Narzędzia SAP SRM umożliwiają spójne zarządzanie procesami ustalania źródła dostaw oraz zakupów w jednym rozwiązaniu, służącym jako platforma integrująca wszystkich dostawców, nawet pomimo niejednorodnych środowisk systemowych. Lepsze relacje z dostawcami to ważna rzecz, celem nadrzędnym są jednak możliwe do osiągnięcia oszczędności w zakupach.
 

Koszyki, aukcje, ofertowanie

SAP SRM umożliwia łączenie we wspólnym systemie zakupów systemów ERP dostawców. Dzięki konsolidacji rozproszonych dotąd procesów zakupowych firmy mają możliwość optymalizacji zaopatrzenia i osiągnięcia efektu skali w procesach zakupowych, co może zaowocować redukcją kosztów związanych z nabyciem materiałów i usług.

Dzięki dostępnemu w narzędziu komponentowi SUS (Supplier Self-Services) możliwe jest podłączenie dostawców do firmowego systemu kupującego. Pozwala to na lepszą komunikację z dostawcami, umożliwia przepływ dokumentacji, nawet jeśli dany dostawca nie ma możliwości korzystania z platformy EDI lub XML. Przeglądarka internetowa jest jedynym narzędziem koniecznym do tego, by uzyskać możliwość podłączenia się do systemu. Dzięki tej funkcjonalności możliwa jest ocena dostawcy oraz zapraszanie go do udziału w procesach ofertowych i aukcjach organizowanych przez odbiorcę.

Za pomocą platformy SUS wymiana informacji może przybrać postać dwukierunkowej. Dostawca może sprawdzać status płatności, sugerować zmiany w zamówieniach, współpracować przy projektowaniu nowego produktu czy dokonywać aktualizacji swoich produktów bądź usług w elektronicznym katalogu. Ponadto dostawcy mogą uzyskać dostęp do wewnętrznych systemów zarzadzania zleceniami, który umożliwia im elektroniczne przetwarzanie zamówień, obsługę faktur i aktualizację specyfikacji.

Dzięki szeroko zakrojonej integracji SAP SRM z systemami ERP istnieje też możliwość udostępnienia dostawcy danych o stanach magazynowych lub planach produkcyjnych i powierzenie mu odpowiedniego uzupełniania materiałów zgodnie z potrzebami (Vendor Management Inventory). Jeżeli dostawca korzysta z systemu umożliwiającego elektroniczną wymianę danych, wówczas istnieje możliwość połączenia go z SAP SRM odbiorcy. To znacznie przyspiesza, upraszcza i czyni niepodatnym na błędy użytkowników proces wymiany danych, eliminuje też konieczność ręcznego ich wpisywania do SAP SRM.

Funkcje takie jak koszyki czy generowanie zamówień na podstawie planu w systemie ERP pozwalają usprawnić procesy ofertowe i zakupowe oraz zmniejszyć ryzyko błędów i niedoinformowania.

SAP SRM otwiera przedsiębiorstwom nowe możliwości w zakresie optymalnego doboru źródła dostaw dzięki zaawansowanym narzędziom do przeprowadzania oceny dostawców, kierowania do nich zapytań ofertowych, porównywania i oceny ofert. W SAP SRM istnieje również możliwość wyboru źródła dostawy poprzez aukcję odwrotną, czyli taką, w której firma ogłasza zamiar zakupu danego produktu lub usługi, a zaproszeni do aukcji dostawcy licytują w dół, oferując coraz niższe ceny za produkt bądź usługę.

Zaopatrzenie operacyjne

Zaopatrzenie operacyjne to proces zgłoszenia zapotrzebowania zamówienia i nabycia materiałów i usług – zarówno bezpośrednich (wykorzystywanych podczas produkcji), jak i pośrednich (niewykorzystywanych bezpośrednio w produkcji, jednakże potrzebnych lub pomocnych w prawidłowym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa). Z reguły materiały pośrednie są zamawiane przez zaopatrzenie samoobsługowe, natomiast bezpośrednie poprzez zaopatrzenie na podstawie planu.

Samoobsługowo i planowo

Zaopatrzenie samoobsługowe daje pracownikom przedsiębiorstwa możliwość bycia bardziej samowystarczalnymi w zamawianiu „codziennych” dóbr, bez interwencji działu zakupów lub przy znacznym jej ograniczeniu. Funkcja zaopatrzenia samoobsługowego zapewnia użytkownikom rozwiązania SAP SRM narzędzia do znajdowania potrzebnych dóbr poprzez łatwo dostępny katalog produktów, wynegocjowany wcześniej przez dział zakupów.

Z katalogu do tworzonego przez siebie koszyka zakupowego użytkownicy wybierają potrzebne produkty lub usługi. W ten sposób tworzony jest wniosek na zamówienie (koszyk), który jeśli jest to wymaganie, jest następnie zatwierdzany i na jego podstawie tworzone jest zamówienie. Taka procedura redukuje koszty procesu i pozwala pracownikom działu zakupów skoncentrować się na zarządzaniu relacjami z dostawcami zamiast transakcjami.

Narzędzie do zaopatrzenia sterowanego planemusprawnia i pozwala zautomatyzować nabywanie materiałów wykorzystywanych w głównych procesach biznesowych poprzez integrację systemów SAP ERP i SAP SRM.

Zapotrzebowanie rejestrowane jest w SAP ERP na podstawie planów produkcyjnych, a następnie przenoszone do SAP SRM, gdzie jako zamówienie zewnętrzne jest przetwarzane w koszyk. Nie wymaga on już zatwierdzenia, od razu można ustalić źródła dostawy i złożyć zamówienie.

Zaopatrzenie związane z usługami

SAP SRM może być także wykorzystywany do zamówień usług, takich jak np. konsulting, usługi administracyjne, reklama, utrzymanie budynków i infrastruktury, usługi prawne, przewozy lotnicze i transport. Obsługę zamówień usług wykonuje się poprzez utworzenie specjalnych koszyków lub też utworzenie w systemie zapytania o usługę i wysłanie go do usługodawcy.

Strategiczne ustalanie źródła dostaw

Strategiczne pozyskiwanie jest procesem identyfikowania, negocjowania i formowania porozumienia z dostawcą. W SAP SRM pozyskiwanie jest kluczowym procesem zakupowym, odpowiedzialnym za analizowanie, kwalifikowanie i selekcję dostawców.

Przesiew i selekcja dostawcówto proces wyboru właściwych kontrahentów do potencjalnej współpracy. Zaczyna się od zaproszenia dostawców do rejestracji na zewnętrznej stronie WWW. Potencjalni dostawcy wypełniają dopasowane do branży, rodzaju produktu lub usługi szczegółowe kwestionariusze przesiewowe, a następnie są akceptowani bądź nie przez pracowników działu zakupów zamawiającego. Zaakceptowani dostawcy są rejestrowani w SAP SRM jako partnerzy biznesowi i dodawani do katalogu dostawców.

Zapytania ofertowe i oferty

Proces zakupu rozpoczyna się od stworzenia zapytania ofertowego. Można je stworzyć od podstaw, ale system daje nam też możliwość przekształcenia koszyka w zapytanie lub utworzenia zapytania na podstawie wcześniejszego kontraktu. Następnie wybrani z bazy dostawcy otrzymują powiadomienie przez e-mail z linkiem do zaproszenia ofertowego w SRM.

Osoba kontaktowa z firmy sprzedającej loguje się do SRM, by zobaczyć zaproszenie i wprowadzić potrzebne informacje jako odpowiedź (złożyć ofertę). Po zebraniu wszystkich ofert kupcy, wykorzystując dostępne w rozwiązaniu narzędzia do oceny (wagi, rankingi), dokonują porównania i wyboru oferty. Gdy ocena ofert jest kompletna, kupcy mogą stworzyć zamówienie i wysłać je do wybranego dostawcy.

Aukcje

Zazwyczaj kupcy używają więcej kryteriów do wyboru dostawcy niż tylko cena, jednak czasami koszt jest najważniejszym kryterium. SAP SRM daje nam możliwość ustalenia źródła dostawy nie w drodze wyboru jednej z ofert, ale poprzez aukcję odwrotną. Aukcje zwiększają współzawodnictwo pomiędzy sprzedawcami i umożliwiają osiągnięcie sporych oszczędności firmie, która je przeprowadza.

Wyróżnikiem aukcji jest ich oparcie jedynie na kryterium ceny, podczas gdy w procesach ofertowych porównuje się również inne kryteria. Dlatego też przeprowadza się je na ogół dla ustandaryzowanych dóbr, tak by dostawcy nie mogli, oferując coraz niższą cenę, obniżać jakości produktu. W SAP SRM aukcję można utworzyć od podstaw, jak również skorzystać z opcji przekształcenia w nią koszyka lub zapytania ofertowego.

Podczas aukcji organizatorzy i uczestnicy mogą ją obserwować i podejmować działania w czasie rzeczywistym. Dzięki temu wybór dostawcy przebiega znacznie szybciej niż w tradycyjnym procesie ofertowym. Organizator ma kontrolę nad tym, co widzi uczestnik aukcji na swoim podglądzie, i może ręcznie korygować zakres udostępnianych mu informacji. Możliwe jest także rozpoczęcie czatu z wybranym dostawcą biorącym udział w aukcji.

Automatyzacja zakupów

Dzięki SAP Supplier Relationship Management przedsiębiorstwa zyskują automatyzację i przyspieszenie procesów zakupowych. Otrzymują również zestaw narzędzi wspierających wybór źródła dostawy i negocjacje, a także możliwość łączenia zamówień z wszystkich systemów w jednej platformie, co daje przewagę negocjacyjną. Wszystkie te cechy i funkcjonalności przyczyniają się do redukcji kosztów związanych z zakupami, większej kontroli nad procesem i jego ustandaryzowania, oszczędności, a w konsekwencji poprawy wyników finansowych firmy.