Koniec roku obrotowego w większości firm zbiega się z końcem roku kalendarzowego. Podczas gdy pracownicy z innych działów przedsiębiorstwa myślą o zabawie sylwestrowej, magazynierzy i dodatkowo zaangażowane osoby przygotowują się do inwentaryzacji środków majątkowych. Opracowane przez BCC (aktualnie All for One Poland) rozwiązanie dzięki nowemu podejściu pozwala przyspieszyć i usprawnić inwentaryzację bezpośrednio w SAP. Innowacja polega na zbieraniu danych za pomocą urządzeń mobilnych w trybie offline.
 

Dla firm korzystających z systemu SAP ERP inwentaryzacja wykonywana bezpośrednio w systemie to duże ułatwienie – oszczędność czasu, spójne dane i ograniczenie pomyłek, które mogą się zdarzyć przy ręcznym wprowadzaniu „spisu z natury” do SAP.

Jest jednak pewien haczyk. By inwentaryzacja w SAP była możliwa, konieczne jest spełnienie dwóch warunków. Po pierwsze osobom wykonującym inwentaryzację (najczęściej są to pracownicy magazynu, często dodatkowe, przeszkolone osoby) należy zapewnić odpowiednie urządzenia (czytniki kodów, laptopy) z bezpośrednim dostępem do systemu oraz przeszkolić ich do pracy z SAP. Po drugie konieczny jest zdalny dostęp do internetu. Oczywiście najlepiej, gdy sieć Wi-Fi obejmuje całą powierzchnię magazynu.

O ile w niektórych firmach ten pierwszy warunek jest spełniony (w magazynach korzysta się z terminali RF bezpośrednio komunikujących się z SAP), o tyle spełnienie drugiego warunku często bywa trudne. Wielkość pomieszczeń magazynowych, ich lokalizacja i niekorzystne warunki uniemożliwiają zbudowanie bezpiecznej i stabilnej sieci bezprzewodowej.

Lepiej offline

Przygotowaliśmy rozwiązanie Offline Physical Inventory, które pozwala ominąć te problemy. Zasadniczą cechą narzędzia jest to, że inwentaryzacja w module gospodarki materiałowej systemu SAP, z wykorzystaniem urządzeń mobilnych (terminali RF), jest wykonywana w trybie offline. Krok po kroku magazynier dokonuje spisu, skanując kody kreskowe i zliczając inwentaryzowane materiały. Gdy już zakończy pracę (np. pod koniec dnia) może połączyć się z SAP (już poza strefą magazynową) i jednorazowo przesłać dane do systemu.

Dzięki takiemu podejściu rozwiązanie BCC może być wykorzystane do pracy w magazynach rozległych, pozbawionych łącza do firmowego systemu SAP. Narzędzie może również znaleźć zastosowanie w warunkach przemysłowych, w których niejednokrotnie występują czynniki zakłócające połączenie bezprzewodowe. Praca z aplikacją inwentaryzacyjną jest stabilna i nie ma ryzyka utraty danych na wypadek błędu połączenia.

Od strony funkcjonalnej aplikacja mobilna składa się z trzech zasadniczych części:

  • modułu administracyjnego (odpowiada za zarządzanie lokalnymi uprawnieniami, zarządzanie transmisją danych do i z SAP),
  • modułu zliczającego (to zasadnicza funkcjonalność, odpowiada za wprowadzanie ilości materiałów identyfikowanych na podstawie numerów EAN zakodowanych w formie kodów kreskowych, wyświetlanie informacji o materiale),
  • moduł do tworzenia zgłoszeń zapotrzebowania (umożliwiający tworzenie zgłoszeń w oparciu o stwierdzone braki zapasów).

Na terminalu i w SAP

Architektura systemu podzielona jest na dwie zasadnicze aplikacje:

  • aplikacja zliczająca, na mobilnym terminalu,
  • kokpit menedżera po stronie SAP.

Aplikacja na mobilnym terminalu, stworzona w technologii MS.Net, pracuje w oparciu o lokalną bazę danych MSDE, przechowującą istotny z punktu widzenia inwentaryzacji wycinek danych podstawowych zaimportowany z SAP (dane podstawowe materiałów, zakłady, składy itp.). Import tych danych z SAP, podobnie jak wysłanie wyników zliczania, odbywa się w oparciu o technologię WEB-service.

Po stronie systemu SAP za inwentaryzację odpowiedzialny jest kokpit menedżera. Ta część rozwiązania działa oczywiście w trybie online. Kokpit operuje na tabeli buforowej, napełnianej przez mobilne kolektory. Na podstawie zebranych danych w tej części aplikacji tworzone są dokumenty inwentaryzacji w SAP oraz księgowane są różnice. Ponadto aplikacja umożliwia zarządzania danymi ze zliczania, to znaczy wyświetlanie ich listy, otwieranie listy do ponownego zliczania itp. Przewidziany został również interfejs do importu masowego. Za jego pomocą bufor danych może zostać zasilony danymi dostarczonymi w postaci płaskiego pliku o ustalonej strukturze.

Szybciej i taniej

Dużą zaletą rozwiązania jest bardzo intuicyjny w obsłudze interfejs graficzny, odporny na błędy niedoświadczonego pracownika. Efektywna praca z aplikacją zliczającą jest możliwa już po kilkuminutowym przeszkoleniu. Dzięki temu mogą ją wykonywać pracownicy bez szczególnych kwalifikacji w pracy magazynowej, co w połączeniu z brakiem wymagań odnośnie do infrastruktury komunikacyjnej powoduje, że wykorzystanie tego rozwiązania znacznie obniża koszty inwentaryzacji i podnosi jej jakość.