Luka płacowa a systemy SAP

W większości polskich firm wysokość wynagrodzenia na poszczególnych stanowiskach nie jest informacją dostępną dla zatrudnionych. Uważa się, że to element umowy o pracę, który powinien pozostać wyłącznie między pracodawcą a pracownikiem. Zdarza się nawet, że zatrudnieni są zobowiązani są do podpisania klauzuli poufności, zakazującej wyjawiania swoich zarobków. Rozmawianie o pieniądzach uważa się za zachowanie nietaktowne nawet podczas rozmowy kwalifikacyjnej, a przecież wysokość wynagrodzenia jest jednym z kluczowych elementów decyzji o podjęciu nowej pracy.

W rezultacie jedynie w 4% polskich przedsiębiorstw pracownicy znają swoją siatkę płac, a w niecałych 20% przedsiębiorstw mają wgląd w średnie przedziały wynagrodzeń na poszczególnych stanowiskach. Podobne problemy nie są tylko naszą domeną, tak dzieje się także w innych krajach Unii Europejskiej.

Uważa się, że ten brak transparentności wynagrodzeń jest powodem ciągłego istnienia luki płacowej (pay gap) – różnicy między wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn. Według Eurostatu w 2021 r. luka płacowa w Unii Europejskiej wynosiła średnio 12,7%. W Polsce było to 4,7%.

W 2023 r. została przyjęta Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. Państwa członkowskie mają czas na wdrożenie jej przepisów do swoich porządków prawnych do 7 czerwca 2026 r. W polskim sejmie trwają prace nad projektem ustawy implementującej tę dyrektywę.

Zasada równości wynagrodzeń nie jest niczym nowym w prawie UE i przepisach krajowych, jednak ze względu na brak przejrzystości wynagrodzeń jej praktyczna realizacja była do tej pory poważnie utrudniona. Głównym celem przyświecającym dyrektywie jest rozwiązanie praktycznych problemów związanych z dyskryminacją płacową i dochodzeniem związanych z nią roszczeń. Ma ona wymusić większą transparentność pracodawców w zakresie stosowanych zasad wynagradzania pracowników oraz zapewnić równość wynagrodzeń kobiet i mężczyzn.

Dyrektywa ma zastosowanie do pracodawców zarówno w sektorze prywatnym jak i publicznym, wobec wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Postanowienia dyrektywy nie obejmują zatem osób zaangażowanych na podstawie umów cywilnoprawnych. Jednak nie jest wykluczone, że polski ustawodawca na etapie implementacji dyrektywy rozszerzy zakres zastosowania nowych wymogów także na takie osoby.

Dyrektywa wprowadza obowiązek równości wynagrodzeń, w tym na etapie rekrutacji (widełki wynagrodzeń w ogłoszeniach, przed rozmową kwalifikacyjną), oraz zobowiązania dotyczące wewnętrznej struktury płac.

Pracodawcy nie mogą wprowadzać do umów klauzul poufności dotyczących wynagrodzenia, a pracownicy mają prawo swobodnie dyskutować o swoich zarobkach w celu egzekwowania zasady równego wynagrodzenia.

W przypadku stwierdzenia nierówności płacowych pracodawcy są zobowiązani do przeprowadzenia przeglądu wynagrodzeń i podjęcia działań naprawczych w celu wyeliminowania dyskryminacji.

Prawa pracowników, którzy doświadczyli dyskryminacji, są chronione – mają oni prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia, które nie jest limitowane co do wysokości, a sprawy te mogą dotyczyć okresu do 3 lat wstecz.

W postępowaniach sądowych dotyczących dyskryminacji płacowej pracownik musi jedynie uprawdopodobnić naruszenie zasady równego traktowania, a ciężar udowodnienia braku dyskryminacji spoczywa na pracodawcy (odwrócony ciężar dowodu).

Ogłoszenia o pracę i nazwy stanowisk powinny być neutralne płciowo, a proces rekrutacji niedyskryminujący.

Zgodnie z dyrektywą pracodawcy zostaną objęci nowymi obowiązkami sprawozdawczymi, obejmującymi informacje o wynagrodzeniach. Sprawozdania będą przedkładane organowi monitorującemu, który wskaże rząd.

Jeśli sprawozdanie wykaże różnicę średniego poziomu wynagrodzenia między kobietami i mężczyznami wynoszącą co najmniej 5% w którejkolwiek kategorii pracowników, a różnica ta nie zostanie uzasadniona obiektywnymi kryteriami ani usunięta w ciągu sześciu miesięcy od przedłożenia sprawozdania, pracodawca będzie zobowiązany przeprowadzić, we współpracy z przedstawicielami pracowników, wspólną ocenę wynagrodzeń w celu zniwelowania różnic.

A zatem, by zminimalizować ryzyko, najlepiej przeprowadzić taką ocenę i wyeliminować nieuzasadnione różnice w wynagrodzeniach jeszcze przed początkiem okresu, za który pracodawca będzie sporządzał pierwszy raport, czyli w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 150 pracowników – przed 1 stycznia 2027 r. Dla porządku dodajmy, że mniejsze firmy (zatrudnienie pomiędzy 100 a 149 osób – mają nieco więcej czasu – do 2031 r.

Firmy, które obsługują swoje procesy kadrowo-płacowe w rozwiązaniach SAP, powinny jak najszybciej przygotować swoje systemy do nowych wymagań raportowych.

Dla organizacji korzystających z systemów SAP oznacza to konieczność wprowadzenia zmian zarówno na poziomie technicznym, jak i biznesowym. Przedsiębiorstwa powinny upewnić się, że dane kadrowo‑płacowe są kompletne, spójne i gotowe do prezentacji w wymaganym formacie.

SAP SuccessFactors w module Compensations oferuje narzędzia wspierające raportowanie według przyjętych w firmie kryteriów.

Należy jednak pamiętać, że sama platforma nie rozwiązuje całego problemu. Kluczowe jest wypracowanie metodologii, która pozwoli w sposób wiarygodny i przejrzysty przygotować zestawienia i pomóc wyjaśnić potencjalne różnice wynagrodzeń. Dyrektywa nakłada również obowiązek odpowiedzi na pytania pracownika dotyczące jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia, średniego poziomu wynagrodzenia z podziałem na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących tą samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Oznacza to konieczność przeprowadzenia również projektu biznesowego, obejmującego:

• analizę polityki wynagrodzeń w organizacji,
• określenie parametrów i kryteriów, na których opierać się będzie raport,
• przygotowanie raportów wyjaśniających odstępstwa i wyjątki (np. związanych ze stażem, doświadczeniem czy zakresem odpowiedzialności).

Dla systemów kadrowo-płacowych od SAP (SAP HCM/HR, SuccessFactors) firma All for One Poland przygotowuje dodatek, który będzie wspierał przygotowanie wymaganego dyrektywą sprawozdania i przesłanie go do odpowiedniego organu monitorującego.

W skład naszej usługi wejdzie add-on do SAP HR, jego implementacja i konfiguracja, a także konsulting biznesowy wspierający firmę w przygotowaniu parametrów i kryteriów raportu.