Spotkanie sprzedażowe, narada działu, posiedzenie zarządu, ustalanie strategii – trudno sobie wyobrazić rozmowę biznesową bez prezentacji elektronicznej. Narzędziem, które pozwala łatwo i szybko przygotowywać efektowne, interaktywne prezentacje jest Xcelsius z rodziny rozwiązań BusinessObjects.
 

W ciągu ostatnich dziesięciu lat prezentacje w formie elektronicznej, wyświetlane w kolorze, za pomocą projektorów o wysokiej rozdzielczości stały się codziennością, a slajdy na foliach i rzutniki do ich odtwarzania można już dziś znaleźć tylko w magazynach ze starociami lub muzeum.

Każdy, kto choćby zetknął się z biznesem, wie, jak duża jest rola dobrej prezentacji w życiu firmy i jej pracowników. Szczególne znaczenie prezentacje mają w dużych korporacjach, gdzie umiejętność przygotowania wystąpień jest wręcz kluczowa dla sprawnego uczestnictwa w życiu firmy. Towarzyszą one spotkaniom, zastępują raporty tekstowe, przesądzają o awansach i degradacjach.

Kolor ma znaczenie

Odmianą efektownej warstwy prezentacji, która staje się coraz popularniejsza w przedsiębiorstwach, są tak zwane kokpity menedżerskie. Są to panele wyświetlające najważniejsze informacje zarządcze w formie graficznej, najczęściej za pomocą wykresów. Stosuje się je, by ułatwić menedżerom zaznajomienie się ze statusem spraw i podejmowanie szybkich decyzji.

W kokpitach kolor ma znaczenie kluczowe – już na pierwszy rzut oka pozwala stwierdzić, czy wszystko idzie zgodnie z planem (kolor zielony), czy ustalone normy zostały przekroczone (kolor czerwony). Kokpity w przeciwieństwie do prezentacji wyświetlają zazwyczaj dane pobierane online w momencie ich uruchomienia i prezentują na jednej stronie wiele danych jednocześnie.

Warstwa prezentacji jest także bardzo ważna w dokumentach tekstowych. Coraz rzadsze są dokumenty tekstowe czy skoroszyty niezawierające schematów, wykresów czy wbudowanych obrazów.

Mimo że postać drukowana dokumentów jest wypierana przez elektroniczną formę prezentacji, nie znajduje to odzwierciedlenia w ich strukturze. Dokumenty elektroniczne, choć coraz barwniejsze i bogatsze graficznie, zazwyczaj nie są interaktywne. Tak być nie musi.

Funkcjonalność w parze z estetyką

Na początku XXI w. archaiczność sposobów prezentacji w biznesie dostrzegł menedżer Santiago Becerra, który wraz ze swoim synem (informatykiem produkującym wcześniej gry komputerowe) utworzył oprogramowanie Xcelsius, sprzedawane przez ich wspólną firmę Infommersion. W ciągu kilku lat narzędzie to stało się tak popularne, że w 1995 r. Infommersion został wykupiony przez potentata rozwiązań Business Intelligence firmę BusinessObjects za astronomiczną kwotę 40 mln dol.

Czym zatem jest Xcelsius i co powoduje, że jest tak wartościowy? Aby to zrozumieć, warto pamiętać, czym zajmowali się twórcy narzędzia – menedżer znający potrzeby w zakresie prezentacji danych, który wiele lat poświęcił przeglądaniu suchych raportów finansowych, oraz jego syn – informatyk, specjalista od grafiki komputerowej.

Xcelsius tworzy efektowne, interaktywne grafiki, które mogą być osadzone w różnych dokumentach, np. MS Word, MS PowerPoint.

Mogą być one także otwierane bezpośrednio za pomocą przeglądarki albo umieszczane na portalu firmowym. Technologia, która kryje się za tą spektakularną grafiką, jest znana wszystkim użytkownikom Internetu z animowanych banerów reklamowych. Jest to Flash firmy Adobe.

Sama warstwa prezentacji i możliwości technologiczne ułatwiające wykorzystanie w różnych środowiskach to nie wszystko. Xcelsius zyskał popularność dzięki prostocie przygotowania interaktywnych prezentacji, kokpitów i symulacji. Jest to możliwe dzięki integracji narzędzia z arkuszem kalkulacyjnym MS Excel.

Na grafikach Xcelsius pokazywane są dane zawarte właśnie w Excelu. To duże ułatwienie, bo możliwości arkusza kalkulacyjnego zna każdy menedżer. Wszystkie obiekty, które mają być umieszczone w interaktywnej grafice (np. wykresy, tabele, okienka wyboru, teksty, panele, zdjęcia itp.), wybiera się z gotowej, predefiniowanej listy i rozmieszcza na ekranie prezentacji za pomocą techniki przeciągania i upuszczania.

To dostępność dużej liczby użytecznych, już przygotowanych obiektów decyduje o prostocie wykorzystania narzędzia. Po ustaleniu położenia predefiniowane elementy łączy się z danymi z Excela i ustala ich dodatkowe właściwości, takie jak kolor, reakcja na kliknięcie itp.

Jest to tak łatwe i intuicyjne jak dodanie wykresu w arkuszu elektronicznym, ale możliwości są dużo większe. Dzięki wykorzystaniu formuł Excela można umieścić w prezentacji skomplikowane zależności, które w innych narzędziach trzeba by oprogramować.

Atrakcyjny raport, wydrążone dane

Dzięki swojej prostocie, ale i dużej elastyczności narzędzie Xcelsius może być wykorzystywane na różne sposoby. Wyobraźmy sobie jednostronicowy raport tekstowy opisujący wyniki sprzedaży w poszczególnych grupach asortymentowych, kanałach sprzedaży i regionach.

Po kliknięciu na mapie na inny kraj pokazują się odpowiednie dane; po wybraniu innej zakładki raportu wyświetlają się dane dotyczące innych obszarów działalności.

Raport miesięczny pokazujący wskaźnik sprzedaży dla danego kraju

Przygotowujący go menedżer oprócz suchego opisu zawarłby prawdopodobnie w dokumencie wykres słupkowy pokazujący podział sprzedaży na główne grupy asortymentowe i kanały sprzedaży, opisał sprzedaż globalną i odniósł się do sprzedaży poszczególnych regionów. Mógłby także dodać wykresy dla poszczególnych regionów, ale jeśli ich liczba sięga np. 20, to dokument zmieniłby się w nieczytelny ciąg wykresów.

Za pomocą Xcelsiusa można stworzyć jeden wykres z możliwością nawigowania (np. wyboru województwa) oraz z funkcjonalnością drążenia danych (analizy szczegółowej danych wybranych np. poprzez kliknięcie na słupek na wykresie lub kraj na mapie).

Innym przykładem zastosowania narzędzia Xcelsius może być przygotowanie interaktywnego raportu miesięcznego dla kierownictwa firmy. Taka aplikacja w postaci prostego pliku w technologii Adobe Flash powinna być dostępna także bez połączenia z systemem będącym źródłem danych (np. systemem ERP).

Aby zautomatyzować comiesięczne uaktualnianie

Dzięki temu raz przygotowana analiza może być szybko i bez pomyłek wykorzystywana w kolejnych miesiącach i może być używana poza biurem, np. w czasie podróży.

Do przeglądania raportu nie potrzeba żadnego specjalnego oprogramowania – wystarczy zwykła przeglądarka WWW. Dzięki prezentacji za pomocą elementów graficznych przeglądanie raportu miesięcznego naprawdę może być przyjemnością.

Xcelsius nie ogranicza się do prezentowania danych wcześniej przygotowanych. Często wykorzystuje się go do przygotowywania tzw. kokpitów managerskich dostępnych na firmowym portalu i prezentujących dane na bieżąco pobierane z firmowych baz danych lub hurtowni danych.

Oprócz prezentowania danych Xcelsius może być użyty do tworzenia prostych symulacji. W takich aplikacjach użytkownik ma możliwość zmiany parametrów wejściowych (np. poziomu sprzedaży), a system wylicza i prezentuje graficznie zadane parametry wyjściowe. Takie przygotowywane ad hoc symulacje mogą być bardzo użyteczne podczas narad strategicznych i przy prognozowaniu wyników.

Xcelsius czy Visual Composer?

Od czasu kiedy SAP przejął firmę BusinessObjects, Xcelsius stał się częścią dużej rodziny rozwiązań BI tego dostawcy. Xcelsius nie jest jedynym narzędziem, które można wykorzystać do tworzenia kokpitów. Zintegrowane z portalem SAP rozwiązanie o nazwie Visual Composer także umożliwia ich budowanie.

Jednak narzędzia te nie konkurują ze sobą, lecz wzajemnie się uzupełniają. Xcelsius jest ściśle zintegrowany z Excelem i zarówno na etapie projektowania, jak i wykorzystania kokpitu lub elementu prezentacji z założenia ma być wykorzystywany przez użytkowników biznesowych, niemających wiedzy informatycznej.

Visual Composer to narzędzie ściśle zintegrowane z portalem SAP. Może tworzyć tylko kokpity menedżerskie osadzone w portalu. Aby dobrze je obsługiwać i wykorzystać w pełni jego możliwości, przydatne jest wykształcenie informatyczne. Visual Composer jest narzędziem, które z założenia pobiera dane online.

Jeśli ktoś potrzebuje raczej niezmiennej aplikacji osadzonej w portalu SAP i działającej online, Visual Composer może być lepszym wyborem. Większość zadań związanych z wizualizacją danych można jednak wykonać łatwiej i lepiej za pomocą Xcelsiusa, który jest sztandarowym narzędziem SAP w tym zakresie.

Dużą zaletą Xcelsiusa jest możliwość pobierania wyświetlanych danych z różnych systemów zewnętrznych. Po przejęciu BusinessObjects przez SAP AG udostępniono bezpłatne SAP Integration Kit, który umożliwia pobieranie danych z SAP ERP i SAP BI za pomocą platformy BusinessObjects.

Xcelsiusa można połączyć z danymi SAP na dwa sposoby. Za pomocą zapytania udostępnionego jako usługa WEB (Query as WEB Service) lub za pośrednictwem rozwiązania Live Office. Docelowo Xcelsius zostanie dodatkowo zintegrowany z narzędziem Pionieer, co jeszcze bardziej ułatwi budowanie prezentacji i kokpitów przedstawiających dane z systemów SAP.

Jak scyzoryk

Przyczyną powstania Xcelsiusa była rzeczywista potrzeba biznesowa. Narzędzie to doskonale wspiera tworzenie przekonujących, czytelnych i interaktywnych prezentacji. Dzięki prostocie obsługi może być wykorzystywane przez użytkowników biznesowych, bez potrzeby wsparcia informatycznego.

Każdy biznesmen, który zdaje sobie sprawę z siły oddziaływania prezentacji i czytelności kokpitów menedżerskich, powinien zawsze mieć pod ręką Xcelsiusa, tak jak każdy mężczyzna powinien mieć zawsze przy sobie scyzoryk.