Roll-out – projekt niebanalny

Wdrożenie systemu kadrowo-płacowego na podstawie koncepcji korporacyjnej (typu roll-out) może się wydawać banalnym projektem, skazanym według sceptyków na niepowodzenie, a zdaniem entuzjastów – na nieuchronny sukces.

Tymczasem samo wykorzystanie korporacyjnego schematu nie sprawi, że zaplanowany projekt będzie taki sam jak inne tego rodzaju lub bardzo podobny do wdrożeń w innych oddziałach tej samej firmy międzynarodowej.

Dzieje się tak z kilku powodów. Oprócz specyficznych wymagań (proszę nie mówić, że mamy jednoznaczne przepisy kadrowo-płacowe dla wszystkich polskich firm, co pozwala powielać rozwiązania!), rożnych możliwości co do zaangażowania pracowników w projekt, a także charakterów osób biorących udział we wdrożeniu, swoją wagę ma otoczenie informatyczne dla docelowego systemu (np. systemy rejestracji czasu pracy, systemy FI/CO itp.) oraz priorytety wdrożenia.

Jak w ten obraz wpisuje się projekt mySAP HR w Hochland Polska?

Ku unifikacji

Decyzja o wdrożeniu mySAP HR w Hochland Polska wynikała z dążenia do unifikacji infrastruktury IT we wszystkich zakładach produkcyjnych grupy Hochland w Europie oraz chęci posiadania w całej grupie jednolitego systemu raportowania o danych personalnych i kosztach związanych z pracą.

Ponadto w zamierzeniu korporacji systemy kadrowo-płacowe dla wszystkich krajów będą administrowane centralnie. SAP – ze względu na obsługę wielu języków i możliwość umiejscowienia na jednym serwerze rozwiązań krajowych – idealnie wpasowuje się w tę politykę.

Rozwiązanie kadrowo-płacowe SAP zostało sprawdzone w Niemczech, a system w zakresie FI/CO, MM/WM, PP oraz SD był wykorzystywany w polskiej spółce już od dawna. Zgodnie ze strategią korporacji, projektami typu roll-out w obszarze mySAP HR są obejmowane kolejne spółki-córki. W 2006 r. przyszedł czas na Polskę.

Start projektu

Docelowy system miał objąć trzy lokalizacje: Kaźmierz, Baranowo i Węgrów. Prace były prowadzone w zakładzie w Kaźmierzu, począwszy od kwietnia 2006 r. Wdrożenie obejmowało tzw. twarde komponenty mySAP HR – kadry, zarządzanie czasem pracy, płace i zarządzanie strukturą organizacyjną.

Przeznaczenie ośmiu miesięcy na wykonanie całego przedsięwzięcia, ze startem produktywnym w grudniu (by rozliczyć listę płac za grudzień w nowym systemie) dało możliwość optymalnego rozłożenia działań projektowych. Wśród celów przedsięwzięcia były m.in.:

• zapewnienie zgodności rozwiązań zarządzania kadrami ze standardami grupy Hochland,
• zastąpienie wcześniejszych rozwiązań kadrowo-płacowych nowym rozwiązaniem, odpowiednim do potrzeb firmy,
• optymalizacja procesów – usprawnienie komunikacji w HR między trzema polskimi zakładami,
• zintegrowanie systemu z modułami SAP FI/CO,
• integracja mySAP HR z zewnętrznym systemem RCP.

Hochland zdecydował się na wsparcie projektu przez kompetencje firmy zewnętrznej.

Rolą konsultantów BCC było nie tylko doradztwo w zakresie polskiej specyfiki prawnej, ale także udział w konfiguracji i testach systemu, prowadzenie szkoleń oraz wsparcie pracowników Hochland podczas startu produktywnego rozwiązania.

Na styku z korporacją

Zespół projektowy był więc międzynarodowy i składał się z trzech stron: przedstawicieli centrali (jeden konsultant wewnętrzny i jeden specjalista zewnętrzny), pracowników z trzech zakładów produkcyjnych polskiego oddziału Hochland oraz konsultantów BCC.

Konsultanci z Niemiec nie pełnili roli tylko i wyłącznie audytorów – byli odpowiedzialni za konkretne zadania wdrożeniowe i z nich rozliczani. Doświadczenie konsultantów BCC we wdrażaniu SAP w korporacjach międzynarodowych pozwoliło na zastosowanie takich rozwiązań, które satysfakcjonują zarówno polskich użytkowników, jak i centralę w Niemczech.

Należy pamiętać, że polskie przepisy prawa oraz zasady pracy polskich działów personalnych wymagały szczegółowego wyjaśniania różnic między realiami polskimi a niemieckimi. Skutkowało to kompromisem i zgodą na dokonywanie odstępstw od założonej na wstępie koncepcji korporacyjnej, a także lepszym zrozumieniem potrzeb polskiego oddziału Hochland.

Newralgiczne RCP

Punktem newralgicznym projektu było połączenie mySAP HR z zewnętrznym systemem RCP (rejestracji czasu pracy). Jest on obsługiwany w Hochland Polska przez około 30 osób w trzech zakładach (dla porównania, użytkowników mySAP HR w Hochland Polska jest siedmiu).

Przetworzone przez ten system dane o nieobecnościach, zmianach oraz o składnikach wynagrodzeń wynikających z czasu pracy (nadgodziny, dodatki nocne) dla prawie 950 pracowników są raz w miesiącu importowane do odpowiednich infotypów HR, osobno w każdym z trzech zakładów produkcyjnych. Przeniesione do SAP składniki wynagrodzeń są następnie uwzględniane na liście płac.

Certyfikowany przez SAP AG interfejs producenta programu RCP zadziałał bez zarzutów, co rozwiało początkowe wątpliwości co do sprawności integracji zewnętrznego RCP z oprogramowaniem mySAP HR.

Efekty

Rozsądnie zaplanowany zakres i harmonogram prac przełożyły się na końcowy efekt. Trud pracy przy wdrożeniu opłacił się i przyniósł oczekiwane rezultaty.

Start produktywny odbył się w grudniu ubiegłego roku. Kolejne naliczenia wypłat za grudzień i styczeń zostały przeprowadzone w pełni samodzielnie przez odpowiedzialnych za te czynności pracowników Hochland Polska.

Pozytywna ocena tak przeprowadzonego projektu przekłada się na satysfakcję użytkowników końcowych – pracowników działów personalnych w Polsce, zarządu oddziału polskiego, a także osób odpowiedzialnych za projekt z centrali w Niemczech. Dzięki atrakcyjnym efektom wdrożenia już powstały plany rozbudowy systemu o kolejne funkcje, w tym z zakresu „miękkiego” HR.

Udana kooperacja z BCC (aktualnie All for One Poland) przy wdrożeniu mySAP HR zaowocowała kontynuacją współpracy i podpisaniem umowy na korzystanie z usług serwisu aplikacyjnego BCC.

Polska jest pierwszą po niemieckiej centrali spółką-córką Hochland, która wdrożyła mySAP HR. Dzięki sukcesowi tego projektu następne kraje czekają już na swoją kolej. Kto będzie następny? Najprawdopodobniej zakład pod Moskwą, w związku ze spektakularnym rozwojem rynku produkcji i sprzedaży serów w Rosji.