Wiele firm użytkujących system ERP boryka się z problemem: co robić z danymi, które nie są już potrzebne w codziennej pracy. Informacje, które są bardzo rzadko wykorzystywane, zajmują przestrzeń w bazie danych, powodując utrudnienia w wielu sferach działania systemu: wydajności, zarządzania czy raportowania. Lekarstwem na powyższe bolączki jest archiwizacja.
 

Czym jest archiwizacja?

Pojęcie archiwizacji danych historycznych może być interpretowane w różny sposób. Sprecyzujmy więc jak jest rozumiane w odniesieniu do systemu SAP.

Baza danych składa się z wielu obiektów związanych z modułami systemu (business objects). Obiekty te za pomocą programów archiwizujących są składowane w plikach systemowych poza bazą danych, a następnie z niej usuwane. Warstwa programowa utworzona jest przez ADK (Archive Development Kit), który jest jednocześnie narzędziem wdrożeniowym i rozwojowym. Jego dużą zaletą jest to, że wykorzystywana jest zarówno przez programistów, jak i użytkowników systemu.

Dlaczego warto archiwizować dane?

Przede wszystkim z powodu licznych ograniczeń systemu informatycznego, jak brak przestrzeni dyskowej (wykorzystywana macierz jest po prostu zbyt mała), brak miejsca w przestrzeniach tabel czyli brak miejsca w bazie danych.

Na konieczność archiwizacji wpływają też problemy wydajnościowe spowodowane wielkością bazy, wymagania dotyczące wykonania kopii zapasowej i odtwarzania bazy – firmy nie mogą sobie pozwolić na zbyt długi czas przestoju systemu podczas tych czynności.

Dodatkowo na decyzję o rozpoczęciu archiwizacji danych mogą wpływać inne przyczyny, np. niektóre dane finansowe muszą być przetrzymywane przez okres pięciu lat, pomimo że nie są wykorzystywane w codziennej pracy.

Kiedy rozpocząć archiwizację danych?

Gdy już wiemy, że archiwizacja będzie nam potrzebna i będziemy ją wykorzystywali, pozostaje pytanie – kiedy ją rozpocząć? Otóż im szybciej, tym lepiej.  Wczesne rozpoczęcie archiwizacji pozwoli uniknąć zbyt dużego przyrostu danych, utrzymując bazę na stabilnym poziomie.

Późniejsze rozpoczęcie archiwizacji (w trakcie eksploatacji systemu) pozwala ograniczyć przyrost bazy danych, ale nie stwarza możliwości całkowitego usunięcia wielu problemów (np. wydajnościowych) związanych z zarządzaniem bazą danych.

Dlatego też archiwizacja powinna być planowana już na etapie wdrożenia systemu i to nie jako ostatni element wdrożenia. Poza tym, stworzenie efektywnego systemu archiwizacji wymaga współpracy działu informatyki z innymi działami firmy. Taka współpraca jest najłatwiejsza podczas procesu wdrożenia, kiedy przyszli użytkownicy formułują wiele innych wymagań wobec systemu.

Jak przebiega archiwizacja?

Na początku uruchamiany jest program archiwizujący z wybranym przez nas wariantem danych wejściowych, przepisujący wybrane obiekty do plików składowanych na poziomie systemu operacyjnego.

Następnie dla każdego utworzonego pliku uruchamiany jest program kasujący (zadanie wykonywane w tle). Istnieją dwa sposoby uruchamiania programów kasujących: bezpośrednio po utworzeniu pojedynczego pliku, mimo że zadanie archiwizujące jeszcze działa oraz po zakończeniu zadania archiwizującego, gdy wszystkie pliki są już utworzone.

Pliki można przetrzymywać bezpośrednio w systemie operacyjnym, gdzie są zarządzane przez administratora systemu operacyjnego lub z wykorzystaniem tzw. HMS (Hierarchal Management System), gdzie zarządzanie odbywa się w sposób automatyczny.

Mając na uwadze korzyści, które można osiągnąć dzięki archiwizowaniu danych, archiwizacji nie możemy traktować jak zwykłą reorganizację bazy danych czy wykonywanie kopii zapasowej. Nie jest to również prosty zbiór plików ze zarchiwizowanymi obiektami.

Dzięki zaawansowanym metodom projektowania, zarządzania oraz dostępu do danych, archiwizacja jest narzędziem, dzięki któremu administrator może łatwiej i sprawniej zarządzać systemem.