierającego ten proces.

All for One MatFlow

W ciągu ostatnich kilku lat pracowaliśmy dla wielu przedsiębiorstw, które borykały się z problemem danych podstawowych, zwłaszcza w obszarze indeksów materiałowych. Wypracowaliśmy rozwiązania w tym zakresie zarówno od strony organizacyjnej, jak i systemowej. Przykładowe zagadnienia, z którymi się zetknęliśmy, to np. dane podstawowe ładowane bezpośrednio z osadzonego w SAP GUI pliku Excel, proces opracowania rekordu indeksu materiałowego po zwolnieniu rysunku CAD w DMS, replikacja rekordu indeksu materiałowego przez IDOC do innych systemów itd.

Z naszych doświadczeń i ukończonych z sukcesem projektów wyłonił się obraz procesów, a także narzędzi, które niezależnie od firmy i branży rozwiązują problem niekompletnych czy błędnych danych podstawowych materiałów. Efektem tego jest standaryzowany produkt, który pozwala rozwiązać szereg problemów w obszarze zarządzania danymi podstawowymi indeksów materiałowych. All for One MatFlow to rozwiązanie zawierające zaimplementowane w SAP Business Workflow wzorcowe procesy tworzenia/zmiany danych podstawowych materiałów wsparte stosownymi niestandardowymi aplikacjami.

Poprzez zastosowanie SAP Business Workflow narzędzie umożliwia automatyzację pracy z danymi podstawowymi, co gwarantuje, że wszystkie wymagane działania w procesie zostaną wykonane we właściwym czasie, we właściwej kolejności i przez właściwe osoby. Całość realizowanych w narzędziu procesów może być monitorowana z poziomu standardowych i niestandardowych raportów.

Wniosek materiałowy – proces scentralizowany

Głównym komponentem produktu All for One MatFlow jest aplikacja reprezentująca wniosek materiałowy będący niestandardowym dokumentem systemowym. Wniosek materiałowy pozwala uchwycić potrzebę utworzenia, rozszerzenia bądź zmiany danych podstawowych materiału w ustrukturyzowany sposób, całkowicie zgodny ze standardowym modelem danych rekordu indeksu materiałowego, bez konieczności natychmiastowej zmiany kartoteki materiałowej. Każdy pracownik może w każdej chwili zgłosić konieczność utworzenia nowych danych bądź wprowadzenia korekt do istniejących danych, nie narażając się na sytuację, w której zmiana danych na rzeczywistej kartotece materiałowej mogłaby doprowadzić np. do powstania błędów w dokumentach systemowych ewidencjonujących określone zdarzenia.

Istnienie dokumentu mającego charakter wniosku o wykonanie pewnych czynności implikuje istnienie procesu, w którym taki wniosek może zostać przetworzony. W rzeczywistości organizacyjnej procesy bazujące na mnogości różnorodnych wniosków to codzienność: wnioski urlopowe akceptowane przez przełożonego, wnioski zakupowe realizowane przez działy zaopatrzenia itp. Nie inaczej jest w przypadku danych podstawowych. Z naszego doświadczenia wynika, iż powołanie w organizacji dedykowanej jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za dane podstawowe lub przynajmniej utworzenie etatu specjalisty ds. danych podstawowych prowadzi do rezultatu, jakim jest wyższa jakość danych podstawowych, a w konsekwencji płynniejsza i bardziej efektywna praca z systemem.

Wzorcowy model procesu zaimplementowany w produkcie All for One MatFlow wspomaga dokładnie tego typu obieg. Pracownicy z różnych działów wnioskują o zmiany (tworzenie nowych indeksów/zmianę istniejących) w kartotece materiałowej za pomocą wniosku materiałowego, wniosek jest wysyłany poprzez workflow do specjalisty/specjalistów, którzy mogą go zaakceptować lub odrzucić (podając powód swojej decyzji) – co najważniejsze, mogą go również poprawić i/lub uzupełnić przed akceptacją. Należy podkreślić, że akceptacja wniosku jest równoznaczna z całkowicie automatycznym wprowadzeniem danych do kartoteki materiałowej poprzez wywołanie dostarczonego przez SAP interfejsu API (co jest gwarancją spójności danych).

All for One MatFlow, to nie tylko narzędzie, kolejna niestandardowa aplikacja w systemie – oferujemy pewną filozofię pracy, której podstawową cechą jest rozgraniczenie uprawnień i zakresu obowiązków osób, które wchodzą w interakcję z kartoteką materiałową (podział na wnioskujących i ekspertów). Tego typu proces sprawdzi się zatem również w przypadku centrów usług wspólnych, które mogą realizować nie tylko procesy finansowo-księgowe, ale mogą być też odpowiedzialne za centralne zarządzanie danymi podstawowymi.

Nagłówek wniosku materiałowego

Szczegóły wniosku materiałowego

Raport wniosków materiałowych

Karta projektu PD (danych podstawowych)

Wniosek materiałowy – proces zdecentralizowany

Opisany powyżej model procesu wzorcowego podkreśla rolę centralizacji w zarządzaniu kartoteką materiałową. Z naszych doświadczeń wynika, że takie podejście prowadzi do dobrych rezultatów, zwłaszcza w dużych korporacjach/grupach kapitałowych, które często posiadają wydzielone centrum usług wspólnych lub jednostkę organizacyjną/grupę osób kompleksowo odpowiedzialnych za kartotekę materiałową.

Jednakże istnieją firmy (zazwyczaj mniejsze firmy z sektora MŚP), które w kontekście zarządzania danymi podstawowymi indeksów materiałowych działają w sposób, który można określić mianem zdecentralizowanego. Budowa standardowych transakcji do zarządzania kartoteką materiałową wskazuje na to, iż firma SAP, projektując swój flagowy produkt, jakim jest system SAP, raczej zaproponowała przedsiębiorstwom taki właśnie model. Transakcje z grupy MM0x są tak zbudowane, że pola są jednoznacznie pogrupowane wg obszarów funkcjonalnych: dane główne, sprzedaży, zaopatrzenia, magazynowe, kontroli jakości, rachunkowości, kontrolingu itp. Taka konstrukcja transakcji w naturalny sposób narzuca podział pracy bazujący na funkcjonalnej strukturze organizacji. Dlatego wiele firm zaadaptowało takie podejście do zarządzania kartoteką materiałową niejako samorzutnie.

Cel, jakim jest kompletne opracowanie rekordu indeksu materiałowego, nie jest możliwy do osiągnięcia poprzez wykonanie odizolowanego zadania przypisanego do jednego działu (nie mam tu na myśli dedykowanej specjalizowanej jednostki organizacyjnej, lecz raczej typową jednostkę organizacyjną, jak dział zakupów, sprzedaży itp.). Opracowanie indeksu materiałowego jest procesem wykonywanym przez ludzi z różnych działów, przecinającym strukturę funkcjonalną w poprzek.

Rozwiązanie All for One MatFlow jest w stanie wesprzeć tego typu zdecentralizowany proces równie efektywnie, jak proces scentralizowany. Wniosek materiałowy jest nośnikiem danych niezbędnych do tworzenia/zmian rekordów indeksów materiałowych i może być przenoszony automatycznie mechanizmami workflow. Nie jest również konieczne pełne utworzenie wymaganych danych przez wnioskującego – wniosek może zostać wysłany np. tylko z podstawowymi danymi, jak jednostki organizacyjne czy opisy. W konsekwencji nic nie stoi na przeszkodzie, by taki wniosek materiałowy odbył „podróż” przez wiele działów (używając workflow), w których pracownicy uzupełnią dane, za które są odpowiedzialni – mniej więcej zgodnie z podziałem funkcjonalnym. Ostatnia osoba w takim procesie zaakceptuje wniosek, czym spowoduje wygenerowanie kompletu danych w kartotece materiałowej.

Scentralizowany i zdecentralizowany obieg wniosku materiałowego – porównanie

Podsumowując, kluczowa aplikacja produktu All for One MatFlow, jaką jest wniosek materiałowy, oraz mechanizmy workflow mogą z sukcesem wesprzeć zarówno scentralizowany, jak i zdecentralizowany model procesu opracowania danych podstawowych materiałów. W obu przypadkach największą zaletą rozwiązania jest to, że całość pracy odbywa się w całkowitej izolacji, na wniosku materiałowym, a do kartoteki materiałowej trafia komplet danych, rzetelnie opracowanych przez specjalistów, centrum usług wspólnych lub po prostu pracowników różnych działów. W tabeli zaprezentowano zestawienie cech obu wariantów implementacji obiegu wniosku materiałowego: scentralizowanego i zdecentralizowanego.

Kompletny proces opracowania danych indeksu materiałowego

Utworzenie rekordu indeksu materiałowego nie jest bynajmniej końcowym rezultatem procesu opracowania indeksu materiałowego w SAP, lecz jest początkiem tego procesu, a w zasadzie pierwszym jego etapem. Każdy proces opracowania indeksu materiałowego w SAP można by podzielić na następujące po sobie trzy etapy:

  1. Utworzenie rekordu indeksu materiałowego;
  2. Utworzenie pozostałych obiektów danych podstawowych powiązanych z indeksem materiałowym;
  3. Poinformowanie interesariuszy o rezultacie procesu.

W zależności od rodzaju materiału (wyrób, półwyrób, surowiec, opakowanie itd.) inny może być wprawdzie zakres pól opracowywanych w etapie 1, ale przede wszystkim inny jest zakres obiektów, które należy stworzyć w etapie 2. Etap 2 w zasadzie może być postrzegany jako podproces; może się bowiem składać z kilku kroków. Na przykład wyrób/półwyrób wymaga utworzenia specyfikacji, marszruty (produkcja dyskretna) bądź receptury (produkcja procesowa) itd. Surowiec zaś nie wymaga specyfikacji, ale może wymagać utworzenia rekordu informacyjnego zaopatrzenia.

All for One MatFlow został tak skonstruowany, by mógł wesprzeć realizację procesu opracowywania danych podstawowych zgodnie z powyżej przedstawionym schematem. Etap 1 (utworzenie rekordu indeksu materiałowego) realizowany jest zawsze jako opisany już obieg wniosku materiałowego (wariant zcentralizowany/zdecentralizowany). W etapie 2 wykorzystywane są standardowe transakcje do tworzenia powiązanych z indeksem materiałowym obiektów. Etap 3 sprowadza się do rozesłania e-maili na listę dystrybucji przypisaną do danego procesu. Wszystkie trzy etapy są zaimplementowane w All for One MatFlow we wzorcach workflow.

Jednakże to, jaką ostateczną postać może przybrać implementacja etapu 2, w dużej mierze zależy od natury działalności konkretnego przedsiębiorstwa oraz tego, w jaki sposób działania realizowane w przedsiębiorstwie zostały podczas wdrożenia zmapowane na aktywności realizowane w systemie SAP. Dlatego w tym kontekście produkt All for One MatFlow należy postrzegać w pewnym sensie jako półprodukt. W rozwiązaniu dostępna jest tabela konfiguracyjna, która służy do determinacji różnych wzorców workflow (dla etapu 2), w zależności od rodzaju materiału oraz żądanej na wniosku materiałowym akcji (nowy indeks materiałowy, zmiana istniejącego indeksu).

W wersji standardowej All for One MatFlow posiada zaimplementowane wzorce workflow wypracowane na bazie doświadczeń SNP (aktualnie All for One Poland), które mogą zostać zaadaptowane w całości lub mogą posłużyć jako baza dla stworzenia nowych, specyficznych dla danego klienta wzorców workflow. W tabeli przedstawiono przykłady, które są zaimplementowane w rozwiązaniu All for One MatFlow.

Karta projektu danych podstawowych

Ostatnim komponentem rozwiązania All for One MatFlow jest aplikacja reprezentująca kolejny niestandardowy dokument systemowy – kartę projektu danych podstawowych. Karta projektu zasadniczo służy trzem celom. Po pierwsze – rejestracji przedsięwzięć, w ramach których powstają dane podstawowe indeksów materiałowych, takich jak np. wdrożenie do produkcji nowego wyrobu gotowego, zmiana wizerunkowa istniejącego wyrobu wymagająca utworzenia nowych opakowań itp. Po drugie w zależności od wybranego rodzaju projektu ma ona automatycznie określić osoby odpowiedzialne za tworzenie danych podstawowych indeksów materiałowych w projekcie i automatycznie zawiadomić te osoby za pomocą mechanizmów workflow. I wreszcie po trzecie karta ma służyć do zbiorczego monitorowania procesów tworzenia danych podstawowych indeksów materiałowych w ramach przedsięwzięcia, które reprezentuje.

Karta danych podstawowych jest uzupełnieniem opisanych wcześniej narzędzi: wniosku materiałowego i wzorców workflow. Integracja karty i wniosku materiałowego polega po prostu na wpisaniu numeru karty w odpowiednim polu na wniosku materiałowym. Wówczas proces workflow realizujący opisane wcześniej trzy etapy tworzenia danych podstawowych jest widoczny w karcie projektu.

Dla jednej karty projektu oczywiście można uruchomić N procesów dla różnych materiałów, co umożliwia śledzenie postępów prac w ramach całego przedsięwzięcia. Ponadto karta umożliwia zbieranie informacji tekstowych o projekcie oraz załączników binarnych, np. grafik, plików XLS itp. Na schemacie poniżej pokazano symbolicznie grupowanie przez kartę projektu uruchomionych procesów workflow.

Projekt wdrożenia All for One MatFlow

Rozwiązanie All for One MatFlow jest rozbudowanym narzędziem. Dlatego jego uruchomienie wymaga przeprowadzenia projektu wdrożeniowego mającego znamiona rolloutu. Jeżeli potraktujemy wersję produktu dostępną „z pudełka” jako wzorzec referencyjny, to jego uruchomienie winno być poprzedzone analizą fit & gap.

Zakładamy, że core rozwiązania, czyli aplikacje wniosek materiałowy oraz karta projektu wraz z przedstawioną filozofią pracy opartą na technologii SAP Business Workflow, zostaną zaadaptowane w całości. Przewidujemy jednak, że zmiany implementacyjne będą występować przede wszystkim w obszarze wzorców workflow (opisany wcześniej etap 2). Analiza fit & gap winna wskazać te różnice.

Przykłady: u klienta indeks jest replikowany do innego systemu, gdy jest kompletnie opracowany w SAP – w tym przypadku gap będzie mówił o tym, by do wzorca workflow o numerze XYZ dodać krok z zadaniem wywołania transakcji wysyłającej IDOC do wskazanego systemu. Analiza winna również odpowiedzieć na następujące pytania: jakie rodzaje materiałów są używane w przedsiębiorstwie, jakie dodatkowe dane są wymagane dla każdego rodzaju materiału, czy są na indeksie materiałowym niestandardowe pola, które powinny zostać dodane do wniosku materiałowego, jakie grupy pól na wniosku materiałowym należy ukryć w zależności od rodzaju materiału, kim będą wykonawcy konkretnych zadań w workflow, jakie rodzaje projektów danych podstawowych występują w firmie.

Dane podstawowe kompleksowo

All for One MatFlow został stworzony w oparciu o doświadczenia zebrane podczas wdrożeń realizowanych w przedsiębiorstwach będących liderami w swoich branżach. Zaimplementowane w rozwiązaniu procesy biznesowe mogą zatem zostać określone mianem dobrych praktyk w zakresie zarządzania danymi podstawowymi indeksów materiałowych. Narzędzia, które zawarte są w All for One MatFlow, wspierają te praktyki w możliwie najlepszy sposób od strony systemowej.

Oparcie całości rozwiązania na technologii SAP Business Workflow prowadzi do znakomitych rezultatów w zakresie koordynacji pracy przy tworzeniu i zmianie danych podstawowych indeksów materiałowych i pozostałych danych z nimi powiązanych: zadania są wysyłane automatycznie do właściwych osób, we właściwej kolejności, zawsze według zaprojektowanego modelu procesu. Ponadto użycie technologii SAP Business Workflow daje ogromne możliwości śledzenia procesów, monitorowania postępów prac i obciążenia poszczególnych osób. Podsumowując, All for One MatFlow umożliwia przede wszystkim kompleksowe zorganizowanie pracy nad danymi podstawowymi materiałów w jeden spójny model, a dobrze zorganizowana praca prowadzi do dobrych rezultatów – w tym przypadku do kompletnych, bezbłędnych, opracowanych na czas danych podstawowych indeksów materiałowych i danych z nimi powiązanych.