W praktyce projektów rollout SAP wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje różnic (tzw. gaps):

  • różnice prawne (ang. Legal Gaps) – specyficzne regulacje prawne, szczególnie w obszarze finansowym, sprzedażowym i kadrowo-płacowym (np. faktura korekta w Polsce i nota korygująca w Niemczech);
  • różnice w lokalnych procesach biznesowych (ang. Local Gaps) – poszczególne spółki mogą mieć własne procesy biznesowe, które nie występują we wzorcu (np. unikalny proces produkcji w skali grupy) lub inne specyficzne wymagania niewynikające wprost z regulacji prawnych, ale krytyczne dla działalności (np. specjalny system rabatowy dla kluczowego klienta).

O ile różnice prawne należy po prostu uwzględnić w systemie, by móc poprawnie księgować, płacić podatki i raportować do odpowiednich urzędów w danym kraju, o tyle drugi typ różnic – w procesach biznesowych – w każdej firmie jest traktowany inaczej (np. lokalne procesy biznesowe są uwzględniane we wzorcu systemu lub następuje unifikacja procesów – o ile to możliwe).

Do tego dochodzi jeszcze cały obszar rozbieżności, które nie poddają się łatwej definicji i klasyfikacji, a które decydują o tym, że projekty rolloutu SAP nadal stanowią duże wyzwanie i są obarczone wyższym stopniem ryzyka. Są to różnice kulturowe, które występują nawet pomiędzy bliskimi sobie krajami. Inny etos pracy, temperament, zwyczaje i różny stopień znajomości języków obcych – także te czynniki należy uwzględnić, planując rollout.

Kompetencje i doświadczenie

BCC (aktualnie All for One Poland) ma na swoim koncie projekty rollout SAP do kilkudziesięciu krajów na czterech kontynentach. Firma wspierała projekty rolloutów w większości krajów europejskich oraz m.in. w Stanach Zjednoczonych, Indonezji, Egipcie czy Nigerii.

Z racji tego, że BCC jest firmą z Polski, największa liczba zrealizowanych rolloutów to przeniesienie systemu pomiędzy oddziałami polskiej firmy, rollout z zagranicznej centrali do Polski lub odwrotnie – z Polski do innych krajów. Wśród klientów BCC, u których Polska występowała jako „dawca” lub „biorca” systemu, można wymienić m.in. BASF, Mercury Engineering, Hochland, a także Ferrero, Schneider Electric, Antalis czy Berker.

BCC często występuje jako partner polskiej firmy odpowiedzialny za uruchomienie systemu w jej zagranicznych spółkach. W niektórych obszarach (najczęściej są to finanse) dobrą praktyką prowadzenia rolloutów jest korzystanie z pomocy lokalnych specjalistów, znających uwarunkowania prawne w danym kraju. Każdy projekt to także okazja do zdobywania nowych doświadczeń, dzięki czemu kolejne prace np. w Rumunii i Bułgarii są prowadzone już bez lokalnego wsparcia.

Od kilku lat BCC jest także partnerem kilku firm w programach rolloutów z ich central w Niemczech do innych krajów, takich jak np. Stany Zjednoczone, Serbia, Finlandia czy Estonia. Dla firmy wywodzącej się z Polski realizacja tego typu prac dla firm takich jak Wirthwein czy Rehau to potwierdzenie nie tylko wysokich kwalifikacji i najlepszy test dla doświadczenia, ale też potwierdzenie zaufania, jakim te międzynarodowe firmy obdarzyły BCC po udanej współpracy przy wcześniejszych projektach.

Kraje, w których BCC wspierało projekty rolloutów SAP
▪ Austria, ▪ Białoruś, ▪ Belgia, ▪ Brazylia, ▪Bułgaria, ▪ Chorwacja, ▪ Czechy, ▪ Egipt, ▪ Estonia, ▪ Finlandia, ▪ Niemcy, ▪ Grecja, ▪ Węgry, ▪ Indonezja, ▪ Irlandia, ▪ Włochy, ▪ Łotwa, ▪ Litwa, ▪ Holandia, ▪ Nigeria, ▪ Polska, ▪ Rumunia, ▪ Rosja, ▪ Serbia, ▪ Słowacja, ▪ Ukraina, ▪ Stany Zjednoczone

Różnice prawne

Obszarem SAP, w którym występuje najwięcej różnic wynikających z odmiennych systemów prawnych w poszczególnych krajach, są finanse (SAP FI).

W rolloutach do Polski należy zwrócić szczególną uwagę na podatek VAT. Data obowiązku podatkowego VAT to pojęcie obce w innych systemach prawnych. W krajach Europy Zachodniej decyduje o tym po prostu data wystawienia dokumentu. Jest to dość skomplikowane zagadnienie, którego konsultanci SAP z central korporacji nawet nie próbują zrozumieć, pozostawiając jego rozwiązanie polskim specjalistom.

Kolejnym wyróżnikiem dla Polski jest dokument faktury korekty (nieznany w innych krajach, gdzie po prostu w razie potrzeby wystawia się nowy dokument). Tu także bez polskiego specjalisty od SAP FI ani rusz.

Ale nie tylko Polska ma swoją specyfikę prawną.

W krajach takich jak Rosja czy Białoruś prawodawstwo finansowo-podatkowe jest znacznie bardziej złożone, występują specyficzne rodzaje podatków i sposób ich naliczana (np. podatek od nieruchomości i amortyzacja). Stopień sformalizowania kontaktów firm z urzędami państwowymi jest bardzo duży, a wymagania restrykcyjne. Na przykład w Rosji i na Białorusi prawo bardzo dokładnie określa layout faktur, zamówień, sprawozdań i innych wymaganych dokumentów.

W praktyce księgowej w Rosji występuje też tzw. czerwone storno (sposób księgowania korekt dokumentów finansowych, tradycyjnie zapis taki wykonuje się kolorem czerwonym). Kolejnym wyzwaniem jest fakt, że w Rosji bardzo często zmieniają się przepisy (rejestry VAT, sprzedaży, amortyzacji środków trwałych, zasady sprawozdawczości do urzędów).

Szereg tego typu większych i mniejszych rozwiązań specyficznych decyduje o tym, że projekty SAP w Rosji są obarczone dużym ryzykiem. Z tych powodów moduł SAP FI dla Rosji jest praktycznie zupełnie odmiennym rozwiązaniem od SAP FI „dla reszty świata” – wyposażonym w dużo rozszerzeń i dodatkowych programów uwzględniających różnice prawne. Dodatkowo w standardzie posiada wiele zdefiniowanych gotowych wydruków dokumentów w formie tzw. Adobe Forms (np. faktury, formularze do rozliczeń podatków, raporty dla urzędów). Jednak nie wszystkie formularze są zdefiniowane.

Maciej Gerke, Kierownik Projektów w BCC (aktualnie All for One Poland), podsumowuje: „Stopień złożoności rosyjskiego systemu podatkowego w kontekście wdrożenia SAP oceniam jako bardzo wysoki, a wymagania stawiane firmom przez różne urzędy i instytucje mogą zaskoczyć każdego. Liczba wymaganych prawem dokumentów jest ogromna i są to bardzo złożone formularze. Niespotykane gdzie indziej rodzaje narzutów i podatków oraz bardzo duża szczegółowość wymagana w sprawozdawczości finansowej znacznie komplikują konfigurację systemu. To wszystko przekłada się na duże ryzyko i wyższy budżet rolloutu SAP FI. Podobne doświadczenia mamy z projektu prowadzonego na Białorusi. Dlatego planując rollout do Rosji czy na Białoruś, warto zapewnić sobie wsparcie doświadczonego partnera, jakim jest BCC”.

Oprócz finansów w Rosji należy także zwrócić szczególną uwagę na numery identyfikacji celnej (GTD). Numeracja ta jest obligatoryjna, a jej brak lub błędy w dokumentacji mogą być przyczyną dużych kłopotów na granicy, zarówno w eksporcie, jak i imporcie.

Zupełnie różne od europejskiego jest z kolei prawo finansowe i system podatkowy w Stanach Zjednoczonych. Beata Niemiec-Siwek, Kierownik Projektów w BCC, tak mówi o swoich doświadczeniach w firmie Wirthwein: „W projekcie rolloutu SAP FI z niemieckiej centrali do zakładu w Północnej Karolinie w Stanach Zjednoczonych należało wprowadzić procedurę podatkową zależną od czasu i uwzględnić różnice w naliczaniu podatku zależnie od poziomu jurysdykcji stanowej, gminnej lub miejskiej. W Stanach nie ma też podatku VAT, występuje za to Sales and Use Tax, naliczany według zupełnie innych zasad. Dodatkowym wyzwaniem po nauczeniu się tych zasad był transfer nabytej wiedzy do centrali firmy w Niemczech i oczywiście przełożenie jej na konfigurację systemu”.

Jeszcze innym przykładem specyficznych dla różnych krajów rozwiązań prawnych są regulacje dotyczące „towarów specjalnych”, np. alkoholu i papierosów (np. akcyza, podatki specjalne itp.). Ich uwzględnienia wymagły rollouty korporacyjnego systemu SAP korporacji Heineken, m.in. w Bułgarii i Rumunii.

Procesy biznesowe – takie same, ale różne

Choć różnice prawne w poszczególnych krajach mogą być znaczne – paradoksalnie – w projekcie rolloutu są one najłatwiejsze w implementacji. Jak podkreśla Beata Niemiec-Siwek: „Prawo narzuca nam rozwiązania, a lokalne wersje systemów dają narzędzia do ich zaimplementowania. Tu się nie ma nad czym zastanawiać. Efekt, jaki chcemy osiągnąć, jest z góry znany i działy finansowo-księgowe natychmiast są w stanie zweryfikować poprawność konfiguracji. Niezbędna jest wiedza zarówno biznesowa, jak i dobra znajomość prawa. No i doświadczenie. Ale w zakresie podstawowej funkcjonalności SAP FI – księgowości i sprawozdawczości finansowej priorytetem jest poprawność rozliczeń podatkowych”.

Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w logistyce, produkcji i sprzedaży, gdzie różnic w procesach biznesowych pomiędzy spółkami w rożnych krajach, w połączeniu ze strategią centrali (uwzględnianie specyfiki lokalnej w systemie lub dążenie do unifikacji procesów) może być bardzo dużo i mogą być one znaczne.

Typowym przykładem są zakupy. Jeśli na poziomie korporacji ten proces nie jest scentralizowany, to z całą pewnością każdy lokalny oddział wykonuje go nieco inaczej. Podobnie jest z ustalaniem ceny końcowej dla klienta. Wynika to z różnych sposobów rabatowania klienta lub dostawcy, wyliczania marży, stosowania lub nie skonta, narzutów, specjalnych warunków rabatowych dla kluczowych klientów itp.

Beata Niemiec-Siwek, Kierownik Projektów, All for One Poland

Beata Niemiec-Siwek mówi: „Niemieckie firmy bardzo chętnie korzystają ze skonta zarówno udzielonego, jak i uzyskanego. W Polsce do niedawna niekorzystna interpretacja przepisów powodowała, że ta popularna na zachodzie Europy praktyka nie była powszechnie stosowana. Rolloutując system SAP z niemieckiej centrali jednego z naszych klientów do Polski, opracowaliśmy rozwiązanie, które umożliwiło korzystane ze skonta w przypadku terminowo realizowanych płatności. Rozwiązanie jest nie tylko zgodne z polskim prawem finansowym, ale też zostało opracowane w ramach standardu SAP ECC 6.0. Także firmy z Wielkiej Brytanii stosują specyficzne dla nich praktyki rabatowe. Ich zidentyfikowanie i ocena, czy są możliwe do wykorzystania w innych oddziałach, to etap opracowania koncepcji rolloutu”.

Także procesy produkcyjne w korporacji mogą się różnić w zależności od zakładu. „W dwóch zakładach produkcyjnych jednego z naszych klientów z branży przetwórstwa spożywczego produkuje się olej. Jeden zakład jest w Polsce, drugi w Wielkiej Brytanii. Produkt końcowy jest dokładnie taki sam, proces produkcji i receptura – także. Jedyną różnicą jest ustalanie daty przydatności do spożycia. Zapisuje się ją wg różnych schematów i odbywa się to w różnych miejscach w procesie. Drobiazg – ale należało go uwzględnić podczas konfiguracji procesu” – opowiada Beata Niemiec-Siwek.

Takich przykładów w procesach logistycznych jest bardzo wiele. W projektach prowadzonych przez BCC (aktualnie All for One Poland) standardowym elementem metodyki rolloutowej Go Forward jest analiza różnic Fit & Gap. Jej celem jest zidentyfikowanie różnic zarówno prawnych, jak i w procesach biznesowych pomiędzy korporacyjnym template SAP a potrzebami lokalnej spółki. Analizie powinny podlegać wszystkie obszary systemu, które będą docelowo wdrażane w spółce lokalnej.

Co kraj to obyczaj

  • Egipt – Faktury sprzedaży wystawiane w dwóch językach: po angielsku i arabsku
  • Bułgaria – rozliczenie akcyzy nie jest generowane okresowo, ale przy każdej pojedynczej wysyłce towaru
  • Polska – faktura korekta (dokument niestosowany w innych krajach)
  • Finlandia – utożsamianie stanowiska sekretarka/asystentka z rolą kobiecą jest w złym tonie
  • Polska – data obowiązku podatkowego VAT
  • Stany Zjednoczone – Sales and Use Tax (brak VAT)
  • Rosja – obowiązkowy numer identyfikacji celnej (GTD)
  • Niemcy – nota korygująca
  • Bułgaria – kiwanie głową w dół i górę, aby czemuś zaprzeczyć
  • Indonezja – podatek od sprzedaży towarów luksusowych (specyficzna wersja akcyzy), dotyczy m.in. piwa
  • Rosja – zdefiniowany prawnie layout dokumentów finansowych (np. faktur)
  • Indonezja – przy każdej sprzedaży firma musi wystawić dwa dokumenty: fakturę do klienta oraz tax invoice dla urzędu skarbowego
  • Rosja – czerwone storno
  • Egipt – niedziela to zwykły dzień roboczy
  • Stany Zjednoczone – system podatków zależny od jurysdykcji (podatki stanowe, gminne, miejskie)
  • Rosja – specyficznie naliczane podatki (np. podatek od nieruchomości)
  • Bułgaria – lokalne rozwiązanie dla rejestru VAT, osobne tabele do przechowywania danych, specjalne raporty
  • Rosja – Payment reason – każda płatność przelewem musi mieć słowną przyczynę płatności, nie wystarczy nr faktury dostawcy

Komunikacja to nie tylko język

Najczęstszą praktyką jest, że w międzynarodowych przedsięwzięciach biznesowych i informatycznych językiem komunikacji jest angielski (rzadziej niemiecki). Zdarza się jednak, że jego znajomość u uczestników projektu (szczególnie w zespołach roboczych po stronie klienta) nie zawsze jest wystarczająca.

„Podczas rolloutu do Nigerii spotykaliśmy się użytkownikami systemu w zakładzie klienta w Lagos. To, że nie wszyscy władali angielskim na tym samym poziomie, to jedno, innym problemem był akcent. W Nigerii żyje blisko 250 grup etnicznych mówiących różnymi językami. Angielski naszych nigeryjskich kolegów był momentami bardzo trudny do zrozumienia ze względu na różnice w wymowie i akcencie. Zresztą podobne problemy w innym projekcie mieliśmy ze Szkotem. Nie raz musieliśmy go prosić o powtórzenie zdania, bo jego szkocki akcent był dla nas barierą w zrozumieniu. Na szczęście jest też komunikacja mejlowa, a poza tym języki biznesu i SAP są na tyle uniwersalne, że umożliwiają porozumienie pod każdą szerokością geograficzną” – dodaje Maciej Gerke.

W projektach informatycznych znaczna część komunikacji jest sformalizowana w dokumentacji projektowej. Karta i regulamin projektu, koncepcja, scenariusze testowe, harmonogram, rejestr ryzyk, lista tematów otwartych, raport aktywności, protokoły spotkań… Dokumentów jest sporo.

Jak podkreśla Maciej Gerke: „W metodyce prowadzenia rolloutów przez BCC dość szczegółowo określiliśmy zasady dokumentowania postępów prac. Nikt nie lubi roboty papierkowej, ale to się przydaje – szczególnie, że projekty trwają po kilka miesięcy i angażują nawet kilkadziesiąt osób, a pamięć ludzka jest zawodna. Ale na co dzień pragmatycznie podchodzimy do tej kwestii. Mamy przygotowanych wiele gotowych szablonów, komunikujemy się za pomocą portalu projektowego SharePoint i pilnujemy, by dokumentacja rzeczywiście czemuś służyła, a nie była niepotrzebnym obciążeniem”.

Maciej Gerke, Kierwonik Projektu, All for One Poland

Jak zgodnie podkreślają kierownicy projektów z BCC (aktualnie All for One Poland), stopień sformalizowania projektów często zależy od kraju, w którym (lub z którego) prowadzony jest rollout. Beata Niemiec-Siwek podsumowuje: „Dojrzałość biznesowa krajów Europy Zachodniej i Stanów Zjednoczonych owocuje też większym zaufaniem do partnera biznesowego. Ustalenia ustne są tak samo ważne jak pisemne, a jeśli występują nieprzewidziane trudności, które mogą wpłynąć np. na harmonogram – jest to otwarcie komunikowane i obie strony poszukują rozwiązań. Inaczej jest w Europie Wschodniej i Rosji – tam ciągle jest przyjęte, by wszystkie ustalenia potwierdzać na piśmie”.

Pragmatyczni Amerykanie z kolei inaczej niż w Europie podchodzą do podziału ról i odpowiedzialności w projekcie. To konsultant, jako specjalista od systemu w dużej mierze decyduje o finalnym kształcie rozwiązania. Tak wysoki stopień zaufania – o ile oczywiście firma konsultingowa dysponuje odpowiednimi kompetencjami i doświadczeniem – dla klienta przekłada się na mniejsze obciążenie projektowe pracowników firmy.

Komunikacja to nie tylko język. Pewne zwyczaje, praktyka, sposób załatwiania spraw mogą być dla nas tak oczywiste, że zapominamy, że dla obcokrajowca mogą być one niezrozumiałe lub że zrozumie je on zupełnie inaczej. Przekonała się o tym Beata Niemiec-Siwek, umawiając się na spotkanie z zespołem projektowym Wirthwein: „Spotkanie miało być całodniowe, od rana. Tyle że dla nas, Polaków oznaczało to godzinę 9, a nasi amerykańscy koledzy byli gotowi już od 7, bo o takiej godzinie zwykle zaczynają pracę. Takie drobne nieporozumienia się zdarzają i są zwykle źródłem anegdot”. Maciej Gerke zwraca uwagę na jeszcze inny aspekt komunikacji: „W Nigerii ujęła mnie otwartość i entuzjazm pracowników klienta. Kompetencje są oczywiście podstawą, ale tam gdzie ludziom się chce, rozumieją, po co to robią, i dostrzegają także osobiste korzyści w postaci nowych kompetencji – lepiej i efektywniej się pracuje. Ich zapał był zaraźliwy”.

Rollout – po prostu projekt?

System SAP sprawdza się wszędzie – z powodzeniem może być uruchomiony i wykorzystywany praktycznie w każdym kraju. Dużą pomocą przy rolloutach rozwiązania korporacyjnego do dowolnego kraju jest udostępniona przez SAP AG baza wiedzy Globalization Knowledge Database, gdzie zamieszczone są noty opisujące różnice w rozwiązaniach lokalnych, noty i pomoce.

Maciej Gerke podkreśla: „Globalization Knowledge Database to bardzo duża pomoc w projektach rolloutowych, w wielu przypadkach jest dobrym przewodnikiem w konfiguracji funkcjonalności. Ale bez wiedzy biznesowej, doświadczenia projektowego i zrozumienia odmiennej specyfiki nie da się przetestować i skorygować rozwiązania. Doświadczenia BCC zdobyte w ponad stu projektach rolloutowych są naszą przewagą. We współpracy z lokalnym konsultantem lub własnymi siłami – mamy kompetencje, by podjąć się przeniesienia SAP z centrali w dowolnej lokalizacji do praktycznie każdego kraju na świecie”.

BCC – specjalista od rolloutów SAP
BCC (aktualnie All or One Poland) oferuje wsparcie w programach rolloutów SAP dla międzynarodowych koncernów korzystających z korporacyjnych wzorców SAP (tzw. template SAP) w dowolnym zakresie i kraju. Już ponad 40 korporacji, w tym światowi i europejscy liderzy rynków, powierzyło nam wsparcie roll-outów SAP do krajów europejskich, a także do Stanów Zjednoczonych, Azji i Afryki. Nasze rozległe doświadczenia w tym zakresie są gwarancją, że systemy SAP są zgodne zarówno z wymaganiami koncernowymi, jak i potrzebami oddziałów w poszczególnych krajach.