Bywa, że złożoność środowisk IT i powiązanych z nimi procesów biznesowych jest na tyle wysoka, że trudno uzyskać ogólny pogląd na stan procesów zachodzących w firmie. Systemy SAP w trybie ciągłym wymieniają dane, korzystając z kilkudziesięciu interfejsów z innymi systemami SAP lub aplikacjami firm trzecich. W przypadku pojedynczej awarii często trudno określić, które procesy biznesowe ucierpią z tego powodu. Business Process Monitoring dostępny w SAP Solution Manager pozwala odwzorować procesy biznesowe i monitorować je w trybie proaktywnym.
 

Administratorzy IT w większości przypadków wykorzystują automatyczne narzędzia do proaktywnego monitoringu infrastruktury, którą zarządzają. Obciążenie CPU, zajętość pamięci RAM i systemu plików, stan połączenia pomiędzy serwerami, to tylko niektóre z setek atrybutów, które wpływają na dostępność i wydajność systemów. W dużych organizacjach kilkanaście do kilkudziesięciu produktywnych systemów SAP wymienia między sobą informacje. Systemy ERP, BI/BW, WM, HCM, CRM, SRM, SCM oraz PI tworzą zintegrowane środowisko, w którym nieustannie przesyłane są gigabajty danych. Dodatkowo systemy te wymieniają informacje z innymi systemami, spoza organizacji.

Co w przypadku, gdy w jednym z elementów takiej złożonej układanki wystąpi problem?

Z działu IT wysłana zostanie informacja typu: obciążenie procesora na serwerze wynosi 100%, co spowoduje opóźnienie przetwarzania danych, albo połączenie pomiędzy dwoma lokalizacjami zostało zerwane, szacowany czas naprawy: 4 godz.

W tym momencie karda zarządzająca i analitycy biznesowi stawiają następujące pytania:

  • jak bieżące problemy wpłyną na kluczowe procesy biznesowe w firmie?
  • czy awaria wpłynie na terminowość dostaw?
  • czy naliczenie płac dla pracowników w terminie jest zagrożone?
  • czy sprzedawcy mogą tworzyć zlecenia?
  • czy dokumenty fakturowe są księgowane na bieżąco?
  • czy dane źródłowe dla raportów są aktualne?

Mając całościowy obraz sytuacji procesów biznesowych, można od razu określić wpływ pojedynczej awarii na procesy zachodzące w firmie i podjąć działania zaradcze. Brak takiej informacji może narazić organizację na niemałe koszty.

Monitoring procesów biznesowych w SAP Solution Manager

Business Process Monitoring (BPMon) w SAP Solution Manager daje nam możliwość zamodelowania w systemie procesów biznesowych i monitorowanie ich w trybie proaktywnym. Monitorowanie jest zorientowane na proces, może obejmować wszystkie systemy wykorzystywane w procesie, wraz z interfejsami wykorzystywanymi do przesyłu danych.

W jednym miejscu obserwujemy stan parametrów technicznych systemu wraz z parametrami biznesowymi (np. liczba otwartych zleceń sprzedaży, zleceń dostawy bez wydania, błędnych IDoc, itp.) mających wpływ na stan procesu jako całości.

Widok monitoringu przykładowego procesu Order-to-cash. Źródło: SAP Service Marketplace > Run SAP like a Factory > Business Process Operations

Stan poszczególnych kroków w procesie wizualizowany jest za pomocą ikon (zielona, żółta lub czerwona). Automatyczne alertowanie zapewni, że w przypadku potencjalnych problemów w obszarze konkretnego procesu biznesowego odpowiednie osoby zostaną o tym poinformowane. Progi alertów można konfigurować, podobnie jak automatyczne akcje z nimi związane (wyświetlenie alertu, wysłanie e-maila lub SMS do odpowiedzialnych osób itp.).

Ideą BPMon jest zdiagnozowanie potencjalnie groźnej sytuacji jak najszybciej oraz podjęcie odpowiednich działań. Za pomocą Solution Managera osoby odpowiedzialne za proces mogą przeciwdziałać problemom, zanim użytkownicy końcowi zgłoszą incydent, nie dopuszczając do przestojów w pracy organizacji. Dodatkowo, korzystając z Root Cause Analysis, można od razu poznać przyczynę problemu i uruchomić odpowiednią transakcję na zdalnym systemie w celu dalszej analizy, bez potrzeby kolejnego logowania. System umożliwia zdefiniowanie procedur postępowania dla konkretnego alertu, aby wesprzeć pracowników pierwszej linii wsparcia w samodzielnej analizie.

BPMon jest zintegrowany z pozostałymi funkcjami Solution Manager, co pozwala, używając tylko jednego narzędzia, procesować dalej problem poprzez zgłoszenie incydentu (Incident Management) lub żądania zmiany (Change Management). Dla poszerzonej analizy przydatna będzie dokumentacja zebrana w Solution Managerze w czasie trwania projektu wdrożeniowego (Project Management).

Na przykładzie Business Process Monitoring doskonale widać, jak bardzo sprawdza się rola „pojedynczego źródła prawdy”, którą spełnia SAP Solution Manager – wszystkie potrzebne informacje są dostępne w jednym miejscu.

Zakres funkcjonalny możliwości BPMon w Solution Manager:

  • monitorowanie zadań w tle (pojedynczych zadań i łańcuchów BW)
  • monitorowanie interfejsów (IDoc, tRFC, qRFC, BDoc, przetwarzanie wsadowe (Batch Input), SAP PI, pliki płaskie)
  • monitorowanie obiektów aplikacyjnych dla SAP ERP, SAP CRM, SAP SRM, SAP SCM, SAP EWM
  • monitorowanie obiektów niezależnych od aplikacji (np. wypełnienie zakresów numeracyjnych, wpisy w logach aplikacyjnych)
  • monitorowanie obiektów non-SAP i non-ABAP
  • monitorowanie konsystencji danych

Raportowanie

Analiza trendów (Trend Analysis Reporting) to dodatkowy element w ramach Business Process Monitoring. Solution Manager 7.1 jest zbudowany w oparciu o SAP NetwWeaver 7.02 i posiada wbudowany mechanizm Business Inteligence (BI). Dzięki temu można:

  • przechowywać monitorowane dane (wartości i alerty) dla długoterminowej analizy,
  • wyświetlać monitorowane dane w formie wykresów dla określonego przedziału czasowego albo porównywać między sobą działy sprzedaży lub zakłady,
  • prezentować raporty w formie prekonfigurowanych dashboardów dostępnych przez przeglądarkę lub zakładkę Workcenter.

Dane z analizy trendów można dołączyć do raportów serwisowych SLR (Service Level Reports), uzupełniając informacje techniczne prezentowane w tych raportach.

Korzyści dla organizacji

Wdrożenie Business Process Monitoring może przynieść szereg korzyści dla całej organizacji. Pozytywne rezultaty wdrożenia można osiągnąć szczególnie w następujących obszarach:

  • satysfakcja klienta – zapewnienie dostaw towarów na czas i w odpowiedniej jakości. Monitoring może pomóc w zapewnieniu, że wszystkie zlecenia sprzedaży mają potwierdzone dostawy,
  • zapewnienie stałego strumienia przychodów – błąd w konfiguracji systemu może spowodować, że nie dla wszystkich dostaw zostaną utworzone faktury. Monitoring liczby takich dokumentów pozwala na szybkie odkrycie i zdiagnozowanie problemu oraz uniknięcie opóźnień w fakturowaniu,
  • zapewnienie ciągłego łańcucha dostaw przy wykorzystaniu minimalnego poziomu zapasów,
  • zapewnienie konsystencji danych pomiędzy systemami – np. informacja o poziomach zapasów pomiędzy systemami ERP i WM.

Warunki prowadzenia biznesu i otoczenie rynkowe wymuszają ciągłe zmiany w firmie. Taka sytuacja prowadzi do skupienia uwagi działów IT bardziej na przetrwaniu, niż na wprowadzaniu ulepszeń. Incydenty rozwiązywane są reaktywnie, z opóźnieniem, co może podwyższać koszty prowadzenia biznesu i wpływa na niezadowolenie klientów i kontrahentów.

Zmiana podejścia działów IT i skupienie uwagi na procesach biznesowych, a nie na parametrach technicznych jest kluczem do efektywniejszego spełniania oczekiwań biznesu. Monitorowanie i analiza trendów pozwalają na lepsze zrozumienie specyfiki procesów biznesowych zachodzących w firmie i dają informację, w których obszarach istnieje pole do wprowadzenia ulepszeń.