W firmie o dużym zatrudnieniu wypełnianie obowiązków związanych z BHP jest zadaniem o poważnej skali. Najlepiej, gdy ten obszar jest wspierany przez narzędzie informatyczne spójne z systemem obsługującym zarządzanie zasobami ludzkimi (HR).

BHP – problem niebanalny

Jednym z obowiązków pracodawcy jest zadbać o właściwe warunki pracy. Składa się na to zarówno troska o bezpieczeństwo i higienę stanowiska pracy, zapobieganie wypadkom, jak i przeprowadzanie odpowiednich szkoleń. Podstawowe unormowania dotyczące BHP umieszczone zostały w Kodeksie Pracy.

Zapewnienie wymogów bezpieczeństwa, a także utrzymanie zasad BHP w dużej firmie wiąże się z dużym wysiłkiem organizacyjnym, m.in. w obszarach oceny ryzyka zawodowego, zarządzania magazynem odzieży roboczej, obsługi związanej z wypadkami przy pracy. Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów BHP mogą być przykre w skutkach. Za zaniedbania jednostki kontrolne mogą nałożyć na pracodawcę kary pieniężne. W szczególnych przypadkach może być to nawet odpowiedzialność wykroczeniowa lub karna.

Ze względu na wagę problemu w większych firmach z reguły powołuje się specjalną komórkę ds. BHP. To właśnie specjaliści ds. BHP są osobami, które potrzebują narzędzia informatycznego, które pozwoli im zapanować nad tą masą zagadnień, minimalizując ryzyko niedopełnienia obowiązków.

Wsparcie procesów BHP przez system informatyczny może więc przyczynić się zarówno do wzrostu bezpieczeństwa w miejscu pracy, jak i do wyeliminowania możliwości kar dla pracodawcy.

Skala zagadnienia w Makro

Makro Cash & Carry zatrudnia w Polsce około 7000 pracowników w 21 halach. Różnorodność stanowisk sprawia, że nadzór nad bezpieczeństwem pracy jest niezwykle trudny i wymaga wielu analiz i szczegółowych pomiarów.

Przykładowo, ocenę ryzyka zawodowego dla stanowisk aktualizuje się okresowo, szczególnie wtedy, gdy wydarzył się wypadek, wystąpiła choroba zawodowa, a także gdy wystąpiły zmiany technologiczne lub organizacyjne na stanowisku pracy. Ze wszelkimi zmianami oceny każdorazowo należy zapoznać pracownika.

Specjaliści BHP w halach poprzednio pracowali „na papierze”. Sporządzanie kart oceny nastręczało dużo kłopotu. Niektórzy mieli opracowane szablony do wypełniania, ale większość specjalistów borykała się z problemem, wypisując po kolei zagrożenia. Taka metoda była bardzo czasochłonna. Stworzenie programu informatycznego, automatyzującego i ujednolicającego te czynności, stało się bardzo potrzebne.

Dlaczego Obsługa BHP w mySAP HR?

Makro zdecydowało się na wdrożenie rozwiązania przygotowanego przez BCC (aktualnie All for One Poland) – OBHP (Obsługa BHP). Było to pierwsze tego typu przedsięwzięcie w Polsce, unikatowe ze względu na zasięg (21 hal w całym kraju), jak i zakres (obsługa wypadków, magazynu i ocena ryzyka zawodowego).

Unikalnym jest też fakt, że Makro jest pierwszą firmą, która zdecydowała się wykorzystać do wsparcia BHP system mySAP HR, a nie autonomiczny program, wyspecjalizowany tylko w tym obszarze.

Rozwiązanie OBHP jest funkcjonalnością znacznie rozszerzającą standardowe możliwości wsparcia BHP, jakie występują w mySAP HR. Decydując się na rozwiązanie przygotowane przez BCC, menedżerowie Makro kierowali się następującymi jego zaletami:

  • Możliwość wykorzystania istniejącej w mySAP HR Makro bazy pracowniczej i struktury organizacyjnej. Dane te są aktualizowane na bieżąco, co eliminuje konieczność wprowadzania ich powtórnie przez specjalistów BHP, tworzenia interfejsów i ryzyko ewentualnych niespójności danych (w przypadku, gdyby moduł BHP był izolowanym systemem)§Bazowanie na tej samej infrastrukturze technicznej, co mySAP HR – wdrożenie nie wymaga zakupu nowego oprogramowania i serwerów czy dodatkowego wsparcia administracyjnego
  • Te same mechanizmy obsługi (menu, wygląd ekranów itd.) co w mySAP HR ułatwiają wymianę informacji między użytkownikami i umożliwia wykorzystanie istniejącego potencjału wiedzy
  • Wykorzystywanie standardowych narzędzi raportowania istniejących w mySAP HR – zapytania ad hoc i raporty zarządzania organizacją
  • Dostępność kodu źródłowego – brak ograniczeń rozwoju rozwiązania przez pracowników Makro lub dowolnego partnera zewnętrznego

Co może OBHP?

Z Obsługi BHP w mySAP HR korzystają w codziennej pracy specjaliści BHP w poszczególnych halach i w centrali Makro. Nowe rozwiązanie umożliwia sprawne zarządzanie najważniejszymi procesami związanymi z BHP, przy wykorzystaniu danych znajdujących się w mySAP HR, odnoszących się do pracowników i stanowisk pracy. Ma to miejsce w trzech głównych obszarach:

  • Ewidencja wypadków przy pracy (przygotowywanie i archiwizowanie w formie elektronicznej protokołów: przesłuchania świadka oraz poszkodowanego, protokołów powypadkowych, statystycznych kart wypadków; prowadzenie rejestru wypadków przy pracy). Transfer danych pracowniczych do protokołów bezpośrednio z mySAP HR eliminuje błędy, które mogłyby powstać przy ręcznym wprowadzaniu
  • Ewidencja odzieży roboczej, znajdującej się w magazynie oraz wydanej poszczególnym pracownikom; system powiadomień o konieczności zakupu nowych partii odzieży, w związku z potrzebami pracowników
  • Ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy. System wspiera wymagane prawem działania: ocenę ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach – poprzez dostarczenie mechanizmów automatycznego szacowania ryzyka zawodowego dla czynników szkodliwych i niebezpiecznych, oraz zagrożeń występujących na stanowisku pracy. Szacuje też obciążenie statyczne metodą OWAS i obciążenie psychiczne pracą. Specjalista ds. BHP ma dostęp w systemie do wszystkich niezbędnych dokumentów i raportów (rejestr wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia na stanowisku pracy; karty pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych; szacowanie i ocena ryzyka zawodowego – czynniki szkodliwe i uciążliwe; szacowanie ryzyka zawodowego – zagrożenia; ocena ryzyka zawodowego – zagrożenia; karta analizy ryzyka zawodowego). Ułatwieniem jest dostępność słownika wszelkich typów zagrożeń, czynników itp., dzięki czemu można wybierać je z listy

Nowe, centralne rozwiązanie ujednolica procesy BHP we wszystkich halach i umożliwia zbiorcze raportowanie. W systemie przechowywane są opisy stanowisk roboczych, wszelkich pomiarów przeprowadzonych dla nich oraz szczegółowa ewidencja wypadków.

Krystyna Szymańska, Koordynator ds. BHP, kierująca pracami nad OBHP ze strony Makro, podsumowuje: „Obsługa BHP w tak dużej organizacji, jaką jest nasza firma, wymaga silnego wsparcia informatycznego. Skorzystaliśmy z tego, że w Makro wdrożono mySAP HR – OBHP zbudowaliśmy na istniejącej bazie pracowniczej i działających od dawna rozwiązaniach mySAP HR. Mając takie narzędzie, ujednoliciliśmy i uporządkowaliśmy procedury. Porządek w tych sprawach dla pracowników oznacza większe bezpieczeństwo, a dla nas odpowiedzialnych za zadania BHP – większy spokój podczas kontroli”.

Makro Cash & Carry to sieć nowoczesnych centrów zaopatrzenia dla firm i osób prowadzących działalność gospodarczą oraz instytucji. Makro Cash & Carry Polska SA jest największą siecią handlu hurtowego w Polsce. Firma jest obecna w naszym kraju od 1994 roku. Obecnie Makro w Polsce prowadzi 21 obiektów handlowych, zatrudnia około 7000 pracowników. Od 1998 roku Makro Cash & Carry Polska jest częścią Grupy Metro AG, największego w Europie koncernu handlowego.