Funkcjonalność pokoi współpracy w SAP Enterprise Portal (SAP EP) pozwala zwiększyć efektywność pracy zespołowej w ramach działu czy zespołu projektowego.
 

Wiadomo, iż efekt pracy w grupie może przewyższać rezultat zmagań wszystkich osób pracujących osobno. Nazywamy go efektem synergii – uzyskujemy więcej dzięki temu, iż robimy coś wspólnie.

Pracując razem wymieniamy się pomysłami, weryfikujemy poprawność naszych koncepcji, wspieramy się nawzajem, wykorzystując własne doświadczenia. Osoby pracujące od niedawna mogą wnieść świeże spojrzenie, a te z doświadczeniem ocenią możliwość realizacji i przygotują odpowiedni plan.

Jednak często wspólna praca jest utrudniona. Część zespołu jest w „rozjazdach”, część ma umówione spotkania i nie da się znaleźć terminu, który odpowiadałby wszystkim. Wówczas zaczyna się szukać rozwiązania…

Wysyłamy do siebie maile z ustaleniami, pomysłami i dokumenty. Po pewnym czasie orientujemy się, że nie wszyscy przeczytali przesłane dokumenty, nie wszyscy wymienili się uwagami.

Efektem może być niewłaściwie opracowana koncepcja projektu, mimo że w zespole pracują osoby o odpowiednich kompetencjach. Wszystko wyglądałoby inaczej, gdybyśmy posiadali odpowiednie narzędzie ułatwiające współpracę.

Moduł współpracy w SAP Enterprise Portal może stać się dobrym rozwiązaniem takich problemów, związanych z komunikacją w zespole.

Pokoje współpracy

Podstawą modułu współpracy w SAP EP jest mechanizm pokoi (collaboration rooms), tworzących wirtualne środowiska pracy. Wirtualne pokoje przeznaczone są dla jednostek organizacyjnych (zespołów, działów itp.), jak i dla osób zaangażowanych w konkretny projekt.

Stanowią interfejs do wszelkich informacji, narzędzi bądź usług, potrzebnych do wspólnej pracy.

Mechanizm pokoi wspiera następujące usługi:

  • współpracę w czasie rzeczywistym, m.in. prosty komunikator oraz mechanizm współdzielenia aplikacji,
  • współpracę asynchroniczną m.in. mechanizm zarządzania zadaniami, fora dyskusyjne, zarządzanie dokumentami,
  • integrację z kalendarzem oraz terminarzem,
  • integrację z aplikacją WebEx, umożliwiającą przesyłanie dźwięku i obrazu.

Odpowiedni system uprawnień

Możliwości administracji SAP EP pozwalają tworzyć złożony system uprawnień użytkowników do poszczególnych danych, umieszczonych w wirtualnym środowisku pracy.

Dostęp do informacji powinien bowiem być ograniczony w zależności od funkcji czy roli pracownika. Jeden pracownik może pełnić wiele funkcji, dlatego jego uprawnienia powinny być odpowiednio zróżnicowane.

Wyobraźmy sobie firmę podzieloną na działy, które składają się z mniejszych zespołów. Każdy zespół posiada własny wirtualny pokój, w którym gromadzi dokumenty. Można wśród nich wyróżnić takie, które powinny być dostępne tylko dla danego zespołu, jak i te, z których mogą korzystać wszyscy pracownicy. Oprócz tego, przełożonemu działu należy przypisać uprawnienia dostępu do informacji ze wszystkich podległych mu zespołów.

W wielu firmach organizuje się grupy projektowe, złożone z osób z różnych zespołów. W takiej sytuacji można skorzystać z gotowego szablonu, przeznaczonego do utworzenia wirtualnego środowiska pracy dla projektu.

Dzięki temu nie musimy tworzyć skomplikowanej struktury uprawnień do zasobów, które należą do grupy osób zaangażowanych w projekt. Wykorzystujemy gotowy szablon dla grupy projektowej, gdzie przechowujemy tylko te informacje, które dotyczą danego przedsięwzięcia, a po jego zamknięciu nie wprowadzamy już żadnych zmian.

Zarządzanie danymi i zadaniami

Wirtualny pokój jest miejscem, gdzie gromadzone są informacje dotyczące zespołu. Pozwala on zarządzać zadaniami, prowadzić dyskusje, wysyłać informacji zwrotnej do autora wiadomości, komentować i oceniać dokumenty.

Dzięki funkcji zarządzania zadaniami, możemy przypisać zadanie do pracownika, ustalić priorytet, podzielić zadanie na mniejsze części, by przypisać odpowiedzialność kilku osobom, a także monitorować postęp wykonania. Fora w pokoju umożliwiają dyskusje tematyczne.

Integracja z zewnętrznymi systemami

Dzięki możliwościom integracji z zewnętrznymi systemami, moduł współpracy w SAP Enterprise Portal poszerza swoją funkcjonalność o standardowe opcje oferowane przez aplikacje klienckie tych systemów. SAP EP można integrować np. z Microsoft Exchange i Lotus Notes.

Przykładowo, dzięki takiej integracji moduł współpracy umożliwia korzystanie z terminarza Outlook, w którym określamy swoje plany oraz dostępność, co pozwala na ustalanie terminów spotkań zespołu.

Dzięki mechanizmowi do ustalania spotkań, sprawdzamy dostępność pracowników mających brać udział w spotkaniu, oraz wysyłamy automatyczne zaproszenie na spotkanie e-mailem.

Współpraca w czasie rzeczywistym

Intuicyjny i łatwy w użyciu moduł współpracy synchronicznej umożliwia członkom zespołu udział w spotkaniu online. Uniezależnia to od lokalizacji geograficznej. Mniej podróży służbowych to większa produktywność i niższe koszty.

Moduł zapewnia też następujące usługi: komunikator tekstowy, mechanizm ułatwiający współdzielenie aplikacji oraz sesje WebEx.

Mechanizm współdzielenia polega na udostępnieniu wszystkim uczestnikom spotkania aplikacji, uruchamianej lokalnie w systemie jednego z nich. Sesje WebEx umożliwiają komunikację z przekazywaniem (oprócz danych) także dźwięku i obrazu.

Szybciej, lepiej, taniej

Wykorzystując moduł współpracy, już po krótkim czasie zauważymy realne korzyści:

  • oszczędność czasu (szybsza ocena dokumentów, szybsze podejmowanie decyzji),
  • lepsza jakość efektów pracy (zaangażowanie wielu osób w prace),
  • redukcja kosztów (mniej spotkań).

Synergia odnosi się nie tylko do osób, ale też do sposobów komunikacji. Jeśli w jednym miejscu posiadamy kompleksowe rozwiązania komunikacyjne, to ułatwiają one współpracę do tego stopnia, że nie ma znaczenia, czy pracujemy w jednym pokoju czy w odległości tysiąca kilometrów od siebie.

Aby odległość nie była istotna, rozwiązanie powinno zapewniać nie tylko współdzielenie zasobów, ale także umożliwiać przesyłanie dźwięku i obrazu. Te funkcjonalności, w połączeniu z wersjonowaniem dokumentów, dostarczają nam wszystkiego, czego potrzeba do efektywnego wspólnego działania.