Menedżerom HR systemy IT służą wsparciem m.in. w zakresie rozwoju pracowników (tzw. „miękkie” funkcjonalności HR). Aby wdrożenie tych funkcji systemu ERP przyniosło właściwe efekty, należy najpierw dokonać analizy potrzeb firmy w tym zakresie.
 

W analizie potrzeb firmy punktem wyjścia powinna być strategia zarządzania personelem. Analiza pozwoli nam rozstrzygnąć, jakie obszary zarządzania rozwojem pracowników wymagają wsparcia przez system IT, by konsekwencją wdrożenia było osiągnięcie wymiernych efektów ekonomicznych.

Dlaczego warto planować rozwój pracowników?

Wdrożenie rozwiązań zarządzania kadrami bywa kolejnym etapem informatyzacji firmy, po uruchomieniu funkcji finansowych i logistycznych.

Zdarza się, iż wdrożenia systemów HR ograniczają się do funkcji administracji kadrami i/lub naliczania płac. Tymczasem wsparcie systemem IT „miękkich” funkcji HR (jak rekrutacja, zarządzanie szkoleniami, ścieżkami karier) kryje w sobie duży potencjał zwiększenia efektywności procesów HR.

W niektórych obszarach efekty ekonomiczne są oczywiste (np. usprawnienie procesu rekrutacji), w innych – długofalowe i nie zawsze mierzalne, ale nie do zlekceważenia (np. wzrost zadowolenia pracowników dzięki sprawniejszemu zarządzaniu ścieżkami ich karier).

Planowanie rozwoju pracowników – czym jest?

Planowanie rozwoju można rozpatrywać w następujących kontekstach:

  • planowanie ścieżki szkoleniowej pracownika wg uregulowań zewnętrznych i wewnętrznych, w myśl zasady: pracownik powinien wydajnie i bezpiecznie pracować w zakresie przydzielonych mu zadań, dlatego należy go wyszkolić w ustalonym obszarze,
  • ustalenie ścieżki rozwoju indywidualnego, której przebieg uzależniony jest od zdolności, preferencji i ambicji zawodowych pracownika. Pracodawca znający wpływ satysfakcji pracownika na jakość pracy powinien badać stopień realizacji aspiracji zawodowych i proponować możliwe ścieżki indywidualnego rozwoju,
  • planowanie działań przygotowujących do podjęcia nowych zadań, wg zdefiniowanych modeli zastępowania pracowników o porównywalnych kompetencjach.

Jeśli strategia HR firmy uwzględnia te zagadnienia, można przystąpić do skonfrontowania potrzeb
z możliwościami wsparcia „miękkich” funkcji HR przez system IT.

Poniżej przedstawiamy zestaw problemów do rozważenia, wraz z informacją, jak system IT wspiera dane funkcje (na przykładzie funkcjonalności zawartych w mySAP HR).

A. Czy istnieje system kontroli wymaganych kwalifikacji? Jaki jest cel weryfikacji kwalifikacji?

mySAP HR dostarcza narzędzia do raportowania, umożliwiające przeszukiwanie bazy danych np. w celu znalezienia pracowników z odp. kwalifikacjami (na potrzeby rekrutacji wewnętrznej lub w celu przeprowadzenia zmian w strukturze org.), czy osób, którym kończy się ważność uprawnień w danym terminie – w celu zorganizowania dla nich odp. szkoleń.

B. Jakie umiejętności pracowników należy kontrolować? Czym może być katalog kwalifikacji?

W mySAP HR można projektować grupy podobnych i/lub logicznie powiązanych kwalifikacji (które mogą być również interpretowane jako umiejętności czy cechy charakteru). Uporządkowane w grupy kwalifikacje tworzą katalog.

Ocena kwalifikacji dokonuje się przez ustalenie stopnia biegłości. Przypisanie kwalifikacji może być ważne w określonym przedziale czasu (uprawnienia czasowe, odnawiane np. przez szkolenia) lub bezterminowo.

C. Czy występują grupy stanowisk, dla których istnieją wspólne wymagania?

W mySAP HR katalog kwalifikacji można powiązać z obiektami tworzącymi strukturę organizacyjną (np. stanowiskami), odzwierciedlając wymagania dla kandydatów na stanowiska. Utworzenie spisu wymagań na stanowisko umożliwia m.in.:

  • korzystanie z narzędzi raportowania/selekcji kandydatów wewnętrznych i zewnętrznych podczas rekrutacji,
  • kontrolowanie rozwoju pracowników przez porównanie kwalifikacji z wymaganiami,
  • planowanie udziału pracownika w szkoleniach, umożliwiających zdobycie odpowiednich kwalifikacji.

D. Czy możliwe jest jednoznaczne określenie rodzajów szkoleń, uzupełniających brakujące umiejętności? Jakimi innymi cechami (poza przekazywanymi kwalifikacjami) należy opisywać szkolenia w systemie?

W mySAP HR szkolenia można charakteryzować przez podanie dodatkowych cech: organizatora szkolenia, lokalizacji, ceny, ankiety ocen, wymagań wobec uczestników (kwalifikacje, szkolenia wstępne).

Takie zdefiniowanie szkoleń umożliwia wykonanie dalszych raportów (np.: statystyki uczestnictwa i obrotu wg lokalizacji czy organizatora, kontrola wstępnych warunków uczestnictwa, porównania budżetowe na jednostki organizacyjne).

E. Czy w firmie istnieją zdefiniowane modele karier dla poszczególnych stanowisk, oraz modele zastępowania (zakresem obowiązków odpowiedziałalności) jednych stanowisk innymi? Czy są opracowywane indywidualne modele rozwoju?

mySAP HR pozwala odzwierciedlić zależności między stanowiskami w strukturze org. Oprócz zdefiniowania kolejnych kroków kariery, możliwe jest dokładne scharakteryzowanie etapów kariery przez wskazanie: czy jest obowiązkowy, i/lub jak długo musi/powinien trwać.

Wprowadzone do systemu dane są podstawą do przygotowywania raportów i planowania zmian organizacyjnych, a także planowania szkoleń.

Właściwa analiza potrzeb i wymagań firmy jest warunkiem powodzenia wdrożenia systemu IT w zakresie „miękkich” funkcji HR. Jeśli do tego dodamy wybór właściwego rozwiązania IT i sprawne wdrożenie, uzyskujemy pewność, że zarządzanie personelem w firmie uzyska nową jakość, mającą istotny wpływ na długofalową efektywność działania całego przedsiębiorstwa.