Jak skutecznie wdrożyć nowego pracownika?

W pierwszych dniach pracy pojawia się wiele kwestii organizacyjnych, zarówno technicznych, jak i dokumentacyjnych. Lider powinien upewnić się, że nowy pracownik ma dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi i zasobów. Jeżeli konieczne jest zamówienie dodatkowego sprzętu, warto zrobić to z wyprzedzeniem, aby wszystko było gotowe na start. Mimo to, mogą pojawić się niespodziewane trudności (np. problemy z dostępami do systemów). W takich przypadkach zadaniem lidera jest monitorowanie sytuacji i zapewnienie wsparcia w rozwiązaniu kłopotów..

Plan onboardingowy, zawierający szczegółowy harmonogram i listę zadań, pomoże nowemu pracownikowi zorientować się w obowiązkach, procedurach i organizacji.  Taki plan pozwala także na weryfikację, czy wszystkie kroki zostały zrealizowane  przez osoby zaangażowane w proces.

Przedstawienie nowego pracownika zespołowi oraz wyjaśnienie jego roli i odpowiedzialności są kluczowe dla budowania jasnej komunikacji. Istotne jest żeby reszta zespołu dowiedziała się, w jaki sposób obowiązki nowej osoby będą współgrały z ich zadaniami. Nowy pracownik powinien także poznać zakres obowiązków członków zespołu aby wiedzieć, do kogo może zwracać się z pytaniami i problemami. Dobrym rozwiązaniem jest wskazanie przez lidera konkretnej osoby, która obejmie rolę mentora lub buddiego względem nowej osoby, tak by lider miał wsparcie podczas tego procesu.

Budowanie relacji opiera się na zaufaniu, wsparciu i szczerości. Lider, mimo wielu obowiązków, musi znaleźć czas na dostępność dla nowego pracownika. W pierwszych dniach mogą pojawić się liczne pytania, na które warto by przełożony reagował w miarę możliwości jak najprędzej. Istotne jest także “ludzkie podejście" – każdy kiedyś zaczynał, więc cierpliwość i otwartość są tutaj kluczowe. Lider może poinformować nową osobę w jaki sposób najlepiej się z nim kontaktować by nie kolidowało to z innymi zajęciami.

Do budowania relacji przyczynia się również integracja zespołowa. Organizacja spotkań integracyjnych, zarówno stacjonaranych, jak i zdalnych nowemu pracownikowi poczuć się częścią zespołu. Integracja powinna być dostosowana do charakteru pracy i dynamiki w zespole, dlatego w niektórych przypadkach lepiej jest zorganizować np. wspólną kawę, a w innych wspólną rozrywkę po pracy. Oczywiście projekty, na które dołączy kilka osób czy codzienna współpraca zespołowa również sprzyjają budowaniu więzi. Należy pamiętać, że ciężko jest się czuć komfortowo dołączając do prac projektowych, gdzie nie miało się okazji poznać uprzednio zespołu.

Lider powinien być wspierający, ale jednocześnie wymagający. Jasne komunikowanie oczekiwań i celów wobec nowego pracownika jest bardzo ważne, aby później móc je egzekwować. Wyjaśnienie zasad i wartości organizacji podkreśla, które zachowania są w firmie najistotniejsze i najbardziej pożądane. Warto opowiedzieć także o tradycjach firmowych, tak jak imprezy integracyjne, dzielenie się wiedzą, udział w programach wewnętrznych.

Regularne udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej oraz zachęcanie do rozwoju i dzielenia się własnymi opiniami oraz pomysłami są cenione przez pracowników. Warto zwrócić uwagę, aby plan onboardingu uwzględniał wszystkie szkolenia czy inne zajęcia realizowane w ramach rozwoju. Nowa osoba przeważnie chce wiedzieć jakie kroki milowe będzie miała do spełnienia by móc myśleć o potencjalnym awansie. Dobrze jest zatem, żeby lider miał przygotowany plan długofalowy dla pracownika i mógł go przedstawić.

Ocena wdrożenia nowej osoby w firmie i zespole poprzez ustrukturyzowane rozmowy adaptacyjne, pozwoli liderowi na zweryfikowanie jak pracownik odnalazł się w nowym środowisku. Trzeba wziąć pod uwagę, że monitorowanie postępów powinno mieć miejsce zarówno w trakcie trwania wdrożenia, jak i po nim. Dobrze jest zatem zaplanować minimum 2 rozmowy adaptacyjne, gdzie pierwsze spotkanie ma uwidocznić ewentualne trudności w realizacji onboardingu, a drugie zweryfikować czy zostały podjęte skuteczne kroki naprawcze i pracownik odczuwa zadowolenie z wdrożenia. Do rozmów adaptacyjnych należy jeszcze dodać cykliczne spotkania 1:1, które oczywiście nie muszą być długie. 10 lub 15 minut raz w tygodniu lub raz na 2 tygodnie to wystarczająca ilość czasu, żeby pracownik poczuł wsparcie przełożonego oraz to, że interesuje się jego trudnościami i sukcesami.

Lider musi być elastyczny, aby radzić sobie z nieprzewidzianymi okolicznościami, które mogą wymagać zmiany planów. Elastyczność dotyczy także wsparcia emocjonalnego i profesjonalnego, które będzie potrzebne nowemu pracownikowi w pierwszych miesiącach pracy.

Przestrzeganie tych podstawowych acz ważnych zasad pomoże liderowi nie tylko w skutecznym przyjęciu nowego członka zespołu, ale także w budowaniu silnego i zgranego teamu, którego funkcjonowanie jest efektywne i harmonijne.

*https://www.strongdm.com/blog/employee-onboarding-statistics