Elektroniczny obieg faktur w All for One

Na tę decyzję wpłynęły dwa główne czynniki: zewnętrzny i wewnętrzny. Zewnętrzny to nadchodzące zmiany w prawie podatkowym – do lutego 2026 roku wszystkie przedsiębiorstwa w Polsce będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od lutego 2026 wszystkie faktury spółek będą trafiały do jednego, centralnego systemu. Oznacza to całkowite przejście z papieru na faktury elektroniczne i jest to ogromna zmiana dla wszystkich przedsiębiorstw.

Drugi powód, wewnętrzny, to fakt, że jesteśmy firmą technologiczną. Nie możemy więc pozostawać w tyle, jeśli chodzi o wdrażanie technologii, także tych wykorzystywanych w naszej własnej, codziennej pracy. Nasz dział konsultingu SAP tworzy i integruje add-ony do SAP, takie jak All for One KSeF czy All for One JPK, dla klientów. W pewnym sensie staliśmy się więc testerami własnych rozwiązań – chcieliśmy sami korzystać z produktów, które oferujemy komercyjnie.

Był to tradycyjny obieg oparty na fakturach papierowych, PDF-ach i mailach. Zazwyczaj faktura w formie PDF lub papierowa trafiała do akceptacji merytorycznej, przechodząc wcześniej przez sekretariat lub skrzynki mailowe odpowiednich osób. Proces był długi i podatny na błąd ludzki. Wdrożenie systemu eliminuje te błędy, ale jego zmiana oznaczała spore wyzwanie dla całej organizacji.

Wdrożenie elektronicznego obiegu przeprowadzaliśmy etapami. Najpierw przeszliśmy na elektroniczną wysyłkę faktur sprzedażowych. Obecnie faktury są już automatycznie generowane i wysyłane pocztą elektroniczną. Co więcej, część naszych klientów otrzymuje już też faktury ustrukturyzowane, zgodne z nowymi wymaganiami KSeF.

Obecnie pracujemy jeszcze nad wdrożeniem obiegu faktur zakupowych, żeby w pełni przygotować się na wejście nowych przepisów 1 lutego 2026. Obieg faktur zakupowych jest znacznie trudniejszy do wdrożenia, ponieważ dokumenty spływają z całej organizacji. Każdy pracownik może dostarczyć do firmy fakturę kosztową, więc wpływa to na pracę znacznie większej liczby zespołów niż tylko zespołu księgowości.

Bardzo sprawnie! Projekt prowadziliśmy etapami, zaczynając od małych partii faktur. Ogromną rolę w tym procesie odegrała nasza Project Managerka – Joanna Szczyglewska, która sprawnie koordynowała prace. We wdrożeniu brało udział kilka działów, przede wszystkim dział finansów, ale także dział administracji i zakupów, dział rozwoju oprogramowania, konsultingu i usług IT. Mimo wielu wyzwań i różnic zdań, całe wdrożenie przebiegło w naprawdę dobrej atmosferze.

W projekcie wdrożyliśmy m.in. mechanizm OCR, czyli wizualnego skanowania dokumentacji, który umożliwia wejście faktury do systemu Rockawork, gdzie po weryfikacji wstępnej ze strony osób OCR-ujących następuje przesłanie faktury przez system do odpowiedniej osoby merytorycznej w firmie. Następnie, po zatwierdzeniu merytorycznym, faktura jest kierowana dalej do księgowej, która dokonuje weryfikacji rachunkowej oraz księgowania. Wszystko odbywa się poprzez Rockawork, który jest kompatybilny z naszym systemem finansowo-księgowym SAP.

Podczas wdrożenia nie obyło się bez wyzwań, zwłaszcza tych na tle kultury organizacji. Trudno zmienić system pracy, do którego jesteśmy przyzwyczajeni od lat. Pomogły szkolenia, webinary i wyjaśnianie celu zmian, a także system premiowy motywujący do większego zaangażowania.

Przede wszystkim mamy teraz płynny, przejrzysty przepływ dokumentów – faktury szybciej trafiają do księgowania. Sam proces księgowy się nie zmienił i nadal wymaga wiedzy i doświadczenia księgowej, która podejmuje decyzje, jak zadekretować dokument – stał się jednak znacznie szybszy i mniej podatny na błędy. Zaoszczędziliśmy też sporo czasu i miejsca w archiwum oraz ograniczyliśmy drukowanie, co wspiera cele ESG.

Choć najpierw musieliśmy poświęcić trochę czasu na naukę i przyzwyczajenie się do nowej rzeczywistości, praca stała się bardziej nowoczesna i zgodna z wyzwaniami technologicznymi. Zmiana ostatecznie bardzo zaangażowała naszych pracowników i obecnie sami zgłaszają propozycje i pomysły na dalsze udoskonalenia.

Z tego, że osiągnęliśmy nasz główny cel – digitalizację procesu obiegu faktur. To duży krok nie tylko w stronę spełnienia wymogów formalnych, ale przede wszystkim znacznego usprawnienia naszej codziennej pracy. Jako że od początku do końca miałam pieczę nad całym procesem, cieszy mnie to, że przebiegł on sprawnie i w dobrej atmosferze, przy współpracy wielu działów i zespołów. Wspólnie osiągnęliśmy zakładany efekt i pokazaliśmy, że jesteśmy w stanie sprostać nawet największym zmianom prawnym i technologicznym.