Nowe technologie informatyczne odgrywają obecnie dużą rolę w biznesie. Dzięki ich wykorzystaniu firmy mogą działać lepiej i skuteczniej, zwiększając tym samym własną konkurencyjność na rynku. Litewska Elgerta najpierw zdecydowała się na system SAP, który optymalizuje procesy wewnątrz przedsiębiorstwa, następnie zajęto się usprawnieniem komunikacji z partnerami biznesowym. Dla firmy, która ma stałych dostawców i odbiorców, wdrożenie EDI jest idealnym rozwiązaniem.

Organizacja z rosnącymi możliwościami

Grupa Elgerta posiada ponad 20-letnie doświadczenie w dystrybucji komponentów elektronicznych. W tym czasie to zbudowała solidny wizerunek wśród swoich klientów i dostawców. Wysoko wykwalifikowani inżynierowie oraz pracownicy obsługi klienta świadczą profesjonalną pomoc techniczną. Współpraca z klientem opiera się przede wszystkim na poznaniu jego potrzeb oraz wymagań w zakresie dostawy komponentów elektronicznych, elastycznym podejściu do klienta, przewidywaniu jego potrzeb oraz silnym wsparciu merytorycznym. Biura sprzedaży w Polsce i w krajach bałtyckich utrzymują lokalne magazyny, w których stale utrzymywane są zapasy buforowe dla stałych klientów. Pozwala to skrócić czas dostawy „do drzwi” nawet do 24 godzin.

Takie podejście do klienta wyróżnia Elgertę wśród innych dystrybutorów i dostawców, jednak wymaga od jej pracowników szybkiej i sprawnej obsługi zamówień. Odbywa się to dzięki nie tylko szkoleniu pracowników, ale również dzięki doskonaleniu procesów. Jednym ze sposobów na udoskonalenie obsługi było wdrożenie nowego rozwiązania – elektronicznej wymiany danych (EDI) w systemie SAP. W 2011 roku podpisano kontrakt na pierwszy projekt EDI. BCC (aktualnie All for One Poland) odpowiadało w nim za wdrożenie platformy integracyjnej SAP PI w najnowszej wersji (SAP PI 7.3).

Raimondas Vilkočinskas, Manager Sprzedaży i Marketingu, Elgerta Group

Sposób na poprawę wydajności
Nieustannie poszukujemy sposobów na poprawę naszej wydajności. EDI jest właśnie jednym z takich rozwiązań. Pozwala nam nie tylko zaoszczędzić czas, ale również spore ilości papieru. Minimalizuje także możliwości pomyłek.
Po uruchomieniu elektronicznej wymiany zamówień zakupowych, planujemy rozszerzyć wdrożenie EDI na kolejnych naszych partnerów, zwiększając przy tym wolumen dokumentów. W kolejnym kroku naszym celem jest połącznie się poprzez EDI z naszymi głównymi odbiorcami.
W przyszłości nie wykluczamy również możliwości rozszerzenia EDI na nasze zamiejscowe oddziały.
Raimondas Vilkočinskas
Manager Sprzedaży i Marketingu, Elgerta Group

Na początek zamówienia zakupowe

Pierwszy etap projektu zakończył się w 2011 roku. Zakres prac obejmował uruchomienie obustronnej komunikacji EDI z jednym z największych producentów – partnerów Elgerty. W pierwszej kolejności umożliwiono wysyłanie i otrzymywanie zamówień zakupowych, potwierdzanie zamówień oraz możliwość wprowadzenia określonych między partnerami zmian w zamówieniach. Po wprowadzeniu zmian do zamówienia, system partnera automatycznie potwierdza przyjęcie zmian. W ten sposób usprawniono komunikację, obniżając koszty współpracy z danym partnerem. Dotychczas zamówienia były drukowane i wysyłane faksem bądź wysyłane mailowo. Rodziło to niebezpieczeństwo zagubienia faksu lub przeoczenia maila. Zdarzały się też pomyłki w kodach materiałów, które obecnie system sam wychwytuje i można je od razu skorygować. Pracownicy mają pewność, że dostawca nie przeoczył zamówienia, dostają odpowiedź z terminem realizacji. Obecnie z EDI korzystają pracownicy z Działu Zaopatrzenia na Litwie.

Dodatkowo BCC specjalnie dla Elgerty opracowało algorytm, który automatycznie wylicza termin ich dostawy do odbiorcy. Dostając potwierdzenie od dostawcy, kiedy zamówienia będzie zrealizowane, automatycznie wyliczany jest termin ich dostawy.

Ana Michailova, Manager Logistyki, Elgerta Group

Krok drugi

W połowie 2012 roku rozpoczęto kontynuację projektu EDI, rozszerzając wdrożenie na 3 kolejnych partnerów. Oprócz zamówień zakupowych, do platformy EDI dołączone maja być dokumenty fakturowe. Planowane zakończenie projektu w połowie 2013 roku. Obecnie z platformy EDI korzystają pracownicy z siedziby w Wilnie.

Elgerta Group została powołana w 2006 roku. Obecnie w skład grupy wchodzą: Elgerta Electronics OÜ(Estonia), SIA "CARO Electronics"(Łotwa), Elgerta UAB(Litwa), Olko Electronics Sp. z o.o. (Polska). Centralne biura grupy znajdują się w Tallinie, Rydze, Wilnie, Gdańsku i Warszawie. Oprócz dystrybucji komponentów elektronicznych,  Elgerta zajmuje się również doradztwem technicznym.