Lepsze zaopatrzenie? Automatycznie!

Dostępne badania wskazują, że wśród dużych firm zaledwie co czwarta korzysta z systemu e-procurement. Im mniejsza skala przedsiębiorstwa, tym liczby te są niższe, a trudności w obszarze e-procurement większe. Wiele firm nadal zarządza danymi dotyczącymi zaopatrzenia w arkuszu Excel.

Oznacza to, że cyfryzacja procesów zaopatrzenia nie nadąża za oczekiwaniami. Choć skala wykorzystania rozwiązań cyfrowych, na przykład w zakresie zaopatrzenia operacyjnego, jest coraz większa, całościowa automatyzacja procesów zaopatrzeniowych jest nadal raczej wyjątkiem niż regułą.

W rezultacie nieefektywne, czasochłonne i podatne na błędy procesy nabycia spowalniają działalność firm, co je drogo kosztuje. Brakuje również zasobów do zadań strategicznych, takich jak stworzenie bazy do globalnego ustalania źródeł dostaw. W przyszłości nie będzie już jednak chodziło tylko o zautomatyzowane procesy zaopatrzeniowe: dzięki Zaopatrzeniu 4.0 i Disruptive Procurement pracownicy działu zaopatrzenia staną się strategicznymi podmiotami, które w znacznym stopniu przyczynią się do tworzenia wartości przedsiębiorstwa. Ci, którzy tego nie dostrzegają, ryzykują, że pozostaną w tyle na dobre.

Dostosowanie procesów zaopatrzeniowych do wymagań przyszłości nie będzie możliwe bez inteligentnych rozwiązań w zakresie zapatrzenia operacyjnego i strategicznego w perspektywie długoterminowej.

W dalszej części znajdziesz informacje na temat tego, w jaki sposób możesz promować u siebie cyfryzację zamówień i dlaczego platformy chmurowe są dobrą opcją.

W ostatnich dekadach zaopatrzenie przeszło ogromną transformację. Kiedyś działy zakupów były postrzegane jako organy jedynie wykonawcze, a dziś zyskały znaczenie strategiczne. W kupowaniu towarów i usług już dawno przestało chodzić wyłącznie o najlepszą jakość i najkorzystniejszą cenę. Pracownicy działów zaopatrzenia muszą stale kontrolować zapotrzebowania, wolumeny zamówień i dostawców, a także zapewniać płynność procesów produkcyjnych dzięki wystarczającym ilościom zapasów. Stwierdzenie, że prawdziwe interesy robi się na zakupach, nie wzięło się znikąd.

Aby jednak wszystko sprawnie działało, trzeba skoordynować sytuację na rynku ze zleceniami, możliwościami transportowymi i magazynowymi, relacjami z dostawcami, wykorzystaniem mocy produkcyjnych i terminami dostaw – mając przy tym na uwadze zarówno aspekty operacyjne, jak i strategiczne. Jak bowiem by się nie różniły od siebie zadania zaopatrzeniowców operacyjnych i strategicznych, jedno jest pewne: aby sprostać przyszłym wyzwaniom, trzeba korzystać z wysoko wydajnych narzędzi cyfrowych.

Obecnie firmy koncentrują się przede wszystkim na aspektach operacyjnych. Wiele firm w wysokim stopniu zautomatyzowało już na przykład procesy zamawiania towarów katalogowych za pomocą tzw. rozwiązań purchase-to-pay (P2P), zmniejszając w ten sposób koszty i przyspieszając procesy.

Jednak cyfryzacja strategicznych procesów zaopatrzeniowych wciąż nie jest ich najmocniejszą stroną. Choć firmy dostrzegają potrzebę inwestycji w proces strategiczny, tylko niewielki procent z nich asygnuje na to niezbędny budżet. Możliwa przyczyna? Korzyści z cyfryzacji są stosunkowo łatwe do obliczenia w kontekście procesów operacyjnych. Zaopatrzenie strategiczne natomiast w pierwszej kolejności wymaga skupienia się na aspektach jakościowych. Finansowa wartość dodana daje się określić dopiero w perspektywie średnio- lub długookresowej.

Korzyści z cyfryzacji procesów zaopatrzenia strategicznego ilustruje spojrzenie na zarządzanie dostawcami. Bez narzędzi cyfrowych trudno kontrolować ryzyko związane z dostawcami, ceny i zmiany zachodzące na rynku. A to może przedsiębiorstwo drogo kosztować. Ryzyko na globalnych rynkach i w sieciach dostawców bowiem rośnie. W ostatnich latach wiele firm doświadczyło przerwy w łańcuchu dostaw przynajmniej raz w ciągu roku. Niejednokrotnie te zakłócenia spowodowały milionowe straty. To pokazuje, jak ważne jest propagowanie cyfryzacji także w zaopatrzeniu strategicznym.

Obecnie istnieje wiele potężnych narzędzi pozwalających na digitalizację zakupów, które dodatkowo można wygodnie pozyskać z chmury. Zaletą tej koncepcji jest to, że firmy mogą modernizować swoje procesy zaopatrzeniowe krok po kroku, bez konieczności dużych inwestycji czasowych i finansowych w niezbędną infrastrukturę.

Za pomocą odpowiednich rozwiązań w chmurze można kompleksowo zautomatyzować na przykład zarządzanie dostawcami, przetargami i umowami, a także obsługę zgłoszeń zapotrzebowania, sprawdzania faktur i poleceń zapłaty. Przyspiesza to cały proces nabycia i pomaga błyskawicznie zidentyfikować nie tylko ryzyko związane z dostawami, ale także potencjalne oszczędności. Pracownicy działu zaopatrzenia i menedżerowie ds. dostaw korzystają przy tym także poprzez:

• Zwiększenie transparentności. Kompleksowe rozwiązania zaopatrzeniowe zwiększają przejrzystość procesów nabycia. Dzięki temu firmy zyskują rzetelny przegląd wszystkich procesów, od utworzenia zamówienia, poprzez fakturowanie, aż po realizację płatności. Ponadto maleje ryzyko błędów związanych z wprowadzaniem i przekazywaniem danych.
• Zmniejszenie nakładów. Inteligentne procesy nabycia automatyzują i przyspieszają realizację rutynowych zadań i procesów workflow. Dzięki temu pracownicy odpowiedzialni za zaopatrzenie mogą się skupić na ważniejszych obowiązkach. Nie tracąc czasu na bezproduktywną biurokrację, mogą go poświęcić na zadania strategiczne, takie jak zarządzanie dostawcami i negocjacje umów.
• Zwiększenie przychodów. Zyski generuje się w zaopatrzeniu – zwłaszcza przy wykorzystaniu inteligentnych rozwiązań. Na przykład dzięki temu, że można składać zamówienia automatycznie u najlepszych i najtańszych dostawców i ograniczyć nieautoryzowane zakupy dokonywane z pominięciem działu zaopatrzenia.
• Poprawienie warunków współpracy. Wiele firm ma trudności z oceną swoich dostawców. Często każdy pracownik działu zaopatrzenia opracowuje własne listy w Excelu, czasami istnieje kilka umów z tym samym dostawcą. W takich okolicznościach wynegocjowanie optymalnych warunków współpracy staje się niemal niemożliwe.

Nic dziwnego, że strategiczne zarządzanie dostawcami jest jednym z priorytetów działów zaopatrzenia. Platformy cyfrowe zapewniają odpowiednie do tego narzędzia.

Cyfryzacja zaopatrzenia jest złożonym zadaniem i wymaga starannego zaplanowania. Nie wszystko bowiem, co jest technicznie możliwe, jest rzeczywiście niezbędne w każdej organizacji. Tym ważniejsze jest, aby firmy konsekwentnie pamiętały o własnych celach i dążyły do ich realizacji, projektując inteligentne procesy zaopatrzeniowe. Zastosowanie się do tych pięciu wskazówek sprawi, że projekt cyfryzacji znajdzie się na najlepszej drodze do sukcesu.

Krok 1. Zdefiniuj cele

Opracuj jasną koncepcję dalszego rozwoju swojego działu zaopatrzenia – a także zastanów się, jak doprowadzić do jej realizacji. Opracuj czytelne koncepcje wymagań i uzyskaj przegląd dostępnych rozwiązań. Konsultanci zewnętrzni mogą zapewnić istotną pomoc w tym zakresie, a także wsparcie we wdrażaniu rozwiązań cyfrowych. Określ też dokładnie harmonogram i niezbędne zasoby. Doświadczenie mówi, że dobrze zaplanowaną drogą do cyfryzacji łatwiej dotrzeć do celu.

Krok 2. Utoruj drogę

Aby uzyskać niezbędne wsparcie ze strony pracowników i kierownictwa, okazuj pewność siebie i swoich przekonań odnośnie do projektu: tłumacz, jak istotne dla sukcesu firmy jest zaopatrzenie. Przekonuj swoich współpracowników z działu zaopatrzenia, a także pracowników innych działów do nowych możliwości, a wyruszając w podróż do krainy cyfryzacji, zabierz ze sobą od razu wszystkich zainteresowanych.

Krok 3. Zacznij działać

Zacznij od kategorii, które przyniosą największe korzyści, tzw. low-hanging fruits. Szybki sukces najlepiej przekona sceptyków. W pierwszej kolejności skoncentruj wysiłki związane z cyfryzacją na procesach, które są czasochłonne i kosztowne. W ten sposób stworzysz w obszarze zaopatrzenia przestrzeń dla działań tworzących wartość. Co ważne: dopilnuj, by zastosowane rozwiązania były tak proste i przejrzyste, jak to możliwe. Skomplikowana obsługa prowadzi do błędów i zmniejsza akceptację użytkowników.

Krok 4. Pozostań w grze

Nie spoczywaj na laurach po odniesieniu pierwszych sukcesów, lecz zatroszcz się także o liczne obszary „egzotyczne”. Tylko w ten sposób naprawdę w pełni wykorzystasz cały potencjał efektywności wprowadzanych rozwiązań. Dotyczy to przede wszystkim automatyzacji zadań strategicznych. W tym obszarze analizy big data, analizy internetowe i sztuczna inteligencja oferują liczne możliwości optymalizacji.

Krok 5. Analizuj sytuację

Cyfryzacja zaopatrzenia to złożony proces, sięgający głęboko, ujawniający różne nieprawidłowości – i dlatego wymaga stałego sprawdzania. Wiarygodne wskaźniki stanowią podstawę do analizy osiągniętego stopnia tworzenia wartości i, w razie potrzeby, dokonywania niezbędnych korekt kursu.