System informatyczny – inwestycja, nie koszt
Częsty jest pogląd, że rozwiązania informatyczne nie wpływają bezpośrednio na efektywność działania firmy. Oczywiście – dobrze jest posiadać „dobry system”, tzn. stabilny, skalowany, stale rozwijany. Nie wpływa to jednak, w powszechnym mniemaniu, na pozycję rynkową przedsiębiorstwa.
Odwrotnie traktowane są zaś wszystkie inwestycje w środki produkcji. Nowa linia produkcyjna pozwala przedsiębiorstwu zwiększyć produkcję, a w efekcie poziom sprzedaży i przychodów firmy. Otworzenie nowego oddziału firmy zapewni dostęp do nowego rynku zbytu. W takich przypadkach dość dokładnie potrafimy określić koszt inwestycji oraz oczekiwane w ich efekcie korzyści.
Dlaczego nie dzieje się tak w przypadku wdrożenia ERP? Czy nie oczekujemy, że wdrożenie przyniesie firmie wymierne korzyści? Wydaje się, że jedyna przeszkoda tkwi w podejściu do zagadnienia.
Oszacujmy ROI – jak w każdej inwestycji
Wyraźnie sprecyzowane cele biznesowe ważne są już na etapie budżetowania środków na wdrożenie. Zabiegając o budżet na wdrożenie ERP, warto przedstawić zarządowi cele w sposób mierzalny. Od sposobu ich sformułowania oraz ich prezentacji naszemu zarządowi zależeć może zarówno uruchomienie całego wdrożenia ERP, jak i przeznaczony nań budżet.
Pamiętać należy o tym, że rolą zarządu jest takie zaangażowanie dostępnych środków, aby przyniosły one największy możliwy zysk. Często o dostępną pulę środków konkuruje ze sobą kilka różnych projektów biznesowych. Zarząd w takim wypadku poszukuje najbardziej zyskownych, najczęściej opierając się na oszacowaniu wskaźnika zwrotu z inwestycji ROI.
Ze względu na prostą konstrukcję tego wskaźnika i jego powszechne zastosowanie, proponuję użyć go jako instrumentu w walce o środki dla projektu wdrożenia ERP.
Wskaźnik ROI oblicza się w stosunkowo prosty sposób, dzieląc zysk netto z projektu przez poniesione na jego rzecz koszty i mnożąc przez 100%. Zasada działania wskaźnika jest równie prosta – im wyższy jego poziom, tym bardziej opłacalna inwestycja.
Jak wyznaczyć zwrot z inwestycji w ERP?
Wyznaczenie wskaźnika ROI wymaga określenia spodziewanych korzyści finansowych z tytułu wdrożenia ERP.
Załóżmy, że nasza firma rocznie osiąga 150 mln zł przychodu, roczne koszty związane z działalnością sięgają 140 mln zł, załóżmy również, że kapitał własny przedsiębiorstwa to 45 mln. Koszt wdrożenia ERP, z uwzględnieniem ryzyka projektowego, wynosi ok. 2,2 mln zł. Cel biznesowy związany z wdrożeniem ERP brzmi: zredukujmy koszty działalności przedsiębiorstwa o ok. 2%. Jak wyglądać będzie wskaźnik ROI dla wdrożenia ERP w perspektywie 3 lat?
Dla porównania, ROI dla całego przedsiębiorstwa w perspektywie 3 lat wynosi jedynie 66%.
Jak widać na tym prostym modelu, inwestycja polegająca na wdrożeniu ERP jest nie tylko rentowna, ale może przynieść przedsiębiorstwu korzyści większe niż zwiększanie mocy produkcyjnych.
Zwrot z inwestycji w dalszy rozwój ERP: EDI
Czy w podobny jak wyżej sposób można ocenić zwrot z inwestycji, związany już nie z wdrożeniem, ale z rozwojem ERP poprzez uruchomienie kolejnych, istotnych dla firmy funkcjonalności?
Załóżmy, że nasze modelowe przedsiębiorstwo użytkuje już ERP, a teraz rozważa rozszerzenie systemu o rozwiązania e-business, wspierające komunikację i współpracę z partnerami handlowymi (w tym EDI – Electronic Data Interchange).
Rozwiązania takie w warunkach polskich wdrażają na przykład sieci handlowe, próbując nakłonić swoich dostawców do komunikacji za pomocą EDI. Efekty ekonomiczne dla sieci handlowej wiążą się chociażby z obniżeniem kosztów administracyjnych. Jak natomiast wygląda opłacalność takiej inwestycji po stronie naszego przedsiębiorstwa (którego ważnymi odbiorcami są właśnie duże sieci handlowe)?
Zdolność firmy do komunikacji za pomocą EDI może przesądzić o nawiązaniu współpracy z kolejną siecią handlową, eliminując naszych konkurentów, którzy nie są w stanie spełnić technicznych wymagań dotyczących współpracy, stawianych przez odbiorcę.
Otóż szacowany przychód naszego modelowego przedsiębiorstwa z tytułu sprzedaży do kolejnej sieci handlowej wynosi ok. 11 mln zł rocznie, średnia marża – 15%.
Jednocześnie wdrożenie EDI wzmocni naszą pozycję u dotychczasowych odbiorców (również chętnie komunikujących się z dostawcami za pomocą EDI!), którzy kupują u nas za ok. 35 mln rocznie. Zaledwie 10% zysku z tej sprzedaży skalkulujmy jako korzyści z EDI.
Szacowane koszty związane z wdrożeniem kompleksowego rozwiązania EDI, umożliwiającego komunikację z wieloma partnerami, wyniosły 200 tys. zł, przy zakładanym horyzoncie czasowym inwestycji 1 rok.
Zwrot z inwestycji w ERP: zapasy
Problem zapasów jest najczęściej polem wzajemnych zabiegów – działu finansów, który dąży do minimalizacji zapasów – i działu produkcji, który chce mieć pewność, że będzie w stanie sprostać każdemu zleceniu z działu sprzedaży w możliwie najkrótszym czasie. Problem jest ważny z punktu widzenia płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Zaawansowane ERP dostarczają wielu instrumentów, które pozwalają zarządzać poziomem zapasów, dynamicznie dostosowywać do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. Jak możemy ocenić efektywność ekonomiczną rozbudowy naszego systemu o zaawansowane mechanizmy gospodarki materiałowej?
Przyjmijmy, iż zebrane przez nas oferty na wdrożenie takich rozwiązań wskazują, że koszty takiego rozwiązania sięgają 530 tys. zł. Średni roczny poziom zapasów w naszej firmie to ok. 30 mln zł. Korzyści, jakich się spodziewamy dzięki wdrożeniu, to zredukowanie poziomu zapasów o około 20%, tj. o około 6 mln zł.
W efekcie wdrożenia, nasze przedsiębiorstwo zmniejszy o taką wielkość kredytowania w banku, bądź też uwolnione środki zainwestuje. Dla celów kalkulacji przyjęto koszt kredytu bankowego na poziomie 10% w skali roku. Horyzont czasowy dla rozpatrywanej inwestycji – 3 lata.
Kiedy się coś zepsuje…
Jako ostatni przykład analizy opłacalności inwestycji, chciałbym przedstawić zagadnienia związane z wsparciem gospodarki remontowej przez narzędzia informatyczne. Sfera ta w największym stopniu dotyczy przedsiębiorstw produkcyjnych, ale również w coraz większym stopniu interesuje np. firmy, które posiadają własne środki transportu. Jakich korzyści możemy się tu spodziewać?
Pierwsze i najbardziej oczywiste, to redukcja kosztów przestoju linii produkcyjnej i związanej z tym utraconej produkcji. Tygodniowy przestój w naszym modelowym przedsiębiorstwie spowodowałby utratę ok. 470 tys. zysku operacyjnego. Awaria i przestój mogą również spowodować opóźnienia w dostawach i w efekcie kary umowne z tym związane. Przyjmijmy, że takie zdarzenie pociąga za sobą kary umowne w wysokości 150 tys. zł rocznie.
Przedsiębiorstwa starają się minimalizować czas trwania takich zdarzeń, utrzymując zapasy części zamiennych. Należy jednak pamiętać, że taka reaktywna strategia odpowiadania na awarie nie zmniejsza częstotliwości ich występowania. W skrajnych wypadkach prowadzi do utrzymania poziomu zapasu części zamiennych odpowiadającego elementom linii produkcyjnej, co przy wartości linii produkcyjnej naszego modelowego przedsiębiorstwa – 12 mln zł – stanowi spore obciążenie.
Wdrożenie rozwiązań gospodarki remontowej wiąże się ze zmianą podejścia do tego zagadnienia. Większość maszyn i urządzeń posiada określoną przez producenta żywotność. Wymiany poszczególnych elementów i podzespołów, przeglądy okresowe dokonywane zgodnie z zaleceniami producenta eliminują zdecydowaną większość nieplanowanych przestojów. Planowanie działań remontowych pozwala na redukcję zapasów części zamiennych poprzez zamawianie ich w z góry określonych ilościach i terminach.
Po stronie planowania produkcji, planowanie remontów daje możliwość określenia mocy produkcyjnych z wyprzedzeniem oraz oceny ich wpływu na zdolność do realizacji zleceń klientów.
Przy takim podejściu działy remontowy i produkcji są w stanie wspólnie podjąć decyzję o wcześniejszym lub późniejszym przeprowadzeniu przeglądów, tak aby zrealizować maksymalną liczbę zleceń klienta, zamiast dać się zaskoczyć awarii. Dodatkowo, takie proaktywne podejście do zagadnień remontowych istotnie zwiększa żywotność eksploatowanych urządzeń, zmniejszając częstotliwość koniecznych modernizacji.
Oszacowane korzyści naszego przedsiębiorstwa z wdrożenia gospodarki remontowej przedstawiają się następująco: redukcja zapasów części zamiennych z 8 do 3 mln zł, redukcja wyłączeń linii produkcyjnych o 70%, uniknięcie kar umownych z tytułu nieterminowych dostaw.
Jak przy takich założeniach wygląda ROI dla tego wdrożenia w perspektywie roku i kosztach wdrożenia rozwiązania informatycznego w zakresie gospodarki remontowej na poziomie 350 tys. zł?
Zwrot z ERP – całość inwestycji
By podsumować całość inwestycji naszego modelowego przedsiębiorstwa, załóżmy iż w ciągu jednego roku zrealizowaliśmy wdrożenie ERP, a po jego uruchomieniu rozbudowaliśmy nasz ERP o wszystkie trzy opisane wyżej obszary (e-business, zaawansowana gospodarka zapasami, gospodarka remontowa).
Przyjmijmy dla całości perspektywę trzyletnią, co w praktyce oznacza, że korzyści z wdrożenia ERP osiągnęliśmy w ciągu 2 lat po zakończeniu wdrożenia i w ciągu jednego roku z pozostałych wdrożonych rozwiązań. W tym okresie korzyści z wdrożenia wyniosły w przypadku: ERP 2 x 2,8 mln, rozwiązań EDI – 2,175 mln, optymalizacji poziomu zapasów – 0,6 mln, a gospodarki remontowej – 0,98 mln; przy łącznych kosztach 3,28 mln.
By podsumować całość inwestycji naszego modelowego przedsiębiorstwa, załóżmy iż w ciągu jednego roku zrealizowaliśmy wdrożenie ERP, a po jego uruchomieniu rozbudowaliśmy nasz ERP o wszystkie trzy opisane wyżej obszary (e-business, zaawansowana gospodarka zapasami, gospodarka remontowa).
Przyjmijmy dla całości perspektywę trzyletnią, co w praktyce oznacza, że korzyści z wdrożenia ERP osiągnęliśmy w ciągu 2 lat po zakończeniu wdrożenia i w ciągu jednego roku z pozostałych wdrożonych rozwiązań. W tym okresie korzyści z wdrożenia wyniosły w przypadku: ERP 2 x 2,8 mln, rozwiązań EDI – 2,175 mln, optymalizacji poziomu zapasów – 0,6 mln, a gospodarki remontowej – 0,98 mln; przy łącznych kosztach 3,28 mln.
Dokonajmy zatem obliczenia ROI dla całości tak ujętego projektu:
Oprócz określenia ROI, z powyższego obliczenia łatwo można też stwierdzić, że przy kosztach, poniesionych na wdrożenie rozwiązań IT wynoszących w sumie 3,28 mln zł, suma korzyści wynikających z ich użytkowania w ciągu kolejnych trzech lat wyniesie aż 9,355 mln zł.
Inwestycje w rozwiązania informatyczne wspierające zarządzanie mogą być najbardziej efektywnymi inwestycjami firmy – inwestycjami roku. Określenie oczekiwanej stopy zwrotu z planowanej inwestycji w ERP z pewnością pomoże nam „sprzedać” ideę wdrożenia wewnątrz firmy, w zarządzie. Jednocześnie, udokumentowanie sukcesu zrealizowanego już wdrożenia, również w postaci oszacowanych realnych wielkości ekonomicznych, umożliwi uzyskanie budżetu na rozwój systemu, pociągający za sobą kolejne korzyści biznesowe.
