Wielowarstwowa struktura Grupy Knauf determinuje konieczność stworzenia jednolitego archiwum, obejmującego wszystkie dokumenty firmowe, do których dostęp w tym samym czasie mogą mieć upoważnieni pracownicy poszczególnych spółek.

Celem opisanego poniżej, a realizowanego przez Magellan Service przy współpracy BCC (aktualnie All for One Poland) przedsięwzięcia, jest zbudowanie elektronicznego archiwum dokumentacji obejmującego wszystkie lokalizacje Knauf w Polsce. Archiwum pozwoli uporządkować wiedzę zawartą w dokumentach firmowych Knauf oraz skróci czas wyszukiwania potrzebnych informacji. Podobny system od kilku lat funkcjonuje w firmach Grupy Knauf w Niemczech.

Proces tworzenia elektronicznego archiwum dokumentów w Polsce został zapoczątkowany w 2002 r. wdrożeniem w Knauf Sp. o.o. w Warszawie, przy współpracy z BCC w zakresie integracji z systemem SAP, użytkowanym przez Knauf.

„Zorganizowanie elektronicznego przepływu i archiwizacji dokumentów w firmach Knauf w Polsce to prawdziwe wyzwanie, wymagające szerokich kompetencji, znajomości technologii i procesów biznesowych.” – komentuje Marek Zwierzchowski, IT Manager Knauf Service Sp. z o.o. „Szukaliśmy dostawcy, który byłby w stanie spełnić odpowiednie standardy informatyczne obowiązujące w firmach Knauf w innych krajach Europy. Spółka Magellan Service, jako jedyna była w stanie zaprojektować i wdrożyć aplikację dedykowaną dla architektury AS400 oraz zintegrować ją z systemem SAP.” 

W 2003 r. Magellan zrealizował drugi etap budowy elektronicznego archiwum dokumentów wdrażając rozwiązanie w firmie Knauf Service Sp. z o.o. Następnie aplikacja została wdrożona w zakładach produkcyjnych w Bełchatowie i Jaworznie, a w marcu 2004 r. – w kolejnej lokalizacji Knauf w pobliżu Opola. Zdaniem przedstawicieli Knauf, prace wdrożeniowe we wszystkich lokalizacjach przebiegły nadzwyczaj sprawnie. Ostatnia realizacja zajęła niespełna trzy dni.

Budowa systemu

Rozwiązanie zastosowane przez Magellan oparte zostało na współpracującej z wydajnymi skanerami aplikacji do przetwarzania dokumentów MagSCAN. Aplikacja posiada wbudowane mechanizmy automatycznego opisywania dokumentów oraz walidacji wprowadzonych indeksów. Jest skalowalna – używa protokołu komunikacyjnego TCP/IP, posiada budowę typu Client – Server. Umożliwia nadawanie uprawnień zarówno dla osób wprowadzających, jak i tylko przeglądających dokumenty.

Integracja z SAP

Instalacja i wdrożenie wszystkich elementów rozwiązania zostały zrealizowane we współpracy z BCC. BCC było odpowiedzialne za prace realizowane w systemie SAP oraz prace na styku SAP i systemu archiwizacji. W zakres prac BCC wchodziła analiza wymagań klienta dotyczących integracji systemu archiwizacji z systemem SAP. BCC (aktualnie All for One Poland) określiło zakres prac programistycznych oraz konfiguracyjnych, które należało wykonać w systemach archiwizacji oraz SAP, a następnie zrealizowało prace konfiguracyjne.

Warto wspomnieć, że przygotowane w ten sposób rozwiązanie obejmuje zaawansowane metody zarządzania i klasyfikowania dokumentów, wykorzystujące między innymi kody kreskowe.

Korzyści

Zdaniem przedstawicieli firmy Knauf procesy zarządzania dokumentami mają realną wartość biznesową. Koszty inwestycji w innowacyjne metody organizowania, dystrybuowania i pracę z dokumentami zwracają się bardzo szybko.

Zastosowanie elektronicznej formy dokumentów jako standard w polskich firmach należących do Grupy Knauf znacznie przyspieszyło ich obieg. Rozproszone dotychczas dokumenty stały się dostępne dla uprawnionych użytkowników aplikacji w dowolnym czasie. Przejrzysty system katalogowania jeszcze bardziej skrócił czas dotarcia do potrzebnych informacji. Elektroniczne archiwum pozwala uniknąć duplikowania tego samego dokumentu w kilku egzemplarzach, dzięki czemu firma może stopniowo redukować archiwum konwencjonalne.

„W ciągu 1,5 roku funkcjonowania rozwiązania zeskanowaliśmy i wprowadziliśmy do archiwum ok. 150 000 dokumentów” – dodaje Marek Zwierzchowski. „W każdej z trzech lokalizacji dziennie skanujemy od 300 do 1000 faktur wychodzących, przychodzących oraz innych dokumentów księgowych. Stopniowo będziemy wprowadzać do systemu pozostałe kategorie dokumentów – umowy z klientami, dokumenty windykacyjne etc.”

Obecnie (kwiecień 2004) Knauf i Magellan pracują już nad kolejnym etapem wdrożenia, którego realizacja planowana jest na koniec 2004 r. Docelowo system zarządzania i archiwizacji dokumentów ma objąć wszystkie firmy działające w ramach Grupy Kapitałowej Knauf w Polsce.

Informacje o firmie Magellan Service Sp. z o.o.

Firma Magellan Service Sp. z o.o. opracowuje i dostarcza oprogramowanie umożliwiające tworzenie i zarządzane elektronicznym archiwum dokumentów. Spółka powstała w 2001 r. w odpowiedzi na zapotrzebowanie na usługi w dziedzinie outsourcingu elektronicznej archiwizacji danych. Oprogramowanie firmy Magellan Service Sp. z o.o. spełnia wysokie normy unijne w zakresie elektronicznej archiwizacji, które od stycznia 2002 r. stały się wymogiem formalnym w krajach należących do Unii. Więcej informacji: www.magsoft.pl

Wywodząca się z Niemiec firma Knauf produkuje swoje wyroby w ponad 100 fabrykach w Europie i na świecie. Podstawowy obszar działalności przedsiębiorstwa stanowi produkcja i dystrybucja materiałów budowlanych. W Polsce firma posiada klika fabryk, m.in. w Bełchatowie i Jaworznie. Dystrybucją wyrobów zajmuje się sieć handlowa złożona z kilkuset placówek. Knauf oferuje również usługi doradztwa technicznego dla architektów, wykonawców i handlowców polskich poprzez swoje Centrum Szkoleniowe.