ERP w chmurze prywatnej SAP

Air bp Aramco Poland jest spółką joint venture dwóch międzynarodowych koncernów paliwowych – Air BP i Aramco. W tej nowej strukturze właścicielskiej funkcjonuje od grudnia 2022 r. Obydwa międzynarodowe koncerny są równoprawnymi udziałowcami, wnoszącymi do wspólnego przedsięwzięcia kompetencje i doświadczenie. Zmiana w spółce joint-venture była konsekwencją nabycia przez Aramco 50-procentowego udziału od Grupy LOTOS.

Jednym z istotnych wyzwań tej transakcji biznesowej była konieczność „wyposażenia” nowego podmiotu w system do obsługi krytycznych procesów biznesowych. Wdrożenie SAP S/4HANA Cloud Private Edition – model Rise with SAP objęło obszary finansów i kontrolingu, gospodarki materiałowej, sprzedaży i dystrybucji (FI, CO, MM, SD). Ważną częścią takich projektów jest także wsparcie zespołu Basis.

W zakresie wymagań klienta było również przygotowanie i uruchomienie obiegu i akceptacji faktur zakupowych wraz z OCR i automatycznym ich księgowaniem w SAP. Proces ten został zrealizowany na elastycznej platformie digitalizacyjnej Rockawork od All for One.

Harmonogram projektu był bardzo napięty ze względu na okoliczności biznesowe – po zmianie jednego z udziałowców firma mogła korzystać ze starego systemu tylko do końca 2024 r.

Tempo prac projektowych było imponujące. Pierwsze działania zaczęły się w lutym 2024 r., a już w noc sylwestrową, po wgraniu bilansu otwarcia, ruszyła obsługa pierwszych tankowań w systemie. Oficjalny start produktywny miał miejsce 1 stycznia 2025 r. To była gorąca noc i dość nietypowy start. Zwykle w projektach wdrożeniowych podczas weekendu startowego wszelkie transakcje w starym systemie zostają wstrzymane, a nowe rozwiązane zostaje oddane użytkownikom w poniedziałek rano. Specyfika sprzedaży paliwa na lotniskach wykluczała możliwość wyłączenia systemu. Start SAP S/4HANA nastąpił w krótkiej przerwie pomiędzy ostatnim tankowaniem starego roku a pierwszym tankowaniem w 2025 r.

W realizacji projektu wykorzystano metodykę SAP Activate i narzędzie SAP Cloud ALM. Partnerem wspierającym Air bp Aramco była firma All for One Poland.

SAP S/4HANA w opcji private cloud daje zaawansowane możliwości zindywidualizowanego podejścia do potrzeb biznesowych firmy i stworzenia szytego na miarę rozwiązania. W Air bp Aramco core systemu zintegrowano z rozwiązaniem branżowym SAP IS Oil & Gas. Wykorzystanie platformy SAP BTP Integration Solution otworzyło możliwości wydajnej integracji z systemami partnerów biznesowych i Ministerstwa Finansów. Nowoczesna architektura systemu sprzyja też wykorzystaniu aplikacji mobilnych w technologii Fiori do obsługi przyjęć i wydań paliwa, które w czasie rzeczywistym rejestrują i księgują tankowania na lotniskach.

SAP IS Oil and Gas to kompleksowe rozwiązanie SAP dla przemysłu naftowego i gazowego. Jest wykorzystywane do obsługi procesów związanych z działalnością wydobywczą (poszukiwania, odwierty, produkcja, rafinacja i przechowywanie ropy naftowej), zarządzania i realizacji działań w ramach łańcucha dostaw (produkcja i dystrybucja), aż po procesy biznesowe związane z dystrybucją wtórną (zarządzanie zapasami w terminalach i transport produktów luzem, sprzedaż produktów węglowodorowych klientom komercyjnym i detalicznym, zarządzanie i handel detaliczny paliwami i towarami suchymi na stacjach benzynowych).

Ze względu na specyfikę swojego biznesu Air bp Aramco wykorzystuje tylko te części SAP IS Oil and Gas odpowiedzialne za procesy związane z dystrybucją wtórną (Downstream Marketing & Retailing).

Dla Air bp Aramco istotną częścią rozwiązania branżowego jest dodatkowa zakładka do SAP S/4 gromadząca specyficzne dane podstawowe związane z parametrami produktu (waga, temperatura, gęstość) a także ich inne cechy, które przekładają się na klasyfikacje związane z opodatkowaniem i naliczeniem akcyzy. Kompletne i dobrze osadzone w systemie dane podstawowe to punkt wyjścia do realizacji procesów zakupu i sprzedaży.

Ale to nie wszystko. Air bp Aramco w obrocie handlowym z partnerami wykorzystuje PIDX (Petroleum Industry Data Exchange), międzynarodowy standard, który normalizuje procesy biznesowe oraz sposób wymiany danych handlowych pomiędzy partnerami B2B w sektorze Oil and Gas). Przygotowane zgodnie z tym standardem interfejsy są wykorzystywane w procesie wysyłki zamówień oraz realizacji dostaw przychodzących. Dane przekazywane w komunikatach według standardu PIDX (np. waga paliwa z uwzględnieniem temperatury) są ważne dla obliczenia akcyzy.

Dostawy paliwa dla Air bp Aramco są realizowane zarówno samochodami (bezpośrednio na lotniska), jak i pociągami (do baz paliwowych). Dostawy samochodami przyjmują pracownicy na lotniskach, wykorzystując do tego celu aplikację mobilną Fiori. Dostawy pociągiem są przyjmowane bezpośrednio w SAP.

Przygotowane rozwiązanie przyjęcia paliwa spełnia wszystkie wymogi kontroli celno-skarbowych.

Kolejnym procesem obsługiwanym w rozwiązaniu są awiza zapotrzebowania dziennego na paliwo, jakie Air bp Aramco wysyła do swojego dostawcy na podstawie własnych estymacji sprzedaży.

Rozbudowaną część rozwiązania stanowią procesy sprzedażowe. W zależności od segmentu klienta, procesu sprzedaży i innych parametrów i danych, obliczana jest ostateczna cena paliwa i obciążenia akcyzowe. W tym procesie uwzględniana jest duża liczba walidacji, a sprzedaż odbywa się z wykorzystaniem aplikacji mobilnej.

SAP IS Oil and Gas w standardzie dostarcza też rozwiązania do obsługi akcyzy. Dostępny w rozwiązaniu węzeł konfiguracyjny uwzględnia niektóre aspekty polskiej specyfiki w tym zakresie. W trakcie projektu uznano jednak, że zakres tych możliwości jest niewystarczający do potrzeb biznesowych i wymogów polskich organów skarbowych. Wykorzystując zewnętrzne narzędzie i integrację z SAP, stworzono dedykowane rozwiązanie spełniające wymogi w zakresie obsługi akcyzy.

Air bp Aramco prowadzi sprzedaż paliwa lotniczego z usługą tankowania statków powietrznych bezpośrednio w portach lotniczych oraz sprzedaż hurtową. W ramach projektu przygotowano aplikacje mobilne SAP Fiori do obsługi sprzedaży paliwa na lotniskach (wydania i przyjęcia paliwa, raportowanie).

Aplikacja Wydanie Paliwa jest udostępniona na terminalach mobilnych (tabletach), korzystają z niej Operatorzy odpowiedzialni za tankowanie paliwa do statków powietrznych. Typową opcją jest wykorzystanie listy zleceń sprzedaży obowiązujących na danym lotnisku. Aplikacja umożliwia także obsługę klientów ad-hoc oraz podpowiada rodzaj paliwa dla danego zlecenia (Jet-A1 lub Avgas 100LL).

Po zakończeniu tankowania obsłudze samolotu jest przekazywany wydruk z zarejestrowanymi parametrami paliwa. Do tego konkretnego zlecenia sprzedaży zostaje utworzona dostawa wychodząca, rejestrująca wydanie paliwa (zejście z zapasu magazynowego).

W lotnictwie ilość zatankowanego paliwa jest obliczana z uwzględnieniem parametrów takich jak temperatura nalewu, gęstość i inne. Jak już wspomniano, to zadanie jest wykonywane w SAP Solution Industry Oil & Gas, zintegrowanym z rozwiązaniem zewnętrznym odpowiedzialnym za obliczanie parametrów paliwa wg przyjętej w branży normy przeliczników PIDX. Aplikacja pobiera te dane z systemu. Na tej podstawie, a także z uwzględnieniem danych podanych przez Operatora jest obliczana ostateczna ilość sprzedanego paliwa. Po uwzględnieniu ogólnych warunków cenowych dla danego klienta obliczana jest ostateczna cena sprzedaży. Uzyskane tą drogą dane stanowią podstawę wyliczenia podatku VAT i akcyzy.

Kolejna aplikacja, z której korzystają operatorzy tankowania, to Raport Transakcji. Służy do weryfikacji zakończonych i zaplanowanych transakcji z uwzględnieniem wybranych parametrów w celu ich przeglądu i kontroli.

W ramach projektu przygotowano kokpit do obsługi akcyzy, który zbiera ruchy związane z przemieszczeniem wyrobu akcyzowego w ramach procedury zawieszonej akcyzy (te informacje są raportowane do EMCS) oraz informacje o wydaniach z tzw. zapłaconą akcyzą.

W kokpicie rejestrowane są wszystkie ruchy logistyczne: zakupy, zamówienia, dostawy przychodzące i przyjęcia, a także sprzedaż detaliczna i hurtowa. Kokpit jest odzwierciedleniem kilkunastu lat doświadczeń we współpracy z organami skarbowymi i celnymi przy rozliczeniu akcyzy. Jednym z istotnych oczekiwań użytkowników było, by kokpit przybrał podobną formę wizualną, jednak ze względu na nowszą wersję SAP (S/4, a nie ECC) oraz presję czasu dokonano znacznych uproszczeń oraz uporządkowania funkcjonalności, co nie wpłynęło jednak na skuteczność i poprawność obsługi akcyzy. Rozwiązanie spełnia wszystkie wymagania Ministerstwa Finansów odnośnie do ewidencji akcyzowej oraz obsługi elektronicznego dokumentu dostawy (eDD).

Podmioty zobowiązane do prowadzenia ewidencji akcyzowej mają obowiązek integracji swoich rozwiązań z Systemem Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych (EMCS, Excise Movement and Control System). Ten przygotowany przez Ministerstwo Finansów system służy do bieżącego monitorowania wszystkich przemieszczeń wyrobów akcyzowych.

Kokpit akcyzowy Air bp Aramco zbiera komplet informacji logistycznych, m.in. o miejscu wysyłki (głównie lotniska), partnerach wysyłających, odbiorcach, firmach zarządzających samolotami, miejscu odbioru (dla sprzedaży hurtowej).

Informacje o wszystkich ruchach towaru są wysyłane do systemu EMCS w postaci ustrukturyzowanych komunikatów eDD, a zatem cała ścieżka transportu paliwa jest na bieżąco monitorowana i potwierdzana na każdym etapie (ilość, potwierdzenia zgodności, stwierdzone niezgodności, potwierdzenia tankowania itp.).

Dla dostaw wychodzących, tak zwanych tankowań do skrzydła (których jest przeważająca większość) potwierdzenie odbioru następuje automatycznie, a faktyczne rozliczenie odbywa się w terminie do 5 dni. Przy sprzedaży hurtowej odbierający otrzymuje z EMCS komunikat o dostawie, a po jej przyjęciu ma obowiązek potwierdzenia. W przypadku procesu zakupu paliwa przez Air bp Aramco do SAP spływa komunikat o dostawie przychodzącej, który rozpoczyna bieg procesu przyjęcia. W SAP następuje powiązanie tego komunikatu z zamówieniem oraz dostawą przychodzącą lub system automatycznie tworzy taką dostawę z wykorzystaniem informacji z komunikatu eDD o ilości przewożonego towaru.

Po przyjęciu dostawy następuje potwierdzenie ilości (ew. stwierdzenie różnic), a następnie wysyłany jest raport odbioru (również jako komunikat). Istota działania kokpitu akcyzowego polega na ewidencji ruchu towarów i wymianie szeregu komunikatów pomiędzy Air bp Aramco, dostawcami i odbiorcami oraz systemem EMCS.

W ramach projektu wykonano integrację SAP S/4HANA z czterema partnerami biznesowymi, w tym dostawcą paliwa, a także systemem akcyzowym Ministerstwa Finansów EMCS. Wykorzystaną platformą integracyjną jest SAP Integration Suite (IS), rozwiązanie wchodzące w skład SAP Business Technology Platform (BTP). Rozwiązanie to tworzy w pełni chmurową platformę integracyjną do zarządzania procesem przepływu danych między systemami.

Łącznie przygotowano kilkanaście interfejsów. Za ich pośrednictwem Air bp Aramco wymienia ze swoimi partnerami biznesowymi kilkadziesiąt tysięcy komunikatów miesięcznie.

Interfejsy do wymiany danych z jednym z partnerów biznesowych wspierają obsługę procesu zakupu paliwa według standardu PIDX.

Zrealizowane interfejsy:

• Komunikat PM (zamówienie zakupu paliwa);
• Komunikat PMR (potwierdzenie przyjęcia/odrzucenia zamówienia);
• Komunikat LDR (potwierdzenie zrealizowania dostawy, księgowanie dostawy w SAP);
• Faktury zakupowe następnie przesyłane do rozwiązania Rockawork (workflow faktur zakupowych w integracji z SAP).

Z kolejnym partnerem wymieniane są dane podstawowe oraz faktury. Dane są wymienianie bezpośrednio z trzema szynami danych po stronie partnera, skąd są dystrybuowane do kolejnych systemów zewnętrznych.

Przygotowane interfejsy:

• Odbiór danych podstawowych klientów;
• Potwierdzenie otrzymania danych podstawowych klientów;
• Odbiór danych podstawowych cen;
• Wysyłka danych niezafakturowanych dostaw (integracja z portalem dla klientów do weryfikacji płatności za dostawy paliwa);

• Wysyłka faktur w formie komunikatów EDI oraz plików PDF (m.in. integracja z portalem faktur dla klientów).

Integracja z partnerem będącym głównym dostawcą paliwa opiera się na interfejsach współpracujących z aplikacjami mobilnymi dyspozytorów na lotniskach do awizacji i wydań paliwa.

Wykonane interfejsy:

• Wysyłka awizacji paliwa z aplikacji mobilnej do systemu dostawcy;
• Odbiór kodu nalewu z systemu dostawcy;
• Potwierdzenie nalewu/wydania paliwa;
• Komunikaty statusowe.

Integracja z EMCS została wykonana we współpracy z firmą Pentacomp, która na swojej platformie PentaTAX zapewnia podpisywanie komunikatów akcyzowych certyfikatem celnym, dodatkowy monitoring tych komunikatów i integrację z platformą PUESC Ministerstwa Finansów.

Przygotowano interfejsy do:

• Wysyłki komunikatów akcyzowych dla obiegu dokumentów eDD;
• Odbioru komunikatów akcyzowych dla obiegu eDD.

W ramach rozwiązania zaimplementowano obsługę wszystkich wymaganych przez Ministerstwo Finansów rodzajów komunikatów eDD.

Presja czasu na wdrożenie, start systemu w zaledwie kilkugodzinnym oknie czasowym, integracja z ważnymi partnerami biznesowymi i systemem Ministerstwa Finansów, a do tego nowe aplikacje mobilne i system do obiegu faktur. Ryzyka projektowe były znaczne. A mimo to, tuż po starcie i w kolejnych tygodniach to partnerzy biznesowi oraz Operatorzy potwierdzali, że nie odczuli zmiany we współpracy z Air bp Aramco Poland. W tym wypadku to bardzo pozytywny komunikat.

Współpraca: Zofia Kubiatowcz, Bartosz Janowski, Marcin Lemański, Arkadiusz Olejniczak, Wojciech Wachowiak

Branża paliwowo-lotnicza w całej Europie znajduje się dziś w kluczowym momencie – z jednej strony mamy wzrost zapotrzebowania na paliwo lotnicze, z drugiej rosną oczekiwania wobec zrównoważonego rozwoju i efektywności operacyjnej. Prognozy wskazują na stabilny wzrost sektora w perspektywie dekady, jednak z dużym naciskiem na digitalizację i automatyzację procesów. W tym kontekście wdrożenie SAP S/4HANA to dla nas nie tylko unowocześnienie systemów IT, ale realne wsparcie w skalowaniu działalności i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych.

Nasza działalność łączy cechy firm logistycznych, paliwowych i technologicznych. Potrzebujemy rozwiązań, które są jednocześnie stabilne i elastyczne. SAP S/4HANA, w połączeniu z całym ekosystemem rozszerzeń i integracji, umożliwia nam lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw, precyzyjne planowanie operacyjne i pełną transparentność finansową. System został skonfigurowany zgodnie ze specyfiką naszej branży – z uwzględnieniem m.in. niestandardowych jednostek miary, specyfiki obrotu paliwem lotniczym oraz wymagań raportowych związanych z regulacjami międzynarodowymi.

Dzięki integracji SAP z naszymi platformami B2B i narzędziami mobilnymi, mamy dostęp do aktualnych danych o dostawach, fakturach czy poziomie zapasów. Automatyzacja skraca czas reakcji, redukuje błędy i poprawia jakość współpracy. To przekłada się bezpośrednio na zaufanie i długofalowe relacje.

Spółka Air bp Aramco ma dwóch równorzędnych właścicieli – każdy z nich ma własne standardy raportowe i oczekiwania. Mam nadzieję, że po dalszej pracy nad dostosowaniem SAP S/4HANA do naszych potrzeb będziemy w stanie błyskawicznie generować raporty w różnych układach – zarówno operacyjnych, jak i finansowych – zgodnie z wymaganiami każdej ze stron.

Projekt wdrożeniowy SAP stanowił chyba jedno z największych wyzwań w historii naszej spółki. Mieliśmy bardzo napięty harmonogram, a jednocześnie nie mogliśmy sobie pozwolić na przestoje operacyjne. Najważniejsze było zaangażowanie naszych pracowników – nasza spółka jest bardzo mała i nie posiada wewnętrznego działu IT, a pracownicy biorący udział w projekcie pełnili jednocześnie cały czas swoje dotychczasowe obowiązki: sprzedaży, logistyki, obsługi finansów i administracji.

W obliczu powyższych ograniczeń kadrowych kluczowa była dla nas bliska współpraca z partnerem wdrożeniowym – działaliśmy w modelu agile’owym, z intensywną komunikacją i częstymi sprintami. Od początku zależało nam na kimś, kto nie tylko zna SAP i ma doświadczenie w migracji z SAP ECC do S/4HANA, ale rozumie też realia naszej branży. Współpraca opierała się na transparentności, szybkim podejmowaniu decyzji i wzajemnym zaufaniu. Dzięki temu projekt zakończyliśmy zgodnie z planem, a system działa stabilnie już od pierwszych dni po starcie produkcyjnym.

Maciej Kowalski, Prezes Zarządu, Air bp Aramco Poland

Projekt prowadzony był zgodnie z metodyką SAP Activate, która zapewnia jasną strukturę i elastyczność dzięki połączeniu sprawdzonych praktyk, gotowych narzędzi oraz podejścia iteracyjnego. Kluczowe były pierwsze fazy, w których zidentyfikowaliśmy szczegółowe wymagania biznesowe i przygotowaliśmy organizację na zmiany. Dzięki ścisłej współpracy między działami i zaangażowaniu użytkowników końcowych, wypracowaliśmy optymalne rozwiązania zapewniające wysoką efektywność procesów oraz pełne dopasowanie do rzeczywistych potrzeb organizacji.

Na wdrożenie systemu SAP S4/HANA mieliśmy niecały rok, co przy tak złożonym projekcie oznaczało bardzo napięty harmonogram. W tym okresie dużym wyzwaniem było pogodzenie prac projektowych z bieżącą działalnością operacyjną organizacji, jednak dzięki doświadczeniu użytkowników w systemie SAP osiągnęliśmy zarówno jakość, jak i terminowość realizacji. Cenimy współpracę z All for One, opartą na wzajemnym zrozumieniu, otwartości i partnerskim podejściu. Był to intensywny i wymagający czas, który dzięki zaangażowaniu obu stron zakończył się pełnym sukcesem.

Paulina Kopczyńska, Koordynator IT, Air bp Aramco Poland

Air BP Aramco Poland Sp. z o.o. jest spółką joint venture dwóch międzynarodowych koncernów paliwowych – Air BP i Aramco. Specjalizuje się w dostarczaniu paliw lotniczych do statków powietrznych. Obsługuje sześć lotnisk na terenie kraju: w Warszawie, Gdańsku, Poznaniu, Katowicach, Lublinie i Szymanach. Prowadzi również sprzedaż hurtową z dwóch baz paliw, umożliwiając klientom efektywne zarządzanie dostawami paliwa lotniczego.