BeeOffice jako platforma samoobsługi HR | All for One Poland

InPost: BeeOffice jako platforma samoobsługi HR

Elastyczne i zautomatyzowane zarządzanie obsadą załogi na dużą skalę

Udostępnij
Drukuj:
Jedną z konsekwencji sukcesu rynkowego jest szybki wzrost zatrudnienia. Zaledwie po 15 latach działalności InPost jest w TOP35 największych pracodawców w Polsce z łączną liczbą ponad 13 tys. pracowników – administracyjnych, kurierów, a także magazynierów i sortowników w 64 oddziałach lokalnych i dwóch sortowniach. Wśród tych ostatnich blisko jedna trzecia jest zatrudniona przez agencje pracy tymczasowej. InPost postawił na rozwój w oparciu o nowoczesne narzędzia informatyczne – zarówno w realizacji usług dla klientów, jak i zarządzaniu organizacją, w tym także automatyzację procesów HR w oparciu o platformę BeeOffice.

Strategiczny BeeOffice

Od 2014 r. firma korzysta z platformy All for One BeeOffice. Jako pierwsze uruchomiono moduły do planowania i rozliczania delegacji oraz urlopów.

Funkcjonalność Delegacje w BeeOffice zrewolucjonizowała proces rozliczania podróży służbowych w firmie. Samoobsługowy formularz dostępny online dla pracownika, przełożonego i księgowości pozwala zaplanować podróż, rozpatrzyć i zatwierdzić wniosek przez przełożonego oraz rozliczyć koszty w jednym miejscu. Oszacowano, że już w pierwszym roku korzystania z rozwiązania funkcjonalność pozwoliła osiągnąć oszczędność rzędu 300 godzin miesięcznie w skali całej organizacji, w porównaniu z poprzednim modelem, w którym proces był obsługiwany ręcznie. Większa przejrzystość kosztów związanych z podróżami służbowymi i możliwość ich pełnego mierzenia przyczyniły się do zmniejszenia kosztów delegacji o około 30%.

Znaczne ułatwienie przyniosła też automatyzacja składania wniosków i zatwierdzania nieobecności w module Urlopy BeeOffice. Bez papierowych formularzy, z poszanowaniem limitów kodeksowych i czytelnym workflow wniosku urlopowego – funkcjonalność ta szybko zyskała uznanie pracowników i ich przełożonych, którym dodatkowo pozwoliła na szybkie i przejrzyste tworzenie planów urlopowych.

Z czasem InPost rozszerzał zakres wykorzystania platformy BeeOffice, oddając pracownikom do dyspozycji forum wymiany informacji czy narzędzie do indywidualnego lub zespołowego planowania pracy (Terminarz). Osoby wydające firmowe pieniądze składają wnioski w module Zapotrzebowania, gdzie odbywa się także akceptacja i rozliczenie zakupu.

BeeOffice obsługuje coraz szerszy zakres procesów administracyjnych i HR-owych w firmie, pozwalając osiągać korzyści wynikające z automatyzacji.

InPost podjął strategiczną decyzję o uczynieniu z BeeOffice centralnej platformy HR, w której są tworzone i przechowywane dane podstawowe pracowników. Rozwiązanie jest integrowane z innymi aplikacjami, obsługującymi pozostałe procesy kadrowo-płacowe.

Istotną konsekwencją tej decyzji była konieczność wciągnięcia w orbitę systemu ponad 2 tys. współpracowników z oddziałów i sortowni zatrudnianych przez agencje pracy tymczasowej.

System Ewidencji Współpracowników

W 2019 r. zainicjowano projekt stworzenia na bazie BeeOffice Systemu Ewidencji Współpracowników, rozszerzając i dostosowując funkcjonalności platformy do specyficznych wymagań InPost.

Podstawowym celem projektu było uzyskanie jednolitego systemu ewidencji pracowników niezależnie od ich formy zatrudnienia oraz dostarczenie narzędzi do skutecznego i dynamicznego zarządzana współpracownikami, w tym bieżące i aktywne planowanie, kontrolowanie, monitorowanie pracy w oddziałach i sortowniach, zarządzanie pracownikami w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, a także uproszczenie procesu składania zapotrzebowań i rozliczeń z agencjami pracy tymczasowej.

InPost w liczbach

Paczkomaty w Polsce: 13 tys.
Oddziały: 64
Sortownie: 2
Paczki doręczone w 2020: 310 mln
Aktywni użytkownicy aplikacji InPost Mobile: 7 mln
Zintegrowani sprzedawcy: ponad 26 tys.

Przystępując do prac projektowych, zdefiniowano największe wyzwania związane z zarządzaniem stałymi pracownikami oddziałów i sortowni oraz pracownikami zatrudnianymi przez APT:

  • Specyfika zatrudnienia – zwiększone zapotrzebowanie na pracowników w specyficznych okresach w roku, gdy wolumen gwałtownie wzrasta (m.in. przed Świętami Bożego Narodzenia);
  • Specyficzny rozkład tygodniowego zapotrzebowania na pracowników (zróżnicowany rozkład wolumenu na poszczególne dni tygodnia);
  • Praca zmianowa i nietypowa długość zmian (krótsze niż 8 godz.);
  • Migracja pracowników między oddziałami (uwzględniając obciążenie pracą, kierownicy działów mogą przerzucać pracowników między oddziałami w tym samym mieście);
  • Duża rotacja (co powoduje problemy z przekazywaniem danych o pracownikach z agencji pracy tymczasowej, wyposażeniem pracowników w sprzęt i narzędzia pracy, np. identyfikatory do ewidencji czasu pracy, utrudniona ocena pracowników przez przełożonych, którzy ich słabo znają);
  • Problemy z raportowaniem stanu zatrudnienia – różne źródła danych cząstkowych, brak spójnej, na bieżąco aktualizowanej „listy płac”);
  • Współpraca z wieloma agencjami pracy tymczasowej – konieczność monitorowana statusu zamówienia, rozdział zamówień według przygotowanego klucza, szybkość i poprawność rozliczeń z ATP;
  • Pracownicy zagraniczni – bariera językowa, problem z identyfikacją przy braku nr PESEL.

Jedno źródło danych

Pierwszym, a zarazem najważniejszych etapem projektu było stworzenie jednej bazy danych o pracownikach, bez względu na formę zatrudnienia. Wcześniej firma odczuwała dotkliwy brak takiej wspólnej „listy płac”. w BeeOffice ewidencja współpracowników pozwala wreszcie na skuteczne raportowanie zatrudnienia w poszczególnych jednostkach.

Magdalena Hornak, InPost

Magdalena Hornak, Product Owner, InPost

InPost podjął strategiczną decyzję o uczynieniu z BeeOffice centralnej platformy HR, w której są tworzone i przechowywane dane podstawowe pracowników

Zapotrzebowanie na pracę

Jednym z priorytetów projektu była digitalizacja procesów na styku z APT, przede wszystkim procesu składania zapotrzebowania na pracowników przez oddziały i sortownie, wraz z kompletną ścieżką akceptacji zapotrzebowania. InPost współpracuje z ponad dwudziestoma agencjami, zarówno ogólnopolskimi, jak i działającymi lokalnie. Od początku założono, że narzędzie zostanie udostępnione agencjom, jako domyślny kanał obsługi procesu. APT aktywnie korzystają z systemu i wykonują w nim wiele działań: wprowadzają informacje o pracownikach i planują ich czas pracy. W procesie ewidencji czasu pracy InPost uzupełnia, a także weryfikuje i koryguje te dane.

Standardowy przebieg obsługi zapotrzebowania na pracowników opisaliśmy poniżej:

Kierownik oddziału układa harmonogram pracy na kolejny miesiąc. Pierwszym etapem planowania czasu pracy jest utworzenie w aplikacji zapotrzebowania na konkretną liczbę pracowników, z podziałem na stanowiska  (np. sortownik, magazynier)  i godziny pracy (zmiany o standardowej długości 8 godzin lub krótsze, w zależności od potrzeb). Zapotrzebowania są tworzone na cały miesiąc w jednym formularzu, osobno dla każdego tygodnia i dla każdego z 64 oddziałów.

Zamówienie z konkretnego oddziału może zostać rozdzielone pomiędzy różne agencje. Aby mieć pewność stałej dostępności pracowników czasowych, każdy oddział współpracuje z co najmniej trzema agencjami. W systemie jest zaszyty klucz limitów przydziału zamówienia do jednej agencji (np. nie więcej niż 70% pracowników może być zatrudnionych przez jedną APT). Przekroczenie limitu wymaga potwierdzenia działu zamówień (opracowano odpowiedni workflow).

Po zatwierdzeniu zapotrzebowania następuje automatyczne wygenerowanie zamówień i ich rozesłanie – do każdej z ujętych w nim agencji. Oczywiście każda z APT otrzymuje tylko swoją część zamówienia.

Pracownik APT, użytkownik aplikacji, otrzymuje automatyczny e-mail z powiadomieniem o nowym zamówieniu. Bezpośrednio w systemie przypisuje dostępnych pracowników do poszczególnych dni i zmian, a następnie zatwierdza zamówienie.

Historia zamówień jest dostępna w systemie.

Kierownik oddziału ma możliwość wystawienia korekty do zapotrzebowania na pracowników nawet w trakcie bieżącego okresu rozliczeniowego. Zmianie może ulec liczba potrzebnych pracowników na pozostałe dni okresu rozliczeniowego i godziny ich pracy.

Ewidencja i rozliczanie

Współpracownik, który zgłasza się do pracy w oddziale InPost, na wstępie otrzymuje identyfikator z kodem kreskowym i zdjęciem. Kierownik oddziału generuje i następnie drukuje identyfikatory z poziomu listy pracowników w BeeOffice (pojedynczo lub zbiorczo). Służą one przede wszystkim do rejestracji początku i zakończenia zmiany za pośrednictwem czytników czasu pracy. Dane z czytników trafiają bezpośrednio do systemu i są przypisywane do odpowiednich zamówień.

Na tej podstawie wykonywana jest ewidencja czasu pracy – na bazie zebranych danych możliwe jest wygenerowanie raportu czasu pracy (porównanie zdefiniowanego wcześniej oczekiwanego czasu pracy z faktycznymi zapisami z czytników, z uwidocznieniem odstępstw i różnic).

Kolejnym etapem jest rozliczenie zrealizowanych usług z APT. Rozliczenia generowane są automatycznie z uwzględnieniem faktycznej dostępności pracowników APT w wybranym okresie. System rozliczeń uwzględnia ustaloną stawkę za roboczogodzinę, a także logikę funkcjonującego w InPost systemu oceniania i premiowania pracowników.

W zależności od uprawnień użytkownik ma  podgląd wszystkich zamówień lub ograniczony do wybranego regionu i okresu. Rozliczenia można dowolnie filtrować i sortować, a także wyświetlać w postaci raportu.

Ocena pracowników

Pracownicy InPost, także czasowi, otrzymują premię uznaniową, przyznawaną na podstawie oceny dokonywanej przez bezpośredniego przełożonego. Brak elektronicznej bazy danych pracowników i systemu obsługującego premiowanie znacznie utrudniał skuteczną i szybką dystrybucję premii.

W BeeOffice przygotowano dedykowany arkusz oceny, które umożliwia bezpośrednim przełożonym skuteczną ewaluację pracownika. Trzystopniowa ocena (A, B lub C) jest wystawiana w cyklu tygodniowym. Z przyznanej oceny wynika stawka premiowa. Istotnym ułatwieniem – szczególnie przy dużej rotacji pracowników czasowych, jest zdjęcie współpracownika, widoczne na ekranie oceny.

I dalszy rozwój

Te podstawowe funkcjonalności systemu uruchomiono w pierwszej kolejności – w maju 2021 r. Obecnie trwają dalsze prace nad rozbudową narzędzi do ewidencji i oceny czasu, rozliczeń z agencjami, systemu premiowego. Ich celem jest uszczelnienie systemu, dalsza automatyzacja procesów, funkcje wspomagające codzienne zarządzanie zespołem i procesy decyzyjne w organizacji. Zakończenie projektu jest planowane do końca 2022 roku. Równolegle trwają także inne projekty digitalizacji procesów HR w oparciu o platformę BeeOffice – dla pracowników etatowych firmy oraz związane z zarządzaniem flotą i kurierami.

Organizacja projektu

Projekt był realizowany w metodyce zwinnej Scrum. Na cotygodniowych spotkaniach konsultanci All for One Poland (dawniej SNP) i pracownicy InPost planowali zadania na kolejny tydzień. Każdy tydzień pracy kończył się zaprezentowaniem efektów pracy biznesowi. Dzięki pozostawaniu w stałym kontakcie (jednym z narzędzi projektowych jest kanał w popularnym komunikatorze) możliwe było szybkie reagowanie na pojawiające się problemy i pytania, ustalanie szczegółów, korekta ustaleń, rozwiewanie wątpliwości. Taki model komunikacji bardzo przyspieszył pracę i przede wszystkim pozwolił uzyskać rozwiązanie zgodne z oczekiwaniami InPostu.

Wdrożenie produkcyjne odbywało się etapowo. Kolejne funkcjonalności były dodawane do systemu produkcyjnego po ich przetestowaniu i zatwierdzeniu. Tak zresztą dzieje się nadal, bo jak już wspomniano – narzędzia są cały czas rozwijane.

Jednym z większych wyzwań projektowych była współpraca z APT – bo także oni, obok pracowników InPostu, byli interesariuszami tego projektu. Duży nacisk położono na dobre rozumienie oczekiwań InPostu i założeń projektu przez pracowników administracyjnych agencji. W tym celu odbyły się liczne szkolenia i warsztaty z zakresu obsługi rozwiązania.

Najważniejsze korzyści

System Ewidencji Współpracowników to kolejny etap na drodze do automatyzacji procesów HR i back office w InPost z wykorzystaniem platformy BeeOffice. Część funkcjonalności BeeOffice jest dostępna na urządzeniach mobilnych.

Jednym z pierwszorzędnych efektów wdrożonych w ramach projektu SEW jest uzyskanie – wreszcie – jednolitego źródła danych o wszystkich pracownikach, bez względu na formę ich zatrudnienia. O postępie niech świadczy to, że automatyzacja procesu ewidencji pracowników i elektroniczna lista obecności generowana z systemu  zastąpiła listę papierową, uzupełnianą przez samych pracowników. Tu warto wspomnieć, że dużą część współpracowników stanowią osoby z zagranicy, posługujące się cyrylicą, co często stanowiło nie lada wyzwanie przy próbie odczytania ich imion i nazwisk.

Obecnie dane pracownika raz wprowadzone elektronicznie – są dostępne dla wszystkich systemów, w których realizowane są procesy HR-owe (dzięki odpowiednim interfejsom). To pozwala zredukować liczbę błędów i rozbieżności.

Ewidencja pracowników czasowych posłużyła jako punkt wyjścia do automatyzacji całego procesu współpracy z agencjami pracy tymczasowej – od zapotrzebowania, poprzez zamówienie, jego realizację, po rozliczenie. Elastyczne zarządzanie liczebnością zespołu to w firmie będącej w fazie wzrostu, pracującej w warunkach cyklicznych wzrostów obłożenia pracą duży atut pozwalający na dopasowanie zasobów do rzeczywistego zapotrzebowania na pracę, a co za tym idzie, podnoszący wydajność pracy i efektywność kosztową.

Tym ostatnim celom służą także rozwiązania systemowe umożliwiające dynamiczne zarządzanie pracownikami, łącznie z przesunięciami pomiędzy oddziałami.

Karta pracownika pokazująca wszystkie istotne dla menedżera oraz administratora APT informacje (m.in. certyfikaty, uprawnienia, a także zdjęcie) ułatwia przypisanie go do odpowiedniego typu pracy oraz pozwala na łatwiejsze zapoznane się z zespołem.

Online dostępne są raporty pokazujące bieżący status zarówno ogólnie, jak i w podziale na poszczególne zespoły. Dostępne raporty ułatwiają także np. analizowanie zapotrzebowania na pracę w poszczególnych okresach i śledzenie trendów pików, analizę trafności wolumenów zapotrzebowań w relacji do rzeczywistego czasu pracy itp. Możliwości raportowe narzędzia są szerokie. To znaczne ułatwienie pracy bezpośrednich przełożonych i managerów.

System uporządkował też współpracę i rozliczenia z APT. Jedno narzędzie, czytelny podział zadań i workflow procesu pozwolił osiągnąć to, co jest głównym celem automatyzacji – jest szybciej i taniej, ku obopólnej satysfakcji. Udostępniając SEW agencjom, InPost niejako sam zadbał o swoją satysfakcję z ich usług.

InPost to największa firma świadcząca usługi kurierskie i fullfilment dla sprzedawców e-commerce  w Polsce, powstała w 1999 r. W Polsce posiada ponad 13 tys. paczkomatów – samoobsługowych punktów nadawania i odbioru paczek, czynnych 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Z jej aplikacji mobilnej korzysta już ponad 7 mln użytkowników. W 2020 r. dostarczyła 310 mln paczek. Firma działa także w Wielkiej Brytanii, Włoszech i Austrii. W lipcu 2021 r. InPost przejął Mondial Relay, wiodącą francuską firmę dostarczającą przesyłki w formacie „poza domem“. Tym samym stał się największą w Europie platformą dostaw dla e-commerce.

Lepszy Biznes

magazyn klientów All for One

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}
Napisz do nas Zadzwoń Wyślij email






    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest All for One Poland sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@all-for-one.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy All for One Poland sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. All for One Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    61 827 70 00

    Biuro jest czynne
    od poniedziałku do piątku
    w godz. 8:00 – 17:00

    Kontakt ogólny do firmy
    office.pl@all-for-one.com

    Pytania o produkty i usługi
    info.pl@all-for-one.com

    Pytania na temat pracy i staży
    kariera@all-for-one.com