Przetrwać, zachować potencjał, przygotować się na wzrost

Ważne, żeby koncentrując się na najpilniejszych działaniach, nie tracić z oczu dłuższej perspektywy. Nawet jeśli teraz działamy w trybie kryzysowo-oszczędnościowym, nie można całkowicie zamrażać rozwoju IT – podkreśla Michał Kunze, Dyrektor ds. Konsultingu i Serwisu Aplikacyjnego oraz Działu Rozwoju Oprogramowania w SNP Poland, w wywiadzie, który ukaże się w majowym numerze kwartalnika SNP Poland „Lepszy Biznes”.

Michał Kunze od 25 lat jest związany z rynkiem SAP w Polsce, przez ten czas pełnił wszystkie możliwe role w projektach – od konsultanta programisty, poprzez kierownika projektu i szefa biura projektów, aż po pełnomocnika zarządu w komitetach sterujących. W SNP, wcześniej BCC, pracuje już niemal 20 lat. Od początku 2020 roku jest Dyrektorem ds. Konsultingu i Serwisu Aplikacyjnego, łączy tę funkcję z kierowaniem Działem Rozwoju Oprogramowania. Mieliśmy rozmawiać o jubileuszu, nowych trendach na rynku systemów dla biznesu, strategii rozwoju SNP i planach zawodowych. Jednak w obecnej sytuacji – rozmawiamy w połowie kwietnia – nie możemy zacząć inaczej niż od aktualnej sytuacji związanej z epidemią koronawirusa.

Jak z Twojej perspektywy wygląda praca w dobie koronawirusa?

Z dnia na dzień moim podstawowym narzędziem pracy stała się aplikacja do telekonferencji. Ponad 90% pracowników SNP Poland pracuje z domu. Praca zdalna nie jest dla nas niczym nowym, choć nie na taką skalę. Usługi serwisowe oraz rozwój oprogramowania od zawsze odbywają się w oparciu o zdalny dostęp do systemów, od lat zwiększaliśmy też udział prac zdalnych w projektach wdrożeniowych. Różnica polega na tym, że teraz konsultanci łączą się z systemami klientów z domów, a nie z biura SNP.

Myślę, że jako organizacja dobrze zdajemy egzamin w tych trudnych warunkach. Mamy odpowiednio przygotowaną infrastrukturę IT, systemy samoobsługi pracowniczej, aplikacje do zarządzania zespołem. Kultura organizacyjna SNP, czyli zaufanie do pracowników, duża autonomia zespołów, przekazywanie im odpowiedzialności za wynik firmy – teraz przynoszą efekty.

Pozostajemy więc w stałej łączności z klientami i kontynuujemy rozpoczęte projekty. Większość z nich przebiega zgodnie z planem. Dotyczy to również przedsięwzięć o dużej skali. Przykładowo, jesteśmy na progu startu chmurowej platformy planowania czasu pracy SNP E-Time dla jednego z największych operatorów logistycznych w Polsce. Równocześnie odbędzie się go-live e-wniosków urlopowych dla kilku tysięcy pracowników centrum dystrybucyjnego klienta z sektora fashion retail.

Sami zresztą jesteśmy przykładem, że nie trzeba odkładać go-live ważnego systemu z powodu epidemii. W pierwszym kwartale tego roku w SNP płynnie przeszliśmy z SAP ERP na pracę na S/4HANA. Do sukcesu przyczyniła się nasza autorska metodyka BLUEFIELD, którą posługujemy się również w projektach dla klientów. Przenieśliśmy do S/4 dane, konfigurację oraz niestandardowe rozszerzenia w obszarach finansów, sprzedaży, HR i project system. Migracja dla spółek SNP w 12 krajach została przeprowadzona w niecałe pół roku.

To nie pierwszy kryzys, jaki obserwujesz w toku swojej kariery. Jak poprzednie bessy wpływały na rozwój rynku IT i środowisko SAP?

Rzeczywiście. Obserwowałem już kilka kryzysów, w tym ten największy w 2008 r., czy pęknięcie „bańki internetowej” w 2000 r. Podstawy ekonomii nakazują, by w pierwszej kolejności zapewnić przedsiębiorstwu przetrwanie, ograniczając straty do minimum w najbliższym okresie oraz zachowując potencjał do wzrostu na przyszłość. W obu tych działaniach rola IT jest kluczowa.

Wyciągając wnioski z sytuacji kryzysowych, w celu ograniczenia kosztów stałych przedsiębiorstwa chętniej kupują usługi wsparcia IT czy SAP na zewnątrz. Przekazują utrzymanie i administrację systemami, a także wsparcie użytkowników wyspecjalizowanym partnerom. Szukając oszczędności w działaniach operacyjnych, sięgają po rozwiązania automatyzacji procesów biznesowych lub samoobsługi pracowniczej. Po każdym trudniejszym okresie rośnie też zapotrzebowanie na rozwiązania Business Intelligence – aktualne informacje, wiarygodne i szybko dostępne raporty to podstawa skutecznego działania.

Michał Kunze, Dyrektor ds. Konsultingu i Serwisu Aplikacyjnego; Dyrektor Działu Rozwoju Oprogramowania, Członek Zarządu SNP Poland. Jest absolwentem Akademii Ekonomicznej w Poznaniu. Od 1995 roku uczestniczył i kierował projektami wdrożeń SAP dla kilkunastu klientów w Polsce, Wielkiej Brytanii, Finlandii i Holandii. Z SNP (a wcześniej BCC) związany od 2001.

Jak będzie tym razem? Przewidujesz podobny scenariusz?

Skala tego, co się obecnie dzieje, jest nieporównywalna z niczym innym. Ostatnie miesiące udowodniły, jak ważna jest elastyczność działania organizacji, zdolność do szybkiego reagowania na zmiany. O tym mówiło się od dawna, ale tym razem rzeczywistość powiedziała „sprawdzam”. Z drugiej strony, wachlarz możliwości jest teraz dużo szerszy niż np. w 2008. Wszyscy mogą szybko skalować rozwiązania IT w modelu cloud. SaaS to również większa elastyczność finansowa. Koszty są rozłożone w czasie, uzależnione od liczby kont użytkowników albo innego miernika wykorzystania usługi.

Zdalny dostęp do aplikacji i rozwiązania mobilne są już powszechne. Coraz więcej dokumentów istnieje już tylko w postaci cyfrowej, nawet w komunikacji z urzędami, które nie kojarzą się z awangardą technologii (np. platforma ePUAP). To dlatego masowe przejście na tryb home office, które odbyło się w wielu firmach dosłownie z dnia na dzień, nie byłoby tak płynne 20 lub nawet 10 lat temu.

Jak oferta SNP Poland jest dostosowana do tych wyzwań?

Dziś rzecz jasna pomagamy firmom przystosować się do nowej rzeczywistości, starając się sprawnie reagować na nowe zapytania – czasem pilne i wynikające ze zmian priorytetów u naszych klientów. Najważniejsze kwestie to możliwość pracy zdalnej, dostęp do systemów i sieci firmowych, zachowanie standardów bezpieczeństwa przetwarzania informacji i zgodności z przepisami prawa. Nikt nie zwolnił firm z obowiązku generowania raportów JPK, nikt nie zagwarantował cyberbezpieczeństwa na czas pandemii.

Klienci mogą na nas liczyć – do ich dyspozycji jest ponad 300 naszych specjalistów, przygotowanych do zdalnej współpracy. Oprócz konsultantów SAP i programistów różnych technologii, są to również specjaliści od systemów operacyjnych, baz danych, wirtualizacji i infrastruktury IT.

Spójrzmy teraz w dłuższej perspektywie na podejście SaaS, które staje się dominujące w ofercie SAP, a więc także i naszej. Obecnie już wszystkie obszary biznesu mogą być obsługiwane w taki sposób. Rozwiązania HR SAP SuccessFactors i Employee Central Payroll, nowa generacja rozwiązań klasy CRM czyli C/4HANA, obsługa e-commerce czy wreszcie system ERP S/4HANA – wszystkie dostępne w chmurze – działają już u naszych klientów.

Do tego mamy bogatą ofertę rozszerzeń do SAP, ułatwiających pracę użytkowników, automatyzujących wybrane procesy, pozwalających szybko i jak najmniejszym nakładem pracy dostosować się do nowych wyzwań wewnętrznych czy zewnętrznych, np. nowych przepisów prawnych w Polsce. PPK, JPK, biała lista podatników, split payment, podatek cukrowy, ewidencja odpadów to tylko niektóre z nich. Dodajmy do tego wdrożenia automatyzacji procesów dzięki narzędziom RPA (Robotic Process Automation).

Wreszcie sami tworzymy rozwiązania, których celem jest usprawnienie działania organizacji i uwolnienie czasu i zasobów do realizacji innych zadań. Tu wymienię tylko platformę BeeOffice do zarządzania codzienną pracą zespołu i biura oraz SNP ECM – system wspierający elektroniczne przetwarzanie, archiwizację i obieg dokumentów. Zgodnie z naszą strategią rozwiązania SNP są udostępniane jako usługa, wraz z wersją mobilną.

Last but not least, wspomniałbym o tym, co stanowi o unikalności oferty SNP Group, a więc o rozwiązaniach i usługach transformacji środowisk SAP – platformie Crystal Bridge i podejściu BLUEFIELD. Przydatność tych rozwiązań w epoce „postpandemicznej” jest bezdyskusyjna. Choćby do migracji SAP do chmury czy do projektów typu carve-out i merge systemów po reorganizacjach spółek, nieuchronnie wiążących się z dużymi zmianami w gospodarce.

Tylko jak w obecnej niepewnej sytuacji planować projekty rozwojowe w IT?

Powiem tak: odpowiedzialna firma nie może sobie pozwolić na to, by ich nie planować.

Ważne, żeby koncentrując się na najpilniejszych działaniach, nie tracić z oczu dłuższej perspektywy. Nawet jeśli teraz działamy w trybie kryzysowo-oszczędnościowym, nie można całkowicie zamrażać rozwoju IT. Kiedy zaczniemy wychodzić z fazy zastoju gospodarki, nie będzie czasu na złapanie oddechu. Przeciwnie. Walka o klientów będzie równie zacięta jak wcześniej. Dlatego zachęcamy firmy do wykorzystania obecnej sytuacji na przegląd i usprawnianie swoich procesów. W każdej firmie znajdzie się kilka spraw ważnych, które dotychczas przegrywały z natłokiem spraw pilnych. Może właśnie teraz znajdziemy determinację, żeby skutecznie się nimi zająć?

Podam przykład z naszego podwórka. Dla naszego Działu Konsultingu bardzo duże znaczenie ma informacja, którzy pracownicy, z jakimi kompetencjami są zaangażowani w projekty w danym miesiącu, a gdzie mamy opóźnione lub odwołane prace. Konsultantów mniej obciążonych zadaniami przesuwamy do pomocy w innych projektach, także wewnętrznych. Kuszące jest, żeby taki system „wczesnego ostrzegania” zorganizować jak najszybciej, w formie kilku plików Excel i e-maili od kierowników projektów do liderów zespołów. Jednak my rozbudowujemy tę funkcjonalność jako aplikację webową opartą na BeeOffice, do tego zintegrowaną z modułem SAP PS systemu S/4 HANA w SNP. W ten sposób powstaje nie prowizorka do zarządzania kryzysowego, ale systemowe rozwiązanie do optymalizacji obsady projektów również na lepsze czasy.

Podsumowując: tak, produkty i usługi w ofercie SNP są dostosowane zarówno do wyzwań stojących przed przedsiębiorstwami dziś, jak i tych, z którymi przyjdzie im się zmierzyć w przyszłości.

Tematem, którym żyje ekosystem SAP, jest perspektywa migracji do SAP S/4HANA. Co prawda ostatnio termin wsparcia dla starych rozwiązań został wydłużony do 2027 roku, ale migrację i tak trzeba wykonać. Jak obecna sytuacja wpłynie na decyzje przedsiębiorstw w tym zakresie?

Jak dotąd niewiele firm w Polsce zdecydowało się na migrację, zaś w skali świata jest to kilka procent użytkowników SAP ERP. Zapewne teraz, w krótkiej perspektywie, wiele firm, nawet jeśli miały takie plany – odłoży je chwilowo na półkę. Ale myślę, że – paradoksalnie – w dłuższej perspektywie obecna sytuacja będzie argumentem za jak najszybszym wykonaniem migracji.

Od kilku lat SAP koncentruje rozwój nowych funkcji ERP w S/4HANA, a poprzednie wersje systemu są aktualizowane tylko dla spełnienia wymogów prawnych. Dlatego firmy coraz częściej będą odkrywać w migracji na S/4 szansę pozyskania skutecznej broni konkurencyjnej, a nie narzuconą przez producenta oprogramowania konieczność przeprowadzenia złożonego projektu.

Zresztą wypracowane przez SNP podejście i dotychczasowe doświadczenia udowadniają, że zaangażowanie zasobów, czas projektu oraz nakłady mogą być niższe od zakładanych. Mamy sprawdzoną metodykę BLUEFIELD oraz platformę CrystalBridge, dedykowaną do projektów transformacyjnych SAP.

Z branżą IT i SAP jesteś związany od 25 lat. Z BCC, a potem SNP Poland – od blisko 20. Próbowałam policzyć role, jakie przez ten czas pełniłeś. Wyszło mi coś około 10: programista, konsultant, kierownik projektów, szef Biura Projektów, Program Manager od rolloutów SAP, pełnomocnik zarządu na komitetach sterujących, członek zarządu, Dyrektor Działu Rozwoju Oprogramowania i wreszcie dyrektor Działu Konsultingu i Serwisu Aplikacyjnego. Co się w tym czasie najbardziej zmieniło w organizacji projektów SAP i generalnie dużych projektów informatycznych?

Z jednej strony to oczywiście stały postęp technologii. W pierwszym wdrożeniu SAP R/3, które pamiętam z lat 90, macierz dyskowa dla całej produkcyjnej bazy danych miała zawrotną pojemność… 60 GB – czyli tyle co przeciętny smartfon dzisiaj. Zdalny dostęp do systemu SAP (spoza biura w centrali firmy) był wtedy rzadkością, a pliki z dokumentacją systemu otwieraliśmy z płyty CD, zamiast przeglądarki WWW.

Limity, które wcześniej ograniczały projektowanie rozwiązań, teraz zostały zniesione. Możemy przechowywać, przesyłać i analizować ogromne zbiory danych, nie martwiąc się zbytnio o ich agregowanie i utracenie wglądu w detale. Przedsiębiorstwa zbliżają się do swojego ideału analizowania zachowań poszczególnych konsumentów, zamiast dociekać, „dlaczego łączna sprzedaż w tym kwartale jest poniżej planu”.

Z drugiej strony – mimo ogromnego postępu technologii i telekomunikacji – kilka wyzwań w projektach wdrożeniowych pozostaje bez zmian. Na przykład, jak pogodzić udział pracowników w projekcie z bieżącymi obowiązkami w firmie? Musimy zaangażować do prac koncepcyjnych osoby dobrze znające biznes – tylko one mogą opisać z konsultantami docelowe procesy, wymagania funkcjonalne i inne detale rozwiązania. A jednocześnie takie doświadczone osoby są po prostu bardzo zajęte. Biorą udział w innych równoległych projektach oraz wspierają bieżącą działalność. Trudno je zaangażować w kilkudniowe warsztaty koncepcyjne lub sesję testów nowego systemu.

Kolejna ponadczasowa kwestia to komunikacja pomiędzy konsultantami a zespołem po stronie klienta. Uporządkowana metodyka projektowa, dopracowane szablony dokumentów itp. wspierają komunikację, ale nie zastąpią klarownego formułowania myśli i opisania wymagań. Każda strona dobrze zna swoją dziedzinę: tzn. pracownicy firmy – własną organizację, a konsultanci – system. Dla konsultanta jest jasne, że system skalkuluje cenę produktu tylko według warunków ściśle wymienionych w koncepcji, a dla szefa sprzedaży jest oczywiste, że specjalny rabat dla kluczowego klienta musi się automatycznie obliczać w systemie. Niestety, często robimy błędne założenie, że druga strona wie to samo, co my, i o pewnych sprawach nie wspominamy, bo… „są przecież oczywiste”. Efektem jest brak ujęcia tych „oczywistych” elementów w dokumentacji i planie prac, a później zaskoczenie podczas testów systemu.

Chip i Dan Heath w książce „Made to stick” nazwali to zjawisko „przekleństwem wiedzy”. Uwzględniamy takie zagadnienia w szkoleniach dla nowych konsultantów, ale warto o nich przypominać przy każdej okazji.

Nie można też pominąć roli kierownika projektu, czy raczej duetu kierowników projektów: po stronie klienta i firmy konsultingowej, którzy sprawnie i partnersko ze sobą współpracują. Koordynacja prac, rozwiązywanie problemów integracyjnych na styku różnych zespołów, motywowanie uczestników projektu do zajmowania się trudnymi zadaniami przez wiele miesięcy projektu to kluczowe sprawy dla powodzenia dużego projektu IT – niezmiennie od początków naszej branży aż do dziś.

Na koniec chciałam zapytać o Twoje plany zawodowe. Czy i one ostatnio uległy zmianie?

Wspomniałem wcześniej o ciągłej konkurencji między sprawami pilnymi a ważnymi. Dlatego równolegle z reagowaniem na bieżącą sytuację w działalności SNP Poland i otoczenie biznesowe staram się nie tracić z oczu dłuższej perspektywy.

Zainicjowaliśmy właśnie projekt wewnętrzny przygotowania nowej wersji systemu prekonfigurowanego SNP SPRINT. Na przełomie 2018/2019 roku certyfikowaliśmy SPRINT dla S/4HANA. Teraz aktualizujemy wzorcowe opisy procesów biznesowych, scenariusze testów i materiały szkoleniowe. To pozwoli sprawniej przedstawiać system SAP klientom na etapie ofertowania projektu i w fazie koncepcji. Planujemy częściej wykorzystywać SPRINT jako punkt wyjścia dla nowych wdrożeń. Jest to zgodne z podejściem SAP Activate, które podczas analizy wymagań (fit & gap) zakłada prezentowanie klientowi działającego prekonfigurowanego rozwiązania i zbieranie listy dodatkowych wymagań w odniesieniu do tego wzorca – zamiast projektowania procesów od zera.

Od kilku lat zwiększa się znaczenie usług serwisu aplikacyjnego SAP, które świadczymy dla klientów. Również teraz nie przestajemy rozwijać organizacji serwisowej oraz aplikacji SNP Service Desk. W najbliższych miesiącach rozpoczniemy obsługę kontraktów dla dwóch nowych międzynarodowych klientów – wspólnie z organizacjami serwisu aplikacyjnego SNP w Azji oraz Ameryce. Zależnie od rodzaju zgłoszenia i pory dnia, zadanie trafi automatycznie do odpowiedniego oddziału SNP. Stanowi to krok milowy, jeśli chodzi o rozwój naszej oferty, przejście na prawdziwie globalny poziom działania.

Mimo nietypowej sytuacji w pierwszym kwartale roku i niepewnej przyszłości gospodarki nie zmienia się zasadniczo strategia SNP Poland. Umacniamy się w roli lidera rynku usług SAP w Polsce oraz zdobywamy nowych klientów na rynkach zagranicznych.

Rozmawiała: Mirosława Huk