Dla firm wielooddziałowych, również tych posiadających oddziały w różnych krajach, stworzenie wewnętrznego banku wirtualnego w SAP znacznie ułatwia zarządzanie rozliczeniami z „prawdziwymi” bankami, i przyczynia się do redukcji kosztów obsługi bankowej.

Wirtualny bank dla grupy

Przedsiębiorstwa wielojednostkowe poszukują możliwości zarządzania środkami pieniężnymi wszystkich spółek w sposób najbardziej efektywny. W tym celu korzystają z usług bankowych takich jak Cash-pooling.

Jest to jednak tylko próba zbliżenia się do zarządzania środkami całej korporacji „on-line”, czyli posiadania wszystkich środków na jednym rachunku, bez konieczności spoglądania w kilka systemów bankowych, bez oczekiwania na wykonanie transferów między rachunkami. Trzeba pójść o krok dalej, by otworzyć sobie szersze możliwości bieżącego zarządzania pełnymi środkami firmy.

Rozwiązanie IHC (In-House Cash) w systemie SAP, zwane też wirtualnym bankiem, to jeden z komponentów FSCM (Financial Supply Chain Management). Wirtualny bank w systemie SAP pozwala na prowadzenie faktycznie jednego rachunku bankowego dla wszystkich spółek.

Zarządzanie środkami całej korporacji sprowadza się przez to do zarządzania własnymi rachunkami bankowymi. Ma to też korzystny wpływ na koszty bankowe, szczególnie, gdy mamy do czynienia z jednostkami znajdującymi się w wielu krajach. Na jakie konkretne korzyści ma to przełożenie?

Lepiej i taniej

Środki wszystkich jednostek fizycznie znajdują się na jednym rachunku bankowym, dzięki czemu możemy łatwiej i efektywniej nimi zarządzać.

Nie musimy więc czekać na informacje o środkach na rachunkach w pozostałych spółkach grupy. Nie trzeba czekać z decyzjami dotyczącymi zagospodarowania nadwyżek (lub konieczności pokrycia niedoborów) na koniec dnia, kiedy środki pozostałych jednostek znajdą się na naszym rachunku, ponieważ środki te od razu trafiają na jeden wspólny rachunek.

Dzięki IHC redukujemy koszty bankowe. Po pierwsze, zmniejszamy ilości przelewów (płatności dostawcy od kilku spółek jednym przelewem). Po drugie, tniemy koszty przelewów między krajami (lokalne centra rozliczeniowe w każdym kraju – przelew dla klienta np. w Niemczech realizowany przez jednostkę niemiecką).

Analiza oszczędności takiego rozwiązania nie jest rzeczą łatwą, ale jeśli przyjmiemy, że średni koszt przelewu zagranicznego wynosi 50 PLN, możemy przemnożyć tę kwotę przez ilość przelewów zagranicznych, dokonywanych w grupie każdego dnia.

Przyjmijmy proste założenia, że grupa posiada 10 jednostek w 10 krajach, a każda jednostka dziennie realizuje 10 przelewów. Oszczędności wyniosą wówczas 5 000 PLN dziennie (50 PLN (koszt przelewu) * 10 jednostek * 10 przelewów). Jeśli spojrzymy na oszczędności w skali roku (zakładając dla uproszczenia 200 dni roboczych), daje to niebanalną kwotę 1 000 000 PLN dla całej grupy.

Policz, jak się opłaca

Średni koszt przelewu zagranicznego 50 PLN
Ilość jednostek w grupie 10 w 10 krajach
Ilość przelewów w każdej jednostce 10
Koszt przelewów dziennie 10 * 10 * 50 PLN =   5 000 PLN
Oszczędności w skali roku (200 dni roboczych) 200 * 5 000 PLN = 1 000 000 PLN
(dane przykładowe, w żaden sposób niezwiązane z działalnością KGHM)

KGHM pierwszy

KGHM jest pierwszą firmą w Polsce, która uruchomiła funkcjonalność banku wirtualnego (w systemie SAP. Nowe rozwiązanie pozwala zoptymalizować zarządzanie środkami pieniężnymi, szczególnie w zakresie rozliczeń poszczególnych oddziałów firmy z bankami. Wdrożenie prowadzą firmy IMG Polska i BCC (aktualnie All for One Poland).

Wdrożenie jest kolejnym etapem przeprowadzanych w KGHM zmian i usprawnień w zarządzaniu środkami pieniężnymi, zarówno w zakresie rozliczeń z kontrahentami jak i obrotu wewnętrznego.

W ramach kontynuacji realizowanego przez IMG projektu „Centralizacji zarządzania płynnością finansową” (FIN1), KGHM zdecydował się na rozbudowanie użytkowanych systemów SAP o rozwiązanie Banku Wirtualnego. Wdrożenie w tym zakresie prowadzą wspólnie firmy BCC i IMG ze znacznym zaangażowaniem pracowników Spółki.

KGHM Polska Miedź S.A. jest przedsiębiorstwem wielozakładowym. Wśród 11 oddziałów są m.in. 3 zakłady górnicze oraz 3 huty miedzi. Przed wdrożeniem banku wirtualnego każda jednostka posiadała własne rachunki bankowe i środki pieniężne, którymi zarządzała. Przy dużej liczbie dokonywanych rozliczeń istniała potrzeba ich centralizacji w Biurze Zarządu. Rola Biura Zarządu polegała na eliminowaniu rozliczeń pieniężnych w obrocie wewnętrznym  między jednostkami, dokonywaniu wzajemnych kompensat oraz na konsolidowaniu środków pieniężnych na koniec dnia w celu uzyskania maksymalnych korzyści finansowych w rozliczeniach z bankami.

Dzięki korzystaniu z banku wirtualnego, rzeczywiste środki znajdują się tylko na rachunkach bankowych Biura Zarządu KGHM. Środki pieniężne poszczególnych oddziałów są utrzymywane na wirtualnych rachunkach, prowadzonych przez Biuro Zarządu w module IHC.

Takie rozwiązanie znacznie redukuje koszty bankowe,  przyśpiesza  raportowanie stanu  środków pieniężnych na rachunkach bankowych, centralizuje kontakty z bankami oraz całkowicie eliminuje przepływy pieniężne w obrocie wewnętrznym.

KGHM Polska Miedź S.A. korzysta z rozwiązania od 1 października 2005 roku. W tym dniu nastąpił start pilota w jednym z oddziałów Spółki. Do kwietnia 2006 roku została przeniesiona funkcjonalność Banku Wirtualnego na pozostałe oddziały, a zakończenie projektu zaplanowano na maj br.