ORFE zmierza do osiągnięcia w najbliższych latach dominującej pozycji na rynku dystrybutorów leków w Polsce. W tym celu dąży do poszerzenia zakresu i zasięgu działalności oraz podnoszenia jakości oferowanych usług przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii.

Podstawowym celem wdrożenia systemu SAP w Grupie ORFE było uzyskanie dodatkowej przewagi konkurencyjnej na rynku dystrybucji farmaceutyków, poprzez usprawnienie zarządzania finansami w ramach całej grupy.

Wybór systemu SAP, rozumianego docelowo jako narzędzie wsparcia zarządzania nie tylko w samym ORFE SA, ale również w grupie kapitałowej, był związany z wysoką oceną możliwości rozszerzenia dostępnych informacji zarządczych, przede wszystkim w zakresie dogłębnych analiz i raportów, na podstawie rzetelnych i aktualnych danych finansowych.

Przy wyborze firmy wdrożeniowej decydowało doświadczenie we wdrażaniu systemu SAP oraz kompleksowość przedstawionej oferty. W lipcu 2000 roku podpisany został kontrakt z BCC (aktualnie All for One Poland), obejmujący – oprócz usługi wdrożeniowej – dostawę platformy sprzętowej dla systemu.

Przebieg wdrożenia

Przedsięwzięcie wdrożenia SAP w Grupie ORFE zostało podzielone na dwa etapy. I etap objął wdrożenie w ORFE SA, a w drugim etapie wypracowane rozwiązanie zostało przeniesione na spółki zależne.

Prace wdrożeniowe w spółce ORFE SA rozpoczęły się w lipcu 2000 roku i przebiegały zgodnie z metodyką wdrożeniową SAP stosowaną przez BCC. W ramach fazy Organizacji Projektu przygotowano standardy projektowe – Kartę i Regulamin Projektu, określono składy i obciążenie poszczególnych osób w ramach Zespołów Roboczych, a także zapewniono niezbędne zasoby (takie jak np. sale dla Zespołów Roboczych).

W ramach następnej fazy – Projektowania Koncepcyjnego– przeprowadzono szkolenia z funkcjonalności systemu we wdrażanym zakresie, zdefiniowano funkcje i procesy a ich opisy zawarto w modułowych „Koncepcjach wdrożenia systemu SAP”.

W fazie trzeciej – Realizacji Prototypu prace polegały na wykonaniu prototypu i skonfigurowaniu systemu SAP na podstawie i zgodnie z opracowanymi wcześniej koncepcjami. W ramach tej fazy oprócz prac konfiguracyjnych przeprowadzono testy w ramach każdego z modułów oraz testy międzymodułowe.

W listopadzie i grudniu 2000 r. przygotowywano system do startu produktywnego, a więc przygotowywano i wprowadzano dane podstawowe oraz szkolenia użytkowników końcowych na podstawie opracowanych instrukcji użytkowników (prace w ramach fazy Przygotowanie do pracy rzeczywistej). Start produktywny systemu w ORFE nastąpił w styczniu 2001 r.

Kierujący pracami ze strony BCC Artur Jankowiak powiedział: „Wdrożenie w ORFE było dla nas wyzwaniem m.in. ze względu na krótki czas przeznaczony na całe przedsięwzięcie. ORFE było jednak doskonale przygotowane do wdrożenia i traktowało ten projekt jako przedsięwzięcie priorytetowe.”

W styczniu 2001 roku uruchomiono w ORFE SA moduły: BC – Basis, FI – rachunkowość finansowa, CO – kontroling, FI-AA – księgowość majątku trwałego.

W lipcu 2001 r. BCC (aktualnie All for One Poland) rozpoczęło prace wdrożeniowe w spółkach zależnych od ORFE zajmujących się dystrybucją leków: w ACP Pharma (wówczas Aflopa SA) w Łodzi, w Cefarmie Rzeszów SA oraz w Cefarmie Śląskim SA w Katowicach. Doświadczenie pracowników ORFE oraz wiedza zdobyta podczas wdrożenia ORFE SA była znaczną pomocą podczas prac w spółkach zależnych. Spółki zależne rozpoczęły korzystanie z rozwiązań SAP w styczniu 2002 roku.

Według Juliana Brzozowskiego, Kierownika Projektu ze strony ORFE SA, „Sukces  wdrożenia SAP w ORFE SA był możliwy dzięki dużemu zaangażowaniu pracowników ORFE, łączących swoje codzienne obowiązki z dodatkowym obciążeniem, jakim było włączenie w prace wdrożeniowe. Połączenie ich zaangażowania z wiedzą konsultantów BCC przyniosło końcowy efekt w postaci sukcesu przedsięwzięcia.”

Korzyści z SAP

Wdrożenie SAP w ORFE dostarczyło nowoczesnego narzędzia pozwalającego na pracę w ramach światowych standardów zarządzania finansami. Informacje wprowadzane do systemu w ramach jednego z modułów są natychmiast dostępne w innych. Dzięki istnieniu jednego miejsca, w którym przechowywane są dane, nie ma możliwości niespójności danych w różnych modułach.

Wdrożenie systemu ułatwiło procesy wprowadzenia i doskonalenia procedur, zasad i praktyk rozszerzających funkcje zarządcze, takich jak np. kontroling, audyt wewnętrzny na wysokim poziomie, określonym przez standardy obowiązujące w spółkach holdingu OPG.

W obszarze rachunkowości finansowej SAP umożliwia prowadzenie księgowości według różnych standardów rachunkowości, a także elastyczne prowadzenie ewidencji w wielu walutach. Również środki trwałe ewidencjonuje się według różnych standardów, a ich ewidencja została usprawniona i zautomatyzowana.

W zakresie kontrolingu wdrożenie SAP umożliwiło wypracowanie mechanizmów pozwalających na analizę rentowności w wielu wymiarach oraz analizę kosztów działalności. Dzięki możliwości elastycznego tworzenia wielowymiarowych raportów w każdym momencie możliwa jest analiza danych dotyczących działalności firmy.

Wdrożenie wspomogło również wprowadzanie jednolitych standardów dotyczących przebiegu procesów oraz parametrów w zakresie informacji zarządczej i finansowej, pozwalających na obniżkę kosztów działania poszczególnych spółek grupy kapitałowej. Wraz z wdrożeniem SAP w kolejnych spółkach grupy standardy te będą wpływać na zwiększenie efektywności i wynik finansowy całej grupy.

Istotne było zapewnienie przepływu danych z systemu SDO, służącego do obsługi procesów logistycznych ORFE, do modułów finansowych systemu SAP. System  SDO,  stworzony  na  potrzeby  ORFE, od wielu lat wspiera z powodzeniem funkcje  zaopatrzenia,  zakupu,  sprzedaży  i  dystrybucji, przy uwzględnieniu potrzeb związanych ze specyfiką obrotu farmaceutykami.

Ze względu na znaczną ilość danych z SDO i wysoki stopień ich złożoności zastosowano rozwiązanie, oparte na przejmowaniu danych w postaci elektronicznej przy użyciu dokumentów elektronicznych (IDOC). To pozwoliło na pełną automatyzację przepływu danych logistycznych do obszaru sprawozdawczości zewnętrznej i wewnętrznej.

Zastosowane rozwiązania sprzętowe gwarantują stabilność i pełne bezpieczeństwo działania systemu. Dzięki optymalnej konfiguracji sprzętu zapewniona jest odpowiednia wydajność pracy z systemem.