ICM: Zarządzanie premiami i prowizjami w SAP

Dla efektywnej sprzedaży

Efektywna sprzedaż jest podstawą biznesu. To od motywacji pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż zależą przychody, a zarazem i zyski – niezależnie ot tego, czy są to pracownicy przedsiębiorstwa, czy jego kontrahenta – dealera lub autoryzowanego przedstawiciela.

Jednym ze sposobów motywacji jest premiowanie działalności pracowników i kontrahentów. Konkurenci walczą ze sobą nie tylko jakością produktów i cenami, ale także skutecznością sieci sprzedaży. Wymusza to budowę coraz wymyślniejszych systemów wynagradzania.

Programy premiowe stają się coraz bardziej skomplikowane, a przecież by były efektywne, powinny być jak najbardziej zrozumiałe. Z drugiej strony firmy często muszą pobierać prowizje od kontrahentów, np. za wspólne działania promocyjne. Złożoność liczenia takich prowizji jest zazwyczaj podobna do tej koniecznej do naliczania wypłacanych premii.

Aby sprostać liczbie wypłacanych premii, coraz większemu skomplikowaniu ich naliczeń i rosnącym potrzebom informacyjnym, wykorzystuje się systemy informatyczne.

Ofertą SAP AG w tym zakresie jest rozwiązanie SAP ICM (Incentives and Commission Management, czyli zarządzanie premiami i prowizjami), którego celem jest zautomatyzowanie procesów naliczania i rozliczania premii oraz prowizji. Rozwiązanie wspiera częste zmiany reguł kalkulacji, zmiany w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, kanałach sprzedaży lub ofercie produktowej.

Komu premia, komu prowizja

SAP ICM jest szczególnie cennym narzędziem dla tych firm, które mają rozbudowane sieci sprzedaży, wynagradzane według złożonego systemu motywacyjnego.

Należy podkreślić, że rozwiązanie wspiera proces zarówno dla wewnętrznych służb sprzedażowych, jak i dla sieci zewnętrznych przedstawicieli, np. dealerów.

Przydatność SAP ICM jest tym większa, im większa jest liczba motywowanych osób czy podmiotów, im więcej prowizji nalicza się w danym okresie, a także im bardziej sposób rozliczania wynagrodzenia jest złożony.

Elastyczność dostosowania

Systemy motywacyjne służb sprzedażowych dużych firm są bardzo zróżnicowane i ulegają częstym zmianom. SAP ICM pozwala zaimplementować różnorodne schematy prowizyjne i dostosować sposoby naliczania premii lub prowizji do oczekiwań biznesowych.

Rozwiązanie wspomaga także taktyczne, krótkoterminowe dodatkowe programy premiowe i prowizyjne. Dzięki elastyczności pozwala na dostosowanie premii i prowizji do celów przedsiębiorstwa, także do tych bieżących.

W SAP ICM można liczyć prowizje dla pojedynczych transakcji biznesowych (jak zawarcie kontraktu sprzedaży) lub na poziomie zagregowanym (jak sprzedaż kwartalna). Można zwiększyć premie/prowizje dla specyficznych wielkości sprzedaży lub dla wybranych okresów. Można także podzielić kwotę pomiędzy kilku sprzedawców pracujących jako zespół.

Dodatkowo rozwiązanie ICM pozwala naliczyć prowizje dla niebezpośrednich uczestników, takich jak menedżerowie pracowników działu sprzedaży na różnych stopniach hierarchii firmy.

Dzięki integracji informacji z systemów sprzedażowych, finansowych, systemów CRM oraz innych SAP ICM pozwala łatwo śledzić, monitorować i wynagradzać wysiłki sprzedaży dla całej firmy, a także dla jej zewnętrznej sieci sprzedaży. Rozwiązanie pozwala więc na kompleksowe raportowanie danych i efektywne wynagradzanie wydajności sprzedaży, strategicznej dla biznesu.

Naliczanie i analizowanie

Pierwszym krokiem do naliczenia prowizji jest zaprojektowanie planu prowizji, czyli utworzenie kontraktów prowizyjnych.

Zgodnie z planami sprzedaży tworzone są kontrakty premiowe/prowizyjne dla różnych grup odbiorców, np. dla wyższego menedżmentu, agentów i techników, agentów zewnętrznych. Następnie te kontrakty są przypisywane poszczególnym uczestnikom sprzedaży, z możliwością indywidualizacji warunków, jeśli jest to konieczne.

Obliczanie i przetwarzanie prowizji za sprzedaż lub pośrednictwo w sprzedaży produktów i usług może być wykonywane on-line w momencie zaistnienia transakcji – lub też off-line, okresowo np. w procedurze zamknięcia miesiąca. Możliwe jest np. ustalanie premii i bonusów poprzez porównanie osiągniętych wyników z zakładanymi planami sprzedaży.

Naliczone prowizje są często przedmiotem analiz. SAP ICM umożliwia wykonywanie analiz wydajności i rezultatów kosztowych i przychodowych według różnych kryteriów związanych z produktem, regionem i organizacją. Dla odbiorców prowizji możliwe jest udostępnienie analizy on-line otrzymanej i spodziewanej kompensaty.

Aby ułatwić zarządzanie naliczaniem prowizji, system SAP ICM wspiera definiowanie obszarów odpowiedzialności poprzez budowę struktury organizacyjnej do naliczania prowizji. Podziały prowizji np. pomiędzy pracownika i jego menedżera mogą być obliczane automatycznie.

BCC wdraża SAP ICM w sektorze bankowym

Na początku br. BCC (aktualnie All for One Poland) rozpoczęło wdrożenie SAP ICM w dużym przedsiębiorstwie z branży bankowej. Jest to jeden z pierwszych w Polsce projektów SAP ICM, a zarazem pierwsze wdrożenie tego narzędzia w branży usług finansowych.

System będzie wspierać naliczanie zarówno premii wypłacanych, jak i prowizji pobieranych. Wśród kilkudziesięciu tysięcy prowizji naliczanych dziennie będą prowizje naliczane bezpośrednio „od transakcji”, jak i prowizje naliczane okresowo, które są związane z wykonaniem parametrów uzgodnionych w kontrakcie (np. obrotu). Start systemu przewidywany jest na pierwszy kwartał 2008 r.

ICM a integracja

SAP ICM jest zaprojektowany jako oddzielny produkt z otwartymi interfejsami. Oznacza to, że może być integrowany z systemami SAP lub też rozwiązaniami innych producentów zarówno od strony wejścia jak i wyjścia danych.

Dla firm z heterogenicznymi systemami informatycznymi SAP ICM stanowi pojedyncze źródło wszystkich danych związanych premiami/prowizjami i bonusami. W SAP ICM można raportować wszystkie udziały w prowizjach, niezależnie od linii produktowej.

Reguły naliczenia prowizji są wyprowadzane za pomocą zdefiniowanej strategii. Tworzą one podstawę ewaluacji obiektu (jak są naliczane wynagrodzenia za poszczególny produkt lub linię produktową) oraz wynagrodzenie zależne od osoby (z jakich reguł skorzystać, by naliczyć premię menedżera, pracownika, partnera itp.).

Po wszystkich obliczeniach dane są przesyłane do aplikacji analitycznej w celu ich raportowania. Biznesowe systemy operacyjne dostarczają dane transakcyjne do SAP ICM. Dane te są dostępne na żądanie lub wczytywane okresowo, np. na koniec miesiąca. Dane operacyjne używane do naliczania bonusów i premii mogą być przekazywane do SAP ICM w różnych momentach, np. przy transakcji sprzedaży.

Dane skalkulowane w SAP ICM są przesyłane do systemów rozliczeniowych. Systemy rozliczeniowe zarządzają wypłacaniem prowizji zgodnie z datami płatności. Przykładowym systemem rozliczeniowym może być moduł SAP FI lub SAP HR.

Ku prostocie

Dzięki zebraniu w jednym miejscu zasad naliczania prowizji pobieranych czy premii wypłacanych można uzyskać przejrzystość tych zagadnień w skali całego przedsiębiorstwa. Elastyczność sposobów definiowania i zarządzania prowizjami sprawia, że nawet skomplikowane systemy prowizyjne mogą być w prosty sposób rejestrowane, obliczane i analizowane.

Łatwość integracji z innymi aplikacjami powala na szybką implementację i integrację rozwiązania do naliczania prowizji w infrastrukturze firmy. Elastyczny i prosty w obsłudze system raportowania pozwala na efektywne tworzenie złożonych analiz biznesowych.